Den sentraliserede kontraktreferentien
Hvor lang tid tar det i din organisasjon å finne en kontrakt som ble signert for tre år siden? Når avtaler er spredt mellom servere, e-postbokser og skap, blir kontraktsinformasjonen ubrukelig. Et sentralisert lager samler alle dine kontrakter på ett sted, søkbart og sikret.
Hvorfor sentrale avtaler
En spredt kontraktarv er en kontraktarv under risiko. Uten et enhetlig lager, vet ingen egentlig hvor mange kontrakter som er gjeldende, deres forfallsdatoer eller deres økonomiske forpliktelser. Å finne en klausul, forberede en revisjon eller svare på en regelverkskrav blir et stort arbeid. Det sentraliserte lageret løser dette problemet ved å samle hver kontrakt, dens versjoner og vedlegg på samme sted, berik med strukturerte metadata — parter, datoer, beløp, kontrakttype — som gjør hele settet søkbart og styrbart. Det er grunnlaget som revisjonen av forpliktelser, forvaltning av fornyelser og analyse hviler på.
For å gå fra teori til praksis, oppdag den elektroniske signeringsløsningen Certyneo og tilbudet dedikert til din sektor — i samsvar med eIDAS, uten installasjon.
- Ett enhetlig område der hver kontrakt og dens vedlegg er samlet og versjonert.
- Strukturerte metadata — parter, datoer, beløp, kategori — for å filtrere og finne øyeblikkelig.
- En kraftig søk, både i metadata og i dokumentinnholdet.
- Kontrollerte tilgangsrettigheter og bevaring med bevisverdi, som ligger i Den europeiske unionen.
Hva en god referentiel inneholder
Bygge en brukbar referentiel
- 1
Samle det eksisterende
Vi importerer lageret av spredte kontrakter til ett enhetlig område. Denne migrasjonen, selv om den til å begynne med bare er delvis, gir umiddelbart første visuelle oversikt over kontraktarven.
- 2
Fordeles metadata
Hver kontrakt beskrives av strukturerte attributter — parter, datoer, beløp, type. Disse metadataene gjør at en enkel filhaug blir til en utnyttbar og filtrerbar database.
- 3
Gjøre alt søkbar
Søket gjelder både metadataene og dokumentenes innhold. Å finne alle kontrakter som inneholder en gitt klausul blir et spørsmål om sekunder.
- 4
Hvor er avtallene lagret?
Tilgangsrettigheter er definert per profil, oppbevaringen garanterer bevisverdi og revisjonsloggen sporer hver konsultasjon. Referansen blir en pålitelig kilde til sannhet.
Vanlige spørsmål
- Hva er forskjellen mellom et kontraktreferanse og et digitalt hvelvingsskrin?
- Et digitalt hvelvingsskrin oppbevarer dokumenter med bevisverdi. Et kontraktreferanse går lengre: det organiserer disse dokumentene etter metadata, gjør dem søkbare og knytter dem til frister og forpliktelser. De to begrepene møtes når referansen tilbyr oppbevaring med bevisverdi.
- Hva er kontraktuelle metadata?
- Det er attributtene som beskriver en kontrakt uten å være teksten i den: parter, signings- og utløpsdatoer, beløp, kategori, ansvarlig person internt. De gjør det mulig å filtrere, sortere og styre kontraktporteføljen.
- Kan man søke innenfor teksten i kontraktene?
- Ja. Et godt kontraktreferanse indekserer dokumentenes innhold, som gjør det mulig å finne alle kontrakter som inneholder en gitt klausul eller formulering, utover bare metadataene.
- Hvordan ta opp igjen et lager av kontrakter som allerede er spredt?
- Man gjør det steg for steg: import av eksisterende kontrakter, deretter gradvis berikelse av metadataene. En AI-analyse kan fremskynde den automatiske utvinningen av datoer, parter og beløp under oppsamlingen.
- CLM-guiden
- Med en suverenitetssløsning er kontraktene lagret i Den europeiske union, med kontrollerte tilgangsrettigheter og oppbevaring som er i samsvar med kravene om bevisverdi og databeskyttelse.
Vedlegg og løsninger knyttet
Utforsk relaterte ressurser fra vår elektroniske signeringsøkosystem.