Elektronische handtekening van een inkooporder

Waarom inkooporders digitaliseren

Inkooporders (IO) vormen het hart van B2B-inkoopstromen. Door ze elektronisch te laten ondertekenen, verkort u de handelsproces, vermijdt u geschillen over levering/facturering en documenteert u de verplichting van de koper.

Aanbevolen niveau

De eenvoudige handtekening (EHS) is voor de meeste inkooporders voldoende. Snel, zonder obstakels, documenteert het de verplichting van de koper.

Voor inkooporders met een hoog bedrag (> 50.000 €) of in gereglementeerde sectoren (defensie, gezondheid), verdient AHS de voorkeur.

Standaardprocedure

• De verkoopmedewerker genereert de IO vanuit het ERP (SAP, Sage, Oracle, Cegid)

• Export naar PDF en verzending naar de koper via het handtekeningenplatform

• Koper ondertekent in enkele klikken

• Ondertekende IO voedt automatisch het ERP-kernproces in (bestelling, facturering)

ERP-integraties

Grote ERP-systemen koppelen aan handtekeningenplatformen via API:

• SAP: native connector via PI/PO of SAP Ariba

• Sage: API en Zapier-connectoren

• Oracle: REST API

• Cegid: speciale plugins

Eenmaal geïntegreerd hoeft de verkoopmedewerker niets handmatig te doen: de IO wordt automatisch ter handtekening verzonden wanneer een offerte wordt geaccepteerd.

Meetbare voordelen

• handtekeningtijd gedeeld door 5 tot 10

• 0 verloren IO's (allemaal gearchiveerd)

• facturering eerder geactiveerd (positieve kasstroom voor afzender)

• minder handelsdisputen

Veelgemaakte fouten

• Een IO verzenden zonder Algemene Voorwaarden in bijlage

• Onjuiste prijzen vermelden (elke correctie = hernieuwde verzending)

• Leveringsvoorwaarden vergeten op te nemen

• AHS gebruiken voor interne IO's (overgedimensioneerd)

Use case: Industrieel B2B

Een fabrikant van industriële apparatuur verwerkt 400 IO's/maand. Digitaal traject:

• IO-generatie vanuit SAP

• verzending in EHS naar klant-koper

• automatische herinneringsmail op D+3

• gemiddelde handtekening op D+1,5

• automatische invoeding bestelling SAP

Bespaard administratief tijd: 1,5 VTE herplaatst naar commerciële afdeling.

Hoe Certyneo u helpt

Certyneo integreert met de belangrijkste ERP-systemen (SAP, Sage, Oracle, Cegid) via API. IO's worden automatisch ter handtekening verzonden wanneer een offerte wordt geaccepteerd. Templates voor Algemene Voorwaarden, automatische herinneringen, dashboard per verkoopmedewerker.

Veelgestelde vragen

Bindt een ondertekende IO de koper?

Ja, als contractueel document dat een bestelling initieert.

Kan men een ondertekende IO annuleren?

Volgens de Algemene Voorwaarden: meestal mogelijk vóór verzending, moeilijker daarna.

Is EHS voldoende voor een IO van 100.000 €?

Technisch gezien ja, maar AHS is beter voor het bewijs.

Hoe lang moet een IO worden bewaard?

10 jaar (handelswaarde).

Kan men een IO aan een gedematerialiseerde levering koppelen?

Ja, via EDI of ERP-integratie.

Conclusie

Het elektronisch laten ondertekenen van inkooporders stroomlijnt uw inkoopprocessen en beveiligt uw facturering. ERP-integratie maakt het proces bijna onzichtbaar.

Probeer Certyneo om uw documenten online te verzenden, ondertekenen en volgen, eenvoudig, snel en veilig.