Hoe een elektronisch ondertekend document archiveren

Waarom correct archiveren

Een elektronisch ondertekend document heeft alleen waarde als het bewijs gedurende de hele wettelijke periode raadpleegbaar en controleerbaar blijft — soms 10, 20 of zelfs 30 jaar. Slordig archiveren = bewijs verzwakt in geval van geschil.

De termijnen in acht nemen

• Commerciële contracten : 10 jaar (Handelsgezetboek)

• Arbeidscontracten : 5 jaar na beëindiging

• Facturen : 10 jaar (boekhoudkundig), 6 jaar (fiscaal)

• Huurcontracten : duur + 5 jaar

• Notariële akten : 30 jaar

• Verzekering : 2 tot 10 jaar afhankelijk van type

Bewaar de ondertekende PDF en het auditspoor gedurende de langste toepasselijke termijn.

De archiefformaten

• PAdES-B-B : basis, eenvoudige handtekening

• PAdES-B-T : + gekwalificeerde tijdstempel

• PAdES-B-LT : + certificaatketen

• PAdES-B-LTA : + periodieke tijdstempels (meerdere decennia)

Voor langdurige archivering de voorkeur geven aan PAdES-B-LTA.

De 3 archiveringsopties

1. Externe archivering (platform)

Het handtekeningplatform bewaart uw documenten gedurende X jaar. Inbegrepen in de meeste abonnementen.

Voordelen : geen inspanning, eIDAS-conform Nadelen : afhankelijkheid van dienstverlener, reversibiliteit controleren

2. Interne archivering

Uw documenten worden op uw eigen servers of een toegewezen SAE bewaard.

Voordelen : volledige controle Nadelen : kosten, interne deskundigheid vereist

3. SAE met bewijswaarde

Elektronisch Archiveringssysteem gecertificeerd NF Z42-013. Het hoogste nalevingsniveau.

Voordelen : juridische betrouwbaarheidsvermoed Nadelen : hoge kosten, oversized voor MKB

Beste praktijken

• Bewaar PDF + auditspoor, nooit het één zonder het ander

• Redundantie : meerdere locaties, meerdere dragers

• Periodieke verificatie : elke 6-12 maanden controleren of documenten leesbaar zijn

• Documentatie : schriftelijke procedures

• Jaarlijkse herstelproeven

Veelgemaakte fouten

• Alleen de PDF bewaren, niet het auditspoor

• Opslaan op één drager (interne harde schijf)

• Cloud gebruiken zonder bewaringsbeding

• Specifieke termijnen voor bepaalde sectoren vergeten

• Herstel niet testen

Migratie van archieven

Als u van handtekeningsdienstverlener wisselt:

• Exporteer alle ondertekende documenten + auditsporen

• Importeer in het nieuwe systeem of een toegewezen SAE

• Controleer integriteit (SHA-256 vingerafdruk)

• Behoud tijdelijk toegang tot het oude systeem

Concreet voorbeeld: MKB dat van dienstverlener wisselt

MKB met 50 werknemers, 3000 cumulatieve ondertekende documenten over 5 jaar. Migratie:

• geautomatiseerde export via API

• import in nieuwe dienstverlener + extern SAE als backup

• verificatie per steekproef (50 documenten gecontroleerd)

• oude dienstverlener na 3 maanden beëindigd

Totale duur: 4 weken. Nul verlies.

Hoe Certyneo u helpt

Certyneo bevat een archivering van 10 jaar in alle abonnementen, met geografische redundantie in EU, versiebeheer en volledige export op elk moment (volledige reversibiliteit). PAdES-B-T-formaat standaard, PAdES-B-LTA optioneel voor kritieke documenten.

Ontdek de elektronische handtekeningingsoplossing van Certyneo

Veelgestelde vragen

Moet ik mijn ondertekende documenten afdrukken?

Nee, onnodig en contraproductief (verlies van bewijswaarde).

Is een standaard cloud (Google Drive, Dropbox) voldoende?

Voor de PDF ja, maar niet voor bewijswaarde. Kies voor speciale archivering.

Wat doen als mijn handtekeningsplatform sluit?

PAdES-PDF's blijven offline controleerbaar. Exporteer auditsporen regelmatig.

Moet ik archieven versleutelen?

Aanbevolen voor gevoelige documenten. Let op: sleutels lang bewaren.

Wanneer begint de termijn van 10 jaar?

Voor een commercieel contract: einde van uitvoering. Voor een arbeidscontract: einde van het contract.

Conclusie

Goede archivering is een levensverzekering voor uw elektronische handtekeningen. Kies de formule die bij uw behoeften past (externe voor de meeste MKB's, SAE NF Z42-013 voor kritieke gevallen), test regelmatig.

Probeer Certyneo om uw documenten online te versturen, te ondertekenen en te volgen, eenvoudig, snel en veilig.