Rol van de notaris bij aankoop onroerend goed: complete gids

De notaris is niet zomaar een tussenpersoon in een vastgoedtransactie: hij is een openbaar ambtenaar die bevoegdheden van de overheid uitoefent, en wiens tussenkomst verplicht is om de eigendom van een onroerend goed over te dragen. Deze hoedanigheid verklaart zowel de omvang van zijn controles, het authentieke karakter van de akte die hij opstelt, als het feit dat zijn tarieven niet onderhandelbaar zijn. Inzicht in wat hij daadwerkelijk doet tussen de toezegging en de sleuteloverdracht voorkomt het grootste deel van de misverstanden over de termijnen.

Wat de notaris controleert vóór de akte

Het grootste deel van het werk vindt plaats in de twee tot drie maanden tussen de voorlopige koopovereenkomst en de notariële akte, en is onzichtbaar voor de koper. Deze periode bestaat uit vijf controles:

• De oorsprong van eigendom, dat dertig jaar teruggaat en waaruit blijkt dat de verkoper daadwerkelijk de eigenaar is en dat de keten van eigendomsoverdrachten correct is.
• De hypothecaire status, dat de op het onroerend goed rustende lasten aan het licht brengt — lopende leningen, beslagleggingen, gepubliceerde erfdienstbaarheden — en vaststelt wat vóór de verkoop moet worden opgeheven.
• Voorkeursrechten, van de gemeente of van een zittende huurder, waarvan de uitoefening de verkoop kan doen mislukken.
• Stedenbouw, door het aanvragen van een certificaat bij de gemeente: erfdienstbaarheden, uitlijning, projecten van openbaar nut, conformiteit van bestaande bouwwerken.
• De situatie van de verkoper: handelingsbekwaamheid, huwelijksvermogensstelsel, afwezigheid van een collectieve procedure.

Deze onderzoeken zijn afhankelijk van externe instanties, waarvan de reactietermijnen bindend zijn voor de notaris. Dit verklaart waarom een dossier vanaf een bepaald punt niet meer kan worden versneld, ongeacht de goede wil van de partijen.

De authentieke akte en haar rechtskracht

De notariële akte onderscheidt zich op drie punten van een onderhandse akte.

Het gaat om geloofwaardigheid van de inhoud tot en met valsheid in geschrifte, een omslachtige procedure die zelden wordt ingezet. De door de notaris vastgestelde vermeldingen — aanwezigheid van de partijen, identiteit, datum, betaling van de prijs — genieten deze bijzondere rechtskracht.

Het heeft vaste datum, zonder verdere formaliteiten tegenstelbaar aan derden.

Het is van rechtswege afdwingbaar: met een kopie voorzien van de executoriale formule kan tot gedwongen tenuitvoerlegging worden overgegaan zonder dat daarvoor eerst een vonnis nodig is. Dit maakt de notariële akte zo nuttig voor leningen en schuldbekentenissen.

De notaris gaat vervolgens over tot de kadastrale registratie, een formaliteit die de verkoop tegenstelbaar maakt aan derden. Zolang deze formaliteit niet is vervuld, is de koper eigenaar tussen de partijen onderling, maar nog niet ten opzichte van iedereen.

De zogenaamde „notariskosten“

De term is misleidend, en het is de moeite waard om te weten hoe de verschillende soorten worden onderscheiden.

De kosten bedragen over het algemeen ongeveer zeven tot acht procent van de prijs bij bestaande woningen, en twee tot drie procent bij nieuwbouwwoningen. Ze zijn als volgt samengesteld:

• De overdrachtsrechten, geïnd namens de staat en de lokale overheden, die het grootste deel van het bedrag uitmaken. Deze komen niet ten goede aan de notaris.
• De onkosten, door de notaris namens de cliënt opgesteld: stedenbouwkundige documenten, hypotheekoverzicht, landmeter.
• De vergoedingen van de notaris, de enige partij die hem daadwerkelijk betaalt. Zij zijn tarieven vastgesteld bij decreet en staan in verhouding tot de prijs, waardoor ze van het ene kantoor tot het andere identiek zijn.

Er bestaat een mogelijkheid tot korting op het deel van de vergoedingen dat overeenkomt met de hoogste prijstrappen, binnen een door de regelgeving vastgestelde limiet. Deze korting moet dan aan alle klanten worden toegepast onder dezelfde voorwaarden.

Belofte of compromis: wat de notaris bijdraagt

Een voorlopige overeenkomst kan onderhands worden ondertekend, tussen particulieren of door een makelaar. Als deze door een notaris wordt opgesteld, verandert er twee dingen.

Allereerst de kwaliteit van de opschortende voorwaarden. De voorwaarde voor het verkrijgen van een lening, de meest voorkomende, moet het bedrag, de looptijd en de maximale rente vermelden: als deze te vaag is geformuleerd, is ze ofwel ongeldig, ofwel te gemakkelijk aan te voeren. De overige voorwaarden — ruimtelijke ordening, afwezigheid van erfdienstbaarheden, vervallen van voorkeursrechten — veronderstellen dat men weet welke controles er zullen volgen.

Vervolgens de bewaarnemer van de waarborgsom, bewaard op een speciaal daarvoor bestemde account in plaats van bij een van de partijen, waardoor geschillen over teruggave worden voorkomen.

De herroepingstermijn van tien dagen ten gunste van de niet-professionele koper gaat in vanaf de kennisgeving van de voorlopige overeenkomst, en het beginpunt ervan hangt af van de regelmatigheid van deze kennisgeving. Dit is een punt dat de Elektronische ondertekening van een voorlopige koopovereenkomst zorgt voor zekerheid door de datum van overhandiging onomstotelijk vast te leggen.

De handtekening op afstand

De elektronische authentieke akte is toegestaan. De notaris ontvangt de partijen, waarbij de ene partij fysiek aanwezig kan zijn en de andere op afstand via videoconferentie met behulp van een speciaal apparaat, en de akte wordt elektronisch ondertekend en vervolgens in digitale vorm bewaard.

Voor de koper die verhinderd is, blijft de klassieke oplossing de volmacht, waarin vervolgens de reikwijdte van de verleende bevoegdheden precies moet worden aangegeven — een volmacht in algemene bewoordingen biedt geen recht om te verkopen of aan te kopen. De toepasselijke regels staan vermeld in ons artikel over de elektronische ondertekening van een volmacht.

Toepassingsscenario's

Eerste aankoop. Het is het recht van de koper om zelf een notaris te kiezen, zelfs als de verkoper al een notaris heeft: de twee kantoren delen dan de honoraria, zonder extra kosten. Veel kopers zijn hiervan niet op de hoogte.

Geen probleem met zwartwerk. Dit is een van de punten die bij de stedenbouwkundige controle aan het licht komen. Het is beter hierop te anticiperen vóór de toezegging dan dit drie weken voor de akte te ontdekken, wanneer men moet kiezen tussen regularisatie en heronderhandeling.

Aankoop in onverdeeldheid of via een vennootschap. De wijze van eigendomsoverdracht wordt vastgelegd vóór de ondertekening van de voorlopige overeenkomst, niet pas bij de definitieve akte. De fiscale gevolgen worden toegelicht in ons artikel over de onroerendgoedbelasting.

Veelgestelde vragen

Is een notaris verplicht? Ja, voor de overdracht van eigendom van onroerend goed: de akte moet authentiek zijn en worden gepubliceerd bij de kadastrale dienst.

Zijn de notariskosten onderhandelbaar? Dit geldt niet voor de overdrachtsrechten, die aan de staat toekomen, noch voor de onkosten. Er is een korting mogelijk op het deel van de vergoedingen dat overeenkomt met de hogere prijstrappen, binnen de grenzen die door de regelgeving zijn vastgesteld.

Mag men zelf een notaris kiezen? Ja, ook wanneer de verkoper al een eigen notaris heeft. De twee notarissen delen dan de honoraria, zonder extra kosten voor de partijen.

Hoe lang duurt het tussen de voorlopige koopovereenkomst en de definitieve akte? Meestal twee tot drie maanden, waarbij de termijn wordt bepaald door de reacties van derden — ruimtelijke ordening, hypothecaire status, opheffing van voorkeursrechten — en door het verkrijgen van de lening.

Wat gebeurt er als een opschortende voorwaarde niet wordt vervuld? De verkoop vervalt en de waarborgsom wordt terugbetaald, op voorwaarde dat de koper de vereiste stappen heeft ondernomen, met name het indienen van kredietaanvragen die voldoen aan de vastgestelde criteria.

Kan het document op afstand worden ondertekend? Ja, de elektronische authentieke akte is toegestaan, met ontvangst via videoconferentie via een daarvoor bestemd apparaat. De volmacht blijft de andere mogelijkheid voor een partij die verhinderd is.

Belangrijkste punten

De notaris doet drie dingen die door niets anders kunnen worden vervangen: hij controleert of de verkoper bevoegd is om te verkopen en of het onroerend goed verkocht mag worden, hij stelt een akte op die als bewijs geldt en zonder rechterlijke uitspraak uitvoerbaar is, en hij publiceert de verkoop om deze voor iedereen bindend te maken. De termijn van twee tot drie maanden is geen administratieve traagheid: het is de tijd die nodig is voor deze controles, waarvan de reacties van derden afhankelijk zijn.

Wat de kosten betreft, is het belangrijkste niet onderhandelbaar, omdat hij daar geen zeggenschap over heeft. De enige speelruimte betreft een fractie van de vergoedingen, en de echte hefboom ligt elders: de notaris kiezen, hem al vanaf de voorlopige overeenkomst erbij betrekken en anticiperen op de punten die bij zijn controles aan het licht zullen komen. Het verdere verloop wordt gedetailleerd beschreven in ons artikel over de juridisch en financieel proces bij de aankoop van onroerend goed.