Elektronische ondertekening van een volmacht

Wat is een volmacht?

Een volmacht is een juridisch document waarbij een persoon (de gevolmachtigde) aan een ander persoon (de gevolmachtigde) de bevoegdheid geeft om namens hem op te treden. Er zijn veel soorten volmachten:

• volmacht voor verkoop (onroerend goed)

• volmacht voor rentebeheer

• volmacht ad litem (advocaat)

• volmacht SEPA (incasso)

• volmacht beurs

• diverse volmachten

Al deze kunnen elektronisch worden ondertekend, met aangepaste veiligheidsniveaus.

Aanbevolen ondertekeninglevel

• SEPA-volmacht: SES is voldoende (operationeel belang)

• Volmacht voor verkoop of beheer: AES (juridisch en commercieel belang)

• Volmacht ad litem: minimaal AES, QES voor advocaatsstukken in de zin van artikel 1374 Burgerlijk Wetboek

• Volmacht beurs: AES, vaak met KYC

Procedure

• Stel de volmacht op met verplichte vermeldingen (identiteit van partijen, onderwerp, duur, vergoeding indien van toepassing)

• Voeg bijlagen toe (IBAN voor SEPA, verslagen voor volmacht voor onroerend goed)

• Verzend ter ondertekening met het passende niveau

• Bewaar de ondertekende volmacht voor de passende duur (vaak 10 jaar)

Verplichte vermeldingen

Afhankelijk van het soort volmacht variëren de vermeldingen. Typisch:

• volledige identiteit van partijen

• nauwkeurig onderwerp van de volmacht

• duur en voorwaarden voor verlenging

• eventuele vergoeding

• ontbindingsvoorwaarden

• bevoegde rechtbank in geval van geschil

Voordelen

• Volmacht op afstand ondertekend zonder verplaatsing

• Traceerbaarheid van de verplichting

• Versterk bewijs in vergelijking met handgeschreven handtekening

• Automatische archivering

Veelvoorkomende fouten

• Het identificeren van de gevolmachtigde verwaarlozen (volmacht ongeldig)

• De duur vergeten (volmacht voor onbepaalde duur = opzegbaar te allen tijde)

• SES gebruiken voor een volmacht voor onroerend goed (AES verkiezen)

• De volmacht niet bewaren tijdens de hele duur + 5 jaar

Use case: volmacht voor rentebeheer

Een makelaarskantoor ondertekent maandelijks 10-15 beheervolmachten met eigenaren. Traject:

• Presentatieafspraak (fysiek of via video)

• Verzending van volmacht + beheersovereenkomst in AES

• Eigenaar tekent dezelfde dag

• Onmiddellijk begin van het beheer

Winst: 2-4 dagen per dossier, 0 verplaatsing voor ondertekening.

Hoe Certyneo u helpt

Certyneo biedt sjablonen voor veelvoorkomende volmachten (onroerendgoedverkoop, rentebeheer, SEPA), ondertekening op het vereiste niveau en langetermijnarchivering conform juridische verplichtingen.

Ontdek de elektronische ondertekeninsoplossing van Certyneo

Veelgestelde vragen

Kan een volmacht elektronisch worden ingetrokken?

Ja, per brief of elektronisch, afhankelijk van de volmacht.

Moet de volmacht worden ingeschreven?

Nee voor de meeste. Sommige (notariële volmachten) wel.

Duur van een volmacht voor onroerend goed?

Over het algemeen 3 maanden verlengbaar, tot een maximum vastgesteld door de Hoguet-wet.

Kan men een volmacht namens een vennootschap ondertekenen?

Ja, door de wettelijk vertegenwoordiger (directeur, beheerder).

Is een verlopen volmacht nog geldig?

Nee, elke handeling na het verstrijken is nietig.

Conclusie

Volmachten zijn bijzonder geschikt voor elektronische ondertekening: snelheid, traceerbaarheid, sterk bewijs. Pas het niveau aan op het belang en u bent gerust.

Probeer Certyneo om uw documenten online eenvoudig, snel en veilig te verzenden, ondertekenen en te volgen.