Een document ter ondertekening versturen

De procedure in 5 stappen

Een document elektronisch ter ondertekening versturen duurt minder dan 5 minuten. Hier is het stap-voor-stap proces.

1. Het document voorbereiden

• Exporteren als PDF (aanbevolen)

• Mobiele leesbaarheid controleren (80% van de ondertekenaren ondertekent op mobiel)

• Nalezen om typfouten en fouten te elimuneren

• Verplichte bijlagen toevoegen indien nodig

2. Een envelop aanmaken

Op uw handtekeningsplatform:

• nieuw document → upload van het PDF

• de envelop een naam geven (onderwerp van het document + ondertekenaar)

3. De ondertekenaren toevoegen

Voor elke ondertekenaar:

• volledige naam

• e-mailadres

• telefoonnummer (voor OTP SMS indien AES)

• rol (ondertekenaar, goedkeurder, CC)

De volgorde bepalen: parallel (allemaal tegelijk) of opeenvolgend.

4. De velden plaatsen

Slepen op het PDF:

• handtekeningsveld (verplicht)

• optionele velden: datum, naam, vrije tekst, selectievakje, paraaf per pagina

Elk veld aan de juiste ondertekenaar koppelen (verschillende kleuren).

5. Configureren en versturen

Opties om te configureren:

• handtekeningsniveau: SES of AES

• vervaldatum (typisch 15-30 dagen)

• automatische herinneringen (D+3, D+7)

• gepersonaliseerde berichten

Klik op "Versturen". De ondertekenaren ontvangen hun e-mail onmiddellijk.

Het document volgen

Volg in real-time vanaf uw dashboard:

• verzonden → geopend → ondertekend

• meldingen (e-mail, Slack, Teams)

• handmatige herinnering mogelijk

Best practices

• Altijd testen met een collega voordat u een belangrijk bericht verzendt

• Zorg voor een communicatiekanaal voor ondertekenaren die niet vertrouwd zijn met het systeem

• Het ondertekende document systematisch archiveren

• Verzend niet op vrijdagavond of in het weekend

Veelgemaakte fouten

• Verkeerd e-mailadres (typo of oud adres)

• Vergeten een ondertekenaar toe te voegen

• Geen handtekeningsveld plaatsen

• Bestand te zwaar (> 10 MB → traag op mobiel)

• Versturen zonder na te lezen

Concreet voorbeeld: verkoopmedewerker

Een verkoopmedewerker verzendt per week 20 offertes. Routine:

• Gegenereerd vanuit HubSpot (offerte + voorwaarden)

• Automatisch versturen in SES via integratie

• Herinneringen D+2 en D+5

• Real-time meldingen op Slack

• CRM bijgewerkt bij ondertekening

Menselijke tijd: 0 minuten per verzending.

Hoe Certyneo u helpt

Certyneo maakt het versturen van een document ter ondertekening snel en betrouwbaar: intuïtieve drag-drop-interface, sjablonen voor terugkerende documenten, CRM-integraties, real-time opvolging, automatische herinneringen. Alles in minder dan 3 minuten.

Ontdek de elektronische handtekeningoplossing van Certyneo

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd kost het versturen?

2-5 minuten voor een eenvoudig document.

Kan je hetzelfde document naar meerdere ondertekenaren versturen?

Ja, allemaal in dezelfde envelop, parallel of opeenvolgend.

Moet je de ondertekenaar van tevoren inlichten?

Niet verplicht, maar aanbevolen voor ondertekenaren die niet vertrouwd zijn met het systeem.

Kan je een verzending annuleren?

Ja, vóór ondertekening. Daarna niet.

Kan de ondertekenaar het aan iemand anders doorgeven?

Afhankelijk van de configuratie. Standaard niet.

Conclusie

Het versturen van een document ter ondertekening is een eenvoudige handeling geworden die dagelijks wordt verricht. Zodra uw routine is ingesteld, transformeert uw contractuele cyclus.

Probeer Certyneo om uw documenten online eenvoudig, snel en veilig te versturen, ondertekenen en op te volgen.