オンライン公証人ファイル管理：署名と電子追跡
各クライアント・ファイルの私署証書の署名と追跡を集約します。相続、売却、賃貸管理、共有物分割など、1つのスペースで管理します。各ファイルはその署名者、署名済み文書、監査証跡、期限をグループ化しているため、メールボックスと紙のファイルに分散することはありません。公証人規程（第45-2590号命令）およびeIDAS規則に準拠—推奨される高度署名、ファイル別に保存される履歴。
- 法律の枠組み
- 公証人規程・ファイル追跡
- 署名レベル
- 推奨されるAES eIDAS
- 法律上のアーカイブ
- 10年間を含む
クライアント・ファイルの追跡を集約する理由は何ですか？
公証役場は常に数十件のファイルを並行処理しています。相続、売却、共有不動産、管理委任など、それぞれ複数の私署証書と複数の署名者（相続人、共有者、委任者）を伴っています。専用ツールがない場合、追跡は散在するメール交換と紙ファイルに依存し、署名待ちの証書や今後の期限を見落とす実質的なリスクがあります。ファイル単位で電子署名を一元管理することで、署名済み証書全体、その監査証跡、各署名者の身元を1クリックで確認でき、手作業で履歴を再構築することなく各案件の進捗を追跡できます。
なぜ電子署名するのですか？
クライアントファイルごとのスペース
各案件（相続、売却、共有不動産、管理委任）は、その私署証書、署名者、監査証跡を同じ場所に集約します。メールボックスとファイルフォルダに分散することはありません。
進捗状況が一目でわかる
各証書のステータスが即座に表示されます。署名待ち、署名済み、再度催促。相続人や共有者の進捗状況を確認するための手動メール催促は不要です。
ファイルごとの複数署名者
相続、共有不動産、分割：各共同クライアントはSMS OTP付きの個人リンクを受け取ります。ファイルに応じて順次または並行署名でき、各証書間での再入力は不要です。
案件ごとに保持される履歴と監査証跡
ファイル内の各証書は、その証明PDF（SMS OTPによる本人確認、タイムスタンプ、SHA-256ハッシュ）とともにアーカイブされます。後継者への渡し、または紛争時には1クリックでエクスポート可能です。
4段階の手順
準備から法的アーカイブまで、5分以内。
1. クライアントファイルを作成する
ファイル名（クライアント名、案件タイプ）を付け、署名する最初の私署証書（報酬契約、委任、クライアント間の合意）を準備します。
2. ファイルの署名者を追加する
公証人＋案件に関係するクライアント。相続または共有不動産の場合、すべての共同クライアントを追加してください。各自が個人的なセキュアリンクを受け取ります。
3. 証書の進捗を追跡する
ファイル内の各証書には、そのステータス（待機中、署名済み、再催促）が表示されます。メール交換を再構築することなく、1クリックで案件の完全な履歴を確認できます。
4. ファイルをアーカイブしてエクスポートする
署名済み証書とその監査証跡は、法定保管期間全体を通じてファイルに関連付けされたままです。後継公証人への譲渡が可能です。
よくある質問
- 複数の証書を同じクライアントファイルに集約できますか？
- はい。各ファイル（相続、売却、共有不動産、管理委任）は、すべての私署証書、署名者、監査証跡を同じ場所に一元管理します。各証書を個別に処理するのではなく。
- 複数の相続人がいるファイルの進捗を追跡するにはどうすればよいですか？
- 各相続人または共有者の署名ステータスは一目で確認できます（保留中、署名済み、再送付）。各自が SMS OTP 付きの個人用セキュアリンクを自身の電話番号で受け取ります。
- ファイル追跡は公証人業務ソフトウェアに代わるものでしょうか？
- いいえ — Certyneo は事務所の電子署名および私署証書の追跡を一元化します。完全な公証人管理ソフトウェアや認証証書の作成には代わりません。これらはその範囲外です。
- 署名していない署名者に対して再催促を送ることはできますか？
- はい。ファイルから直接再催促を送信でき、メール交換の履歴を改めて確認する必要はありません。
- すべての証書に署名した後、ファイルの履歴は保持されますか？
- はい。各証書はそのファイルに紐付いたまま、監査証跡（SMS OTP による本人確認、タイムスタンプ、SHA-256 ハッシュ）とともに、法定アーカイブ期間中保持され、いつでも参照できます。
- ファイルを後継の同僚に引き継ぐにはどうすればよいですか？
- 署名済み証書およびその監査証跡はファイルからエクスポート可能で、事務所の譲受時または顧客譲渡時に同僚に引き渡せます。
- 公証人ファイルの証書に対するどのレベルの署名が必要ですか？
- 事務所の私署証書には高度な署名（AES）を推奨します。民法第 1367 条により司法上受理可能で、各証書に関連する証拠ファイルが付属します。
- 公証人事務所向けのファイル追跡コストはいくらですか？
- 常時無料プランにより、複数のファイルでテストでき、月単位のエンベロープクォータがあります。有料プランは事務所が処理するファイル量に応じて調整されます。