電子公証期限の管理とアーカイブ
あなたの事務所の私署文書を法定期間全体にわたって証拠力のある状態で保管し、添付された期限（撤回期間、委任状の更新、契約期限）を追跡してください。各アーカイブされた文書は完全な監査証跡とともに検索可能です（署名者の身元、タイムスタンプ、文書のハッシュ）。検査や紛争発生時に手動で履歴を再構成する必要はありません。
- 法律の枠組み
- 法的アーカイブ · 証拠力
- 署名レベル
- 推奨されるAES eIDAS
- 法律上のアーカイブ
- 10年間を含む
公証事務所にとって証拠力のあるアーカイブが重要な理由
公証事務所の私署文書（報酬契約、相続管理委任状、依頼人間の合意）は、該当する消滅時効期間（民事および商事文書については一般的に10年間）の間保管される必要があり、公証人会議の検査または依頼人との紛争の場合に対抗可能である必要があります。証拠力のあるアーカイブは署名されたPDFを保存するだけではなく、完全な監査証跡（署名者の検証された身元、タイムスタンプ、文書のフットプリント）も保管し、文書の信頼性が異議を唱えられる日にそれを証明します。一部の文書は追加の期限を含みます（委任状の撤回期間、秘密保持契約の期間、契約の更新）。これらは各ファイルを手動で調べることなく追跡できる必要があります。
なぜ電子署名するのですか？
10年間のアーカイブを含む
各私署文書は監査証跡とともに10年間保管されます（一般法の消滅時効期間）。追加の手続きは不要で、不動産ファイルなどより長期の保管が必要な場合は延長可能です。
完全でエクスポート可能な監査証跡
署名者の身元をSMS OTPで検証、RFC 3161タイムスタンプ、SHA-256ドキュメントハッシュ。証明PDFは1クリックでエクスポートでき、公証人会議の検査または紛争に使用できます。
文書ごとの期限追跡
撤回期間、委任状の更新、契約期限：各文書はファイルを最初から改めて確認することなく期限を特定するために必要な情報を保持します。
アーカイブにおいて保護される職業秘密
転送中はTLS 1.3暗号化、保存時はAES-256暗号化、事務所ごとのデータの厳密な分離、100％EU内ホスティング（IONOS）、EU外のサブコントラクティングなし（長期保管文書も含む）。
4段階の手順
準備から法的アーカイブまで、5分以内。
1. 私署証書に署名する
本証書は高度な電子署名(AES)で署名され、各クライアントのOTP SMS による本人確認が行われます。
2. 証拠力を有する自動アーカイビング
最終化された証書とその完全な監査証跡は自動的にアーカイブされ、事務所による追加の操作は不要です。
3. 関連する期限を追跡する
証書に関連する期限(撤回期間、更新、契約期間)はいつでも対応するファイルから直接確認できます。
4. 監査または紛争の場合にエクスポートする
証拠のPDFと完全な監査証跡は1クリックでエクスポートでき、後継公証人、高等公証人会議、または任意の司法機関に提供できます。
よくある質問
- 公証人は私署証書をどのくらいの期間保管する必要がありますか?
- 最低10年間。これは民事および商事証書に適用される一般法の時効期間です。相続または財産管理に関連する証書については、より長期の保管が推奨されます。Certyneo は10年間を含むアーカイビングを提供し、延長も利用可能です。
- 証拠力を有するアーカイビングとは何ですか?
- 署名された文書を完全な監査証跡(署名者の確認された本人確認、タイムスタンプ、文書のハッシュ値)と共に保存することで、紛争が生じた場合に証書の信頼性を立証できる、単なる保管ではなく保全行為です。
- 公証人委任状の撤回期間を追跡するにはどうしますか?
- 特定の委任状に適用される撤回期間はアーカイブされた証書に添付されたままであり、クライアントとの交換履歴を改めて確認することなくそのファイルから確認できます。
- アーカイブされた証書がクライアントに異議を唱えられた場合はどうなりますか?
- 証拠のPDFと完全な監査証跡(OTP SMSで確認された本人確認、RFC 3161 タイムスタンプ、SHA-256 ハッシュ)は1クリックでエクスポートでき、すべての民事および商事司法機関ならびに懲戒紛争の場合は高等公証人会議に対して対抗できます。
- 電子アーカイビングは公証人職業秘密を尊重していますか?
- はい。転送中はTLS 1.3 暗号化、保存時はAES-256 暗号化、事務所ごとの厳格なデータ分離、100% EU ホスティング(IONOS)でEU 外下請負なし、公証人職業秘密に特有の条項を組み入れたRGPD 準拠のDPA。
- アーカイブされた証書を後継公証人にエクスポートできますか?
- はい。各証書とその監査証跡はいつでもそのファイルからエクスポート可能であり、事務所の引継ぎまたは顧客移譲の場合は後継公証人に送信できます。
- 期限管理は複数署名者による契約書にも機能しますか？
- はい——複数の相続人または共有物分割者が関与する契約書の場合、期限は契約書自体に附属したままで、署名者の数に関係なく独立しています。
- 証拠力のあるアーカイビングは電子認証契約書にも適用されますか？
- いいえ——電子認証契約書（民法第1369条、2005年973号令）は公証人職業固有の制度に従って保管され、Certyneo の範囲外です。このアーカイビングは公証役場の私署契約書に適用されます。