Munkajogellenőrzés Jogszerűsége: A Munkáltató Kötelezettségei

A munkajoggal kapcsolatos jogi megfelelőség stratégiai kérdés minden vállalat számára, függetlenül annak méretétől. Franciaországban a Munka Törvénykönyve számos pontos kötelezettséget ír elő a munkáltatónak, amely magában foglalja a szerződések elkészítését, a szabadság kezelését, a munkahelyi kockázatok megelőzését, valamint a munkavállalók személyes adatainak védelmét. Ezeknek a kötelezettségeknek a meg nem felelése adminisztratív, büntetőjogi és polgári szankcióknak teszi ki a vállalkozást. A felgyorsult digitalizációs kontextusban az emberi erőforrás dokumentumok dematerializációja — munkaszerződések, módosítások, vállalati megállapodások — új jogi érvényességi kérdéseket vet fel. Ez a cikk áttekintést nyújt a munkáltató főbb kötelezettségeiről, a kapcsolódó kockázatokról és a munkajogellenőrzés biztonságosabbá tételének bevált gyakorlatáról.

A munkáltató alapvető szerződési kötelezettségei

A munkáltatónak a munkaviszonyt írásban kell formalizálnia a legtöbb helyzetben. Ez a kötelezettség, amelyet hosszú ideig csak a határozott idejű szerződésekre (CDD) korlátoztak, jelentősen kiterjesztett az európai jog nyomására.

Munkaszerződés: kötelező tartalom és határidők

A 2019/1152 (EU) irányelv átültetésétől kezdve a munkáltatónak írásban kell átadnia a munkavállalónak a felvételt követő hét naptári napon belül az alábbi minimális elemeket tartalmazó dokumentumot:

• A felek azonosítása és a munkahelyet

• A beosztás címe, az alkalmazotti kategória és a munka jellegét

• A munkaviszonyt kezdetét

• A munka időtartama (teljes vagy rész-munkaidő)

• A jutalom (alapilletmény, prémiumok és előnyök)

• Az éves fizetett szabadság időtartamát

• A munkáltató és munkavállaló által követendő eljárást a munkaviszonyt végén

• Az alkalmazandó kollektív megállapodások

A határozatlan idejű szerződés (CDI) esetében, bár a szerződésre vonatkozóan az írásban rögzítésnek nincs kifejezetten előírása a Munka Törvénykönvében, az egyesített tájékoztató dokumentum (DUI) átadása kötelezővé vált 2022. augusztus 1. óta. Ennek a kötelezettségnek a meg nem teljesítése az érintett munkavállaló után járó 750 € bírságnak teszi ki a munkáltató (4. fokú jogsértés).

Módosítások és a munkaszerződés módosítása

A munkaszerződés alapvető elemének bármely módosítása — illetmény, munkaelrendezés, a munkahelyet érintő csere — írásban és aláírtan a munkavállaló beleegyezésével szükséges. A Cour de Cassation (Semmitőszék) állandó jurisprudenciája ezt megerősíti: egy alapvető elem egyoldalú módosítása súlyos mulasztást jelent, amely indokolhatja a munkavállaló felmondási jogait a munkáltató terhelésére (Cass. Soc., 1987. október 8., szám: 84-41.902 és folyamatos jurisprudencia).

Ezeknek a dokumentumoknak a dematerializációja elektronikus aláírás révén felgyorsítja a folyamatokat, miközben biztosítja az adatcsere nyomon követhetőségét és bizonyító értékét.

A munkahelyi egészség, biztonság és kockázatmegelőzés kötelezettségei

A Munka Törvénykönve 4121-1. cikke olyan biztonsághoz fűződő kötelezettséget ír elő a munkáltatóra, amely garantálja az eredményt. Ez a kötelezettség számos kötelező dokumentációs rendszer köré épül.

A Munkahelyi Kockázatok Értékelésének Egyedülálló Dokumentuma (DUERP)

A DUERP kötelező minden vállalat számára az első munkavállaló esetétől kezdve, a 2001-1016. számú rendelet alapján, amely módosította a 2021-1018. szám, augusztus 2., "Munkahelyi Egészség törvény". 2023. július 1-től a 150 fő feletti vállalatok számára (a többiek számára 2024. július 1-ig) a DUERP feltöltendő egy dedikált digitális portálra, amelyet az OPCO kezel.

A DUERP-t frissíteni kell:

• Legalább évente egyszer az 11 fő feletti vállalatoknál

• A munkahelyeket jelentős mértékben módosító bármely döntéskor

• Amikor egy kockázatról új információ érkezik

Szankció hiányosság esetén: a DUERP hiánya a munkavállaló munkabalesetét vagy foglalkozási betegségét követően a munkáltató súlyos szándéktalanságának tekinthető, amely a munkavállaló járulékát megemeli (Cass. Soc., 2002. február 28., szám: 00-11.793).

Biztonsági képzés és kötelező nyilvántartások

A munkáltatónak gyakorlati és megfelelő biztonságképzést kell szerveznie minden újonnan felvett munkavállalónak, beosztásváltáskor vagy új technika bevezetésekor. Ezt a képzést képzési nyilvántartásban kell rögzíteni. Ezenkívül a munkáltatónak frissítenie és fenntartania kell:

• Az egységes munkavállaló nyilvántartást

• A könnyű munkahelyi balesetek nyilvántartásait (ahol engedélyezett)

• A közlekedési biztonságot vagy a munkahelyi szabályozást érintő nyilvántartásokat

Ezeknek a nyilvántartásoknak a számítógépesítése megengedett, feltéve hogy biztosítja az integritásukat, hozzáférhetőségüket és sérthetetlenségüket, amelyet az eIDAS-szabályzatnak megfelelő elektronikus aláírási megoldások tesznek lehetővé.

A munkáltató kötelezettségei a munkazeit és bérfizetésben

A munkaelrendezésre és a bérfizetésre vonatkozó szabályok betartása az Inspectorate du Travail (Munkaügyi Felügyelet) ellenőrzésének egyik fő területe.

Maximális időtartamok és kötelező pihenő

A Munka Törvénykönve szigorú határokat állít:

• Napi maximális munkaidő: 10 óra, amely kivételesen 12 órára emelhető

• Heti maximális munkaidő: 48 óra egy adott héten és 44 óra átlagosan 12 egymást követő héten

• Napi pihenő: minimum 11 egymást követő óra

• Heti pihenő: minimum 35 egymást követő óra (24 óra + 11 óra napi pihenő)

A munkanap-szerződések, amelyek alkalmazásra és autonóm munkavállalókra vonatkoznak, speciális szabályok alapján működnek, és szükségszerűen érvényes kollektív megállapodáson alapulnak. A munkáltatónak a munkanap-szerződésben foglalkoztatott munkavállaló munkaterhelésének rendszeres nyomon követése szükséges, ellenkező esetben a szerződés nem alkalmazható.

A bérszámfejtési lap és kapcsolódó kötelezettségek

Az elektronikus bérszámfejtési lap ma már a norma a 2017-1387. számú rendelet nyomán: a munkáltató elektronikus formában átadhatja a bérszámfejtési lapot a munkavállaló előzetes hozzájárulása nélkül, hacsak nem tiltakozik. A bérszámfejtési lapot a munkáltatónak 5 évig meg kell őriznie, és a munkavállaló számára 50 évig vagy 75 éves koráig elérhetővé kell tenni a személyes képzési számlán vagy más biztonságos digitális helyen keresztül.

A bérszámfejtési lap megfelelőssége azt is magában foglalja, hogy betartsák az egyszerűsített megjelenítésre vonatkozó 2016-190. számú rendeletből (Munkaügyi Minisztérium Modellje).

A személyzet képviselete és kollektív tárgyalások kapcsolódó kötelezettségei

Bizonyos munkavállaló-küszöbérték elérésekor a munkáltató további kötelezettségeknek van kitéve a szociális irányítás terén.

A Szociális és Gazdasági Bizottság (CSE)

A 2017. szeptember 22-i Macron-rendeletekből kifolyólag (2017-1386. szám) minden legalább 11 fős vállalat köteles szociális és gazdasági bizottság (CSE) választásait szervezni. A munkáltatónak:

• A tájékoztatást követő 90 napon belül meg kell szerveznie a választásokat

• A CSE-nek szükséges eszközöket (helyet, delegálási órákat, költségvetést) kell biztosítania

• Informálnia és konzultálnia kell a CSE-vel a vállalat stratégiai irányairól, gazdasági helyzetéről és szociális politikájáról

A CSE meg nem szervezése vagy a választások meg nem rendezése az akadályoztatást magában foglaló jogsértés, amely személyi jogi személy számára 7500 € bírságban is érheti.

A vállalati szintű kötelező tárgyalások (NOE)

A szakszervezeti delegáltakat foglalkoztató vállalatoknál a munkáltató köteles az alábbi időszakonként kötelező tárgyalásokat kezdeményezni:

• Évenként: az illetményre, munkaelrendezésre, hozzáadott érték megosztására és szakmai egyenlőségre vonatkozóan

• Háromévente: a foglalkoztatotti kezelésekről és szakmai fejlődési útvonalakról (GEPP) 300 fő feletti vállalatoknál

A tárgyalási jegyzőkönyvek és vállalati megállapodások elektronikus aláírása az eIDAS-szabályzatnak megfelelően megerősített bizonyító értéket kínál, és leegyszerűsíti a TéléAccords platformra való feltöltést.

A munkavállalók személyes adatainak védelme: integrált GDPR kötelezettség

A munkáltató, mint adatkezelő az GDPR (2016/679 EU) értelmében, speciális kötelezettségeket kell betartania a munkaviszonytartás keretén belül.

Az emberi erőforrás feldolgozása és a jogi alap

A munkavállalók személyes adatainak feldolgozása egy érvényes jogi alap kell hogy alapozza. A foglalkoztatás kontextusában az elsődleges jogalapok a következőek:

• A munkaszerződés végrehajtása az illetékességre, szabadságkezelésre, képzésekre vonatkozóan

• Jogi kötelezettség a DSN-nyilatkozat, kötelező nyilvántartások vezetésére

• Jogos érdek bizonyos felügyeleti intézkedésekhez, feltéve hogy gondos egyensúlyozás történt

A munkáltatónak tájékoztatnia kell a munkavállalon a hozzájuk kapcsolódó feldolgozások fennállásáról egy tájékoztatási nyilatkozat révén, amely a munkaszerződéshez csatoltan található. A feldolgozási tevékenységek nyilvántartása (RAT) szükségszerűen felsorolta az emberi erőforrás feldolgozásait.

Az adatmegőrzési időtartamok és törlési jogok

A CNIL szektorbeli referenciákat tett közzé, amely az emberi erőforrás adatokra alkalmazandó megőrzési időtartamokat pontosítja. Például:

• Nem kiválasztott jelentkezési adatok: legfeljebb 2 év

• Munkaszerződések és csatolt dokumentumok: 5 év a szerződés vége után

• Bérszámfejtési lapok: 5 év (munkáltató) és 50 évig vagy 75 éves korig elérhető (munkavállaló)

• Videofigyelési adatok a vállalatnál: általában 1 hó

Azok a vállalatok, amelyek dematerializálják emberi erőforrás folyamataikat, integrálniuk kell ezeket a korlátokat a dokumentumkezelési politikájukba. Ismertesse meg, hogy az elektronikus aláírás hogyan segíthet Önnek megfelelő dokumentumok előállítására az érvényes jogi követelményekhez.

A munkáltató munkajogellenőrzésre vonatkozó alkalmazandó jogi keret

A munkáltató munkajogellenőrzéssé való megfelelősége egy sűrű normatív rendszer keretein belül működik, amely összekapcsolja a nemzeti és az európai jogot.

Munka Törvénykönve (legislatív és szabályozási részek): alapvető kódex, amely az összes egyéni és kollektív munkaviszonyt szabályozza. Az 1221-1 és azt követő cikkek a munkaszerződést, míg a 4121-1-től 4121-5-ig terjedő cikkek a munkáltató biztonsági kötelezettségeit határozzák meg.

A 2019. június 20-i (EU) 2019/1152 irányelv az Európai Unió átlátható és előrelátható munkafeltételeiről, melyet a французкой jogba a 2022-1173. számú rendelet ültette át: kötelezővé teszi a Kijelölt Információs Dokumentum (DUI) átadását a felvételt követő hét napon belül.

Az eIDAS 910/2014 rendelet és utóda eIDAS 2.0 (2024/1183 EU rendelet): meghatározzák az elektronikus aláírás szintjeit (egyszerű, haladó, minősített) és azok jogi értékét. Az eIDAS 25. cikke szerint a minősített elektronikus aláírás (SEQ) ugyanolyan jogi hatást nyújt, mint a kézírás aláírása az összes tagállamban. A munkaszerződések vonatkozásában a haladó elektronikus aláírás (SEA) elegendő garantiaszintet kínál a nagy legtöbb helyzetben.

Polgári törvénykönyv, 1366-1367. cikkek: az 1366. cikk az elektronikus írásbeli dokumentumot ugyanolyan bizonyító értéknek ismeri el, mint a papíralapon rögzített dokumentumot, feltéve hogy az aláíró megfelelően azonosított és a dokumentum olyan körülmények között jött létre és őriztetett meg, amelyek biztosítják annak integritását. Az 1367. cikk pontosítja, hogy az elektronikus aláírás az aláíró megbízható azonosítási eljárásának alkalmazása, amely garantálja a kapcsolatát az aktussal.

GDPR 2016/679: az összes munkavállaló személyes adatainak feldolgozására alkalmazandó. A GDPR-kötelezettségek meg nem teljesítése akár 4% a globális éves forgalom vagy 20 millió euró bírságban is eredményezheti (GDPR 83. cikk). Franciaországban a CNIL több jelentős szankciókat foglalkoztatott azoknak a munkáltatónak, akik meg nem feleltek a GDPR-kötelezettségeknek az emberi erőforrás ügyek tekintetében.

Az ETSI EN 319 132 és EN 319 122 normák: a haladó elektronikus aláírás XAdES és CAdES formátumait határozzák meg, biztosítva az aláírások interoperabilitását és időbeli tartósságát.

A 2021. augusztus 2-i 2021-1018. szám (Munkahelyi Egészség törvény): erősíti az elsőleges megelőzési kötelezettségeket, különösen a DUERP-nak az éves frissítésének és digitális feltöltésének biztosítása.

A 2017. szeptember 22-i Macron-rendeletei (2017-1385., 2017-1386., 2017-1387., 2017-1388. szám): mélyrehatóan módosítják a munkajogot, bevezetik a CSE-t és lazítják a kollektív tárgyalások kereteit.

Az ezeket a szövegeket megsértő munkáltató büntetőjogi (akadályoztatás jogsértése, rejtett munka), polgári (aktusok nullitása, kártérítés) és adminisztratív szankcióknak (DRIEETS intézkedések, közlekedési szankcók) van kitéve. A tanúsított digitális eszközök alkalmazása jelentősen csökkenti ezeket a kockázatokat.

Felhasználási forgatókönyvek: hogyan biztosítják a vállalatok a munkajogellenőrzés megfelelőségét

Forgatókönyv 1: Egy 80 fős méretű IT-szolgáltatási KKV felgyorsítja szerződéseinek és módosításainak aláírását

Egy mérete IT-szolgáltatási szektorbeli KKV, amely körülbelül 80 határozatlan idejű munkavállaló mellett évszakos CDD-kkel is működik, átlagosan 8-12 napos késedelmekkel szembesült a munkaszerződések és módosítások aláírásának begyűjtésében. Ezek a késedelmek a 2019/1152 irányelvhez képest a DUI-nak a hét napi időszakon belül való átadási kötelezettségében való meg nem felelés kockázatát jelentették. A haladó elektronikus aláírás megoldásnak az SIRH-be való beépítésével a KKV az átlagos aláírási időtartamot 24 órán alá csökkentette. A jogszabályi időszakon belül aláírt dokumentumok aránya 61%-ról 97%-ra nőtt. A nyomdai, postai és dokumentumkezelési költségeken elért megtakarítások évi körülbelül 8500 €-ra becsülhetők, ami az első negyedév után már pozitív ROI-t mutat.

Forgatókönyv 2: Egy 350 fős ipari csoport digitalizálja DUERP-jét és biztonsági protokolljait

Egy 350 munkavállaló közül álló méretű ipari csoport, amely három termelési helyen működik, a 2021-es Munkahelyi Egészség Törvényadta DUERP digitális feltöltésének kötelezettségét kellett teljesítenie. A helyek sokfélesége és az éves frissítés bonyolultsága dokumentum-inkonzisztenciákat és az iratmegjelöléstől való magas kockázatot gerjesztett. Az egész folyamat digitalizálásával — közös szerkesztésből, a CSE-tagok elektronikus aláírásán keresztül az automatikus OPCO portálon való feltöltésig — a csoport a DUERP éves frissítésének időtartamát harmadára csökkentette (6 hétről 2 hétre). Az erősített nyomon követhetőség lehetővé tette a munkaügyi felügyelet váratlan ellenőrzése során a megfelelőség kimutatását, elkerülve egy nyomatékos utasítást.

Forgatókönyv 3: Egy restaurációs franchising hálózat biztosítja vállalati megállapodásait és kötelező tárgyalásait

Egy gyorsétterem-franchising hálózat, amely nagyjából 30 kirendeltséget foglal magában, egy szervezeti vállalatban több mint 400 munkavállaló foglalkoztatásával, évente köteles volt az illetményre és szakmai egyenlőségre vonatkozó kötelező tárgyalások szervezésére. A szindikális delegáltak és aláírók földrajzi szétszóródása megnehezítette az aláírásgyűjtést a tárgyalási jegyzőkönyveken és vállalati megállapodásokon. Az eIDAS-nak megfelelő elektronikus aláírási megoldás bevezetésével az többfelek közötti aláírási folyamatát feloldotta, az egyezmények véglegesítésének időtartamát átlagosan 21 napból kevesebb mint 5 napra csökkentette. A TéléAccords platformra történő automatikus feltöltés szintén eliminálja az eljárási hibák kockázatát, amelyek korábban gyakran fejezik le az elutasításokat.

Lezárás

A munkajogellenőrzés jogszerűsége egy folyamatos projekt a munkaadó számára: szerződési kötelezettségek, kockázatmegelőzés, munkaelrendezés kezelése, személyzet képviselete és adatvédelem egy igényes normatív rendszert képez, amelynek meg nem teljesítése magas szankcióban és társadalmi hírnévben költségesnek bizonyulhat. A munkaadó erőforrás-folyamatok digitalizációja — és különösen az eIDAS-nak megfelelő elektronikus aláírás — ma az egyik leghatékonyabb eszköz a végrehajtás gyorsaságának, bizonyító értékének és szabályozási megfelelőségnek az összeegyeztetésére.

A Certyneo Önnek segít az összes emberi erőforrás-dokumentum biztonságosabbá tételében: munkaszerződések, módosítások, vállalati megállapodások, DUERP és még sok mástól. Vessen pillantást vagy lépjen kapcsolatba az Önnek nyújtható nyereségek konkrét méréséhez. Készen áll a cselekvésre? Kezdjen el ma aláírni a megfelelőség jegyében.