گردش کار امضای الکترونیکی: راهنمای کامل

گردش کار امضا چیست

گردش کار امضا چیستگردش کار امضاگردش کار امضا

دنباله ای از مراحل سازماندهی شده است که منجر به امضای یک سند می شود: ترتیب امضاکنندگان، شرایط، یادآوری ها، اعلان ها. هرچه گردش کار بیشتر با فرآیند تطبیق داده شود، امضاها سریعتر خواهند بود.

دو نوع اصلی سفارش

دو نوع اصلی سفارش

سفارش موازیهمه امضاکنندگان پاکت نامه را همزمان دریافت می کنند و می توانند به طور مستقل امضا کنند.همه امضاکنندگان پاکت نامه را همزمان دریافت می کنند و می توانند به طور مستقل امضا کنند.مزایا ⬥⬥⬥: سرعت، بدون گلوگاه.

مورد استفاده ⬥⬥⬥: NDA متقابل، قرارداد دوجانبه که در آن سفارش مهم نیست.

مورد استفاده ⬥⬥⬥: NDA متقابل، قرارداد دوجانبه که در آن سفارش مهم نیست.

ترتیب ترتیبیهر امضاکننده بعد از امضای قبلی امضا می‌کند. پاکت از امضاکننده به امضاکننده پیشرفت می کند.هر امضاکننده بعد از امضای قبلی امضا می‌کند. پاکت از امضاکننده به امضاکننده پیشرفت می کند.مزایا ⬥⬥⬥: احترام به سلسله مراتب اعتبار سنجی، هر بازیگر اعتبارات قبلی را می بیند.

مزایا ⬥⬥⬥: احترام به سلسله مراتب اعتبار سنجی، هر بازیگر اعتبارات قبلی را می بیند.

• موارد استفاده ⬥⬥⬥: قراردادهایی که شامل اعتبار سنجی مدیر و سپس مدیریت، اجاره با سپرده است.نقش‌های معمولی
• نقش‌های معمولیامضاکننده ⬥⬥⬥: سند را امضا می‌کند
• تأییدکنندهتأییدکننده
• صادرکننده ⬥⬥⬥: فرستنده اغلب امضاکننده Slack، Teams)وب هوک برای تغذیه یک CRM/ERP

وب هوک برای تغذیه یک CRM/ERP

یادآورهای داخلی در صورت مسدود شدن یک پاکت منقضی شده به طور خودکار به عنوان "بدون امضا" بایگانی می شود و داشبورد را آزاد می کند.

• در طول فرآیند، صادرکننده همچنین می‌تواند به صورت دستی یک پاکت را لغو کند (لغو) که در صورت کشف خطا مفید است.
• در طول فرآیند، صادرکننده همچنین می‌تواند به صورت دستی یک پاکت را لغو کند (لغو) که در صورت کشف خطا مفید است.
• ادغام
• یک گردش کار قدرتمند با ابزارهای شما ادغام می‌شود:

یک گردش کار قدرتمند با ابزارهای شما ادغام می‌شود:

CRM ⬥⬥⬥: هنگامی که معامله بسته می‌شود، ارسال را آغاز می‌کند. ⬥⬥⬥: وقتی پیشنهادی پذیرفته شد PO ایجاد کنید

CRM ⬥⬥⬥: هنگامی که معامله بسته می‌شود، ارسال را آغاز می‌کند. ⬥⬥⬥: وقتی پیشنهادی پذیرفته شد PO ایجاد کنید

وب هوک های سفارشی ⬥⬥⬥: به سیستم های داخلی خود اطلاع دهید

شیوه های خوب طراحی

• شیوه های خوب طراحیتعداد امضاکنندگان را به حداقل برسانید (هر فرد اضافی چرخه را طولانی تر می کند) در مقابل تأییدکننده)
• یادآوری ها را خودکار کنیدیادآوری ها را خودکار کنید
• در صورت امتناع برنامه B داشته باشیدتست گردش کار قبل از اجرای حجم (برخی فقط "کپی" هستند)
• تست گردش کار قبل از اجرای حجم (برخی فقط "کپی" هستند)بدون تاریخ انقضا

عدم ادغام ← ورود مجدد دستی

• عدم ادغام ← ورود مجدد دستی
• اعلان ناکافی به امضاکنندگان
• مورد مشخص: قرارداد چند طرفه ⬥ 3 قرارداد مشارکتی⬥. گردش کار بهینه شده:
• مورد مشخص: قرارداد چند طرفه ⬥ 3 قرارداد مشارکتی⬥. گردش کار بهینه شده:
• آماده سازی PDF توسط شرکت A

آماده سازی PDF توسط شرکت A

• ارسال به صورت موازی به 3 امضاکننده (یکی برای هر شرکت)
• راه اندازی مجدد خودکار D+3 در صورت امضا نشدن حساب از آخرین امضا
• راه اندازی مجدد خودکار D+3 در صورت امضا نشدن حساب از آخرین امضا
• کل چرخه: 24-48 ساعت در مقابل 2-3 هفته روی کاغذ.
• چگونه Certyneo به شما کمک می‌کند

چگونه Certyneo به شما کمک می‌کند

Certyneo به شما امکان می‌دهد گردش‌های کاری انعطاف‌پذیر را طراحی کنید: موازی، متوالی، مختلط، تایید‌کننده‌ها، CC، یادآورهای قابل تنظیم، قلاب‌های وب سفارشی، ادغام‌های CRM/HRIS/ERP بومی. ویرایشگر بصری برای پیکربندی بدون کد.

• راه حل امضای الکترونیکی Certyneo را کشف کنید
• راه حل امضای الکترونیکی Certyneo را کشف کنید
• سوالات متداول
• چه زمانی از ترتیب متوالی استفاده کنیم؟
• چه زمانی از ترتیب متوالی استفاده کنیم؟

زمانی که یک تأییدیه باید مقدم بر اعتبار بعدی باشد (مدیر → مدیر → قرارداد نهایی).

حداکثر چند امضاکننده؟

حداکثر چند امضاکننده؟

از نظر فنی نامحدود. فراتر از 5-6، چرخه به طور قابل توجهی طولانی می شود.

از نظر فنی نامحدود. فراتر از 5-6، چرخه به طور قابل توجهی طولانی می شود.

آیا می توانیم ترتیب موازی و ترتیبی را با هم ترکیب کنیم؟

بله با گردش کار "مخلوط": گروه های موازی زنجیره ای.

بله با گردش کار "مخلوط": گروه های موازی زنجیره ای.

چگونه با امضاکننده غایب برخورد کنیم؟

مجدداً به امضاکننده مجاز دیگری اختصاص دهید، یا پاکت را به تعویق بیندازید.

مجدداً به امضاکننده مجاز دیگری اختصاص دهید، یا پاکت را به تعویق بیندازید.

آیا وب هوک ها در زمان واقعی هستند؟

بله، در هر تغییر حالت پاکت فعال می شود.

بله، در هر تغییر حالت پاکت فعال می شود.

نتیجه‌گیری

طراحی یک گردش کار خوب تفاوت بین ابزاری است که کار می‌کند و ابزاری که تغییر می‌دهد. 30 دقیقه برای طراحی گردش کار ایده آل خود وقت بگذارید، ماه ها از اصطکاک صرفه جویی خواهید کرد.

طراحی یک گردش کار خوب تفاوت بین ابزاری است که کار می‌کند و ابزاری که تغییر می‌دهد. 30 دقیقه برای طراحی گردش کار ایده آل خود وقت بگذارید، ماه ها از اصطکاک صرفه جویی خواهید کرد.

Certyneo را برای ارسال، امضا و ردیابی اسناد خود به صورت آنلاین به سادگی، سریع و ایمن امتحان کنید.