فضای مشتری امضاکننده در بخش دولتی: راهنمای عملی

فرآیند‌های دولتی بدون کاغذ در شهرداری‌ها و دستگاه‌های دولتی فرانسه شتاب گرفته است. از زمان اجرای طرح «اقدام عمومی ۲۰۲۲» و تعهدات حاصل از مقررات eIDAS، سازمان‌های دولتی باید مسیرهای دیجیتالی روان، ایمن و قابل استناد ارائه دهند. در قلب این دستگاه: فضای مشتری امضاکننده، درگاهی اختصاصی که به هر کاربر یا شریک اجازه می‌دهد تا اسناد رسمی را آنلاین دریافت، مرور، امضاء و بایگانی کند. این مقاله مراحل عملی ایجاد چنین فضایی در بخش دولتی، الزامات نظارتی که باید رعایت شوند و بهترین روش‌های عملی را تفصیل می‌دهد.

چرا فضای مشتری امضاکننده برای بخش دولتی استراتژیک شده است

زمینه نظارتی و انتظارات کاربران

در فرانسه، دستور (اوردونانس) شماره ۲۰۱۴-۱۳۳۰ مورخ ۶ نوامبر ۲۰۱۴ درباره حق کاربران برای مراجعه الکترونیکی به ادارات، نخستین بنیان‌های الزام به دیجیتالی‌سازی را پایه‌گذاری کرد. از آن زمان، قانون ESSOC (۲۰۱۸)، قانون 3DS (۲۰۲۲) و بخشنامه‌های بین‌وزارتی پیاپی این روند را تقویت کرده‌اند. امروزه بسیاری از خدمات اداری سطح اول به‌صورت آنلاین در دسترس هستند، اما همه آن‌ها هنوز سازوکار امضای الکترونیکی معتبر از نظر حقوقی را در خود جای نداده‌اند.

کاربران نیز دیگر رفت‌وآمدهای کاغذی را تحمل نمی‌کنند. بسیاری از شهروندان ترجیح می‌دهند یک سند اداری را به‌صورت آنلاین امضا کنند تا این‌که برای آن تردد کنند، به شرط آنکه سامانه ساده و اطمینان‌بخش باشد. فضای مشتریِ امضاکننده دقیقاً پاسخگوی همین انتظار است و یک نقطه دسترسی واحد، امن و قابل ردیابی برای تمام اسناد دیجیتالی‌شده فراهم می‌کند.

تفاوت‌ها با بخش خصوصی

بر خلاف بخش خصوصی، سازمان‌های دولتی تحت محدودیت‌های اضافی قرار دارند: خریدهای عمومی تنظیم‌شده توسط کد خریدهای عمومی، مصوبات تحت نظارت قانونی استانداری، اسناد ثبتی محدود شده توسط کد مدنی. سطح امضای الکترونیکی مورد نیاز بر اساس ماهیت سند متفاوت است: یک قرارداد ساده همکاری می‌تواند با امضای الکترونیکی پیشرفته (SEA) بسنده شود، در حالی که یک سند سند‌رسانی یا مصوبه شورای شهری در برخی موارد نیاز به امضای واجد‌شرایط (SEQ) مطابق با ماده ۲۶ مقررات eIDAS دارد.

برای انتخاب صحیح سطح مناسب برای هر نوع سند، راهنمای جامع امضای الکترونیکی را مراجعه کنید که سه سطح eIDAS و شرایط استفاده آنها در حوزه عمومی را تفصیل می‌دهد.

مراحل ایجاد فضای مشتری امضاکننده در شهرداری یا سازمان دولتی

مرحله ۱ — نقشه‌برداری جریان‌های سند و ذی‌نفعان

قبل از استقرار هر ابزار، انجام یک نقشه‌برداری جریان‌ها ضروری است. این مرحله شامل شناسایی موارد زیر است:

• انواع اسناد مرتبط (مصوبات، خریدهای عمومی، قرارداد‌ها، صدور دستور شهرسازی، اسناد منابع انسانی، و غیره);

• امضاکنندگان داخلی (انتخاب‌شدگان، مدیران کل، رؤسای بخش) و خارجی (تامین‌کنندگان، تشکل‌ها، شهروندان، کارمندان دیگر نهادهای دولتی);

• حجم‌های سالانه و زمان‌های قراردادی یا نظارتی مرتبط;

• سیستم‌های اطلاعات موجود (نرم‌افزار تخصصی مانند SEDIT، CIVIL NET، CIRIL، Berger-Levrault) که فضای مشتری باید با آن‌ها واسطه‌گری کند.

این نقشه‌برداری دامنه عملکردی پلتفرم را تعریف می‌کند و از تکرار با ابزار‌های موجود جلوگیری می‌کند. این همچنین سطح امنیت و احراز‌هویت را برای هر دسته از کاربران تعیین می‌کند.

مرحله ۲ — انتخاب راه‌حل فنی مناسب با الزامات بخش دولتی

انتخاب راه‌حل امضای الکترونیکی برای بخش دولتی با معیارهای خاصی مطابقت دارد که بخش خصوصی همیشه با سختی یکسانی بر آن تاکید نمی‌کند:

• میزبانی با حاکمیت ملی: داده‌های سازمان دولتی باید در فرانسه یا اتحادیه اروپا میزبانی شوند، بر زیرساخت‌های معتبرشده HDS (اگر داده‌های بهداشتی) یا SecNumCloud (اگر داده‌های حساس). واجد‌شرایط SecNumCloud از ANSSI از زمان بخشنامه نخست‌وزیر مورخ ۵ ژوئیه ۲۰۲۱ معیار متمایز‌کننده است.

• سازگاری متقابل: راه‌حل باید APIهای REST مستند را نشان دهد که با معیار‌های RGI (مرجع کلی سازگاری متقابل) و RGS (مرجع کلی امنیت) سازگار باشند.

• دسترسی‌پذیری RGAA: طبق قانون شماره ۲۰۰۵-۱۰۲ مورخ ۱۱ فوریه ۲۰۰۵ و فرمان‌های اجرایی، درگاه‌های عمومی که برای شهروندان قابل دسترسی هستند باید معیار کلی بهبود دسترسی‌پذیری (RGAA 4.1) را در سطح حداقل AA رعایت کنند.

• انطباق eIDAS: گواهی‌های امضا باید توسط یک ارائه‌دهنده خدمات اعتماد (TSP) واجد‌شرایط که در فهرست اعتماد اروپایی (Trusted List) منتشر شده توسط کمیسیون اروپایی درج شده باشد، صادر شوند.

برای مقایسه راه‌حل‌های موجود در بازار طبق این معیارها، مقایسه راه‌حل‌های امضای الکترونیکی یک شبکه ارزیابی مناسب برای خریداران عمومی ارائه می‌دهد.

مرحله ۳ — تنظیم فضای مشتری امضاکننده: احراز هویت و مسیر کاربر

تنظیم فضای مشتری امضاکننده بر سه ستون فنی تکیه می‌کند:

احراز هویت امضاکنندگان: بخش دولتی یک مزیت ساختاری با FranceConnect+ دارد، دستگاه ملی شناسایی دیجیتالی که توسط DINUM مدیریت می‌شود. FranceConnect+ اجازه احراز هویت موضوعی یا بالا را به معنی eIDAS می‌دهد، که اقدامات امضا شده را بدون ابهام قابل استناد می‌کند. برای متقاضیان بیرونی (شرکت‌ها، تشکل‌ها)، احراز هویت توسط ایمیل تقویت‌شده (OTP) به همراه کنترل شناسایی سند می‌تواند برای اقدامات سطح میانی کافی باشد.

مسیر امضا باید برای کاهش اصطکاک طراحی شود: اطلاع‌رسانی از طریق ایمیل یا پیام متنی، دسترسی مستقیم به سند از فضای اختصاصی، مشاهده محتوا قبل از امضا، نهادن امضا در یک یا دو کلیک بر اساس سطح مورد نیاز، و تایید توسط گواهی‌نامه با مهر زمانی. مهر زمانی واجد‌شرایط (RFC 3161) یکپارچگی سند و تاریخ قطعی امضا را تضمین می‌کند، عناصر ضروری در صورت نزاع.

مدیریت هویت‌های جایگزین و مدارهای تایید: در شهرداری، یک سند اغلب تنها یک امضای نهایی دارد، اما قبل از آن یک مدار بررسی داخلی است. فضای مشتری امضاکننده باید اجازه تنظیم جریان‌های چند مرحله‌ای (دفتر الکترونیکی) با قوانین هویت‌های جایگزین در تطابق با فرمان هویت‌های جایگزین سازمان را فراهم کند.

مرحله ۴ — تضمین نگهداری و بایگانی اثبات‌پذیر

فضای مشتری امضاکننده فقط برای امضا نیست: باید ارزش اثبات اسناد را در طول زمان تضمین کند. کد میراث (مواد L. 211-1 و بعدی) مدت‌های نگهداری خاصی را برای سازمان‌های دولتی بر اساس ماهیت اقدامات تحمیل می‌کند (۱۰ سال برای خریدهای عمومی، مدت نامحدود برای مصوبات، و غیره).

معیار NF Z 42-020 الزامات سیستم بایگانی الکترونیکی را با ارزش اثبات (SAE) تعریف می‌کند. فضای مشتری امضاکننده باید با SAE سازمان واسطه‌گری کند یا به‌طور بومی یک خزانه رقومی در تطابق را ارائه دهد. استفاده از بایگانی‌کننده شخص ثالث معتبرشده این تعهد را بیرونی می‌کند و ردیابی مورد نیاز توسط CNIL و دادگاه‌های اداری را حفظ می‌کند.

توجه داشته باشید که اسناد امضا شده برای هر امضاکننده از فضای شخصی‌اش قابل دسترسی باقی می‌ماند، طبق حق‌های دسترسی پیش‌بینی شده توسط RGPD و قانون CADA.

حاکمیت، آموزش و هدایت تغییر در بخش دولتی

ساختار‌دهی حاکمیت پروژه

استقرار فضای مشتری امضاکننده یک پروژه تحول سازمانی به‌اندازه فنی است. حاکمیت باید شامل موارد زیر شود:

• مدیریت کل (DGS/DGA) برای پشتیبانی سیاسی و تایید اقدامات مرتبط;

• مدیریت سیستم‌های اطلاعات (DSI) برای ادغام فنی و امنیت;

• نماینده حفاظت داده‌ها (DPD)، از زمان ماده ۳۷ RGPD برای سازمان‌های دولتی اجباری، برای تایید تحلیل اثر (AIPD);

• سرویس حقوقی برای نقشه‌برداری خطرات و تایید ارزش قانونی هر دسته از اقدامات بدون کاغذ.

کمیته راهبری سه‌ماهه، که این ذی‌نفعان را درگیر می‌کند، اجازه می‌دهد استقرار تنظیم شود و جریان‌ها را بر اساس بهره‌های عملیاتی مشاهده شده اولویت‌دهی کنید.

آموزش کارمندان و امضاکنندگان خارجی

پذیرش فضای مشتری امضاکننده تا حد زیادی بر کیفیت هدایت تغییر تکیه می‌کند. کارمندان دولتی، عادت‌شده به فرآیندهای کاغذی یا ابزار‌های ناهمگن، نیاز به آموزش کوتاه اما هدفمند دارند: درک ارزش قانونی امضای الکترونیکی، شناخت سند جعلی، تسلط بر مدار امضا در دامنه خود.

برای امضاکنندگان خارجی (شرکت‌های تامین‌کننده، تشکل‌های کمک‌رسان)، راهنمای استفاده ساده، قابل دسترسی از خود فضای مشتری، تقاضاهای پشتیبانی را به‌شکل معناداری کاهش می‌دهد. پلتفرم‌های مدرن اکنون آموزش‌های متن‌بندی و FAQ پویا را مستقیماً در مسیر امضا ادغام می‌کنند. مرکز کمک Certyneo به‌عنوان مثال منابع آموزشی را برای هماهنگی‌های داخلی شما ارائه می‌دهد.

اندازه‌گیری منافع و مدیریت داده‌محور

بازگشت سرمایه‌گذاری فضای مشتری امضاکننده در بخش دولتی در چندین بعد سنجیده می‌شود:

• زمان امضا: دیجیتالی‌سازی چرخه امضا را در مقایسه با روند کاغذی به‌طور محسوسی کوتاه‌تر می‌کند؛

• میزان اسناد گم‌شده یا بایگانی‌شده نادرست: گرایش به صفر با یک SAE متصل;

• هزینه‌های مستقیم: چاپ، تمبر، تاخیر پیک، بازپردازش اسناد نامطابق;

• رضایت امضاکنندگان خارجی: قابل سنجش از طریق یک NPS ادغام‌شده در انتهای مسیر امضا.

این شاخص‌ها تخت‌های داده کمیته راهبری را تغذیه می‌کنند و توسعه تدریجی دامنه بدون کاغذ را توجیه می‌کنند. برای برآورد دقیق بهره‌های بالقوه برای سازمان شما، ماشین‌حساب ROI امضای الکترونیکی تصویر شخصی‌سازی شده‌ای را در کمتر از ۵ دقیقه فراهم می‌کند.

چارچوب قانونی قابل اعمال برای فضای مشتری امضاکننده در بخش دولتی

اجرای فضای مشتری امضاکننده در شهرداری یا سازمان دولتی فرانسه در یک بدنه قانونی متراکم، ساختار‌یافته در چندین سطح است.

مقررات eIDAS شماره ۹۱۰/۲۰۱۴ از پارلمان اروپایی و شورای اتحادیه بنیاد اروپایی است. این سه سطح امضای الکترونیکی (ساده، پیشرفته، واجد‌شرایط) را تشخیص می‌دهد و فقط امضای واجد‌شرایط از پیش‌فرض قابلیت اعتماد معادل امضای دستنویس در تمام کشورهای عضو بهره‌مند است. برای اقدامات عمومی حساس، استفاده از گواهی‌نامه واجد‌شرایط صادر شده توسط ارائه‌دهنده خدمات اعتماد (TSP) ثبت‌شده در Trusted List اروپایی ضروری است. مقررات eIDAS 2.0 (مقررات اتحادیه ۲۰۲۴/۱۱۸۳)، از ماه مه ۲۰۲۴ به‌اجرا در‌آمده، این الزامات را با معرفی Walletfare هویت دیجیتالی اروپایی (EUDIW) تقویت می‌کند، که ادغام آن در درگاه‌های عمومی باید طبق جدول‌زمانی ۲۰۲۶-۲۰۲۷ توسط کمیسیون، در دسترس باشد.

کد مدنی، مواد ۱۳۶۶ و ۱۳۶۷، شرایط صحت نوشتار الکترونیکی در حقوق فرانسه را تعیین می‌کند: شناسایی قابل اعتماد نویسنده و تضمین یکپارچگی سند. این شرایط توسط مکانیزم‌های رمزنگاری امضاهای پیشرفته و واجد‌شرایط برآورده می‌شود.

RGPD شماره ۲۰۱۶/۶۷۹ برای هر سازمان پردازش داده‌های شخصی (نام، ایمیل، شناساگر FranceConnect امضاکنندگان) انجام تحلیل اثر نسبت به حفاظت داده‌ها (AIPD) را پیش از استقرار فضای مشتری، طبق ماده ۳۵ مقررات، الزام می‌کند. این تعهد برای سازمان‌های دولتی تقویت می‌شود. تعیین یک DPD (ماده ۳۷) برای تمام مقام‌های عمومی اجباری است.

معیار کلی امنیت (RGS v2.0)، منتشر شده توسط ANSSI، سطح‌های امنیت موردنیاز برای تلهسرویس‌های دولت و شهرداری‌ها را تعیین می‌کند. پلتفرم‌های امضا که در این زمینه استقرار می‌یابند باید ممیز شوند و، بر اساس سطح حساسیت داده‌ها، توسط ANSSI واجد‌شرایط یا معتبرشده باشند.

معیار‌های ETSI نحوه فنی نقل‌وانتقال امضا را کنترل می‌کنند: ETSI EN 319 132 (XAdES)، ETSI EN 319 122 (CAdES) و ETSI EN 319 162 (PAdES برای PDF). نقل‌وانتقال PAdES برای اسناد عمومی توصیه‌شده است زیرا خوانایی بومی در نمایشگرهای PDF استاندارد دارد.

دستورالعمل NIS2 (اتحادیه ۲۰۲۲/۲۵۵۵)، منتقل‌شده به حقوق فرانسه توسط قانون شماره ۲۰۲۴-۴۴۹ مورخ ۲۱ ماه مه ۲۰۲۴، تعهدات امنیت‌سایبری را به نهادهای ضروری و مهم گسترش می‌دهد، از جمله بسیاری از سازمان‌های دولتی (شهرهای بیش از ۳۰ هزار نفر، ایالت‌ها، نواحی، مؤسسات بهداشتی). پلتفرم‌های امضا باید در خط‌مشی امنیت سیستم‌های اطلاعات (PSSI) سازمان قرار گیرند و در صورت نقض، اطلاع‌رسانی‌ای برای ANSSI صادر شود.

در نهایت، کد خرید عمومی (مواد R. 2132-1 و بعدی) بدون کاغذی‌سازی خریدهای عمومی را بالای ۴۰ هزار یورو HT الزام می‌کند و امضای الکترونیکی اقدامات متعهد است را الزام می‌کند. عدم رعایت این تعهد سازمان را در معرض خطر باطل‌سازی اقدامات و تنبیهات در طول نظارت قانونی استانداری قرار می‌دهد.

سؤالات متکی‌پوس

چه سطحی از امضای الکترونیکی برای تصمیمات شورای شهری اجباری است؟

مقررات eIDAS سه سطح امضا را تمیز می‌دهد: ساده، پیشرفته و معتبر. برای تصمیمات شورای شهری، سطح مورد نیاز به چارچوب حقوقی این اسناد و قابلیت اعتراض آن بستگی دارد. اسنادی که برای کنترل قانونی از سوی فرودست اداری ارسال می‌شوند، عموماً نیاز به امضای پیشرفته یا معتبر دارند که توسط گواهی صادرشده توسط ارائه‌دهنده‌ای که در فهرست معتبر اروپایی درج‌شده است، تأیید شده باشد. توصیه می‌شود با فرودستی مربوطه مشورت کنید تا الزامات قابل اجرا برای هر دسته‌ای از اسناد تأیید شود.

آیا FranceConnect+ برای احراز هویت یک ارائه‌دهنده خصوصی که می‌خواهد قرارداد تدارکاتی عمومی را به‌صورت آنلاین امضا کند کافی است؟

FranceConnect+ احراز هویت را در سطح موضوعی یا بالا به‌معنای eIDAS برای افراد حقیقی دارای حساب واجد‌شرایط فراهم می‌کند. با این حال، ارائه‌دهنده خصوصی باید گواهی امضای معتبری داشته باشد که توسط ارائه‌دهنده‌ی خدمات اعتماد معتبر صادرشده باشد. احراز هویت و امضا دو مکانیسم جداگانه‌اند: FranceConnect+ دسترسی به درگاه را تأمین می‌کند، اما جای گواهی رمزنگاری را که یکپارچگی و عدم‌انکار سند امضاشده را تضمین می‌کند، نمی‌گیرد.

سند امضاشده الکترونیکی توسط یک اداره برای چه مدت معتبر باقی می‌ماند؟

اعتبار حقوقی سند امضاشده الکترونیکی به مدت زمان معینی بستگی ندارد، بلکه به توانایی اثبات یکپارچگی آن در لحظه امضا بستگی دارد. عملاً، گواهی امضا طول عمر محدودی دارد که اغلب یک تا سه سال است. برای حفظ ارزش احراز هویت در طول مدت، سازمان‌های عمومی باید از بایگانی الکترونیکی معتبری که شامل مهرزمانی معتبر تجدیدشده است، مطابق با استاندارد NF Z 42-020 و توصیه‌های بایگانی‌های فرانسه استفاده کنند.

آیا راه‌اندازی فضای کلاینت امضاکننده در یک نهاد محلی مشمول RGPD است؟

بله، هر فضای کلاینت که داده‌های هویت امضاکنندگان را پردازش می‌کند، یک پردازش داده‌های شخصی مشمول RGPD محسوب می‌شود. نهاد محلی به‌عنوان مسئول پردازش عمل می‌کند و باید این پردازش را در ثبت خود ثبت کند، در صورتی که انجام نشده است، نماینده‌ای برای حفاظت از داده‌ها منصوب کند، امضاکنندگان را از حقوق خود آگاه کند و هر زیرپیمانکاری را که داده‌ها را میزبانی می‌کند، از طریق بند‌های قراردادی استاندارد یا توافق پردازشی منطبق با ماده 28 مقررات، به‌صورت قراردادی محدود کند.

آیا استانداردهای RGAA فقط برای صفحات عمومی اعمال می‌شود یا برای فضای امضا محفوظ برای کارکنان نیز؟

RGAA برای کل خدمات دیجیتالی یک سازمان عمومی، از جمله فضاهای محفوظ برای کارکنان و شرکاء، از زمانی که این خدمات از طریق مرورگر وب قابل دسترسی هستند، اعمال می‌شود. تنها ابزارهای کاملاً داخلی بدون رابط وب عمومی می‌توانند از استثناء توجیه‌شده بهره‌مند شوند. عملاً، فضای امضاکننده‌ای که توسط کارکنانی در وضعیت ناتوانی استفاده می‌شود، باید با سطح AA از RGAA 4.1 منطبق باشد، در غیر این صورت مسئول تخلف از تعهدات ناشی از قانون 11 فوریه 2005 است.

سناریوهای کاربرد نمایشی: فضای مشتری امضاکننده در بخش دولتی

سناریو ۱ — یک اتحادیه شهرداری‌ها قراردادهای مشارکت خود را غیرکاغذی می‌کند

این سناریوها جنبه نمایشی دارند: آن‌ها موقعیت‌های نمونه را توصیف می‌کنند و هیچ نتیجه اندازه‌گیری‌شده‌ای از یک مشتری واقعی گزارش نمی‌دهند. یک اتحادیه شهرداری‌ها متشکل از حدود بیست شهرداری، سالانه بیش از ۳۵۰ قرارداد مشارکت با انجمن‌های محلی، مؤسسات آموزشی و پیمانکاران خصوصی مدیریت می‌کند. پیش از راه‌اندازی فضای مشتری امضاکننده، هر قرارداد به زمانی بین تأیید داخلی و امضای دو طرف نیاز دارد، همراه با ریسک گم‌شدن اسناد (اسناد بایگانی‌شده به‌اشتباه یا نسخه‌های امضانشده‌ای که به‌اشتباه نگه‌داری می‌شوند).

با فضای مشتری امضاکننده که در سامانه اطلاعاتی موجود سازمان ادغام شده، زمان امضا باید کوتاه‌تر شود. انجمن‌های شریک از طریق FranceConnect به فضای خود دسترسی پیدا می‌کنند، به‌محض آماده شدن سند برای امضا یک ایمیل اطلاع‌رسانی دریافت می‌کنند و تمام قراردادهای خود را بایگانی‌شده در فضای شخصی خود می‌یابند. ریسک گم‌شدن اسناد از این طریق محدود می‌شود. هزینه‌های چاپ، پست و بازپردازش اداری باید بر اساس حجم واقعی شما برآورد شود، بدون احتساب زمان آزادشده کارکنان. میزان واقعی بهبود باید در محدوده واقعی، پیش و پس از یک آزمایش پایلوت، سنجیده شود.

سناریو ۲ — یک استانداری (دپارتمان) اسناد مناقصات عمومی معاونت‌های خود را غیرکاغذی می‌کند

یک شورای استانی که سالانه بیش از ۱٬۲۰۰ مناقصه عمومی (با همه سطوح آستانه) را پردازش می‌کرد، با تأخیرهای امضایی روبه‌رو بود که با محدودیت‌های عملیاتی معاونت‌های خود ناسازگار بود. گردش کار کاغذی تا ۷ نفر از عوامل داخلی (بررسی، تأیید حقوقی، تأیید مالی، امضای رئیس یا معاون نماینده) را پیش از ارسال به پیمانکار درگیر می‌کرد.

راه‌اندازی یک پوشه امضای الکترونیکی یکپارچه با فضای مشتری امضاکننده امکان پیکربندی گردش‌کارهای چندمرحله‌ای با واگذاری خودکار در صورت غیبت را فراهم می‌کند. زمان گردش کار داخلی می‌تواند کوتاه‌تر شود، و پیگیری‌های تلفنی با واحدها برای اطلاع از پیشرفت امضاها کاهش می‌یابد. فضای مشتری ارائه‌شده به پیمانکاران بیرونی به آن‌ها امکان می‌دهد اسناد تعهد را مستقیماً از رابط کاربری خود امضا کنند، همراه با گواهی امضای دارای مهر زمانی که به‌طور خودکار در SAE استانی بایگانی می‌شود. میزان واقعی بهبود باید در محدوده واقعی، پیش و پس از یک آزمایش پایلوت، سنجیده شود.

سناریو ۳ — یک مؤسسه عمومی بهداشتی اسناد منابع انسانی پزشکان خود را ایمن می‌کند

یک مجموعه بیمارستانی با حدود ۱٬۲۰۰ کارمند (از جمله ۱۸۰ پزشک)، قراردادهای استخدام، الحاقیه‌ها و اسناد استخدام موقت خود را از طریق پست یا حضور فیزیکی اجباری مدیریت می‌کرد که تأخیرهایی ناسازگار با نیازهای استخدام فوری (جایگزینی نوبت‌کاری، نیروی موقت پزشکی) ایجاد می‌کرد.

فضای مشتری امضاکننده که برای منابع انسانی راه‌اندازی شده، به هر پزشک یا کارمند امکان می‌دهد قرارداد خود را از طریق یک درگاه امن، قابل دسترسی از هر دستگاهی، دریافت، مشاهده و امضا کند. احراز هویت برای کارکنان رسمی بر پایه FranceConnect+ و برای همکاران موقت از طریق بررسی اسنادی هویت انجام می‌شود. زمان شروع به کار پس از توافق شفاهی دیگر به زمان پردازش پرونده کاغذی وابسته نیست، و خطاهای ناقص بودن پرونده‌های منابع انسانی به لطف فرم‌های هدایت‌شده ادغام‌شده در مسیر امضا کاهش می‌یابد. میزان واقعی بهبود باید در محدوده واقعی، پیش و پس از یک آزمایش پایلوت، سنجیده شود.