Unternehmensrechnungswesen: Vollständige rechtliche Verpflichtungen

Die Buchführung ist keine jährliche Meldepflicht: Sie ist eine Verpflichtung Fortsetzung, deren Ordnungsmäßigkeit über das gesamte Geschäftsjahr hinweg beurteilt wird. Diese Nuance entscheidet über den Ausgang einer Prüfung. Eine nachträglich rekonstruierte Buchhaltung weist, selbst wenn sie korrekt ist, verräterische Anzeichen auf – zusammengefasste Buchungen, lückenhafte Nummerierung, fehlende Belege – und untergräbt die gesamte Position des Unternehmens.

Wer ist betroffen und auf welcher Ebene?

Jede natürliche oder juristische Person, die als Gewerbetreibender gilt, muss die ihren Vermögensbestand betreffenden Vorgänge chronologisch erfassen, mindestens einmal jährlich eine Bestandsaufnahme durchführen und einen Jahresabschluss erstellen.

Der Umfang der Verpflichtung variiert dann je nach Regelung:

• Kleinstunternehmen: ein Rezeptbuch, ergänzt durch ein Einkaufsregister für den Vertrieb. Keine Bilanz, keine Gewinn- und Verlustrechnung.
• Vereinfachte tatsächliche Besteuerung: Vollständige Buchhaltung mit vereinfachter Darstellung des Jahresabschlusses und der Möglichkeit, Forderungen und Verbindlichkeiten erst zum Bilanzstichtag zu erfassen.
• Normale tatsächliche Besteuerung: Vollständige Buchhaltung und detaillierte Jahresabschlüsse.

Für kleinere Unternehmen gilt eine Ausnahmeregelung: Sie dürfen während des Geschäftsjahres eine Kassenbuchführung vornehmen, sofern sie zum Jahresabschluss die erforderlichen Anpassungen vornehmen. Diese Ausnahmeregelung betrifft den Zeitpunkt der Erfassung, niemals jedoch die Vollständigkeit.

Die vorgeschriebenen Bücher

Drei Dokumente bilden die Grundlage der Buchführung und werden bei einer Prüfung als Erstes angefordert.

Das Hauptbuch erfasst die Vorgänge chronologisch, Vorgang für Vorgang. Die chronologische Reihenfolge ist keine Darstellungskonvention: Ein rückdatierter oder außerhalb der Reihenfolge eingefügter Buchungssatz ist ein Hinweis auf unregelmäßige Buchführung.

Das Hauptbuch enthält dieselben Buchungen, aufgeschlüsselt nach Konten gemäß dem Kontenplan.

Das Bestandsverzeichnis, dessen Verpflichtung gelockert wurde, erfasst die im Rahmen der jährlichen Bestandsaufnahme ermittelten Vermögenswerte und Verbindlichkeiten.

Hinzu kommt für Unternehmen, die eine computergestützte Buchführung betreiben, die Verpflichtung, den Buchungsdatei in einem standardisierten Format. Das Fehlen oder die Nichtkonformität wird mit einer Geldstrafe geahndet, unabhängig von der Qualität der Jahresabschlüsse selbst.

Die Belege

Jede Buchung muss durch einen Beleg belegt werden datiert und beweiskräftig. Dies ist die Voraussetzung, aufgrund derer die meisten Steuerabzüge verloren gehen, und sie ist rein dokumentarischer Natur: Eine tatsächliche Ausgabe, die im Interesse des Unternehmens getätigt wurde, wird mangels eines ordnungsgemäßen Belegs nicht abzugsfähig.

Eine Rechnung muss die vorgeschriebenen Angaben enthalten – Identifizierung der Parteien, Nummer, Datum, Bezeichnung, Preis, Mehrwertsteuersatz und -betrag sowie Angaben zu Fristen und Vertragsstrafen. Ein Kreditkartenbeleg ist keine Rechnung: Er belegt eine Zahlung, nicht jedoch die Art oder den Empfänger der Ausgabe.

Die zunehmende Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung verschiebt den Fokus. Die Konformität wird nicht mehr allein anhand eines Dokuments beurteilt, sondern anhand der zuverlässiger Prüfpfad: die Möglichkeit, jede Rechnung dokumentiert und dauerhaft mit dem entsprechenden Geschäftsvorfall und der entsprechenden Zahlung zu verknüpfen – eine Anforderung, die in unserem Artikel über die zuverlässiger Prüfpfad.

Aufbewahrungsfristen

Bücher, Register und Belege sind aufzubewahren zehn Jahre ab Abschluss des Geschäftsjahres. Diese Frist ist länger als die Frist für die Nachprüfung durch die Behörden, die sich auf die drei vorangegangenen Geschäftsjahre bezieht – ein Punkt, der manche Unternehmen dazu veranlasst, Unterlagen zu früh zu vernichten.

Hinzu kommen zwei weitere Regeln. Dokumente im Zusammenhang mit Anlagevermögen müssen darüber hinaus aufbewahrt werden, solange der Vermögenswert im Anlagevermögen geführt wird und während der geltenden Fristen nach seinem Abgang, da sie die Abschreibungsgrundlage und den Veräußerungsgewinn belegen. Und die Dokumente Soziale Medien unterliegen eigenen Fristen, die in der Regel länger sind.

Die Aufbewahrung in elektronischer Form ist zulässig, sofern die Integrität, Lesbarkeit und Wiederherstellbarkeit der Dokumente über den gesamten Zeitraum gewährleistet sind. Ein einfacher Dateiordner erfüllt diese Bedingungen nicht: Eine beweiskräftige Archivierung ist erforderlich.

Worauf bei einer Prüfung als Erstes geachtet wird

Die geprüften Punkte sind von einer Prüfung zur nächsten gleichbleibend, sodass man sich darauf vorbereiten kann:

• Die Kontinuität der Nummerierung ausgestellte Buchungsbelege und Rechnungen.
• Die Chronologie der Einträge im Vergleich zu den Daten der Belege.
• Die Übereinstimmung zwischen Bankkonto, Kasse und Buchungen.
• DerVollständigkeit der Unterlagen, durch eine Umfrage zu den entscheidenden Positionen.
• Die Kohärenz zwischen Umsatzsteuererklärungen und Buchhaltung.

Eine unregelmäßige Buchführung kann zurückgewiesen werden, was der Behörde den Weg ebnet, den Umsatz nach ihren eigenen Methoden nachzuberechnen. Dies ist die schwerwiegendste Sanktion, da sie die Beweislast umkehrt: Das Unternehmen muss dann nachweisen, dass die Nachberechnung fehlerhaft ist. Die während des Verfahrens geltenden Garantien sind in unserem Artikel zum Steuerprüfung.

Anwendungsszenarien

Unternehmensgründung. Die Wahl der Steuerregelung sollte sich nach dem voraussichtlichen Umsatzvolumen richten und nicht allein nach administrativen Erleichterungen. Ein Wechsel der Steuerregelung während der Laufzeit erfordert Nachberechnungen, die durch vorausschauendes Handeln vermieden werden können.

Verzögerung bei der Erfassung. Nachbuchungen sollten unter Berücksichtigung der tatsächlichen Chronologie der Belege erfolgen und nicht zum Zeitpunkt der Nachbuchung erfasst werden. Eine Sammelerfassung am Ende des Geschäftsjahres ist erkennbar und schwächt das Gesamtbild.

Abschluss. Überprüfung der Verknüpfungen – Verbindlichkeiten, Forderungen – sowie der Abschreibungen und die Bestimmungen, deren Auslassung im folgenden Geschäftsjahr nicht nachgeholt werden kann.

Häufig gestellte Fragen

Muss ein Kleinstunternehmen eine Buchhaltung führen? Ein Rezeptbuch, ergänzt durch ein Einkaufsregister für die Verkaufstätigkeiten. Weder Bilanz noch Gewinn- und Verlustrechnung sind erforderlich, aber die Belege müssen aufbewahrt werden.

Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden? Zehn Jahre ab Abschluss des Geschäftsjahres, bei Dokumenten zu Anlagevermögen und Gesellschaftsunterlagen länger.

Reicht ein Kreditkartenbeleg aus? Nein. Sie belegt eine Zahlung, nicht jedoch die Art der Ausgabe oder deren Empfänger. Eine Rechnung mit den vorgeschriebenen Angaben ist erforderlich.

Kann man alles in digitaler Form aufbewahren? Ja, vorausgesetzt, die Integrität, Lesbarkeit und Wiederherstellbarkeit der Dokumente werden während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gewährleistet. Ein einfaches Dateiverzeichnis reicht nicht aus.

Was ist das Buchungsregister? Ein standardisierter Export der computergestützten Buchhaltung, der der Behörde bei einer Prüfung vorgelegt wird. Das Fehlen oder die Nichtkonformität dieses Exports wird mit einer eigenen Geldbuße geahndet.

Was sind die Risiken einer unregelmäßigen Buchführung? Sie kann außer Acht gelassen werden, wobei die Behörde den Umsatz dann nach ihren eigenen Methoden neu ermittelt. Es obliegt dem Unternehmen, nachzuweisen, dass diese Neuberechnung fehlerhaft ist.

Das Wichtigste auf einen Blick

Die Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung hängt von drei beobachtbaren Merkmalen ab, die bei einer Prüfung in dieser Reihenfolge überprüft werden: die chronologische Reihenfolge der Buchungen, die fortlaufende Nummerierung und das Vorliegen eines Belegs für jede Buchung.

Diese drei Punkte entwickeln sich im Laufe der Zeit und lassen sich nicht nachholen. Eine am Geschäftsjahresende nachträglich erstellte Buchhaltung weist erkennbare Spuren auf, und das Risiko besteht nicht in der Ablehnung eines einzelnen Buchungssatzes, sondern in der Ablehnung des gesamten Buchungssatzes – mit der damit einhergehenden Umkehr der Beweislast. Der Gegenwert ist positiv: Eine regelmäßige und dokumentierte Buchführung ist das, was bei einer Prüfung dafür sorgt, dass die eingenommenen Positionen in Bezug auf Unternehmenssteuern.