Подпишете протокол от събрание на асоциация онлайн
Протокол от обикновено (AGO) или извънредно (AGE) събрание на асоциация по закон 1901, подписан електронно от управата (председател, секретар, скрутатори). В съответствие със закон от 1 юли 1901, наредба № 2020-321 относно дистанционни събрания (постоянна), и регламент eIDAS — препоръчва се разширен подпис, съвместима гласуване по кореспонденция, архивиране 10 години включено.
- Правна рамка
- Закон 1901 · наредба 2020-321
- Ниво на подписа
- AES eIDAS препоръчано
- Правна архивизация
- 10 години включено
Какво е протокол от събрание на асоциация?
Протоколът от събрание е документът, който формализира решенията, взети на събрание от членовете на асоциацията. Обикновеното събрание (AGO) одобрява годишните сметки и подновява управата; извънредното събрание (AGE) изменя уставите или разпуска асоциацията. Никой текст от закон 1901 не налага писмено подписване на протоколи. Наредба № 2020-321 от 25 март 2020 (първоначално за COVID, постоянна) допуска дистанционни или хибридни събрания с гласуване по кореспонденция и електронен подпис на протокола от управата.
Защо да подпишете електронно?
Дистанционно събрание — огромен преимущество
Постоянната наредба от 25 март 2020 позволява провеждането на дистанционни или хибридни събрания. Вече не е необходимо физически събирането на всички членове. Гласуване по кореспонденция + електронен подпис на протокола от управата — спестяване на няколко седмици, кворумът е лесно достижим.
Множество подписващи (председател, управа)
Протоколът е подписан от председателя на събранието, секретаря и скрутаторите. Нашият процес управлява последователното или паралелното подписване. Всеки подписващ получава индивидуална защитена връзка чрез OTP SMS.
Р
От постоянната наредба от 2020 г., регистърът на протоколите на асоциация може да се води в дематериализирана форма. Certyneo автоматично архивира всеки подписан протокол в съответен цифров регистър, достъпен с един щрак за всеки одит или спор.
Обвързващо доказателство
Всеки протокол се предоставя с PDF на доказателство: самоличност на подписващите, квалифициран времеви печат, SHA-256 хеш, OTP SMS, IP адрес. Обвързващо в случай на оспорване на приетите решения, редовността на събранието или кворума.
Процедура в 4 стъпки
От подготовката до правната архивизация, за по-малко от 5 минути.
1. Подгответе протокола
Качете вашия съществуващ протокол или използвайте съответствуващ модел. Задължителни уточнения: дата, място (или условия за дистанционност), самоличност на присъстващи/представени членове, внесени на гласуване решения, резултати от гласуването, подпис на управата.
2. Добавете подписващите на управата
Председател на събранието + секретар + евентуални скрутатори. Всеки получава персонализирана защитена връзка по имейл с OTP SMS на собствения си номер.
3. Изберете ниво eIDAS
Разширен подпис (AES) препоръчан за протокол от събрание: проверка на самоличност чрез OTP SMS, уникален сертификат за всеки подписващ, квалифициран времеви печат. Съвместим с дематериализиран регистър на протоколи.
4. Подпишете и архивирайте
Всеки подписант подписва от своя телефон или компютър. Финализираният PV + PDF доказателство се архивират 10 години автоматично. За изменения на устав (AGE) се подава декларация в префектурата в рамките на 3 месеца.
Често задавани въпроси
- Може ли протокол от събрание на асоциация да бъде подписан електронно?
- Да, без ограничения. Никой текст от закона от 1901 г. не налага ръчно подписване. Чл. 1366 на Гражданския кодекс признава на електронния документ същата доказателствена сила като хартиения документ. Продвинутото подписване Certyneo отговаря на изискванията за доказателства.
- Може ли събрание на асоциация да се проведе изцяло отдалечено?
- Да — наредба № 2020-321 от 25 март 2020 г. (продължена) допуска събрания на асоциации отдалечено или хибридно с гласуване по кореспонденция, видеоконференция или телефонна конференция. Протоколът след това се подписва от управата с продвинато подписване.
- Кои членове на управата трябва да подпишат протокола?
- Минимално председателят на заседанието и секретарят (роля на редактор на протокола). Скрутаторите могат да контраподпишат и за да укрепят доказателствената стойност. Certyneo управлява тази конфигурация с много подписанти последователно или паралелно.
- Трябва ли протоколът от обикновено събрание да бъде депозиран някъде?
- Не е задължително. За обикновено събрание (одобрение на сметки, обновяване на управа) протоколът се архивира вътрешно. За извънредно събрание (изменение на устав) трябва да се приложи към декларацията за изменение в префектурата (чл. 5 закон 1901) в рамките на 3 месеца.
- Колко дълго трябва да се пазят протоколите?
- За целия период на съществуване на асоциацията + 10 години след разпускане. За асоциации, получаващи публични субсидии, запазване на документи 10 години (чл. L1611-4 CGCT). Certyneo архивира автоматично.
- Може ли одитор на сметките да контраподпише протокола за одобрение на сметките?
- За асоциации >153k€ субсидии (чл. L612-4 CMF) одиторът издава доклад приложен към протокола, но не подписва самия протокол (подписване от управа). Докладът на одитора може да бъде подписан електронно отделно.
- Какво ниво на подписване за протокол от събрание?
- Продвинато подписване (AES) препоръчано. То дава презумпция за надеждност (чл. 1367 Гражданския кодекс) и отговаря на изискванията за доказателства в случай на оспаряне на резолюция от противодействащ член.
- Може ли електронно подписаният протокол да бъде поставен в противовес при оспаряне?
- Да — френската правна практика признава електронното подписване в съответствие с eIDAS. Одитна пътека на Certyneo доказва датата на събранието, самоличността на подписалите управата, липсата на промени в PDF — поставяне в противовес пред съдилище.
Също така за четене
Подпишете следния протокол от събрание онлайн
Постоянен безплатен план (5 пликове/месец), без банкова карта. В съответствие със закон 1901 и eIDAS. Събрания отдалечено и дематериализиран регистър включени.