Управление на медицинския кабинет: Законово и административно съответствие

Една медицинска практика е обект на три различни режима, които нямат нито един и същ контролен орган, нито един и същ график, нито едни и същи санкции: деонтологичните и професионално-регулаторните задължения, задълженията на работодателя и тези, приложими към здравните данни. Трудността не се състои в сложността на всеки един от тях, а в това, че те се развиват успоредно — и че нарушение в един от тях често се открива по време на проверка, свързана с друг.

Създаване и рамка за дейност

Упражняването на професията предполага вписване в регистъра на съответната професионална колегия и регистриране на дипломата. Договорът за упражняване на професията — съдружие, свободна практика, заместване — трябва да бъде представен на колегията, която проверява съответствието му с професионалната етика.

Три аспекта често се подценяват на този етап:

• Статията клауза за неконкуренция или за забрана на повторно установяване Включената в договор за сътрудничество клауза трябва да бъде ограничена във времето и пространството и да бъде пропорционална. Прекомерната клауза се отхвърля, но е по-добре да се договори, отколкото да се оспорва в съда.
• Статията договор за заместване трябва да бъде изготвен и предаден в срок, включително и при краткосрочно заместване.
• Л'застраховка за професионална гражданска отговорност трябва да бъде сключен преди първия акт, като се обърне специално внимание на отразяването на минали периоди, ако е имало предходна финансова година — тема, разгледана в нашата статия относно професионална гражданска отговорност.

Адвокатската кантора като работодател

Още при назначаването на първия служител — секретар, асистент, медицинска сестра — кантората се превръща в работодател, подчинен на трудовото законодателство и приложимия колективен трудов договор.

Най-важните задължения са тези, чието неизпълнение се установява незабавно при проверка: предварителна декларация преди наемане на работа, писмен договор, когато се изисква такъв, задължителни обяви, единен регистър на персонала, посещение за информиране и превенция, както и единен документ за оценка на професионалните рискове.

Последният най-често липсва в малките организации, въпреки че е задължителен още при наемането на първия служител. В лекарски кабинет той трябва да обхваща специфични рискове: биологично излагане, работа с тежки товари, психосоциални рискове и работа пред екран.

Към това се добавя отчитането на работното време, когато работното време не е колективно, като доказателствената значимост на този въпрос е разгледана в нашата статия относно извънредни часове.

Здравните данни в ежедневието

Това е режимът, чиито нарушения струват най-скъпо, а всичко се решава от обикновени действия.

Кантората е отговорен за обработката данните на своите пациенти. Той трябва да води регистър на обработката, да информира пациентите, да определи срокове за съхранение и да уреди договорно отношенията си с подизпълнителите си — разработчик на софтуер, хостинг доставчик, доставчик на услуги за дистанционно секретарство.

Оттук произтичат три практически изисквания:

• Л'хостинг Архивирането на данните трябва да се осигурява от сертифициран за тази цел субект, включително когато специализираният софтуер се използва онлайн.
• Те разрешения трябва да бъдат индивидуални и разграничени: споделен акаунт между няколко лица прави проследяването невъзможно и представлява нарушение само по себе си.
• Те обмен Обменът на здравни данни между специалисти изисква използването на защитена система за обмен на здравна кореспонденция, а не на система за обмен на кореспонденция за широката общественост.

Регистрирането на достъпите и сроковете за съхранение, специфични за медицинското досие, са подробно описани в нашата статия относно електронно медицинско досие, както и правилата за споделяне в статията, посветена на лекарска тайна.

Обслужване на клиентите и помещенията

Кабинетът е обект, отворен за обществеността, което води до задължения задостъпност и пожарна безопасност съразмерни с неговата категория. Трябва да бъде предоставен публичен регистър за достъпност.

Към това се добавя публикуването на таксите и условията за обслужване, както и информация за начините за разрешаване на спорове.

Управлението на отпадъци от медицински дейности с риск от инфекции се извършва в рамките на специален процес, с договор с одобрен доставчик и съхранение на контролните ведомости. Това е проста и често извършвана проверка.

Фактуриране и взаимоотношения със здравната каса

Фактурирането се извършва в съответствие с приложимите тарифи и нормативните изисквания относно надвишаването на хонорарите, чието обявяване е задължително.

Две задължения, свързани с документацията, заслужават да бъдат организирани предварително: съхранението на медицински формуляри и подкрепящи документи съгласно приложимите срокове, както и проследимостта на изисквания, чиято рамка е изложена в нашата статия относно цифрови наредби.

Проверката от страна на здравната застраховка се отнася главно до съответствието между фактурираните медицински услуги и досиетата на пациентите. Това е моментът, в който качеството на воденето на досието оказва пряко влияние, далеч отвъд неговата медицинска функция.

Сценарии на употреба

Първо наемане на работа. Разгледайте поред: предварителна декларация, писмен договор, регистрация в службата по трудова медицина, единен документ. Последният най-често се пропуска и най-систематично се изисква.

Смяна на бизнес софтуера. Проверете сертификацията за хостинг, възстановимостта на данните и формата за експортиране, преди да подпишете. Миграцията без план за възстановяване излага на риск от загуба на документи, за които все още тече срокът за съхранение.

Сдружение на няколко специалисти в областта. Разграничаване на правата за достъп до досиетата по лекар и по пациент. Принадлежността към една и съща структура не означава участие в лечението на всеки пациент.

Често задавани въпроси

Задължителен ли е „единият документ“ в малка кантора? Да, още от първия служител, без праг за броя на персонала. Той трябва да покрива рисковете, характерни за дейността, включително биологичните и психосоциалните рискове.

Необходим ли е сертифициран хостинг доставчик за онлайн софтуер? Да, стига здравните данни да се съхраняват от името на кабинета. Проверката е задължение на кабинета в качеството му на администратор на лични данни.

Допустимо ли е използването на споделен компютърен акаунт? Не. Правата за достъп трябва да бъдат индивидуални, в противен случай не е възможно проследяване на достъпа — което представлява самостоятелно нарушение.

Може ли да се обменят данни за пациенти чрез обикновен имейл? Не. Обменът на здравни данни между специалисти изисква специална защитена система за съобщения.

Какви са задълженията по отношение на отпадъците от здравни услуги? Специализирана верига, споразумение с одобрен доставчик и съхранение на контролни ведомости, чието представяне редовно се изисква при проверки.

Валидна ли е клаузата за забрана на преинсталиране? Само ако е ограничена във времето и пространството и е пропорционална на защитата на законни интереси. Прекомерна клауза се отхвърля от съдията.

Важно да се запомни

Три режима се развиват успоредно и всеки от тях има свой собствен администратор. Най-лесният за привеждане в съответствие е режимът за работодатели, където нарушенията са видими, а мерките за коригиране са известни — начело с „единия документ“. Най-скъп е режимът за здравните данни, където обичайните действия водят до нарушения: споделен акаунт, масови електронни пощенски услуги, непроверен хостинг.

Една система обхваща и трите едновременно и именно от нея трябва да се започне: индивидуални и диференцирани права за достъп, съчетани с регистриране на достъпите. Те доказват, че границата на „необходимото за изпълнението на задачата“ е спазена, защитават специалиста, когато му се повдига обвинение за достъп, и представляват очакваната следа както при проверка на фактурирането, така и при оспорване на отговорността.