Дигитализирайте административните процеси

Защо да дигитализираме административните процеси

Административните процеси (фактуриране, отчети за разходите, отпуски, вътрешни поръчки) често се дигитализират последни, въпреки че отнемат много време. Дигитализирането им освобождава екипите за задачи с добавена стойност.

Процеси за приоритизиране

Чрез намаляване на ROI:

1. Подписване на договори: незабавна печалба, елиминирано триене
2. Справки за разходите: OCR + йерархично валидиране
3. Оставете управлението: работен процес за валидиране + автоматичен баланс
4. Таксуване на клиента: генериране, изпращане, проследяване
5. Покупки и поръчки: оферта → BC → фактура
6. Включване/излизане: HR документи + IT достъп
7. Докладване: табла за управление в реално време срещу електронни таблици

5-стъпков метод

1. Карта на процесите

Избройте всеки процес, неговите участници, неговите етапи, неговия обем, неговата текуща продължителност.

2. Определете точките на триене

Загубено време, грешки, недоволство. Това е мястото, където цифровите технологии ще донесат най-много.

3. Изберете правилните инструменти

• електронен подпис
• HR инструменти/отчети за разходи (Spendesk, Jenji)
• инструменти за валидиране (Zapier, Make, персонализирани работни процеси)
• CRM, ERP, EDM според нуждите

4. Интегрирайте инструментите един с друг

Истинската производителност идва от интеграцията: избягвайте повторно влизане, разпространявайте се автоматично.

5. Тренирайте и измервайте

Обучете потребителите, измерете печалбите, коригирайте.

Пример за работен процес

Типичен администраторски процес: заявка за напускане

• преди: формуляр на хартиен носител → кабинет на мениджър → HR → въведен отново в HRIS
• след: влизане чрез Lucca/PayFit → мениджър за валидиране с 1 щракване → балансът се актуализира автоматично → HR известие

Печалба: от 3 дни до 10 минути.

Количествени ползи

• Административно време: -40 до -60%
• Грешки при въвеждане: -90%
• Удовлетвореност на служителите: +30% обикновено
• Време на цикъл(включване, поръчка, фактуриране): разделено на 3 до 5

Често срещани грешки

• Дигитализиране на процеса на хартиен носител такъв, какъвто е (липсва възможност за оптимизиране)
• Подреждайте инструменти без да ги интегрирате
• Не обучение → устойчивост на промяна
• Пренебрегване на съответствието с GDPR и правно архивиране
• Подценяване на цената на интеграцията

Как Certyneo ви помага

Certyneo покрива компонента „електронен подпис“ на всеки проект за дигитализация на администрацията. Интегрира се с HR инструменти (PayFit, Lucca), отчети за разходите (Spendesk), CRM (HubSpot, Pipedrive), EDM (SharePoint, Drive).

Открийте решението за електронен подпис Certyneo

Често задавани въпроси

Колко струва дигитализацията?

Много променлива. Обхватът на „подпис + отчети за разходи + отпуск“ е около €3-10/потребител/месец.

Каква ROI да очаквате?

Обикновено от 6 до 18 месеца, по-кратко за потоци с голям обем.

Имате ли нужда от CIO за управление?

Препоръчва се за средни компании, не е необходимо за МСП, които могат да разчитат на външен консултант.

Всички инструменти съвместими ли са с GDPR?

Предпочитайте решенията на ЕС за опростяване на съответствието.

Как да убедим отборите?

Започнете с най-болезнения процес. Видимата ROI отключва останалото.

Заключение

Административната цифровизация е траектория, а не проект за „голям взрив“. Започнете с потоците с най-висока ROI, измервайте, разширявайте. За 18 месеца компанията се трансформира.

Опитайте Certyneo да изпраща, подписва и проследява вашите документи онлайн просто, бързо и сигурно.