تحويل Excel إلى PDF أونلاين، مجانًا ودون رفع الملف

تحويل Excel إلى PDF أونلاين خطوة بخطوة

يفيد تحويل ملف Excel إلى PDF في إرسال جدول لا يستطيع أحد تعديله خطأً ويستطيع الجميع فتحه، ببرنامج جداول بيانات أو من دونه. مع Certyneo Reader، يُقرأ المصنف ويُنسَّق داخل متصفحك، على جهازك: ولا يُرسَل أبدًا إلى أي خادم. إليك الطريقة كاملة، من المصنف إلى ملف PDF جاهز للإرسال.

1. افتح المصنف في Excel واحفظه. لهذه الخطوة أهمية أكبر مما تبدو: فالتحويل يطبع القيم التي حفظها Excel لكل صيغة، ولا يعيد حسابها.
2. تحقّق مما يجب أن يظهر: أخفِ أوراق العمل أو الصفوف أو الأعمدة المساعدة، وحدّد نطاق طباعة إذا كنت لا تريد إرسال سوى جزء من ورقة.
3. أفلِت ملف .xlsx أو .xlsm في القارئ أعلى هذه الصفحة، بالسحب والإفلات أو من مجلداتك، حتى 150 MB.
4. يُفتح ملف PDF في القارئ. تصفّحه: تبدأ كل ورقة باسمها، ويذكّر رأس الصفحة بالورقة، ويعرض التذييل ترقيم الصفحات.
5. احفظ ملف PDF، أو عدّله أولًا: احذف صفحة غير لازمة، أو أضف علامة مائية، أو احمِ الملف بكلمة مرور.

إذا لم تعجبك النتيجة، فصحّح المصنف في Excel، واحفظه، وأعد تحويله: لا تستغرق العملية سوى لحظات، ولا حد لعدد مرات التحويل.

لماذا تحوّل جدول Excel إلى PDF

مصنف Excel أداة عمل: صيغه وعلاماته التبويبية وأعمدة الحساب الوسيطة فيه كثيرًا ما لا تعني أحدًا غيرك. وملف PDF هو نسخته القابلة للنشر.

• تثبيت الأرقام: الميزانية أو عرض السعر المفصّل أو كشف المصاريف المرسَل بصيغة PDF لا يمكن أن يتغير بإدخال خاطئ.
• عرض النتيجة وحدها: لا تُطبع الأوراق والأعمدة المخفية، وتبقى حساباتك الوسيطة لديك.
• القراءة في كل مكان: لا يحتاج المستلم إلى Excel ولا إلى برنامج جداول بيانات، فالهاتف يكفي لفتح الملف.
• إرفاق جدول بملف طلب: كثير من البوابات والمناقصات وملفات التمويل لا تقبل إلا ملفات PDF.
• أرشفة حالة في تاريخ محدد: جرد، أو لوحة متابعة شهرية، أو قائمة حضور، كما كانت لحظة الإرسال.

أما للاتجاه المعاكس، أي استرجاع أرقام كشف حساب أو فاتورة وصلتك بصيغة PDF إلى برنامج جداول بيانات، فدليلنا يشرح كيف تحوّل ملف PDF إلى Excel بمبالغ قابلة للاستخدام.

ما الذي ينقله تحويل Excel إلى PDF

لا تلتقط الأداة صورة شاشة للورقة: بل تقرأ كل خلية ومحتواها وتنسيقها، ثم تنشئ صفحات مقروءة. إليك ما تجده في ملف PDF، وما لا يظهر فيه.

نص ملف PDF نص حقيقي: يمكن البحث فيه وتحديده ونسخه. لذا يستطيع المستلم إيجاد اسم أو مبلغ في جدول طويل باستخدام البحث في قارئ PDF لديه.

كيف يُقسَّم جدول Excel كبير إلى صفحات

الصعوبة الرئيسية عند تحويل جدول Excel إلى PDF هي العرض. على الشاشة، لا حدود للورقة؛ أما على صفحة A4 فلها حدود. تطبّق الأداة قواعد مصممة ليبقى كل رقم مقروءًا.

• مقاس A4، بالاتجاه العمودي للجدول الضيق، وبالاتجاه الأفقي تلقائيًا بمجرد أن يكون الجدول عريضًا.
• حجم نص يتكيف مع عرض الجدول، لتتسع الأعمدة دون التضحية بسهولة القراءة.
• إذا تجاوز الجدول 25 عمودًا، تُقسَّم الورقة إلى كتل متتالية من الأعمدة تُطبع الواحدة تلو الأخرى، بدل تصغيرها إلى حجم لا يُقرأ.
• صف عناوين يتكرر في أعلى كل صفحة: وهو الصف الأول إن كان بخط عريض، أو صف التسميات الموضوع فوق الأرقام.
• لا يُقسَم صف أبدًا بين صفحتين: فالصف الذي يحتوي على عدة أسطر نصية ينتقل كاملًا إلى الصفحة التالية.
• تبدأ كل ورقة باسمها؛ ويذكّر رأس الصفحة بالورقة، ويعطي التذييل الترقيم بصيغة الصفحة / عدد الصفحات.

ماذا تفعل إذا كان جدولك يضم أكثر من 25 عمودًا

التقسيم إلى كتل يحتفظ بكل شيء، لكنه يجبر القارئ على الانتقال من صفحة إلى أخرى لمتابعة صف واحد. إذا أردت تجنّب ذلك، فقلّل عدد الأعمدة المرسَلة: أخفِ أعمدة الحساب الوسيطة، أو حدّد نطاق طباعة يقتصر على الأعمدة المفيدة. ولجدول كبير جدًا سيُعاد العمل عليه، فكّر أيضًا في إرسال المصنف نفسه إلى جانب ملف PDF.

لكي يُتعرَّف على صف العناوين ويتكرر كما ينبغي، اجعل تسميات الأعمدة بخط عريض في الصف الأول. إنها عادة بسيطة تجعل ملف PDF أسهل قراءةً بكثير ابتداءً من الصفحة الثانية.

التواريخ والأرقام والصيغ: ما يجب معرفته قبل تحويل xlsx إلى PDF

لا يُعاد حساب الصيغ

يحتفظ ملف Excel، لكل صيغة، بآخر قيمة حُسبت لحظة الحفظ. والتحويل يطبع هذه القيمة، تمامًا كما تفعل الطباعة. إذا عدّلت بيانًا دون أن تحفظ بعد ذلك، فسيعرض ملف PDF النتيجة السابقة، أي نتيجة آخر حفظ. والحل هو نفسه دائمًا: افتح المصنف في Excel، ودع الحساب يكتمل، واحفظ، ثم حوّل.

التنسيقات تتبع لغة القارئ

تُكتب التواريخ والنسب المئوية والكسور العشرية وفواصل الآلاف بلغة واجهة القارئ، كما سيفعل Excel المثبّت بهذه اللغة: فاصلة عشرية ومسافة بين الآلاف في الفرنسية مثلًا، وترتيب اليوم ثم الشهر ثم السنة، والقيمة المنطقية مكتوبة بلغة الواجهة لا بالإنجليزية. إذا كنت تحوّل جدولًا موجّهًا إلى قارئ ناطق بالإنجليزية، فاعرض القارئ بالإنجليزية قبل التحويل.

وماذا عن ملف CSV؟

ملف .csv لا تنسيق فيه ولا أوراق: إنه نص مفصول بفواصل أو فواصل منقوطة. ويُحوَّل كنص بخط ثابت العرض، تبقى أعمدته محاذاة. وللحصول على جدول حقيقي، بعناوين متكررة وتنسيقات أرقام، افتحه في Excel واحفظه بصيغة .xlsx قبل التحويل.

حدود تحويل Excel إلى PDF، وكيف تتجاوزها

تطبع الأداة خلايا. وكل ما ليس خلية، أو يعتمد على حساب عرض خاص بـ Excel، لا يُنقل. ومن الأفضل معرفة ذلك قبل إرسال المستند.

• المخططات والصور الموضوعة على الورقة: غائبة عن ملف PDF. في Excel، احفظ المخطط كصورة، ثم أضف هذه الصورة إلى ملف PDF بعد التحويل، كما هو موضح أدناه.
• التنسيق الشرطي: لا تظهر الألوان المحسوبة حسب القيمة، مثل المبلغ السالب بالأحمر. إذا كانت المعلومة مهمة، فأضف عمودًا صريحًا أو لون خط ثابتًا.
• الحدود الرفيعة: غير منقولة. والتعبئة الموحدة لصف من كل صفين بديل جيد لتوجيه العين.
• تعليقات الخلايا وملاحظاتها: غير منقولة. انسخ الملاحظات المفيدة إلى عمود مخصص.
• صيغة .xls القديمة: مرفوضة. افتحها في Excel أو في برنامج جداول بيانات آخر واحفظها بصيغة .xlsx.

لإعادة إدراج مخطط، حوّل المصنف، ثم استخدم أداة إدراج صفحة في ملف PDF: فهي تقبل مباشرة صورة PNG أو JPG، توضع قبل الصفحة الأولى، أو بعد الصفحة التي تختارها، أو في النهاية. وإذا فضّلت تحضير الصورة على حدة، يمكنك أيضًا تحويل صورة JPG أو PNG إلى PDF، ثم دمجها مع الباقي.

إذا كان يجب أن يطابق المستند عرض Excel تمامًا، بما في ذلك المخططات والتنسيق الشرطي، فصدّره من Excel نفسه، عبر ملف ثم حفظ باسم، واختر نوع PDF.

أي طريقة تختار لتحويل ملف Excel إلى PDF

طرق عدة تؤدي إلى النتيجة نفسها. وهي تختلف في المكان الذي يُعالَج فيه المصنف، وفي ما يُنقل، وفي البرنامج اللازم.

الفرق الأوضح يتعلق بالتنسيق. من Excel، كثيرًا ما يُقسَم الجدول العريض على عدة صفحات إذا لم يُضبط الاتجاه والعناوين المطبوعة. أما هنا، فالاتجاه الأفقي وتكرار صف العناوين تلقائيان.

والفرق الثاني يتعلق بالسرية: كشف الرواتب أو الميزانية العمومية أو ملف العملاء المحوَّل داخل متصفحك لا يمر عبر أي خادم، مما يلغي خطر التسريب لدى مزوّد خدمة.

بعد التحويل: التخفيف والتعليم والحماية والتوقيع

يُفتح ملف PDF في قارئ PDF المجاني أونلاين، حيث تتتابع الأدوات على المستند نفسه. وإليك تسلسلًا نموذجيًا لجدول مالي.

1. أزل الصفحات التي لا ينبغي إرسالها، مثل ورقة الافتراضات: احذف الصفحات غير اللازمة من ملف PDF بكتابة أرقامها.
2. علّم المستند: أضف علامة مائية « سري » على كل صفحة لجدول داخلي أو ميزانية تقديرية.
3. أرفقه بملف أوسع: اجمع عدة ملفات PDF في ملف واحد، مثل الجدول المرقَّم والتقرير والملاحق.
4. احمِه: أقفل ملف PDF بكلمة مرور قبل إرساله بالبريد الإلكتروني.
5. اطلب اعتماده: لعرض سعر أو كشف معتمد، أرسل ملف PDF للتوقيع الإلكتروني.

ما دمت لم تحفظ، يمكن التراجع عن كل خطوة بزر التراجع.

أسئلة إضافية حول تحويل Excel إلى PDF

كيف أحوّل ورقة واحدة فقط من مصنف إلى PDF؟

أخفِ الأوراق الأخرى في Excel، واحفظ، ثم حوّل: تُستبعد الأوراق المخفية. ويمكنك أيضًا تحويل المصنف كاملًا ثم إزالة صفحات الأوراق غير اللازمة.

هل يمكن تحويل ملف Excel إلى PDF من الهاتف؟

نعم. تعمل الأداة في المتصفحات الحديثة على Android و iPhone و iPad. اختر ملف .xlsx من ملفاتك أو من مرفق محفوظ، ثم احفظ ملف PDF الناتج. أما لتصحيح صيغة، فلا بد من العودة إلى برنامج جداول بيانات.

هل ينجح تحويل مصنف كبير من عدة آلاف من الصفوف؟

نعم. تُعالَج الأوراق الكبيرة بكفاءة، في حدود 150 MB لكل ملف. وسيضم ملف PDF ببساطة العدد اللازم من الصفحات، مع صف العناوين متكررًا في كل منها.

كيف أرفق جدول Excel بتقرير Word في ملف PDF واحد؟

ابدأ بـ تحويل مستند Word إلى PDF، ثم أدرج المصنف في الموضع الذي تريده باستخدام أداة إدراج الصفحات، التي تقبل أيضًا ملف .xlsx. تحصل على ملف PDF واحد، جاهز للترقيم والإرسال.