Ký lệnh đặt hàng trực tuyến, trong vòng 2 phút

Khung pháp lý

Điều L441-1 Bộ luật thương mại

Mức độ ký

AES eIDAS được khuyến nghị

Lưu trữ pháp lý

10 năm bao gồm

Giấy phép mua hàng ký điện tử là gì?

Giấy phép mua hàng (BDC) là tài liệu mà người mua xác nhận đơn hàng với nhà cung cấp: tham chiếu sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, giá đơn vị, điều kiện giao hàng và thanh toán. Điều L441-1 của Bộ luật thương mại yêu cầu đề cập đến điều khoản bán hàng chung và Điều L123-22 buộc các nhà buôn bán phải lưu giữ BDC của họ trong 10 năm cho mục đích kiểm soát thuế. Chữ ký điện tử nâng cao (AES) có thời gian chính xác cho phát hành BDC với mức độ bằng chứng có thể tranh tụng tại tòa án thương mại. Điều 1366 của Bộ luật dân sự cấp cho tài liệu điện tử cùng hiệu lực chứng minh như tài liệu giấy — Certyneo đảm bảo xác định danh tính của người ký (OTP kênh kép) và tính toàn vẹn của tài liệu (dấu vân tay SHA-256 được tích hợp trong PDF).

Tại sao phải ký giấy phép mua hàng điện tử?

Ký giấy phép mua hàng trong 4 bước

Từ phát hành BDC đến lưu trữ có giá trị chứng minh, trong chưa đầy 5 phút.

1. 1. Tải lên BDC

   Tải PDF của bạn lên (BDC Sage, EBP, Cegid, Pennylane, hoặc mẫu Certyneo) hoặc bắt đầu từ một mẫu. Các đề cập bắt buộc: tham chiếu người mua, mô tả sản phẩm/dịch vụ, số lượng, giá không có thuế, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, nơi thực hiện.

2. 2. Thêm người ký và những người xác nhận

   Nhập tên và email của người ký mua hàng. Đối với các BDC cam kết số tiền cao, hãy thêm một người xác nhận (ban quản lý mua hàng, ban quản lý tài chính) là đồng ký. Mỗi bên nhận được một liên kết được bảo mật được cá nhân hóa.

3. 3. Chọn mức độ eIDAS

   Chữ ký nâng cao (AES) được khuyến nghị cho các BDC B2B: xác minh danh tính qua OTP SMS, chứng chỉ duy nhất cho mỗi người ký, dấu thời gian đủ tiêu chuẩn. Tuân thủ Điều 26 của quy định eIDAS. Chữ ký đơn giản (SES) vẫn có thể thực hiện được cho các BDC có số tiền rất nhỏ.

4. 4. Ký và lưu trữ

   Người mua (và những người xác nhận có thể) ký từ điện thoại hoặc máy tính của họ. BDC được xác nhận + PDF bằng chứng được lưu trữ 10 năm tự động, có thể truy cập bất kỳ lúc nào từ bảng điều khiển của bạn để kiểm soát thuế hoặc tranh chấp với nhà cung cấp.

Các câu hỏi thường gặp

Giấy phép mua hàng ký điện tử có ràng buộc người mua không?

Có. BDC là lời đề nghị mua cứng ngay khi được ký. Điều 1101 của Bộ luật dân sự mô tả nó là một thỏa thuận về ý chí tạo ra nghĩa vụ. Chữ ký điện tử nâng cao Certyneo chính thức xác định người ký (OTP kênh kép) và đảm bảo tính toàn vẹn của BDC như phát hành (dấu vân tay SHA-256 được tích hợp trong PDF). Có thể chấp nhận được tại tòa án thương mại trong trường hợp tranh chấp bởi nhà cung cấp.

Chọn mức độ ký nào: SES, AES hay QES?

Đối với BDC B2B cam kết trách nhiệm thương mại của công ty, chữ ký nâng cao (AES) là tiêu chuẩn chuyên nghiệp — xác minh danh tính qua OTP SMS, chứng chỉ duy nhất cho mỗi người ký, dấu thời gian đủ tiêu chuẩn. SES (chữ ký đơn giản) vẫn có thể thực hiện được cho các BDC có số tiền rất nhỏ. QES hiếm khi cần thiết cho các đơn hàng thương mại thông thường.

Cách quản lý BDC xác nhận đa lần (ban quản lý mua hàng + ban quản lý tài chính)?

Certyneo xử lý các chữ ký tuần tự hoặc song song một cách tự nhiên. Bạn cấu hình thứ tự (ví dụ: người mua đầu tiên, sau đó giám đốc mua hàng, sau đó giám đốc tài chính trên 50 k€), mỗi người xác nhận nhận được liên kết ở bước đúng, và bản ghi kiểm toán duy nhất theo dõi tất cả các chữ ký với các dấu thời gian riêng tương ứng.

Phải lưu giữ BDC bao lâu?

10 năm kể từ khi đóng năm tài chính, tuân thủ Điều L123-22 của Bộ luật thương mại. Certyneo lưu giữ BDC đã ký và bản ghi kiểm toán eIDAS của nó trong suốt khoảng thời gian này, miễn phí, với quyền truy cập ngay lập tức từ bảng điều khiển của bạn để ứng phó với kiểm soát thuế, kiểm soát Urssaf hoặc kiểm toán khách hàng lớn được thông báo.

BDC điện tử có đáp ứng yêu cầu về tài liệu viết cho hóa đơn L441-1 không?

Có. Điều 1366 của Bộ luật dân sự cấp cho tài liệu điện tử cùng hiệu lực chứng minh như tài liệu giấy. Chữ ký nâng cao (AES) Certyneo đáp ứng yêu cầu xác định danh tính của người ký được đặt ra bởi Điều 1367. Đối với hóa đơn, BDC đã ký điện tử là một tài liệu chứng minh có thể chấp nhận được theo Điều L441-1 của Bộ luật thương mại.

Có thể liên kết BDC với hóa đơn được phát hành sau không?

Có — dấu vân tay SHA-256 của BDC đã ký có thể được tham chiếu trong hóa đơn phát hành sau (số BDC + ngày phát hành có dấu thời gian). Khả năng truy tracing này giúp dễ dàng điều hòa nhà cung cấp và kiểm soát thuế, đặc biệt trong trường hợp tranh chấp về giá hoặc số lượng giao hàng.

Certyneo có tích hợp với ERP hoặc công cụ quản lý của tôi không?

Có, thông qua các kết nối gốc Zapier, Make và webhooks của chúng tôi. Bạn có thể tự động kích hoạt tạo phong bì Certyneo khi xác nhận BDC trong Sage, EBP, Cegid, Pennylane, SAP, hoặc bất kỳ ERP nào khác. API REST của chúng tôi được ghi chép trên certyneo.com/developers cho các tích hợp tùy chỉnh.

BDC ký điện tử có thể tranh tụng tại tòa án thương mại không?

Có — tư pháp Pháp công nhận chữ ký điện tử tuân thủ eIDAS một cách nhất trí. Sự suy định về độ tin cậy của Điều 1367 của Bộ luật dân sự làm cho chữ ký nâng cao (AES) có thể tranh tụng mà không cần trình bày bằng chứng bổ sung, với điều kiện là phải trình bầy bản ghi kiểm toán eIDAS trước tòa án (PDF bằng chứng được cung cấp tự động bởi Certyneo). Được công nhận bởi các tòa án thương mại Pháp cho các tranh chấp với nhà cung cấp.

Cũng nên đọc

• Signature électronique pour les équipes commerciales
• Bảng thuật ngữ — chữ ký nâng cao (AES)
• Bảng thuật ngữ — quy định eIDAS
• Bảng giá Certyneo
• Signer un devis en ligne