Chữ ký điện tử trong thủ tục thừa kế với công chứng viên: hướng dẫn 2026

Cái chết của một người thân yêu gây ra một loạt các thủ tục hành chính và pháp lý trong đó công chứng viên là trục tâm. Trong những năm gần đây, vấn đề chữ ký điện tử trong thừa kế kết tinh những câu hỏi chính đáng: có thể ký khai báo thừa kế trực tuyến không? Di chúc lưu giữ tại nhà có thể được phát triển không? Những nghĩa vụ nào nặng trên người thừa kế? Bài viết này làm rõ về hiệu lực pháp lý của chữ ký điện tử trong vấn đề thừa kế, các văn bản áp dụng và các thực hành tốt nhất cho năm 2026.

Phạm vi của chữ ký điện tử trong luật thừa kế

Luật thừa kế ở Pháp được mã hóa chủ yếu trong các điều 720 và sau đó của Bộ luật Dân sự. Nó được đặc trưng bởi hình thức khiến nó cung cấp, đặc biệt là đối với các hành động xác thực được công chứng viên soạn. Quá trình số hóa của lĩnh vực này đã tăng tốc kể từ Luật số 2000-230 ngày 13 tháng 3 năm 2000, đã đảm bảo tương đương giữa tài liệu điện tử và tài liệu giấy khi đáp ứng các điều kiện kỹ thuật và pháp lý nhất định.

Các hành động xác thực công chứng viên và chữ ký điện tử được công nhận

Kể từ Sắc lệnh số 2005-973 ngày 10 tháng 8 năm 2005 và đặc biệt là kể từ khi phổ biến Chữ ký điện tử thực (hành động xác thực điện tử) thông qua nền tảng REAL của Viện Quốc gia Công chứng, các công chứng viên có thể nhận các hành động xác thực dưới dạng điện tử. Chữ ký này phải bắt buộc là cấp độ được công nhận theo Quy định eIDAS số 910/2014: nó dựa trên một chứng chỉ được công nhận được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ tin cậy (TSP) trong danh sách tin cậy quốc gia (Danh sách Dịch vụ Tin cậy).

Trong thực tế, đối với khai báo thừa kế, văn bằng xác thực hoặc hành động chia sẻ, công chứng viên sử dụng chữ ký điện tử được công nhận chuyên nghiệp của mình, được cấp bởi Cơ quan Chứng thực Công chứng viên (ACN). Những người thừa kế, họ có thể áp dụng chữ ký điện tử nâng cao hoặc được công nhận tùy theo tính chất của hành động, với điều kiện là công chứng viên phê chuẩn thủ tục.

Di chúc và chữ ký điện tử: sự không tương thích về nguyên tắc

Câu hỏi về di chúc và chữ ký điện tử hiệu lực pháp lý đáng được trả lời rõ ràng: di chúc lưu giữ tại nhà không thể được ký điện tử. Điều 970 của Bộ luật Dân sự quy định rằng nó phải được viết hoàn toàn, có ngày tháng và ký bằng tay của người lập di chúc. Bất kỳ chữ ký số nào, thậm chí được công nhận, đều không đủ để xác thực di chúc lưu giữ tại nhà.

Di chúc xác thực (nhận từ công chứng viên trước các nhân chứng), ngược lại, có thể được soạn thảo dưới dạng điện tử kể từ năm 2005, công chứng viên áp dụng chữ ký được công nhận của mình. Nhưng người lập di chúc phải xuất hiện một cách vật lý tại nhà công chứng hoặc, kể từ cải cách năm 2020, sử dụng hội thảo trực tuyến công chứng viên trong các điều kiện được quy định bởi sắc lệnh số 2020-395 ngày 3 tháng 4 năm 2020.

Sự phân biệt cơ bản này giữa di chúc lưu giữ tại nhà và di chúc xác thực điều chỉnh toàn bộ suy nghĩ về phát triển thừa kế.

Các nghĩa vụ cụ thể của những người thừa kế trước quá trình số hóa

Các nghĩa vụ người thừa kế chữ ký điện tử được công bố trong nhiều giai đoạn của thủ tục thừa kế. Hiểu được các giai đoạn này cho phép dự báo các bước và tránh các khóa chặn hoạt động.

Khai báo thừa kế với cơ quan hành chính tài chính

Kể từ 1 tháng 1 năm 2022, khai báo thừa kế (mẫu 2705) có thể được gửi hoàn toàn trực tuyến thông qua tài khoản tài chính của công chứng viên trên impots.gouv.fr. Thủ tục này hiện là con đường ưa thích đối với những khoản thừa kế có tài sản thô vượt quá 50.000 €. Nó không yêu cầu chữ ký điện tử chính xác từ phía những người thừa kế, nhưng liên quan đến xác thực mạnh thông qua tài khoản chuyên nghiệp của công chứng viên.

Những người thừa kế, họ thường ký tờ ủy quyền được công chứng cho phép công chứng viên gửi khai báo nhân danh họ. Ủy quyền này có thể, theo công chứng viên, được truyền tải và ký điện tử bằng chữ ký nâng cao (cấp độ SCA — Chữ ký Tạo bằng chứng nâng cao), miễn là danh tính của người ký được xác minh bằng cơ chế thích hợp.

Hành động chia sẻ và giao thức giao dịch

Hành động chia sẻ thường là tài liệu phức tạp nhất của thừa kế. Khi thân thiện, nó phải được nhận dưới hình thức xác thực bởi công chứng viên nếu các bất động sản liên quan (điều 835 của Bộ luật Dân sự). Dưới dạng điện tử, nó có giá trị miễn là công chứng viên máy móc qua nền tảng REAL và mỗi người thừa kế ký bằng mức độ xác thực đủ.

Đối với các chia sẻ thuần túy động sản hoặc các giao thức giao dịch giữa những người thừa kế, chữ ký điện tử nâng cao — theo nghĩa của điều 26 của quy định eIDAS — có thể đủ, trong trường hợp không có hình thức xác thực bắt buộc. Để tìm hiểu thêm về các cấp độ chữ ký khác nhau, hãy tham khảo hướng dẫn hoàn chỉnh về chữ ký điện tử.

Xác minh danh tính: điểm cảnh báo quan trọng

Một trong những vấn đề chính của thừa kế di chúc chữ ký điện tử là xác minh danh tính của những người thừa kế. Một người thừa kế không thể được xác định một cách đáng tin cậy sẽ không thể ký điện tử một hành động xác thực. Những nhà cung cấp chữ ký được công nhận phải dựa vào quá trình đăng ký tuân thủ các yêu cầu của mức độ đảm bảo "cao" được xác định bởi quy định eIDAS 2.0 (nhập vào lực lệnh dần dần năm 2026), đòi hỏi xác minh mặt đối mặt hoặc tương đương sinh trắc học được chứng thực.

Certyneo tích hợp sâu các luồng xác minh danh tính tương thích với các yêu cầu này, điều bạn có thể so sánh với các giải pháp khác trên so sánh các giải pháp chữ ký điện tử.

Trường hợp đặc biệt: thừa kế quốc tế và cư trú ở nước ngoài

Với toàn cầu hóa, nhiều khoản thừa kế liên quan đến những người thừa kế cư trú ở nước ngoài. Quy định Châu Âu số 650/2012 ngày 4 tháng 7 năm 2012 (gọi là "Quy định Thừa kế") điều hòa các quy tắc thẩm quyền và luật áp dụng trong toàn bộ EU, nhưng không áp đặt định dạng cụ thể cho chữ ký.

Những người thừa kế cư trú trong Liên minh châu Âu

Kể từ khi quy định eIDAS có hiệu lực và phát triển của nó sang eIDAS 2.0, chữ ký được công nhận phát hành bởi các TSP của một quốc gia thành viên EU được công nhận ở tất cả các quốc gia thành viên khác. Một người thừa kế cư trú ở Đức hoặc Tây Ban Nha có thể ký một hành động công chứng viên Pháp từ xa, với điều kiện là nhà cung cấp chữ ký của họ được đưa vào danh sách Dịch vụ Tin cậy của quốc gia gốc của họ và công chứng viên Pháp chấp nhận chứng chỉ được công nhận nước ngoài này.

Khả năng tương tác xuyên biên giới này là một trong những đóng góp chính của eIDAS 2.0, chi tiết kỹ thuật của nó được trình bày trong hướng dẫn về quy định eIDAS 2.0.

Những người thừa kế cư trú bên ngoài EU

Đối với những người thừa kế được thiết lập bên ngoài Liên minh châu Âu (Hoa Kỳ, Canada, Maghreb, v.v.), không có công nhận tự động. Công chứng viên sẽ phải dùng ủy quyền được apostille hoặc hành động l领事, sau đó xác minh danh tính của người ký thông qua quá trình đăng ký từ xa. Một số công chứng viên dựa vào các nhà cung cấp bên thứ ba được công nhận cho việc xác định video (KYC từ xa), những sản phẩm tài liệu của nó sau đó được lưu trữ với giá trị chứng minh.

Thực hành tốt nhất cho văn phòng công chứng viên và gia đình năm 2026

Trưởng thành công nghệ của lĩnh vực công chứng viên đã tăng đáng kể kể từ năm 2020. Dưới đây là các khuyến nghị chính để bảo mật các thủ tục thừa kế phát triển.

Cho công chứng viên máy móc

• Sử dụng độc quyền nền tảng REAL của Viện Công chứng để những hành động xác thực điện tử: đó là thiết bị duy nhất được công nhận bởi Phòng Công chứng viên.
• Lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số hoàn chỉnh: dấu vết kiểm toán, tạp chí dấu thời gian được công nhận, báo cáo xác minh danh tính. Những yếu tố này cấu thành bằng chứng về tính toàn vẹn của quá trình trong trường hợp tranh chấp.
• Thông báo cho các bên về bản chất của chữ ký được sử dụng (nâng cao vs được công nhận) và những hàm ý chứng minh của nó.

Cho những người thừa kế và những lời khuyên của họ

• Yêu cầu trình độ của nhà cung cấp: một công chứng viên được trang bị tốt phải có thể sản xuất chứng chỉ được công nhận của TSP của họ và chứng minh sự hiện diện của nó trên danh sách tin cậy quốc gia.
• Lưu giữ xác nhận nhận được điện tử và tạp chí chữ ký: chúng sẽ cấu thành các yếu tố chứng minh trong trường hợp tranh chấp thừa kế.
• Dự báo các khoảng thời gian: xác minh danh tính từ xa có thể mất từ 24 đến 72 giờ tùy theo các nhà cung cấp. Trong thừa kế, các khoảng thời gian pháp lý (đặc biệt là khoảng thời gian 6 tháng cho khai báo tài chính) không chịu độ trễ kỹ thuật.

Các phòng luật muốn cấu trúc các dịch vụ chữ ký phát triển cho những khách hàng thừa kế của họ sẽ tìm thấy các tài nguyên chuyên dụng trên chữ ký điện tử cho các phòng luật.

Khung pháp lý áp dụng cho chữ ký điện tử trong vấn đề thừa kế

Hiệu lực pháp lý của chữ ký điện tử trong bối cảnh thừa kế dựa trên một tập hợp các văn bản cần được thành thạo một cách tỉnh táo.

Bộ luật Dân sự — điều 1366 và 1367 Điều 1366 đặt ra nguyên tắc tương đương giữa tài liệu điện tử và tài liệu giấy, với điều kiện là người từ đó nó phát hành có thể được xác định thích hợp và tài liệu được thiết lập và bảo tồn trong các điều kiện có tính chất đảm bảo tính toàn vẹn của nó. Điều 1367 làm rõ rằng chữ ký điện tử bao gồm việc sử dụng một quá trình xác định đáng tin cậy đảm bảo mối liên kết của nó với hành động mà nó gắn liền với nó. Sự đáng tin cậy được giả định khi chữ ký điện tử được tạo, danh tính của người ký được đảm bảo và tính toàn vẹn của hành động được đảm bảo, trong các điều kiện được xác định bởi sắc lệnh trong Hội đồng Nhà nước (sắc lệnh số 2017-1416 ngày 28 tháng 9 năm 2017).

Quy định eIDAS số 910/2014 và eIDAS 2.0 Quy định eIDAS thiết lập ba cấp độ chữ ký (đơn giản, nâng cao, được công nhận) và thiết lập sự công nhận lẫn nhau của chữ ký được công nhận trong toàn bộ EU. Chữ ký được công nhận hưởng lợi từ hiệu ứng pháp lý tương đương với chữ ký viết tay (điều 25 § 2 của eIDAS). Đối với các hành động xác thực công chứng viên, chỉ chữ ký được công nhận mới được chấp nhận. Quy định eIDAS 2.0 (nhập vào lực lệnh dần dần 2024-2026) tăng cường các yêu cầu xác định, đặc biệt là thông qua ví tiền điện tử danh tính kỹ thuật số châu Âu (EUDI Wallet).

Sắc lệnh số 2005-973 ngày 10 tháng 8 năm 2005 Văn bản sáng lập này cho phép công chứng viên soạn các hành động xác thực dưới dạng điện tử và áp dặt việc sử dụng chữ ký điện tử được công nhận được cấp bởi Cơ quan Chứng thực Công chứng viên (ACN), tổ chức được chứng thực bởi ANSSI với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ tin cậy được công nhận.

Tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 và EN 319 122 Những tiêu chuẩn châu Âu này xác định định dạng chữ ký nâng cao (XAdES, CAdES, PAdES) và các yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho chữ ký được công nhận. Định dạng PAdES (Chữ ký điện tử nâng cao PDF) là định dạng được sử dụng phổ biến nhất cho các hành động công chứng viên điện tử ở Pháp.

GDPR số 2016/679 Quá trình xử lý dữ liệu sinh trắc học và dữ liệu danh tính trong quá trình xác minh những người thừa kế cấu thành quá trình xử lý dữ liệu nhạy cảm. Phân tích tác động liên quan đến bảo vệ dữ liệu (AIPD) được yêu cầu cho các thiết bị xác minh danh tính từ xa. Dữ liệu phải được giảm thiểu, mã hóa và bảo tồn chỉ những lúc cần thiết cho bằng chứng về tính xác thực của chữ ký.

Rủi ro pháp lý chính Rủi ro chính là vô hiệu của hành động nếu mức độ chữ ký được sử dụng thấp hơn những gì pháp luật yêu cầu (ví dụ, chữ ký đơn giản được áp dụng cho hành động chia sẻ bất động sản). Trong vấn đề thừa kế, hành động vô hiệu có thể dẫn đến mở lại thừa kế, tranh chấp giữa những người thừa kế và sự từ chối các quyền sở hữu trên các tài sản được chuyển giao. Trách nhiệm dân sự chuyên nghiệp của công chứng viên có thể được thực hiện nếu không tuân thủ thiết bị chữ ký được sử dụng.

Tình huống sử dụng: chữ ký điện tử trong thực hành thừa kế

Tình huống 1 — Một văn phòng công chứng viên xử lý hàng trăm khoản thừa kế mỗi năm

Một văn phòng công chứng viên có quy mô trung bình, bao gồm mười công chứng viên liên kết và một trăm cộng tác viên, quản lý mỗi năm khoảng 400 hồ sơ thừa kế. Trước khi số hóa, việc thu thập chữ ký của những người thừa kế đại diện trung bình 3 đến 5 lần di chuyển vật lý trên mỗi hồ sơ, với thời gian chờ đợi có thể đạt 6 tuần cho các gia đình phân tán địa lý.

Sau khi triển khai một giải pháp chữ ký điện tử được công nhận tương thích với nền tảng REAL, văn phòng đã giảm thời gian thu thập chữ ký trung bình xuống 5 ngày làm việc đối với những hành động không yêu cầu so tài vật lý bắt buộc. Tỷ lệ hồ sơ bị chặn vì lý do chữ ký thiếu đã giảm khoảng 60%. Các gia đình có ít nhất một người thừa kế cư trú ở nước ngoài (đại diện gần 20% danh mục đầu tư) hiện được hưởng lợi từ một quy trình hoàn toàn phát triển cho các hành động xác thực và khai báo sứ mệnh.

Tình huống 2 — Một phòng luật chuyên về luật thừa kế tranh chấp

Một phòng luật gồm 8 cộng tác viên, chuyên về luật tài sản và thừa kế tranh chấp, đồng hành cùng các gia đình trong các thủ tục chia sẻ tài phán. Trong bối cảnh này, chữ ký của các giao thức giao dịch thân thiện và các công ước ủy quyền là một điểm nhấn chính: các bên thường trong xung đột và phân tán địa lý, làm cho các cuộc họp vật lý tốn kém và là nguồn căng thẳng.

Bằng cách áp dụng một giải pháp chữ ký điện tử nâng cao với dấu vết kiểm toán tăng cường, phòng đã có thể ký các giao thức chia sẻ động sản trong vòng chưa đầy 48 giờ, so với 2 đến 3 tuần trước đây. Dấu thời gian được công nhận và tạp chí kiểm toán có thể xuất khẩu đã tăng cường tính chặt chẽ chứng minh của các thỏa thuận, giảm rủi ro tranh chấp sau này trước thẩm phán. Tiết kiệm chi phí di chuyển và tái in được ước tính khoảng 15% chi phí hành chính hàng năm của bộ phận thừa kế.

Tình huống 3 — Một gia đình có những người thừa kế cư trú ở nhiều quốc gia EU

Một thừa kế mở ở Pháp liên quan đến bốn người thừa kế lần lượt cư trú ở Pháp, Bỉ, Hà Lan và Ý. Tài sản bao gồm một bất động sản và một số tài khoản ngân hàng. Sự cần thiết phải thu thập những chữ ký xác thực trong các khoảng thời gian giới hạn bởi cơ quan tài chính (6 tháng cho khai báo thừa kế) áp dặt một tổ chức chặt chẽ.

Nhờ khả năng tương tác eIDAS giữa các quốc gia thành viên, ba trong bốn người thừa kế đã có thể ký các ủy quyền và hành động xác thực từ xa thông qua chứng chỉ được công nhận quốc gia của họ tương ứng, được công nhận hoàn toàn bởi công chứng viên Pháp. Quá trình hoàn chỉnh — từ mở hồ sơ đến chữ ký cuối cùng — đã được hoàn thành trong 11 tuần, tốt hơn đáng kể so với khoảng thời gian pháp lý 6 tháng, tránh được bất kỳ hình phạt tài chính nào cho việc gửi muộn.

Kết luận

Chữ ký điện tử trong thừa kế là một thực tế pháp lý và hoạt động năm 2026, nhưng nó tuân theo các quy tắc nghiêm ngặt mà cả những người thừa kế lẫn các chuyên gia không thể phớt lờ. Các hành động xác thực công chứng viên yêu cầu chữ ký được công nhận tuân thủ eIDAS; di chúc lưu giữ tại nhà, họ vẫn còn là thứ bất khả thiếu viết tay. Xác minh danh tính của những người thừa kế, khả năng theo dõi các hoạt động và sự lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ tin cậy được công nhận là ba trụ cột của thủ tục phát triển an toàn.

Cho dù bạn là công chứng viên muốn hiện đại hóa văn phòng, luật sư đồng hành cùng các gia đình trong tranh chấp thừa kế, hoặc người thừa kế tìm cách hiểu quyền lợi của mình, Certyneo cung cấp cho bạn một giải pháp chữ ký điện tử được công nhận, tuân thủ eIDAS 2.0, với xác minh danh tính tích hợp. Yêu cầu bản demo trên certyneo.com/contact hoặc khám phá giá cả phù hợp với các chuyên gia pháp lý.