Signature électronique notaires : guide complet 2026

Chữ ký điện tử công chứng: hướng dẫn đầy đủ 2026

Ngành công chứng Pháp đang trải qua một quá trình chuyển đổi kỹ thuật số chưa từng có. Kể từ Sắc lệnh số 2005-759 ngày 4 tháng 7 năm 2005 và các nghị định thực hiện tiếp theo của nó, chữ ký điện tử đã dần dần trở thành một công cụ không thể thiếu trong các văn phòng công chứng. Đến năm 2026, hầu như toàn bộ các hành động xác thực điện tử (AAE) được ký từ xa, giảm đáng kể thời gian chờ và các ràng buộc logistical đối với các bên. Bài viết này giải thích chính xác cách sử dụng chữ ký điện tử ở các công chứng Pháp: những hành động nào được đề cập, những mức chữ ký nào áp dụng, thủ tục thực tế diễn ra như thế nào và chọn những công cụ nào để tuân thủ Quy định eIDAS và quy định công chứng.

Khung pháp lý cụ thể của chữ ký điện tử công chứng

Ngành công chứng không chỉ áp dụng luật chung về chữ ký điện tử. Nó có một khung ngoại lệ và gia tăng, xuất phát từ nhiều văn bản sáng lập mà trao cho hành động xác thực điện tử (AAE) cùng sức chứng thực như một hành động xác thực trên giấy.

Hành động xác thực điện tử (AAE): định nghĩa và phạm vi

AAE được định nghĩa bởi Nghị định số 2005-973 ngày 10 tháng 8 năm 2005, được sửa đổi bởi Nghị định số 2020-395 ngày 3 tháng 4 năm 2020 đã tổng quát hóa khả năng xuất hiện từ xa. Một hành động xác thực điện tử có cùng đặc điểm như một hành động trên giấy: nó được nhận bởi một viên chức công quyền có thẩm quyền, nó có giá trị chứng thực cho đến khi đăng ký giả mạo và nó có hiệu lực hành pháp của chính nó.

Để AAE hợp lệ, ba điều kiện tích lũy phải được đáp ứng:

• Công chứng phải sử dụng một chữ ký điện tử có đủ tiêu chuẩn (SEQ) theo Quy định eIDAS, mức cao nhất của phân cấp châu Âu;
• Hành động phải được lưu giữ trong một sổ tay trung ương điện tử, được quản lý bởi Quỹ Gửi tiền và Ký quỹ cho tài khoản của Hội đồng Tối cao Công chứng (CSN);
• Sự xuất hiện của các bên có thể là vật lý hoặc, kể từ năm 2020, hoàn toàn từ xa thông qua một xuất hiện từ xa điện tử an toàn (hệ thống ARDI).

Các công cụ được Hội đồng Tối cao Công chứng phê duyệt

CSN đóng một vai trò trung tâm trong quản trị kỹ thuật số của ngành. Nó đã phát triển và phê duyệt một số công cụ cụ thể:

• Real.not: nền tảng ký và quản lý các hành động xác thực điện tử, được tích hợp vào môi trường phần mềm của các văn phòng công chứng;
• Mạng riêng ảo của các Công chứng (RPVN): cơ sở hạ tầng an toàn mà tất cả các hành động và trao đổi nhạy cảm đi qua;
• ARDI (Hành động được Nhận từ Xa bằng Nước ngập): hệ thống xuất hiện từ xa thông qua hội nghị truyền hình an toàn, được tổng quát hóa kể từ sắc lệnh năm 2020.

Điều quan trọng là phải hiểu rằng các công chứng không thể sử dụng bất kỳ giải pháp chữ ký điện tử thương mại nào để ký AAE. Chỉ các công cụ được CSN phê duyệt, dựa trên các chứng chỉ có đủ tiêu chuẩn được cấp bởi một nhà cung cấp dịch vụ tin tưởng có đủ tiêu chuẩn (QTSP) được ANSSI tham khảo, mới có thể chấp nhận được cho các hành động xác thực.

Các loại hành động khác nhau và mức chữ ký áp dụng

Không phải tất cả các chữ ký thực hiện trong một văn phòng công chứng đều yêu cầu cùng một mức độ bảo mật. Sự phân biệt giữa các hành động xác thực và các hành động dưới ký tư nhân là cơ bản.

Các hành động xác thực điện tử: chữ ký có đủ tiêu chuẩn bắt buộc

Đối với AAE — bán lẻ bất động sản, tặng, di chúc công chứng, hợp đồng hôn nhân, khoản vay thế chấp — chữ ký điện tử có đủ tiêu chuẩn (SEQ) là bắt buộc. Chữ ký này dựa trên:

• Một chứng chỉ có đủ tiêu chuẩn được cấp sau khi xác minh danh tính face-to-face (hoặc qua video tuân thủ tiêu chuẩn ETSI EN 319 401);
• Một thiết bị tạo chữ ký an toàn có đủ tiêu chuẩn (QSCD), thường là ổ USB mật mã hoặc mô-đun HSM cloud;
• Một dấu thời gian có đủ tiêu chuẩn đảm bảo ngày chắc chắn của chữ ký.

Công chứng có một chứng chỉ chuyên nghiệp có đủ tiêu chuẩn, được cấp bởi nhà cung cấp tin tưởng của CSN. Khóa riêng liên quan không bao giờ có thể rời khỏi thiết bị an toàn, điều này đảm bảo tính toàn vẹn của hành động.

Các hành động dưới ký tư nhân được công chứng ký lại

Một số hành động, chẳng hạn như các thỏa thuận bán hàng, ủy quyền hoặc các hợp đồng thuê thương mại được ký lại, có thể sử dụng một chữ ký điện tử nâng cao (SEA), mức trung gian của Quy định eIDAS. Trong trường hợp này, các bên có thể ký từ khoảng không gian cá nhân an toàn của họ, thông qua một liên kết được gửi qua email, sau khi xác minh danh tính bằng OTP SMS hoặc bằng một quá trình xác minh tài liệu (IDnow, Ubble, v.v.).

Tính linh hoạt này cho phép công chứng đề xuất một quy trình khách hàng hoàn toàn dấu phẩy phây cho các hành động không yêu cầu mức độ có đủ tiêu chuẩn. Giá trị chứng thực ít hơn AAE, nhưng vẫn cao hơn một chữ ký viết tay quét.

Các tài liệu nội bộ và các hành động quản lý thường xuyên

Đối với thư từ, các ủy quyền đơn giản, các thỏa thuận phí dịch vụ hoặc các thư nhiệm vụ, một chữ ký điện tử đơn giản (SES) hoặc nâng cao thường là đủ. Các giải pháp SaaS tuân thủ eIDAS — như Certyneo, chuyên về chữ ký điện tử cho các công ty luật — cho phép tự động hóa các quy trình ký này mà không cần phải sử dụng cơ sở hạ tầng nặng của CSN.

Cách chữ ký điện tử ở công chứng diễn ra thực tế

Bước 1: chuẩn bị hành động và xác minh danh tính

Trước bất kỳ chữ ký nào, công chứng được bắt buộc phải xác minh danh tính của các bên. Trong bối cảnh xuất hiện từ xa qua ARDI, xác minh này diễn ra thông qua hội nghị truyền hình an toàn. Công chứng xác minh các tài liệu nhận dạng được trình bày trên máy ảnh theo thời gian thực và truy vấn các tệp FICOBA, FICOVIE hoặc FNIDL tùy theo bản chất của hành động. Bước này không thể thương lượng: công chứng chịu trách nhiệm cá nhân về danh tính của những người xuất hiện.

Bước 2: đọc và xác nhận hành động

Theo Điều 23 của Nghị định ngày 26 tháng 11 năm 1971 (được sửa đổi), công chứng phải đọc hành động cho các bên, thậm chí là từ xa. Trong bối cảnh điện tử, việc đọc này có thể xảy ra thông qua chia sẻ màn hình trong phiên ARDI. Mỗi bên có quyền truy cập an toàn vào tài liệu để tham khảo trước khi ký.

Bước 3: ký nhiều bên và lưu trữ

Khi hành động được đọc và phê duyệt, mỗi bên ký theo thứ tự được xác định bởi công chứng. Công chứng áp dụng ký của mình lần cuối cùng là chữ ký có đủ tiêu chuẩn, điều này trao cho hành động tính chất xác thực của nó. Hành động sau đó được tự động truyền đến sổ tay trung ương điện tử (MCE) được Quỹ Gửi tiền và Ký quỹ quản lý. Một bản sao có hiệu lực điện tử có thể được cấp ngay cho các bên liên quan.

Toàn bộ quá trình, từ thư triệu tập đến giao hàng các bản sao, giờ đây có thể được thực hiện trong chưa đến 48 giờ đối với các hành động đơn giản, so với một đến ba tuần ở định dạng giấy truyền thống. Đối với những văn phòng muốn tối ưu hóa quy trình ký của họ cho các hành động không xác thực, các công cụ như máy tính ROI của Certyneo cho phép đánh giá chính xác các lợi ích năng suất.

Những lợi ích có thể đo lường được cho các văn phòng công chứng

Giảm thời gian chờ và tăng năng suất

Sự tổng quát hóa AAE đã cho phép giảm đáng kể thời gian xử lý. Theo dữ liệu được công bố bởi Hội đồng Tối cao Công chứng trong báo cáo hàng năm 2024 của nó, hơn 85% bán lẻ bất động sản hiện nay tích hợp ít nhất một bước dấu phẩy phây, và 60% diễn ra hoàn toàn từ xa. Đối với một văn phòng xử lý 300 hành động mỗi năm, chuyển sang điện tử hoàn toàn đại diện cho tiết kiệm ước tính từ 15 đến 25% thời gian hành chính, tương đương với 0,5 đến 1 nhân viên toàn thời gian có thể được tái phân bổ cho các nhiệm vụ có giá trị gia tăng.

Bảo mật gia tăng và khả năng theo dõi hoàn chỉnh

Không giống như hành động trên giấy, AAE hưởng lợi từ khả năng theo dõi hoàn toàn: mỗi hành động được dấu thời gian, ghi nhật ký và có thể xác minh. Sổ tay trung ương điện tử đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu trong thời gian không giới hạn, không có rủi ro mất mát, hỏng hóc hoặc làm giả. Nhật ký kiểm toán được liên kết với mỗi hành động tạo thành bằng chứng không thể từ chối được trong trường hợp tranh chấp.

Khả năng tiếp cận địa lý và đưa vào các bên

Sự xuất hiện từ xa đã thay đổi sâu sắc mối quan hệ giữa các công chứng và khách hàng của họ. Một người cao tuổi hoặc có khả năng di chuyển hạn chế, một người lưu vong quản lý một di sản từ nước ngoài, hoặc thậm chí một người mua nước ngoài không nói tiếng Pháp có thể ký một hành động xác thực điện tử mà không phải di chuyển vật lý ở Pháp. Khả năng tiếp cận này tạo thành một lợi thế cạnh tranh lớn cho các văn phòng đã đầu tư vào những công cụ này. Đối với các văn phòng cũng quản lý các khía cạnh bất động sản phức tạp, giải pháp bất động sản chuyên dụng của Certyneo bổ sung hữu ích cho lời mời của CSN cho các hành động dưới ký tư nhân.

Di chuyển sang hoàn toàn điện tử: các điểm cần lưu ý

Đào tạo cộng sự và dẫn dắt thay đổi

Việc áp dụng chữ ký điện tử trong một văn phòng công chứng không giới hạn ở việc triển khai kỹ thuật. Nó ngụ ý một cải tổ các quy trình kinh doanh. Các cộng sự phải được đào tạo để sử dụng các công cụ (Real.not, ARDI), để quản lý các ngoại lệ (mất kết nối, từ chối ký từ xa) và đến các nghĩa vụ về đạo đức vẫn không thay đổi bất chấp dấu phẩy phây.

Quản lý quy trình hybrid

Trong một thời kỳ chuyển tiếp — có thể kéo dài nhiều năm đối với các văn phòng xử lý các hành động quốc tế hoặc liên quan đến các bên ít quen thuộc với kỹ thuật số — các văn phòng phải duy trì khả năng xử lý các hành động ở định dạng giấy. Quản lý các quy trình hybrid này đòi hỏi một tổ chức nghiêm ngặt để tránh bất kỳ sự nhầm lẫn nào giữa hai chuỗi xử lý. Các giải pháp có khả năng tương tác lẫn nhau, như những giải pháp được trình bày trong so sánh các giải pháp chữ ký điện tử, tạo điều kiện cho sự tồn tại cùng nhau này.

An ninh mạng và bảo vệ dữ liệu

Các văn phòng công chứng xử lý dữ liệu từ những dữ liệu nhạy cảm nhất: tài sản, di sản, tình huống gia đình. Quy định GDPR (n°2016/679) và Chỉ thị NIS2 áp dụng các nghĩa vụ gia tăng liên quan đến bảo vệ các hệ thống thông tin. Sử dụng RPVN và cơ sở hạ tầng của CSN cung cấp một mức độ bảo vệ cao, nhưng mỗi văn phòng vẫn chịu trách nhiệm đối với bảo mật của các trạm làm việc riêng của nó và chính sách mật khẩu của nó. Kiểm toán an ninh mạng hàng năm được đặc biệt khuyến cáo, đặc biệt là đối với các văn phòng đã di chuyển sang cloud.

Khung pháp lý áp dụng cho chữ ký điện tử công chứng

Tính hợp lệ pháp lý của chữ ký điện tử công chứng dựa trên một điều phối phức tạp giữa luật châu Âu, luật dân sự Pháp và luật công chứng cụ thể.

Quy định eIDAS n°910/2014 (và sửa đổi eIDAS 2.0 của nó đang được triển khai) tạo thành nền tảng châu Âu. Nó định nghĩa ba mức chữ ký điện tử (đơn giản, nâng cao, có đủ tiêu chuẩn) và thiết lập nguyên tắc không phân biệt: một tài liệu được ký điện tử không thể bị từ chối chỉ dựa trên cơ sở là nó ở dạng điện tử. Chữ ký có đủ tiêu chuẩn hưởng lợi từ một giả định pháp lý về độ tin cậy và tương đương pháp lý với chữ ký viết tay ở tất cả các quốc gia thành viên.

Các Điều 1366 và 1367 của Bộ luật Dân sự đặt nền tảng của luật chung: văn bản điện tử có cùng sức chứng thực như văn bản giấy với điều kiện là tác giả của nó có thể được dứt khoát xác định và tính toàn vẹn của tài liệu được đảm bảo. Điều 1367 làm rõ rằng độ tin cậy của quy trình được cho là, trừ khi có bằng chứng ngược lại, khi chữ ký điện tử có đủ tiêu chuẩn được sử dụng.

Sắc lệnh n°2005-759 ngày 4 tháng 7 năm 2005 đã giới thiệu hành động xác thực điện tử trong luật Pháp, sửa đổi Nghị định ngày 26 tháng 11 năm 1971 liên quan đến các hành động dân sự. Nghị định n°2005-973 ngày 10 tháng 8 năm 2005 đã xác định các phương thức kỹ thuật của nó, đặc biệt là nghĩa vụ sử dụng sổ tay trung ương điện tử.

Nghị định n°2020-395 ngày 3 tháng 4 năm 2020 là một bước quyết định trong việc tổng quát hóa sự xuất hiện từ xa của các bên đối với các hành động xác thực, một biện pháp ban đầu dự kiến nhất thời trong bối cảnh của cuộc khủng hoảng sức khỏe, sau đó được cố định bởi luật ASAP.

Các tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 (chữ ký XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) và ETSI EN 319 162 (ASiC) định nghĩa các định dạng kỹ thuật của chữ ký điện tử được công nhận trong bối cảnh eIDAS. AAE sử dụng chủ yếu định dạng PAdES (Chữ ký điện tử PDF nâng cao, ETSI EN 319 102) cho các tài liệu ở định dạng PDF.

GDPR n°2016/679 áp dụng cho công chứng, như nhà kiểm soát xử lý, để triển khai các biện pháp kỹ thuật và tổ chức thích hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân của các bên. Điều 32 của GDPR yêu cầu đặc biệt là mã hóa dữ liệu trong quá trình chuyển và khi bảo mật, một nghĩa vụ hoàn toàn được thỏa mãn bởi cơ sở hạ tầng RPVN.

Chỉ thị NIS2 (được chuyển vào luật Pháp bởi Luật n°2023-703 ngày 1 tháng 8 năm 2023) áp dụng cho các nhà khai thác các dịch vụ thiết yếu — loại mà một số nhà cung cấp dịch vụ tin tưởng can thiệp vào chuỗi công chứng — để khai báo các sự cố bảo mật đáng kể của họ cho ANSSI trong vòng 24 giờ.

Bất kỳ sự vi phạm nào đối với những nghĩa vụ này có thể làm cho công chứng phải chịu các hình phạt kỷ luật được các Phòng Công chứng tuyên bố, cũng như các hình phạt dân sự và hình sự có thể lên đến sự vô hiệu hóa của hành động.

Các kịch bản sử dụng cụ thể

Kịch bản 1: một văn phòng công chứng có quy mô trung bình xử lý di sản quốc tế

Một văn phòng công chứng có khoảng mười cộng sự, chuyên về luật tài sản và luật quốc tế riêng, quản lý từ 80 đến 120 di sản mỗi năm liên quan đến những người thừa kế cư trú ngoài Pháp (Liên minh Châu Âu, Bắc Mỹ, Châu Phi nói tiếng Pháp). Trước khi triển khai xuất hiện từ xa qua ARDI, mỗi chữ ký của hành động công chứng hoặc tuyên bố di sản cần một chuyến đi vật lý hoặc thiết lập ủy quyền công chứng ở các quốc gia liên quan — một thủ tục có thể mất từ 4 đến 8 tuần và tạo ra chi phí đáng kể cho các gia đình.

Kể từ khi triển khai hoàn chỉnh thiết bị AAE từ xa, văn phòng này đã giảm thời gian xử lý trung bình của di sản xuyên biên giới 65%, giảm từ trung bình 11 tuần xuống dưới 4 tuần. Sự hài lòng của khách hàng đã tăng đáng chú ý, và văn phòng đã có thể hấp thụ sự tăng 20% khối lượng hành động của nó mà không phải thuê thêm cộng sự.

Kịch bản 2: một nhà phát triển bất động sản khu vực quản lý bán hàng ở trạng thái hoàn thành trong tương lai (VEFA)

Một nhà phát triển bất động sản thực hiện từ 150 đến 200 bán hàng VEFA mỗi năm làm việc với ba văn phòng công chứng đối tác. Sự đa dạng của các bên can thiệp (người mua, nhà phát triển, ngân hàng, người bảo lãnh) làm cho điều phối các chữ ký đặc biệt phức tạp ở định dạng giấy, cần tổ chức các cuộc hẹn thường được hoãn lại và quản lý nhiều lần quay lại của tài liệu.

Sau khi áp dụng chung chữ ký điện tử cho các hợp đồng trước (dưới ký tư nhân với mức nâng cao) và các hành động xác định (AAE với mức có đủ tiêu chuẩn), chu kỳ bán hàng trung bình đã được giảm 3 tuần. Các sự cố liên quan đến các lỗi hoặc quên ký đã giảm 90%, và các đội công chứng đã tiết kiệm khoảng 25% thời gian dành cho việc theo dõi các bên. Đối với các hành động dưới ký tư nhân, các văn phòng sử dụng một giải pháp ký B2B tuân thủ eIDAS, cho phép những người mua ký từ điện thoại thông minh của họ trong chưa đến 5 phút.

Kịch bản 3: một văn phòng công chứng nông thôn đi kèm với khách hàng cao tuổi ít quen thuộc với kỹ thuật số

Một văn phòng công chứng nông thôn phục vụ một lãnh thổ không dày đặc phải đối mặt với một thách thức cụ thể: một phần đáng kể khách hàng của nó, được thành lập bởi những người trên 70 tuổi, ít quen thuộc với các công cụ kỹ thuật số. Tuy nhiên, khoảng cách địa lý (một số khách hàng sống cách văn phòng hơn 45 phút) làm cho các chuyến đi trở nên khó khăn, đặc biệt là đối với các hành động đơn giản như tặng quà giữa vợ chồng hoặc ủy quyền.

Văn phòng đã thiết lập một thiết bị hỗ trợ hybrid: một cộng sự đến nhà kh