Chữ ký điện tử trong tài chính: tuân thủ năm 2026

Giới thiệu

Lĩnh vực tài chính là một trong những môi trường được quản lý chặt chẽ nhất trên thế giới, và quá trình tài liệu hóa điện tử không ngoại lệ. Vào năm 2026, chữ ký điện tử trong lĩnh vực tài chính và tuân thủ quy định là không thể tách rời: giữa quy định eIDAS được cải tổ, quy định DORA có hiệu lực từ tháng 1 năm 2025, RGPD và các yêu cầu của ACPR, các tổ chức ngân hàng, công ty quản lý tài sản, các hãng bảo hiểm và fintechs phải điều hướng trong một khuôn khổ chuẩn mực dày đặc. Bài viết này hướng dẫn bạn qua các nghĩa vụ hiện hành, mức độ chữ ký yêu cầu theo các hành động và các thực tiễn tốt nhất để triển khai một giải pháp tuân thủ mà không hy sinh tính linh hoạt của các hoạt động.

---

Tại sao chữ ký điện tử là chiến lược đối với tài chính

Các tổ chức tài chính tạo ra khối lượng tài liệu đáng kể: hợp đồng mở tài khoản, giấy ủy quyền quản lý, thỏa thuận tín dụng, bổ sung lợi ích, phiếu đăng ký, hành động thế chấp. Theo công ty tư vấn McKinsey, tài liệu hóa hoàn toàn các quy trình tài liệu trong lĩnh vực tài chính có thể giảm chi phí hoạt động từ 20 đến 35% và giảm thời gian xử lý hồ sơ xuống một phần tư.

Nhưng ngoài lợi ích năng suất, chữ ký điện tử đáp ứng các bắt buộc quy định cụ thể của lĩnh vực:

• Khả năng truy cập của các cam kết: bài viết L. 533-11 của Bộ luật tiền tệ và tài chính yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ đầu tư bảo lưu tất cả tài liệu hợp đồng một cách toàn vẹn và có thể truy cập được.
• Xác định khách hàng (KYC): các yêu cầu chống rửa tiền (chỉ thị lần thứ 5 AML, được chuyển giao theo sắc lệnh 2020-1342) yêu cầu xác minh mạnh mẽ danh tính của người ký.
• Lưu trữ bằng chứng: bảo quản các tài liệu được ký có giá trị pháp lý phải tuân theo các tiêu chuẩn NF Z 42-013 và các yêu cầu của ACPR về thời gian lưu giữ.

Để hiểu rõ hơn về các nền tảng của giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, điều cần thiết là phân biệt ba cấp độ được xác định bởi eIDAS trước khi áp dụng giải pháp đúng cho mỗi hành động.

Ba mức độ chữ ký theo eIDAS trong tài chính

Quy định eIDAS n°910/2014 (và sự phát triển của nó eIDAS 2.0, được triển khai dần kể từ năm 2024) phân biệt ba mức độ chữ ký điện tử, có mức độ phù hợp khác nhau tùy theo bản chất pháp lý của hành động tài chính:

1. Chữ ký điện tử đơn giản (SES): phù hợp với các tài liệu quản lý thường xuyên, xác nhận nhận được, thư khách hàng hoặc biểu mẫu nội bộ có rủi ro thấp. Nó không đảm bảo danh tính của người ký với mức độ bảo đảm cao.

2. Chữ ký điện tử nâng cao (SEA): yêu cầu liên kết duy nhất với người ký, xác định người này và phát hiện bất kỳ sửa đổi tiếp theo nào. Nó phù hợp với các yêu cầu SEPA, các thỏa thuận tài khoản, các hợp đồng cho vay cá nhân tiêu chuẩn.

3. Chữ ký điện tử được chứng thực (SEQ): dựa trên chứng chỉ được chứng thực được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ đáng tin cậy (TSP) được công nhân trên danh sách đáng tin cậy của Châu Âu (Trusted List). Chỉ SEQ mới có giá trị tương tự như chữ ký viết tay theo luật pháp của Liên minh. SEQ là không thể thiếu đối với các hành động được công chứng dài dạng, thế chấp hoặc một số bảo lãnh ngân hàng nhất định.

Để có phân tích chuyên sâu về các yêu cầu eIDAS 2.0 áp dụng cho lĩnh vực của bạn, hãy tham khảo hướng dẫn đầy đủ về quy định eIDAS.

---

DORA và tác động đến quản lý tài liệu kỹ thuật số

Quy định DORA (Đạo luật về khả năng phục hồi hoạt động kỹ thuật số, UE 2022/2554), có hiệu lực từ ngày 17 tháng 1 năm 2025, giới thiệu một khuôn khổ chưa từng có cho khả năng phục hồi hoạt động kỹ thuật số của các tổ chức tài chính. Nó áp dụng cho các ngân hàng, công ty bảo hiểm, công ty quản lý, các đối tác trung tâm, nền tảng giao dịch và nhà cung cấp dịch vụ mật mã.

DORA yêu cầu cụ thể gì

DORA không nhắm trực tiếp đến chữ ký điện tử, nhưng các quy định của nó có những hàm ý trực tiếp về lựa chọn và kiểm toán các giải pháp chữ ký được các nhân viên tài chính sử dụng:

• Bài viết 28 DORA: các tổ chức tài chính phải ký hợp đồng với các nhà cung cấp TIC (trong đó các chỉnh sửa của chữ ký điện tử) để đảm bảo rằng những công ty này tuân thủ mức độ dịch vụ, bảo mật và tính liên tục được định nghĩa. Các hợp đồng với các nhà cung cấp quan trọng phải bao gồm các điều khoản về khả năng hoàn nguyên và kiểm toán.
• Bài viết 30 DORA: quyền kiểm toán của các cơ quan có thẩm quyền phải được đảm bảo theo hợp đồng với các nhà cung cấp bên thứ ba.
• Quản lý rủi ro ICT (bài viết 5 đến 15): quá trình chữ ký điện tử phải được lập bản đồ như một chức năng quan trọng hoặc quan trọng, với kế hoạch liên tục được liên kết.

Cụ thể, một tổ chức ngân hàng sử dụng giải pháp chữ ký điện tử SaaS phải đảm bảo rằng nhà cung cấp của nó có thể cung cấp các báo cáo kiểm toán, đảm bảo tính khả dụng cao hơn 99,9% và tuân thủ các yêu cầu về vị trí dữ liệu (data residency trong EU).

Sự liên kết DORA / eIDAS / RGPD

Ba quy định này chồng lên nhau mà không mâu thuẫn:

• eIDAS xác định giá trị pháp lý của chữ ký và các yêu cầu kỹ thuật của TSP.
• DORA áp đặt khả năng phục hồi và quản lý rủi ro liên quan đến các nhà cung cấp kỹ thuật số.
• RGPD bảo vệ dữ liệu cá nhân được xử lý trong quá trình chữ ký (danh tính, địa chỉ IP, sinh trắc học hành vi cho xác thực).

Sự liên kết của ba khung này yêu cầu các nhân viên tuân thủ và các CTO thực hiện do diligence sâu sắc khi lựa chọn giải pháp của họ. So sánh các giải pháp chữ ký điện tử của chúng tôi có thể giúp bạn đánh giá các tiêu chí liên quan cho lĩnh vực tài chính.

---

Các yêu cầu của lĩnh vực cụ thể: ACPR, AMF và chỉ thị MIF II

Ngoài cơ sở của Châu Âu, các nhân viên tài chính Pháp phải tuân thủ các yêu cầu của lĩnh vực do các nhà quản lý quốc gia và Châu Âu phát hành.

Vị trí của ACPR về tài liệu hóa

Cơ quan Kiểm soát Thận trọng và Giải quyết (ACPR) đã làm rõ trong một số khuyến nghị (đặc biệt là vị trí 2013-P-02 về tiếp thị bằng phương tiện điện tử và các sửa đổi tiếp theo của nó) rằng chữ ký điện tử các hợp đồng bảo hiểm nhân thọ, lợi ích hoặc bancassurance phải:

• Được liên kết với một quy trình xác minh danh tính phù hợp với sắc lệnh 2017-1416 liên quan đến chữ ký điện tử.
• Được đi kèm với thông tin tiền hợp đồng được tài liệu hóa được cung cấp trước khi ký.
• Được bảo quản trong một hệ thống lưu trữ an toàn trong thời gian tối thiểu 10 năm sau khi hợp đồng kết thúc.

MIF II và tài liệu về các yêu cầu ủy quyền

Chỉ thị MIF II (2014/65/UE, được chuyển giao theo luật pháp Pháp) yêu cầu các công ty quản lý và cố vấn đầu tư phải tài liệu hóa hoàn toàn mối quan hệ khách hàng. Chữ ký điện tử các yêu cầu ủy quyền, câu hỏi hồ sơ MIF và thư thông tin về rủi ro phải cung cấp dấu vết kiểm toán hoàn chỉnh: dấu thời gian được chứng thực, danh tính của người ký, toàn vẹn tài liệu.

Dấu thời gian điện tử được chứng thực là một bổ sung không thể thiếu cho chữ ký trong bối cảnh này: nó thiết lập bằng chứng không thể tranh cãi về ngày và giờ ký, điều cần thiết trong trường hợp tranh chấp về mức độ ưu tiên của một cam kết.

Chống rửa tiền và xác minh danh tính

Chỉ thị lần thứ 6 AML (AMLD6), được yêu cầu chuyển giao theo luật pháp Pháp trước giữa năm 2025, tăng cường các nghĩa vụ sơ cấp. Việc sử dụng chữ ký điện tử trong hành trình KYC hoàn toàn được tài liệu hóa hiện là có thể dưới các điều kiện:

• Sử dụng mức độ bảo đảm cao (LoA High) cho việc xác định, tuân thủ khung tham chiếu eIDAS 2.0.
• Xác minh tính xác thực của tài liệu nhận dạng bởi nhà cung cấp được công nhân (công nhận công nghệ AI cho xác minh tài liệu trong khung của Quy định Đạo luật AI).
• Lưu giữ các bằng chứng nhận dạng trong thời gian cần thiết theo pháp luật (5 năm sau khi kết thúc mối quan hệ kinh doanh).

---

Triển khai giải pháp chữ ký điện tử tuân thủ trong tài chính: hướng dẫn thực tiễn

Việc triển khai một giải pháp chữ ký điện tử trong một tổ chức tài chính phải tuân theo phương pháp luận có cấu trúc để đảm bảo tuân thủ, bảo mật và áp dụng người dùng.

Bước 1 — Lập bản đồ các luồng tài liệu và xác định các mức độ yêu cầu

Bắt đầu bằng kiểm toán các quy trình tài liệu hiện có. Phân loại từng loại tài liệu theo ba trục: rủi ro pháp lý, yêu cầu quy định và tần suất. Ma trận tính quan trọng này sẽ cho phép bạn cấp phát mức độ chữ ký thích hợp (đơn giản, nâng cao hoặc được chứng thực) cho mỗi luồng, tránh được quá chế tạo chi phí hoặc thiếu bảo mật rủi ro.

Bước 2 — Chọn nhà cung cấp được chứng thực DORA tương thích

Nhà cung cấp của bạn phải xuất hiện trên danh sách đáng tin cậy của Châu Âu (cho SEQ), có chứng chỉ ISO 27001 và cơ sở hạ tầng được lưu trữ trong Liên minh Châu Âu. Nó cũng phải có khả năng cung cấp báo cáo SOC 2 Loại II hoặc tương đương để đáp ứng các yêu cầu kiểm toán DORA. Các điều khoản hợp đồng phải rõ ràng quy định quyền kiểm toán, SLA khả dụng và phương thức khả năng hoàn nguyên.

Bước 3 — Tích hợp chữ ký vào các hành trình khách hàng kỹ thuật số

Trải nghiệm người dùng là một yếu tố chính của việc áp dụng. Một giải pháp chữ ký được tích hợp tốt thông qua API REST trong CRM, công cụ quản lý danh mục hoặc nền tảng đăng ký của bạn giảm ma sát và hạn chế sự từ bỏ. Đối với các tổ chức di chuyển từ giải pháp hiện có, cung cấp di chuyển sang Certyneo cho phép chuyển đổi mà không gián đoạn luồng công việc hoạt động.

Bước 4 — Thiết lập lưu trữ bằng chứng

Chữ ký một mình là không đủ: tập hợp bằng chứng (nhật ký kiểm toán, chứng chỉ chữ ký, dấu thời gian, bằng chứng danh tính) phải được lưu trữ trong hệ thống tuân thủ tiêu chuẩn NF Z 42-013 và tiêu chuẩn ETSI EN 319 162 cho các dịch vụ lưu trữ được chứng thực. Lưu trữ này phải có thể truy cập và có thể đọc được trong toàn bộ thời gian lưu giữ pháp lý hiện hành cho từng danh mục tài liệu.

Khung pháp lý áp dụng cho chữ ký điện tử trong lĩnh vực tài chính

Các văn bản sáng lập Châu Âu

Quy định eIDAS n°910/2014 (và sự phát triển của nó eIDAS 2.0 thông qua quy định EU 2024/1183): văn bản này là nền tảng của chữ ký điện tử ở Châu Âu. Nó xác định ba mức độ chữ ký (đơn giản, nâng cao, được chứng thực), thiết lập chế độ công nhận lẫn nhau của các nhà cung cấp đáng tin cậy được chứng thực (TSP) và đặt nguyên tắc tương đương của chữ ký được chứng thực với chữ ký viết tay. Bài viết 25 của nó quy định rằng chữ ký điện tử được chứng thực có giá trị pháp lý tương tự như chữ ký viết tay.

Bộ luật dân sự, bài viết 1366 và 1367: bài viết 1366 công nhận giá trị pháp lý của bản viết điện tử với điều kiện rằng tác giả của nó được xác định đúng cách và toàn vẹn tài liệu được đảm bảo. Bài viết 1367 xác định các điều kiện có hiệu lực của chữ ký điện tử theo luật pháp Pháp, tham chiếu sắc lệnh 2017-1416 cho các phương thức kỹ thuật.

Sắc lệnh n°2017-1416 của 28 tháng 9 năm 2017: văn bản này làm rõ các yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho chữ ký điện tử ở Pháp, phù hợp với eIDAS. Nó thiết lập một giả định về độ tin cậy cho các chữ ký dựa trên một thiết bị tạo chữ ký được chứng thực.

Quy định tài chính ngành

Quy định DORA (UE 2022/2554): có hiệu lực từ ngày 17 tháng 1 năm 2025, nó áp đặt các tổ chức tài chính một quản lý chặt chẽ các rủi ro liên quan đến nhà cung cấp dịch vụ TIC, bao gồm các nhà cung cấp giải pháp chữ ký điện tử. Các bài viết 28 đến 30 xác định các yêu cầu hợp đồng tối thiểu đối với các nhà cung cấp bên thứ ba quan trọng.

Bộ luật tiền tệ và tài chính, bài viết L. 533-11: áp đặt các nhà cung cấp dịch vụ đầu tư bảo lưu tất cả tài liệu hợp đồng trong các điều kiện cho phép tái tạo các trao đổi và cam kết.

Chỉ thị MIF II (2014/65/UE) và các hành động được phó thác của nó: yêu cầu tài liệu hóa hoàn chỉnh và có thể truy cập được mối quan hệ khách hàng, đặc biệt là đối với các yêu cầu quản lý và đánh giá tính phù hợp.

Chỉ thị lần thứ 5 và 6 AML (được chuyển giao theo sắc lệnh 2020-1342 và các văn bản áp dụng của nó): tăng cường các nghĩa vụ xác minh danh tính trong các hành trình được tài liệu hóa.

Tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành

• ETSI EN 319 132: tiêu chuẩn kỹ thuật cho các định dạng chữ ký điện tử nâng cao (XAdES, CAdES, PAdES).
• ETSI EN 319 162: liên quan đến các dịch vụ lưu trữ điện tử được chứng thực.
• NF Z 42-013: tiêu chuẩn Pháp trên các hệ thống lưu trữ điện tử có giá trị bằng chứng.
• ISO 27001: chứng chỉ tham chiếu về bảo mật thông tin cho các nhà cung cấp.

Rủi ro pháp lý trong trường hợp không tuân thủ

Một tổ chức tài chính sử dụng chữ ký điện tử không phù hợp (mức độ bảo mật không đủ liên quan đến hành động được ký) có nguy cơ chịu một số rủi ro: vô hiệu của hợp đồng hoặc tính không áp dụng của chữ ký trong trường hợp tranh chấp, các hình phạt hành chính của ACPR hoặc AMF có thể lên đến hàng triệu euro, cam kết trách nhiệm dân sự của tổ chức và mất danh tiếng thương mại. Tuân thủ RGPD cũng phải được đảm bảo: xử lý dữ liệu sinh trắc học hoặc danh tính trong khung KYC được tài liệu hóa yêu cầu một cơ sở pháp lý rõ ràng và phân tích tác động (AIPD) trước đó.

Các tình huống sử dụng cụ thể trong lĩnh vực tài chính

Tình huống 1 — Đăng ký các hợp đồng bảo hiểm nhân thọ trong mạng ngân hàng

Một mạng lưới ngân hàng bảo hiểm xử lý khoảng 15.000 đơn đăng ký bảo hiểm nhân thọ mỗi năm đã tài liệu hóa toàn bộ hành trình chữ ký khách hàng của mình. Trước đây, mỗi hồ sơ cần một trao đổi bưu điện chiều và thời gian chờ trung bình 8 đến 12 ngày làm việc trước khi thu thập chữ ký của khách hàng. Sau khi triển khai giải pháp chữ ký điện tử nâng cao được tích hợp trong CRM của các cố vấn, với việc gửi OTP (Mật mã Một lần) trên điện thoại di động của khách hàng để xác thực tăng cường, thời gian chữ ký đã được giảm xuống dưới 24 giờ trong 87% trường hợp. Tỷ lệ từ bỏ đăng ký giảm 23% và chi phí in, bưu điện và quản lý kho lưu trữ vật lý đã giảm khoảng 65%. Tập hợp bằng chứng (chứng chỉ chữ ký, dấu thời gian, nhật ký kiểm toán) được tự động lưu trữ trong một hộc chứng tài liệu kỹ thuật số tuân thủ NF Z 42-013 trong 10 năm sau khi hợp đồng kết thúc, tuân thủ các yêu cầu của ACPR.

Tình huống 2 — Yêu cầu ủy quyền quản lý và tài liệu MIF II trong công ty quản lý

Một công ty quản lý danh mục quản lý danh mục khách hàng riêng tư khoảng 800 khách hàng phải gia hạn hàng năm các yêu cầu quản lý, câu hỏi hồ sơ MIF và thư thông tin về rủi ro. Quy trình này trước đây đại diện cho một gánh nặng hành chính 3 đến 4 tuần người mỗi năm, với sự theo dõi thủ công của các lần nhắc lại và rủi ro cao là các yêu cầu không được ký đúng thời hạn. Sau khi tích hợp giải pháp chữ ký điện tử nâng cao thông qua API vào hệ thống quản lý danh mục của họ, với luồng công việc tự động nhắc lại và bảng điều khiển theo dõi thời gian thực, công ty đã giảm chu kỳ gia hạn từ 28 ngày xuống 4 ngày trung bình. Tỷ lệ hoàn thành yêu cầu trước ngày hạn chót quy định tăng từ 74% lên 98%. Lưu trữ tự động các tập hợp được ký có dấu thời gian được chứng thực cung cấp một dấu vết kiểm toán hoàn chỉnh trong trường hợp kiểm toán AMF, không cần thao tác thủ công bổ sung.

Tình huống 3 — Hành trình KYC hoàn toàn được tài liệu hóa trong một công ty tài chính cho vay trực tuyến

Một công ty tài chính chuyên cho vay tiêu dùng trực tuyến đã thiết kế một hành trình quan hệ vào 100% kỹ thuật số, từ xác minh danh tính (quét tài liệu nhận dạng + xác minh sinh trắc học bằng phát hiện tính sống) cho đến chữ ký của đề nghị vay. Sự lựa chọn chữ ký điện tử nâng cao với xác định tăng cường (tuân thủ mức độ bảo đảm quan trọng của eIDAS) đã cho phép đáp