Déclaration de dépenses remboursement nhân viên 2026

Quản lý hoàn nhập chi phí: Vấn đề hàng ngày của các đội nhân sự và tài chính

Quản lý những khoản chi phí đại diện một thách thức hàng ngày cho tất cả các đội nhân sự và tài chính: theo một nghiên cứu của GBTA (Global Business Travel Association) năm 2024, xử lý thủ công một báo cáo chi phí duy nhất chi phí trung bình 52 € cho công ty, giữa việc thu thập chứng minh, xác thực phân cấp và hạch toán. Tuy nhiên, nhiều công ty tiếp tục hoạt động mà không có quy trình chính thức hay công cụ thích hợp, làm lộ ra những rủi ro về những bất cập từ URSSAF, những tranh cãi với nhân viên và những rủi ro gian lận nội bộ. Hướng dẫn thực tế này chi tiết những quy tắc áp dụng vào năm 2026: những mức tối đa chính thức, những tài liệu chứng minh bắt buộc, những quy trình xác thực và công cụ số để đảm bảo độ tin cậy cho toàn bộ chuỗi hoạt động.

Hiểu những nền tảng cơ bản của hoàn nhập chi phí chuyên môn

Định nghĩa pháp lý và phân biệt với lương

Hoàn nhập chi phí chuyên môn không phải là lương: đó là sự phục hồi cho một nhân viên những chi phí được thực hiện vì lợi ích của công ty, trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động của họ. Sự phân biệt này là cơ bản: nếu được phân loại đúng cách, những khoản tiền này được miễn khỏi đóng góp xã hội (Điều L. 242-1 của Bộ luật An toàn xã hội), với điều kiện tuân thủ những mức tối đa và chứng minh được đặt ra bởi URSSAF.

Hai hệ độc lập:

• Hoàn nhập chi phí thực tế: người sử dụng lao động hoàn nhập những chi phí thực sự được phát sinh, dựa trên chứng minh.
• Những khoản trợ cấp lump-sum: người sử dụng lao động trả những khoản trợ cấp cố định, được giả định miễn khỏi trong giới hạn của những mức tối đa URSSAF. Ngoài phạm vi đó, phần vượt quá được tính vào đóng góp, trừ khi chứng minh rằng chi phí thực tế đã được hỗ trợ.

Phạm vi ứng dụng: những chi phí nào được quyền bù lại?

URSSAF phân biệt một số loại chi phí chuyên môn được hoàn nhập:

• Chi phí di chuyển: vận tải (tàu, máy bay, taxi, xe cá nhân), lưu trú, bữa ăn trong quá trình di chuyển chuyên môn.
• Chi phí cư trú kép: dành cho những nhân viên bị ép buộc duy trì hai nhà ở.
• Chi phí làm việc từ xa: trợ cấp lump-sum hoặc hoàn nhập chi phí thực tế liên quan đến làm việc tại nhà.
• Chi phí bữa ăn tại văn phòng hoặc công trường: khoản trợ cấp bữa ăn theo tính chất hoạt động.
• Di chuyển lớn: hệ thống đặc biệt dành cho những di chuyển hơn 50 km từ nhà ở và hơn 1h30 của vận tải.

Những chi phí gọi là "hỗn hợp" (sử dụng chuyên môn và cá nhân trộn lẫn) phải được tách riêng một cách chặt chẽ, nếu không sẽ mất tính cách.

Mức tối đa URSSAF năm 2026: những giới hạn miễn khỏi cần biết

Khoản bù lại dựa trên số km

Những khoản bù lại dựa trên số km (IK) tạo nên phần được kiểm tra thường xuyên nhất. Dành cho năm 2026, mức tiêu chuẩn tài chính của Cơ quan quản lý (xuất bản bằng sắc lệnh trong Thông báo chính thức các Tài chính Công) phục vụ như là một tham chiếu URSSAF. Nguyên tắc: nếu người sử dụng lao động bù lại trong giới hạn của mức tiêu chuẩn tài chính, những khoản tiền được miễn khỏi đóng góp xã hội mà không cần chứng minh chi phí thực tế.

Như một hướng dẫn, dành cho một chiếc xe của 5 CV:

• Cho đến 5 000 km: 0,548 €/km
• Từ 5 001 đến 20 000 km: 0,309 €/km + 1 272 €
• Vượt quá 20 000 km: 0,364 €/km

(Những con số này được đưa ra như một hướng dẫn dựa trên mức tiêu chuẩn 2025 được sửa đổi; xác minh cập nhật chính thức trong BOFiP ngay khi sắc lệnh 2026 được công bố.)

Nhân viên phải giữ một sơ lược di chuyển chỉ rõ ngày tháng, hành trình từ gốc đến đích, động lực chuyên môn và khoảng cách được đi du lịch. Nếu không có sơ lược này, URSSAF có thể phân loại lại IK thành một lợi thế tự nhiên.

Khoản bù lại bữa ăn

Dành cho năm 2026, những giới hạn miễn khỏi của những khoản bù lại bữa ăn được xác định như sau (sắc lệnh ngày 26 tháng 5 năm 2020, được cập nhật hàng năm):

| Tình huống | Giới hạn miễn khỏi 2026 | |---|---| | Bữa ăn trong quá trình di chuyển ngoài nhà ở > 3h | 10,10 € | | Nhà hàng tại nơi làm việc (không có bếp ăn) | 7,40 € | | Di chuyển lớn – bữa ăn | 20,20 € | | Di chuyển lớn – lưu trú + bữa sáng (Paris, Hauts-de-Seine, Seine-Saint-Denis, Val-de-Marne) | 75,20 € | | Di chuyển lớn – lưu trú + bữa sáng (những thành phố khác) | 55,10 € |

Chi phí làm việc từ xa

Kể từ khủng hoảng dịch bệnh và sự chung thay của công việc lai, URSSAF đã làm rõ hệ thống của chi phí làm việc từ xa. Vào năm 2026, khoản trợ cấp lump-sum được miễn khỏi ở mức 2,70 € cho mỗi ngày làm việc từ xa, trong giới hạn của 59,40 €/tháng. Người sử dụng lao động có thể vượt quá giới hạn này bằng cách hoàn nhập chi phí thực tế được chứng minh (đăng ký internet, điện, v.v.), nhưng sau đó phải giữ lại những chứng minh tương ứng.

Chứng minh bắt buộc: những gì công ty phải yêu cầu

Những tài liệu tối thiểu cần thu thập

Sự thiếu vắng chứng minh là nguyên nhân hàng đầu của những điều chỉnh trong quá trình kiểm tra URSSAF. Dành cho mỗi khoản chi phí, nhân viên phải cung cấp:

1. Hóa đơn hoặc biên lai quầy hàng gốc (hoặc được số hóa với giá trị chứng minh) đề cập đến ngày tháng, số tiền bao gồm thuế, thuế có thể được lấy lại và nhà cung cấp dịch vụ.
2. Động lực chuyên môn: đối tượng của di chuyển, tên những người tham dự một bữa ăn công ty, dự án liên quan.
3. Sơ lược km đã đi cho IK (xem ở trên).
4. Lệnh di chuyển hoặc bất kỳ tài liệu nội bộ nào chứng thực rằng di chuyển thực sự được lên kế hoạch trong bối cảnh hoạt động chuyên môn.

Kể từ sắc lệnh ngày 22 tháng 3 năm 2017 liên quan đến những quy tắc lưu trữ tài liệu kế toán, những chứng minh được số hóa có cùng giá trị chứng minh như những bản gốc giấy, với điều kiện tôn trọng những tiêu chuẩn số hóa đáng tin cậy (tính toàn vẹn, khả năng đọc, dấu thời gian). Chữ ký điện tử dành cho nhân sự cho phép gắn một chữ ký xác chứng trên những biểu mẫu chi phí được số hóa, tăng cường tính chối bỏ của họ trong trường hợp kiểm tra.

Thời gian bảo lưu

Những tài liệu chứng minh chi phí chuyên môn phải được lưu trữ:

• 3 năm dưới danh nghĩa Bộ luật Lao động (quy định hạn chế của những hành động thanh toán lương).
• 3 năm dưới danh nghĩa quyền kiểm tra URSSAF (Điều R. 243-59 CSS).
• 10 năm dưới danh nghĩa Bộ luật thương mại dành cho những tài liệu kế toán.

Trong thực tế, sự cẩn trọng khuyến cáo bảo lưu 10 năm dành cho bất kỳ tài liệu nào có một kích thước kế toán.

Trường hợp đặc biệt của những khoản chi phí được số hóa

Sự phát triển của những công cụ quản lý số của những khoản chi phí áp đặt cho những công ty xác minh rằng giải pháp của họ tôn trọng những điều kiện lưu trữ với giá trị chứng minh được xác định bởi ACPR và Cơ quan quản lý tài chính. Một tài liệu được số hóa mà không có sự đảm bảo của tính toàn vẹn (hash, dấu thời gian được chứng thực, chữ ký điện tử) có thể bị loại bỏ trong quá trình kiểm tra. Số hóa đáng tin cậy hiện được hỗ trợ bởi những công nghệ của chữ ký điện tử tuân thủ quy định eIDAS.

Quy trình hoàn nhập: cấu trúc quy trình nội bộ

Xác định một chính sách chi phí viết

Bất kỳ công ty nào có hơn 10 nhân viên đều có lợi ích xác định một chính sách chi phí chuyên môn (thường được gọi là Travel & Expense Policy). Tài liệu này phải làm rõ:

• Những loại chi phí được hoàn nhập và những giới hạn áp dụng cho từng vị trí.
• Thời gian tối đa để nộp những khoản chi phí (thường là 30 đến 60 ngày).
• Danh sách những chứng minh bắt buộc cho từng loại.
• Mạch xác thực (N+1, DAF, kế toán).
• Phương thức thanh toán (chuyển tiền, kết hợp lương).
• Những hình phạt trong trường hợp gian lận hoặc không tuân thủ những quy tắc.

Chính sách này phải được kết hợp vào bộ quy tắc nội bộ hoặc trở thành đối tượng của một ghi chú dịch vụ được phát hành cho tất cả những nhân viên, và lý tưởng nhất là được ký điện tử để chứng thực sự công nhận của nó.

Mạch xác thực trong 4 bước

Bước 1 – Nộp bởi nhân viên: nhân viên hoàn thành biểu mẫu khoản chi phí của họ (giấy hoặc kỹ thuật số), tham gia những chứng minh của họ và chỉ ra động lực cho mỗi chi tiêu.

Bước 2 – Xác thực của người quản lý: người chỉ đạo phân cấp xác minh sự tuân thủ của những chi tiêu với chính sách chi phí và thực tế của những nhiệm vụ. Họ phê duyệt hoặc từ chối, bằng cách thúc đẩy bất kỳ từ chối nào.

Bước 3 – Kiểm soát kế toán/nhân sự: dịch vụ kế toán hoặc nhân sự xác minh sự mạch lạc của những số tiền, ứng dụng của những mức tối đa URSSAF và hoàn thành những tài liệu chứng minh.

Bước 4 – Thanh toán: khoản hoàn nhập được thực hiện, lý tưởng nhất là kết hợp vào bảng lương hoặc thông qua một chuyển tiền riêng có thể theo dõi được. Trong trường hợp kết hợp lương, những khoản hoàn nhập phải xuất hiện trên bảng lương với ghi chú "hoàn nhập chi phí – không được tính vào đóng góp".

Tự động hóa và công cụ kỹ thuật số

Những giải pháp SaaS của quản lý những khoản chi phí (Spendesk, Jenji, Expensya, v.v.) cho phép giảm từ 60 đến 75 % thời gian xử lý hành chính (nguồn: báo cáo Forrester 2023 về kỹ thuật số hóa của những quy trình tài chính). Kết hợp với một giải pháp của chữ ký điện tử trong công ty, họ cho phép:

• Quay lại những biên lai trong thời gian thực thông qua điện thoại thông minh.
• Điền trước những biểu mẫu bởi OCR.
• Tự động hóa những kiểm tra của sự tuân thủ (giới hạn, loại).
• Xác thực điện tử từng bước với một theo dõi được đánh dấu thời gian.
• Lưu trữ tự động những tài liệu với giá trị chứng minh.

Phòng ngừa rủi ro: gian lận, sửa đổi và những tranh cãi

Những gian lận thường gặp nhất

Theo một nghiên cứu của ACFE (Hiệp hội những Kiểm toán viên Gian lận Được chứng nhận, báo cáo 2024), những khoản chi phí đại diện 14 % của những trường hợp gian lận nội bộ trong công ty. Những lược đồ lặp lại:

• Làm tăng những khoản tiền: sửa đổi những biên lai hoặc nộp những biên lai không tương ứng với những chi phí thực tế.
• Nộp nhiều lần: cùng một chứng minh được nộp một số lần.
• Chi phí cá nhân được che giấu: những chi tiêu riêng tư được trình bày như là chuyên môn.
• Sự thông đồng của người quản lý-nhân viên: xác thực của những chi phí hư cấu giữa những bên liên quan.

Việc triển khai một xác thực đa cấp, một kiểm tra ngẫu nhiên sâu sắc và những công cụ phát hiện dị thường (AI của sự kết hợp biên lai/chi tiêu) giảm đáng kể những rủi ro này.

Sửa đổi URSSAF: những điểm chú ý

Trong quá trình kiểm tra URSSAF, những thanh tra kiểm tra ưu tiên:

1. Sự mạch lạc của IK: số km được tuyên bố so với những khoảng cách thực tế, xe được sử dụng so với chủ sở hữu.
2. Chi phí đại diện: giới hạn vượt quá, không có danh sách những người tham dự những bữa ăn công ty.
3. Những quà tặng khách hàng: được tính vào đóng góp ngoài 69 € cho mỗi người nhận lợi tức và mỗi năm (mức 2026).
4. Những tiến ứng vĩnh viễn: một tiến ứng không được hoàn nhập có thể được phân loại lại thành lương.
5. Sự tính thuế kép: chi phí hoàn nhập và cũng được kết hợp trong cơ sở tính toán của những đóng góp.

Trong trường hợp sửa đổi, công ty là nợ của những đóng góp của chủ lao động và nhân viên trên những khoản tiền được phân loại lại, được tăng lên theo những hình phạt có thể đạt 10 % của khoản tiền được sửa đổi (Điều R. 243-18 CSS), hoặc thậm chí 25 % trong trường hợp công việc ẩn được xác định.

Tranh cãi với những nhân viên

Từ chối hoàn nhập những chi phí chuyên môn hợp pháp làm lộ ra người sử dụng lao động đối với hành động prud'homale. Tòa án Cải chính nhắc lại một cách thường xuyên (Cass. Soc., 25 tháng 9 năm 2019, n°17-31.171) rằng người sử dụng lao động không thể đặt vào điều kiện của nhân viên những chi phí mà họ đã chi trả vì lợi ích của công ty. Một chính sách chi phí rõ ràng, được phát hành và ký, tạo nên sự bảo vệ tốt nhất chống lại những tranh cãi này. Bạn có thể tạo điều kiện cho sự phát hành này nhờ trình tạo hợp đồng bằng AI của Certyneo để chính thức hóa nhanh chóng những chính sách nội bộ của bạn.

Khung pháp lý áp dụng cho những khoản chi phí chuyên môn

Những quy định bao quanh hoàn nhập những khoản chi phí chuyên môn ở Pháp dùng chung một số điều văn bộ luật mà người ta phải nắm vững cùng một lúc.

Bộ luật An toàn xã hội: Điều L. 242-1 của Bộ luật An toàn xã hội xác định nguyên tắc chung của miễn khỏi những hoàn nhập chi phí chuyên môn của cơ sở của những đóng góp xã hội, với điều kiện tôn trọng những điều kiện được xác định bởi sắc lệnh. Sắc lệnh ngày 20 tháng 12 năm 2002 (JO ngày 27 tháng 12 năm 2002), được cập nhật thường xuyên, xác định những quy tắc của miễn khỏi dành cho mỗi loại chi phí. Điều R. 243-59 CSS tổ chức quyền kiểm tra của URSSAF và quy định hạn chế ba năm.

Bộ luật tổng quát về thuế (CGI): Những điều 83 2° bis và 13 của CGI xử lý tính chất có thể khấu trừ của những chi phí chuyên môn dành cho nhân viên. Điều 39-1-1° của CGI bao quanh tính chất có thể khấu trừ của những khoản phí dành cho người sử dụng lao động. Mức tiêu chuẩn km hàng năm được xác định bởi sắc lệnh đối với BOFiP (Thông báo chính thức của Tài chính Công — Thuế).

Bộ luật lao động: Điều L. 1237-19 và những phán quyết không ngừng của Tòa án Cải chính xác lập sự bắt buộc dành cho người sử dụng lao động để hoàn nhập những chi phí chi trả bởi nhân viên trong quá trình thực hiện những chức năng của họ. Không hoàn nhập có thể tạo nên một sai sót nghiêm trọng biện minh cho một hành động công nhân ở lỗi của người sử dụng lao động.

Số hóa và giá trị chứng minh: Sắc lệnh ngày 22 tháng 3 năm 2017 liên quan đến những quy tắc của số hóa của những tài liệu chứng minh kế toán cho phép số hóa của những biên lai giấy, với điều kiện đảm bảo sự toàn vẹn của họ (thuật toán hash SHA-256 tối thiểu), khả năng đọc của họ và dấu thời gian của họ. Quy định eIDAS n°910/2014 của Quốc hội châu Âu và Hội đồng, được bổ sung bởi eIDAS 2.0 (Quy định UE 2024/1183), xác định những mức của chữ ký điện tử được chứng thực (QES), được nâng cao (AdES) và đơn giản (SES). Dành cho những biểu mẫu của xác thực những khoản chi phí, một chữ ký điện tử được nâng cao tuân thủ những tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 (XAdES) hoặc ETSI EN 319 122 (CAdES) cung cấp một giá trị chứng minh mạnh mẽ phía trước những tòa án.

RGPD n°2016/679: Những dữ liệu cá nhân được thu thập trong bối cảnh của những khoản chi phí (danh tính của nhân viên, di chuyển, những cách thức vận tải, bữa ăn) tạo nên những dữ liệu của loại cá nhân được tính vào RGPD. Người sử dụng lao động, như là một người chịu trách nhiệm về xử lý, phải xác định một thời gian lưu trữ tương xứng, bảo mật sự lưu trữ và cho phép sự thực hiện của những quyền của những người (truy cập, sửa đổi, xóa sau sự bắt buộc pháp lý của sự lưu trữ). Sổ cái của những hoạt động của xử lý phải đề cập đến những xử lý cụ thể này.

NIS2 (Chỉ thị UE 2022/2555): Dành cho những công ty được phân loại những thực thể thiết yếu hoặc quan trọng dưới ý nghĩa của NIS2, an ninh của những hệ thống thông tin xử lý những dữ liệu nhân sự và tài chính (bao gồm những nền tảng của những khoản chi phí) phải trả lời yêu cầu của điều 21 của chỉ thị, được chuyển đổi thành luật pháp Pháp bởi luật n°2024-449 ngày 21 tháng 5 năm 2024.

Kịch bản sử dụng: quản lý những khoản chi phí trong thực tế

Kịch bản 1 – Một công ty SME của những dịch vụ chuyên môn với 80 nhân viên tách bạn

Một công ty SME của tư vấn tính toán khoảng tám mươi chuyên gia, phần lớn trong đó di chuyển với những khách hàng vài ngày một tuần, xử lý cho đến 400 những khoản chi phí một tháng thông qua những bảng tính Excel và những biên lai giấy được quét bởi email. Thời gian trung bình của hoàn nhập đạt 45 ngày, nguồn của sự không hài lòng lặp lại của những đội.

Khi triển khai một quy trình được số hóa kết hợp một biểu mẫu của khoản chi phí được ký điện tử tại mỗi bước của xác thực (chuyên gia → người quản lý → DAF), công ty đã giảm khoảng thời gian hoàn nhập đến 11 ngày trung bình, đó là một sự giảm 75 %. Tỷ lệ của những tập tin không đầy đủ được nộp với kế toán đã giảm từ 38 % đến ít hơn 4 %, nhờ những kiểm tra tự động của những giới hạn URSSAF được kết hợp trong biểu mẫu. Trong quá trình kiểm tra URSSAF tiếp theo, toàn bộ những chứng minh đã có thể được sản xuất trong ít hơn 2 giờ, so với một số ngày trước đây.

Kịch bản 2 – Một tập hợp những cơ sở chăm sóc sức khỏe khoảng 1 200 tác nhân

Một tập hợp bệnh viện của kích thước trung gian quản lý những hoàn nhập của chi phí di chuyển của những nhân viên chăm sóc sức khỏe và hành chính được gọi