Thị trường công cộng BTP: chữ ký điện tử tuân thủ vào năm 2026

Ngành xây dựng và công trình công cộng (BTP) là một trong những lĩnh vực hoạt động nhất về đấu thầu công khai: ở Pháp, các thị trường công cộng trong xây dựng nặng hơn 80 tỷ euro mỗi năm theo dữ liệu của Cục Công vụ Pháp lý (DAJ) của Bộ Kinh tế. Tuy nhiên, số hóa hoàn toàn các quy trình này vẫn là một công trình đang tiến hành đối với nhiều doanh nghiệp trong ngành. Kể từ ngày 1 tháng 10 năm 2018, các thị trường công cộng vượt quá 25.000 € (không bao gồm thuế) phải bắt buộc được nộp và xử lý thông qua các nền tảng điện tử. Vào năm 2026, tính trưởng thành quy phạm yêu cầu tuân thủ tăng cường, đặc biệt là xung quanh chữ ký điện tử có tư cách. Bài viết này hướng dẫn bạn qua các nghĩa vụ pháp lý, các thực tiễn tốt nhất và các giải pháp cụ thể để bảo mật các thị trường công cộng BTP của bạn thông qua chữ ký điện tử.

Tại sao số hóa là bắt buộc trong các thị trường công cộng BTP

Khung quy phạm yêu cầu số hóa

Bộ Luật về Đấu thầu công khai (CCP), có hiệu lực ngày 1 tháng 4 năm 2019, đã hợp nhất tất cả các văn bản liên quan đến đấu thầu công khai và các hợp đồng nhượng quyền. Nó tích hợp các yêu cầu về số hóa từ các chỉ thị Châu Âu 2014/24/UE (đấu thầu công khai) và 2014/25/UE (các lĩnh vực đặc biệt). Thực tế, kể từ năm 2018 đối với các nhà mua công khai và các doanh nghiệp nộp đơn, toàn bộ chuỗi tài liệu — nộp đơn ứng tuyển, truyền các tài liệu kỹ thuật và hành chính, ký các văn bản cam kết — phải được truyền qua phương tiện điện tử.

Các hồ sơ mua hàng (nền tảng loại PLACE, AWS-Achat, Maximilien hoặc e-Bourgogne) tập trung các luồng này. Bài viết R. 2132-7 của CCP rõ ràng nêu rằng "các tài liệu tư vấn được cung cấp cho các nhân vật kinh tế trên hồ sơ mua hàng". Chữ ký điện tử xuất hiện ở nhiều giai đoạn: ký văn bản cam kết bởi bên nộp đơn được chọn, ký các văn bản sửa đổi (các bản sửa đổi), nhưng cũng ký các biên bản tiếp nhận và các tình hình công việc trong các cấu hình hợp đồng nhất định.

Những vấn đề cụ thể đối với lĩnh vực BTP

BTP có những đặc điểm phức tạp hóa quá trình số hóa:

• Khối lượng và sự đa dạng của các bên tham gia: một thị trường công trình có thể liên quan đến một chủ đầu tư công, một chủ đầu tư dự án, một hoặc nhiều nhà thầu chung, các nhà thầu phụ được khai báo và các nhà thầu cùng trong khuôn khổ của một nhóm doanh nghiệp tạm thời (GME).
• Tài liệu đa dạng và kỹ thuật: CCTP, CCAP, DC1, DC2, DC4, chứng chỉ thuế và xã hội, bảo lãnh ngân hàng theo yêu cầu (GAPD), kế hoạch thực hiện... Mỗi tài liệu có thể yêu cầu ký hoặc xác nhận điện tử.
• Thời hạn hạn chế: các quy trình thầu công khai áp đặt thời hạn tối thiểu cho việc tiếp nhận các hồ sơ dự thầu (25 ngày trong quy trình tiêu chuẩn, có thể rút ngắn trong những điều kiện nhất định). Bất kỳ sự chậm trễ nào liên quan đến các sự cố chữ ký có thể dẫn đến việc từ chối hồ sơ dự thầu.

Để hiểu những kiến thức cơ bản trước khi giải quyết khía cạnh quy phạm cụ thể theo lĩnh vực, hướng dẫn đầy đủ về chữ ký điện tử đặt nền tảng thuật ngữ và pháp lý cần thiết.

Các mức độ chữ ký điện tử áp dụng cho các thị trường công cộng

Chữ ký đơn giản, nâng cao hay có tư cách: yêu cầu nào cho BTP?

Quy định eIDAS (số 910/2014) phân biệt ba mức độ chữ ký điện tử, và quy phạm Pháp về các thị trường công cộng không xử lý chúng một cách thống nhất. Sắc lệnh ngày 12 tháng 4 năm 2018 liên quan đến chữ ký điện tử trong các thị trường công cộng xác định khung kỹ thuật áp dụng tại Pháp.

Theo sắc lệnh này:

• Chữ ký điện tử nâng cao dựa trên chứng chỉ có tư cách tạo thành mức tối thiểu yêu cầu để ký văn bản cam kết.
• Chữ ký điện tử có tư cách theo eIDAS (được tạo bằng cách sử dụng thiết bị tạo chữ ký có tư cách và dựa trên chứng chỉ có tư cách) cung cấp giả định độ tin cậy tối đa và được khuyến nghị cho các thị trường phức tạp hoặc các bản sửa đổi làm thay đổi quá trình quan trọng.

Điều quan trọng là phải hiểu rằng chữ ký điện tử đơn giản (một cú nhấp chuột đơn giản hoặc một hộp được đánh dấu) không đủ cho các tài liệu hợp đồng của các thị trường công cộng. Các nhà cung cấp dịch vụ chứng thực phát hành chứng chỉ có tư cách ở Pháp được tham chiếu trên danh sách tin cậy quốc gia (LOTL) được xuất bản bởi ANSSI và có thể truy cập trên cổng chính thức của Liên minh châu Âu.

Để đi sâu hơn vào sự phân biệt giữa các mức độ này, hướng dẫn về quy định eIDAS 2.0 chi tiết các cải tiến được giới thiệu bởi quy định mới và ảnh hưởng của nó đối với các doanh nghiệp Pháp.

Chứng chỉ điện tử và sự tuân thủ của chúng

Chứng chỉ có tư cách phải được cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ tin cậy có tư cách (PSCQ) có tên trong danh sách tin cậy Châu Âu. Trong thực tế, đối với BTP, điều này có nghĩa là:

1. Lấy chứng chỉ cá nhân hoặc chuyên nghiệp từ PSCQ (ChamberSign, Certigna, DocuSign France, v.v.).
2. Xác minh khả năng tương thích của định dạng chữ ký với các hồ sơ mua hàng: các định dạng XAdES, CAdES và PAdES là phổ biến nhất, phù hợp với các tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 (XAdES) và EN 319 122 (CAdES).
3. Cấu hình trạm làm việc với các trình điều khiển và phần mềm trung gian cần thiết, đặc biệt là đối với các khóa trên phương tiện mật mã phần cứng (token USB hoặc thẻ thông minh).

Một điểm thường bị bỏ qua: tính hợp lệ của chứng chỉ theo thời gian. Để đảm bảo giá trị chứng minh của các tài liệu được ký sau khi chứng chỉ hết hạn, horodatage điện tử có tư cách là không thể thiếu. Nó cho phép chứng minh rằng chữ ký đã được đặt tại một thời điểm cụ thể khi chứng chỉ còn hợp lệ.

Số hóa các cuộc thầu BTP: quy trình và thực tiễn tốt nhất

Cấu trúc luồng tài liệu cho các bên nộp đơn

Đối với một doanh nghiệp BTP nộp đơn dự thầu công khai, quá trình số hóa đòi hỏi phải sửa đổi tổ chức nội bộ của nó. Dưới đây là các bước chính của một quy trình tối ưu hóa:

Giai đoạn 1 — Giám sát và tải xuống DCE: Tệp Tư vấn Doanh nghiệp hiện có thể được tải xuống hoàn toàn từ hồ sơ mua hàng. Bước này thường không yêu cầu ký kết nhưng có thể cần phải đăng ký (tạo tài khoản) trên nền tảng.

Giai đoạn 2 — Chuẩn bị các tài liệu ứng tuyển: Các biểu mẫu DC1 (thư ứng tuyển) và DC2 (khai báo của ứng viên) phải được điền vào điện tử. Chứng chỉ thuế (tính thường xuyên về thuế, chứng chỉ URSSAF) hiện được phát hành trực tiếp trực tuyến. Chữ ký điện tử cho các doanh nghiệp bao gồm các trường hợp sử dụng kinh doanh thường xuyên, bao gồm cả các hành động hành chính.

Giai đoạn 3 — Ký văn bản cam kết: Đây là bước quan trọng. Văn bản cam kết (AE) hoặc tương đương của nó trong biểu mẫu DUME (Tài liệu Thị trường Duy nhất Châu Âu) phải được ký điện tử bởi đại diện pháp lý của doanh nghiệp hoặc người được phân quyền của nó. Trong trường hợp nhóm, mỗi thành viên của nhóm ký DC1 và người được phân quyền ký AE.

Giai đoạn 4 — Nộp hồ sơ dự thầu: Việc nộp được thực hiện trước ngày và giờ hạn chót được nêu trong RC. Biên bản xác nhận tiếp nhận điện tử có horodatage tạo thành bằng chứng nộp hồ sơ đúng thời hạn.

Những cạm bẫy cần tránh khi số hóa

Kinh nghiệm của các nhà mua công khai và các doanh nghiệp BTP làm nổi bật một số lỗi định kỳ:

• Nhầm lẫn giữa ký của người được phân quyền và ký cá nhân: Trong một nhóm liên kết chặt chẽ hoặc liên đới, chỉ người được phân quyền ký văn bản cam kết. Các nhà thầu cùng chỉ ký các tài liệu trực tiếp liên quan đến họ (DC1 cho mỗi người).
• Định dạng chữ ký không được chấp nhận: Một số hồ sơ mua hàng không chấp nhận tất cả các định dạng. Điều bắt buộc là phải xác minh các đặc tính kỹ thuật của RC trước khi tiến hành ký kết.
• Chứng chỉ hết hạn hoặc bị thu hồi: Xác minh trước đó về trạng thái chứng chỉ thông qua cơ chế OCSP (Giao thức Trạng thái Chứng chỉ Trực tuyến) cho phép tránh việc từ chối chữ ký.
• Không có ký phụ của người mua: Để hợp đồng được hình thành hợp pháp, nhà mua công khai cũng phải ký điện tử hợp đồng và thông báo cho người trúng thầu. Thời hạn thông báo kích hoạt điểm bắt đầu của các nghĩa vụ hợp đồng.

Đối với các doanh nghiệp muốn đánh giá lợi nhuận đầu tư của họ trước khi chuyển sang giải pháp chữ ký điện tử chuyên dụng, máy tính ROI của Certyneo cho phép khách quan hóa những lợi ích dự kiến dựa trên khối lượng tài liệu được xử lý.

Tích hợp giải pháp chữ ký điện tử vào quy trình công việc BTP

Tiêu chí lựa chọn nền tảng tuân thủ

Khi đối mặt với sự đa dạng của các giải pháp có sẵn trên thị trường, các chủ đầu tư cũng như các doanh nghiệp được giao phó phải lựa chọn một nền tảng đáp ứng các tiêu chí cụ thể cho bối cảnh đấu thầu công khai:

1. Tuân thủ eIDAS: Hỗ trợ gốc cho các chữ ký nâng cao và có tư cách, tích hợp với PSCQ được tham chiếu trên danh sách tin cậy Châu Âu.
2. Định dạng chữ ký tiêu chuẩn: Hỗ trợ PAdES cho PDF (định dạng phổ biến nhất trong đấu thầu công khai), XAdES cho tài liệu XML, và CAdES cho các tệp nhị phân.
3. Truy xuất và theo dõi kiểm toán: Nhật ký kiểm toán chi tiết, horodatage có tư cách, lưu trữ chứng minh phù hợp với tiêu chuẩn NF Z 42-013.
4. Khả năng tương thích: Khả năng giao diện với các hồ sơ mua hàng thông qua API hoặc các giao thức trao đổi tiêu chuẩn.
5. Quản lý đa người ký: Không thể thiếu đối với các nhóm doanh nghiệp hoặc các thị trường liên quan đến nhiều mức độ xác nhận nội bộ.

Phương án so sánh các giải pháp chữ ký điện tử cung cấp một lưới phân tích so sánh các nền tảng chính có sẵn ở Pháp, với những điểm mạnh riêng lẻ của chúng cho bối cảnh B2B và đấu thầu công khai.

Bên dưới và chữ ký điện tử: một chuỗi cần bảo mật

Luật số 75-1334 ngày 31 tháng 12 năm 1975 về ký hợp đồng phụ yêu cầu khai báo trước các nhà thầu phụ và chấp phó các điều kiện thanh toán của họ bởi chủ đầu tư. Trong bối cảnh số hóa, việc truyền DC4 (khai báo ký hợp đồng phụ) được ký điện tử được tích hợp vào khung pháp lý này.

Chữ ký điện tử cũng bảo mật:

• Tình hình công việc hàng tháng và truyền chúng để xác nhận bởi chủ đầu tư dự án sau đó quyết toán bởi chủ đầu tư.
• Biên bản tiếp nhận (có hoặc không có bảo lưu), các hành động cơ bản kích hoạt điểm bắt đầu của các bảo hành pháp lý (hoàn hảo, hai năm và mười năm).
• Các bản sửa đổi làm thay đổi quá trình trong quá trình thực hiện, phải tuân theo các ngưỡng sửa đổi chất lượng định nghĩa trong bài viết R. 2194-1 của CCP.

Các doanh nghiệp đã được trang bị một giải pháp hiện có và muốn được hưởng lợi từ tích hợp tốt hơn có thể tham khảo chuyên hiến sang Certyneo để chuyển đổi mà không gián đoạn liên tục với tài liệu.

Khung pháp lý áp dụng cho các thị trường công cộng BTP số hóa

Quá trình số hóa của các thị trường công cộng BTP được tích hợp trong một thể chế pháp lý dày đặc, liên kết luật quốc gia và luật Châu Âu. Dưới đây là những văn bản cơ bản mà bất kỳ doanh nghiệp nào trong lĩnh vực cũng phải nắm vững.

Bộ Luật về Đấu thầu công khai (CCP) — Có hiệu lực từ ngày 1 tháng 4 năm 2019, nó mã hóa các sắc lệnh số 2015-899 và số 2016-65. Các bài viết R. 2132-1 đến R. 2132-14 điều chỉnh các phương thức cung cấp tài liệu tư vấn và nộp điện tử các hồ sơ dự thầu. Bài viết R. 2182-3 yêu cầu ký điện tử văn bản cam kết cho các thị trường được chính thức hóa.

Sắc lệnh ngày 12 tháng 4 năm 2018 — Được thực hiện theo sắc lệnh số 2016-360, nó làm rõ các điều kiện sử dụng chữ ký điện tử trong các thị trường công cộng. Nó bắt buộc sử dụng chứng chỉ có tư cách theo quy định eIDAS và định dạng chữ ký phù hợp với các tiêu chuẩn ETSI.

Quy định eIDAS số 910/2014 — Quy định Châu Âu này, trực tiếp áp dụng trong luật Pháp, thiết lập khung pháp lý cho các chữ ký điện tử, dấu điện tử, horodatage điện tử và các dịch vụ xác thực. Chữ ký điện tử có tư cách được hưởng lợi từ giả định độ tin cậy tương đương với chữ ký viết tay (bài viết 25, đoạn 2). Quy định eIDAS 2.0 (quy định UE 2024/1183), đang được triển khai, sẽ tăng cường các yêu cầu khả năng tương thích thông qua ví tiền kỹ thuật số danh tính Châu Âu (EUDIW).

Bộ Luật Dân sự, các bài viết 1366 và 1367 — Bài viết 1366 đặt ra nguyên tắc tương đương giữa văn bản điện tử và văn bản giấy, với điều kiện là xác định tác giả và đảm bảo tính toàn vẹn. Bài viết 1367 định nghĩa chữ ký điện tử đáng tin cậy là những người gồm "sử dụng một quy trình xác định đáng tin cậy đảm bảo liên kết của nó với hành động mà nó gắn vào".

Tiêu chuẩn ETSI — Tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 (XAdES), EN 319 122 (CAdES) và EN 319 102 (PAdES) định nghĩa các hồ sơ kỹ thuật của các chữ ký điện tử nâng cao và có tư cách. Chúng được làm bắt buộc bởi sắc lệnh năm 2018 cho các thị trường công cộng.

RGPD số 2016/679 — Quá trình số hóa liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân (danh tính của những người ký kết, chứng chỉ điện tử). Các nhà mua công khai và các nhà khai thác nền tảng có chất lượng người chịu trách nhiệm xử lý hoặc bên xử lý phụ theo các cấu hình. Các nghĩa vụ liên quan đến khoảng thời gian lưu trữ, quyền truy cập và giảm thiểu dữ liệu áp dụng hoàn toàn.

Chỉ thị NIS 2 (2022/2555/UE) — Chuyển hóa trong luật Pháp bởi luật số 2023-703 ngày 1 tháng 8 năm 2023, nó áp đặt các yêu cầu an ninh mạng tăng cường cho các thực thể thiết yếu và quan trọng, danh mục có thể bao gồm các nhà khai thác nền tảng đấu thầu công khai và một số người cho vay lớn BTP. Các sự cố bảo mật ảnh hưởng đến các hệ thống chữ ký phải được thông báo cho ANSSI.

Rủi ro pháp lý trong trường hợp không tuân thủ: Một chữ ký được đặt bằng chứng chỉ không có tư cách hoặc trong định dạng không tuân thủ có thể dẫn đến tính không thường xuyên của hồ sơ dự thầu và loại bỏ nó. Trong giai đoạn thực hiện, một văn bản cam kết hoặc bản sửa đổi được ký mà không tuân theo các yêu cầu quy phạp làm phơi bày doanh nghiệp trước việc tranh chấp giá trị chứng minh của tài liệu, hoặc thậm chí vô hiệu hóa hành động theo bài viết 1366 và 1367 của Bộ Luật Dân sự.

Kịch bản sử dụng: chữ ký điện tử trong hành động trong BTP

Kịch bản 1 — Một doanh nghiệp BTP nhỏ và vừa quản lý 40 cuộc thầu mỗi năm

Một doanh nghiệp công việc thứ hai (khoảng 80 nhân viên, chuyên về đóa nhôm và kính) đã trả lời cho đến năm 2024 khoảng 40 cuộc thầu công khai mỗi năm kết hợp các quy trình giấy và gửi thư mục quét. Giám đốc và giám đốc thương mại phải đặt chữ ký tay của họ trên văn bản cam kết, quét tài liệu và nộp chúng trên các hồ sơ mua hàng, với rủi ro thường xuyên của lỗi định dạng hoặc vượt quá thời hạn.

Sau khi triển khai giải pháp chữ ký điện tử có tư cách được tích hợp vào phần mềm quản lý thương mại của họ, thời gian chuẩn bị và ký tài liệu hành chính đã giảm từ 4 giờ xuống dưới 45 phút. Truy xuất theo dõi hệ thống (horodatage có tư cách, nhật ký kiểm toán) đã giảm 90% các tranh chấp liên quan đến bằng chứng nộp hồ sơ đúng thời hạn. Tỷ lệ hồ sơ dự thầu bị từ chối do khiếm khuyết về hình thức đã giảm xuống bằng không trong 18 tháng sau khi triển khai.

Kịch bản 2 — Một nhóm doanh nghiệp tạm thời (GME) cho một thị trường cải tạo nhiệt

Ba doanh nghiệp — một văn phòng nghiên cứu nhiệt, một chuyên gia về cách nhiệt bên ngoài và một điện tử hạng ba — tập hợp thành GME liên kết chặt chẽ để trả lời một thị trường cải tạo một công viên nhà ở xã hội được ước tính ở 3,2 triệu euro HT. Thủ tục là một cuộc thầu công khai mở tuân theo CCP với số hóa hoàn toàn.

Sự phức tạp nằm ở nhu cầu