Đào tạo chuyên nghiệp: Các nghĩa vụ và nguồn tài chính

Giới thiệu

Đào tạo chuyên nghiệp là ở trung tâm của các nghĩa vụ của các nhà tuyển dụng người Pháp kể từ luật ngày 5 tháng 9 năm 2018 "về tự do lựa chọn tương lai chuyên nghiệp". Mỗi năm, các doanh nghiệp chi tiêu hàng tỷ euro cho phát triển kỹ năng của nhân viên của họ, dưới đe dọa các hình phạt tài chính và xã hội. Tuy nhiên, điều hướng giữa các thiết bị khác nhau — CPF, kế hoạch phát triển kỹ năng, OPCO, Pro-A — đôi khi là một cuộc hành quân khó khăn. Bài viết này trình bày một cách toàn diện các nghĩa vụ pháp lý của các nhà tuyển dụng, các cơ chế tài chính có sẵn, và cách loại bỏ giấy tờ hành chính, đặc biệt là thông qua ký điện tử trong doanh nghiệp, đơn giản hóa quản lý các quy trình của bạn.

---

Các nghĩa vụ pháp lý của nhà tuyển dụng trong lĩnh vực đào tạo

Nghĩa vụ thích ứng và duy trì việc làm

Bài viết L. 6321-1 của Bộ luật Lao động áp đặt cho bất kỳ nhà tuyển dụng nào phải chú ý đến sự thích ứng của nhân viên với vị trí công việc của họ và đảm bảo duy trì khả năng của họ để giữ một công việc, đặc biệt là với sự phát triển của các công việc, công nghệ và tổ chức. Nghĩa vụ này là chung chung và liên tục: nó không chỉ giới hạn ở việc tài trợ duy nhất cho các khóa đào tạo, mà còn bao hàm một cách tiếp cận chủ động để xác định các nhu cầu.

Phán lệ của Tòa Cassation đã dần dần tăng cường nghĩa vụ này. Phán lệ ngày 23 tháng 10 năm 2019 (n°18-16.539) nhắc nhở rằng nhà tuyển dụng không chứng minh được bất kỳ hành động đào tạo nào trong vài năm có thể phải chịu trách nhiệm trong trường hợp sa thải vì thiếu năng lực chuyên nghiệp.

Đóng góp tài chính cho đào tạo

Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2022, việc thu thập các đóng góp đào tạo được thống nhất. Các quy tắc như sau:

• Doanh nghiệp dưới 11 nhân viên: đóng góp 0,55% tổng khối lượng tiền lương.

• Doanh nghiệp từ 11 đến 49 nhân viên: đóng góp 1% tổng khối lượng tiền lương.

• Doanh nghiệp từ 50 nhân viên trở lên: đóng góp 1% tổng khối lượng tiền lương, với một phần dành riêng cho tài chính CPF cho CDD (1% tổng khối lượng tiền lương CDD).

Những đóng góp này được khai báo thông qua DSN (Khai báo Xã hội Danh nghĩa) và được URSSAF thu thập kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2022, trước khi được chuyển lại cho các OPCO có thẩm quyền và France Compétences.

Cuộc phỏng vấn chuyên nghiệp: một nghĩa vụ hai năm một lần

Mỗi nhân viên có ít nhất hai năm công tác phải được hưởng cuộc phỏng vấn chuyên nghiệp hai năm một lần, khác với cuộc phỏng vấn đánh giá hàng năm. Cuộc phỏng vấn này được dành cho các triển vọng phát triển chuyên nghiệp của nhân viên (trình độ, công việc). Sáu năm một lần, phải thực hiện bảng cân đối kế toán tóm tắt lộ trình chuyên nghiệp của nhân viên trong công ty.

Nếu nhà tuyển dụng không tuân thủ nghĩa vụ này trong một khoảng thời gian sáu năm, và nhân viên không được hưởng ít nhất một đào tạo không bắt buộc, tài khoản CPF của họ phải được cấp vốn 3.000 euro (đối với các doanh nghiệp từ 50 nhân viên trở lên). Loại bỏ giấy tờ của những cuộc phỏng vấn này thông qua các công cụ HR kỹ thuật số, kết hợp với một giải pháp ký điện tử cho HR, đảm bảo khả năng truy tìm hoàn hảo và tránh những hình phạt này.

---

Các cơ chế tài chính cho đào tạo chuyên nghiệp

Tài khoản Cá nhân Đào tạo (CPF)

Được tạo ra bởi luật ngày 5 tháng 3 năm 2014 và được cải cách sâu sắc vào năm 2018, CPF là một quyền phổ quát gắn liền với cá nhân hoạt động, kể từ khi họ bước vào thị trường lao động cho đến khi rời hưu. Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2019, nó được cấp vốn bằng euro thay vì giờ:

• 500 euro mỗi năm đối với nhân viên toàn thời gian, tối đa 5.000 euro.

• 800 euro mỗi năm đối với nhân viên ít được đào tạo (không có trình độ cấp V), tối đa 8.000 euro.

Kể từ ngày 1 tháng 5 năm 2024, một đóng góp cố định 100 euro được yêu cầu từ chủ sở hữu cho bất kỳ đào tạo nào được tài chính thông qua CPF (ngoại trừ các trường hợp ngoại lệ: người tìm việc, các khóa học lái xe, đóng góp của nhà tuyển dụng). Biện pháp này nhằm mục đích chịu trách nhiệm với các bên hưởng lợi và giảm gian lận, được ước tính là hàng trăm triệu euro theo các báo cáo của Tòa Kiểm toán.

Kế hoạch phát triển kỹ năng

Kế hoạch phát triển kỹ năng (trước đây gọi là "kế hoạch đào tạo") là một công cụ hoàn toàn dưới quyền kiểm soát của nhà tuyển dụng. Nó liệt kê tất cả các hành động đào tạo mà công ty dự định thực hiện đối với nhân viên của mình. Nó bao gồm:

• Các đào tạo bắt buộc (do luật pháp hoặc thỏa ước tập thể áp đặt): chúng tạo thành thời gian làm việc thực tế và được nhà tuyển dụng tài trợ hoàn toàn.

• Các đào tạo không bắt buộc: chúng có thể, dưới những điều kiện nhất định, diễn ra ngoài giờ làm việc.

Các OPCO (Nhà khai thác Năng lực) tài chính toàn bộ hoặc một phần chi phí giáo dục của các khóa đào tạo được ghi trong kế hoạch, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp dưới 50 nhân viên. Mỗi lĩnh vực chuyên nghiệp được gắn với một OPCO cụ thể (Constructys, OPCO EP, AFDAS, v.v.).

Pro-A (định hướng lại hoặc thăng tiến theo phương thức xen kẽ)

Pro-A cho phép nhân viên, với sự đồng ý của nhà tuyển dụng của họ, theo học một khóa đào tạo xen kẽ (thời gian trong công ty + thời gian tại trung tâm đào tạo) để đổi công việc hoặc đạt được mức độ trình độ cao hơn. Nó được dành riêng cho nhân viên có mức độ trình độ thấp hơn bằng cấp (Bac+3). Chi phí giáo dục được OPCO của lĩnh vực vực tài trợ, theo các mức trần được xác định bởi thỏa ước lĩnh vực.

FNE-Formation và các cơ chế ngoại lệ khác

Trong thời kỳ khó khăn kinh tế, các doanh nghiệp có thể kích hoạt FNE-Formation (Quỹ Quốc gia Việc làm), cho phép tài chính cho các khóa đào tạo cho nhân viên đang hoạt động bán thời gian hoặc hoạt động bán thời gian thời gian dài (APLD). Nhà nước tài trợ một phần đáng kể chi phí giáo dục, do đó cho phép duy trì và phát triển kỹ năng trong các cuộc khủng hoảng cơ cấu.

---

Vai trò của OPCO trong tài chính và hỗ trợ

Nhiệm vụ và phạm vi của OPCO

Kể từ cuộc cải cách năm 2018, 20 OPCA cũ được nhóm thành 11 OPCO, phân bổ theo các lĩnh vực chuyên nghiệp. Những nhiệm vụ chính của họ là:

• Tài chính cho xen kẽ: tiếp nhận các hợp đồng học tập và chuyên nghiệp theo các mức chấp nhận (NPEC) được xác định bởi France Compétences.

• Hỗ trợ doanh nghiệp: giúp đỡ các TPE/SME trong xây dựng và tài chính kế hoạch phát triển kỹ năng của họ.

• Quản lý quỹ: phân phối lại các đóng góp pháp lý được URSSAF thu thập.

Đối với các doanh nghiệp dưới 50 nhân viên, các OPCO có thể tài chính toàn bộ chi phí giáo dục trong giới hạn các phong bì có sẵn. Vì vậy, điều quan trọng là phải nộp các yêu cầu tài chính của bạn trước khi bắt đầu đào tạo.

Tối ưu hóa các yêu cầu của bạn với OPCO

Quản lý tốt các yêu cầu tài chính bao hàm tài liệu nghiêm ngặt: hợp đồng đào tạo, chương trình chi tiết, bảng tham dự, hóa đơn. Loại bỏ tài liệu này, thông qua một trình tạo hợp đồng AI kết hợp với ký điện tử, làm giảm đáng kể thời gian xử lý và rủi ro bị từ chối do dossiers không đầy đủ.

Các doanh nghiệp nộp các yêu cầu tài chính của họ ở định dạng số được ký điện tử quan sát thấy thời gian xác thực giảm từ 40 đến 60% theo phản hồi sectoriel được xuất bản bởi chính các OPCO.

---

Loại bỏ giấy tờ đào tạo: một vấn đề tuân thủ

Các tài liệu liên quan đến ký điện tử

Quản lý hành chính đào tạo tạo ra nhiều tài liệu hợp đồng và quy định: hợp đồng đào tạo (bắt buộc khi số tiền vượt quá một ngưỡng nhất định), hợp đồng học tập, hợp đồng chuyên nghiệp, phiếu đăng ký CPF, phụ lục hợp đồng lao động liên quan đến Pro-A. Tất cả các tài liệu này có thể được ký điện tử theo quy định eIDAS và các yêu cầu tuân thủ của nó.

Giá trị chứng minh và mức độ ký

Đối với các hợp đồng đào tạo, một ký điện tử nâng cao (cấp độ 2 của quy định eIDAS n°910/2014) thường đủ và được các OPCO và France Compétences công nhận là hợp lệ. Đối với các hợp đồng xen kẽ liên quan đến trẻ em hoặc có chứa các điều khoản hoàn tiền, một ký đủ tiêu chuẩn có thể được khuyến nghị để tăng cường giá trị chứng minh trong trường hợp tranh chấp.

Certyneo cung cấp ba mức độ ký được xác định bởi eIDAS. Để hiểu các khác biệt giữa các mức độ này và chọn mức độ phù hợp với tài liệu đào tạo của bạn, hãy tham khảo hướng dẫn đầy đủ về ký điện tử.

Lưu trữ và khả năng truy tìm đào tạo

Pháp luật áp đặt việc lưu giữ các chứng chỉ đào tạo trong 3 năm tối thiểu (bài viết R. 6323-3 của Bộ luật Lao động cho CPF), hoặc thậm chí 5 năm trong khuôn khổ của các nghĩa vụ về thuế. Một hệ thống lưu trữ điện tử có thể thực hành được, tích hợp với một giải pháp ký điện tử được chứng nhận, đảm bảo sự toàn vẹn của các tài liệu và sự chống chỉ được chúng trong trường hợp kiểm tra URSSAF hoặc tranh chấp công nhân.

Khung pháp lý áp dụng cho đào tạo chuyên nghiệp và loại bỏ giấy tờ

Các văn bản sáng lập về quyền đào tạo chuyên nghiệp

Quyền đào tạo chuyên nghiệp liên tục được mã hóa chủ yếu trong phần sáu của Bộ luật Lao động (bài viết L. 6111-1 và theo sau). Luật n°2018-771 ngày 5 tháng 9 năm 2018 "về tự do lựa chọn tương lai chuyên nghiệp" là văn bản cải cách lớn cuối cùng. Nó đặc biệt đã:

• Tạo France Compétences (cơ quan công cộng chịu trách nhiệm về điều tiết và tài chính của hệ thống)

• Cải cách CPF thành quyền tiền tệ

• Cấu trúc lại OPCA thành OPCO

• Cải cách học tập và chứng chỉ chuyên nghiệp (Qualiopi)

Kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2022, Qualiopi (chứng chỉ chất lượng các cơ sở đào tạo) là bắt buộc đối với bất kỳ cơ sở nào muốn tiếp cận các quỹ công cộng hoặc được chia sẻ.

Nghĩa vụ tài liệu và giá trị pháp lý của các tài liệu loại bỏ

Các hợp đồng đào tạo chuyên nghiệp được quy định bởi bài viết L. 6353-1 của Bộ luật Lao động, áp đặt công thức chính thức của họ. Bài viết 1366 của Bộ luật Dân sự quy định rằng "văn bản điện tử có giá trị chứng minh giống như văn bản trên giấy tờ, dưới điều kiện rằng người phát hành nó có thể được xác định đầy đủ và nó được thiết lập và duy trì theo những cách có thể đảm bảo tính toàn vẹn của nó". Bài viết 1367 của Bộ luật Dân sự định nghĩa ký điện tử là "việc sử dụng một thủ tục định danh đáng tin cậy đảm bảo liên kết của nó với hành động mà nó gắn liền với".

Quy định eIDAS và tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng

Quy định (EU) n°910/2014 của Nghị viện Châu Âu và Hội đồng ngày 23 tháng 7 năm 2014 (eIDAS) thiết lập khung pháp lý Châu Âu của các ký điện tử. Nó phân biệt ba mức độ: đơn giản, nâng cao và đủ tiêu chuẩn. Các nhà cung cấp dịch vụ tin cậy có tiêu chuẩn (QTSP) được ghi danh trên các danh sách tin cậy quốc gia (Trusted Lists). Ở Pháp, ANSSI xuất bản và duy trì danh sách này. Các tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) và ETSI EN 319 142 (PAdES) xác định các định dạng kỹ thuật của các ký nâng cao và đủ tiêu chuẩn.

RGPD và xử lý dữ liệu trong bối cảnh đào tạo

Xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên trong bối cảnh quản lý các khóa đào tạo (theo dõi CPF, đánh giá, dữ liệu kết nối đến các nền tảng LMS) phải tuân theo Quy định (EU) n°2016/679 (RGPD). Nhà tuyển dụng, với tư cách là người chịu trách nhiệm xử lý, phải:

• Có một cơ sở pháp lý (thực hiện hợp đồng lao động hoặc nghĩa vụ pháp lý đối với các khóa đào tạo bắt buộc)

• Thông báo cho các nhân viên thông qua chính sách bảo mật nội bộ

• Đảm bảo sự an toàn của dữ liệu, phù hợp với bài viết 32 của RGPD

• Không giữ lại dữ liệu vượt quá thời gian cần thiết

Chỉ thị NIS2 (Chỉ thị (EU) 2022/2555), được chuyển giao thành luật Pháp bởi luật n°2024-449 ngày 21 tháng 5 năm 2024, áp đặt các yêu cầu an niệm mạng được tăng cường đối với các nhà khai thác dịch vụ kỹ thuật số, bao gồm các nền tảng đào tạo trực tuyến có lượng khán giả lớn.

Các tình huống sử dụng: đào tạo chuyên nghiệp và ký điện tử

Tình huống 1 — Một SME công nghiệp 80 nhân viên hợp lý hóa quản lý kế hoạch đào tạo của họ

Một SME công nghiệp quản lý khoảng 120 hành động đào tạo mỗi năm phải đối mặt với một vấn đề định kỳ: các hợp đồng đào tạo được ký trễ, các bản gốc trên giấy tờ bị mislaced và những bộ từ chối của OPCO do thiếu các bộ hoàn chỉnh. Bằng cách triển khai một giải pháp ký điện tử nâng cao cho tất cả các tài liệu đào tạo của nó (hợp đồng, bảng tham dự, bảng cân đối kế toán), bộ phận HR đã giảm thời gian trung bình ký các hợp đồng từ 14 ngày xuống dưới 48 giờ. Tỷ lệ từ chối dossiers OPCO giảm từ 18% xuống dưới 3%, cho phép lấy lại tài chính mà trước đây đã mất, tức là tiết kiệm ước tính từ 15.000 đến 25.000 euro mỗi năm theo các giới hạn tài chính áp dụng cho lĩnh vực.

Tình huống 2 — Một cơ sở đào tạo được chứng nhận Qualiopi loại bỏ các hợp đồng học viên của họ

Một cơ sở đào tạo tiếp tục được chứng nhận Qualiopi, cung cấp các lộ trình trực tiếp và từ xa cho các công chúng nhân viên và người tìm việc, phải quản lý hàng trăm hợp đồng đào tạo mỗi tháng. Ký hiệu viết tay ngụ ý các khoảng thời gian gửi bưu chính, chi phí bưu chính và lưu trữ vật lý thực thể. Bằng cách tích hợp một API ký điện tử vào hệ thống quản lý của nó (LMS), cơ sở đã tự động hóa việc gửi và thu thập các ký cho các hợp đồng và các quy tắc nội bộ. Kết quả: giảm 65% thời gian hành chính dành cho quản lý tài liệu, tuân thủ Qualiopi được tăng cường nhờ khả năng truy tìm có horodatée của các tài liệu, và cải thiện có thể đo lường được trong trải nghiệm học viên (thời gian làm giảm truy cập vào các tài nguyên giáo dục của một số ngày).

Tình huống 3 — Một nhóm phân phối ký các hợp đồng xen kẽ từ xa

Một nhóm phân phối có nhiều cơ sở được phân phối trên toàn lãnh thổ quốc gia tuyển dụng mỗi năm từ 150 đến 200 học viên. Ký các hợp đồng học tập bao hàm những chiếc xe đi lại giữa các cố vấn trong cửa hàng, các học viên (thường là trẻ em), các đại diện pháp lý của họ, CFA và trụ sở HR. Bằng cách áp dụng một quy trình ký điện tử đủ tiêu chuẩn cho các hợp đồng liên quan đến trẻ em và nâng cao cho các hợp đồng với những người trưởng thành, nhóm đã giảm thời gian hoàn thành dossiers nhập học xen kẽ từ 3 tuần xuống 5 ngày làm việc trung bình. Tập trung hóa của các dossiers được ký trong một GED được bảo vệ cũng đã tạo điều kiện cho các kiểm tra của cơ quan thanh tra lao động và truyền dữ liệu dossiers cho các OPCO.

Kết luận

Đào tạo chuyên nghiệp là nhiều hơn là một nghĩa vụ pháp lý: đó là một đòn bẩy chiến lược cho tính cạnh tranh và giữ chân nhân tài. Nắm vững các quy tắc đóng góp, các thiết bị CPF, Pro-A và OPCO, cũng như các nghĩa vụ tài liệu liên quan, là cần thiết cho bất kỳ thủ lĩnh hoặc quản lý HR nào vào năm 2026. Loại bỏ tài liệu đào tạo — hợp đồng, hợp đồng xen kẽ, bảng cân đối kế toán — đại diện cho một lợi ích hoạt động đáng kể và tăng cường tuân thủ quy định.

Certyneo đi kèm với các đội HR và các cơ sở đào tạo trong ký điện tử của các tài liệu nhạy cảm của họ, với các mức độ ký phù hợp với eIDAS và một tích hợp đơn giản vào các công cụ hiện có của bạn. Khám phá các mức giá của chúng tôi và bắt đầu miễn phí bằng cách tham khảo trang giá Certyneo, hoặc ước tính những lợi ích của bạn với máy tính ROI của chúng tôi.