Pháp luật lao động: Các nghĩa vụ pháp lý của người sử dụng lao động

Giới thiệu

Ở Pháp, pháp luật lao động quy định cho mỗi người sử dụng lao động một khung các nghĩa vụ pháp lý dày đặc và phát triển liên tục. Dù là hình thành hợp đồng tuyển dụng, đảm bảo an toàn thể chất và tâm lý của nhân viên, tuân thủ các quy tắc về thời gian làm việc hay đảm bảo biểu diễn của nhân sự, việc không tuân thủ các nghĩa vụ này sẽ tiếp xúc doanh nghiệp với các hình phạt dân sự và hình sự đáng kể. Với sự số hóa ngày càng tăng của các quy trình nhân sự, những câu hỏi mới nảy sinh: làm thế nào để kết luận hợp đồng lao động hợp lệ dưới định dạng điện tử? Những hành động nào cần chữ ký xác định? Bài viết này trình bày toàn bộ các nghĩa vụ của người sử dụng lao động và tích hợp các câu trả lời được cung cấp bởi quá trình chuyển đổi số.

Các nghĩa vụ hợp đồng khi tuyển dụng

Soạn thảo và gửi hợp đồng lao động

Mỗi người sử dụng lao động có trách vụ gửi cho người lao động một hợp đồng lao động bằng văn bản cho các hợp đồng lao động có thời hạn (CDD), các hợp đồng lao động tạm thời, các hợp đồng học tập và các hợp đồng chuyên nghiệp. Đối với hợp đồng lao động vô thời hạn (CDI) toàn thời gian, pháp luật không bắt buộc hình thức bằng văn bản, nhưng tuyên bố trước khi tuyển dụng (DPAE) đối với URSSAF vẫn là bắt buộc, nếu không sẽ bị phạt cố định có thể đạt tới 1.500 € cho mỗi nhân viên được đề cập (điều L. 1221-10 của Bộ luật Lao động). Trên thực tế, soạn thảo một CDI bằng văn bản được khuyến cáo mạnh mẽ để đảm bảo an toàn cho cả hai bên.

Hợp đồng phải đề cập bắt buộc: danh tính của các bên, nơi làm việc, chứng chỉ của công việc, tiền lương, thời gian làm việc, công ước lao động áp dụng, và thời gian thử việc nếu có. Kể từ khi chuyển tiếp Chỉ thị (EU) 2019/1152 về điều kiện làm việc minh bạch (gọi là chỉ thị "Minh bạch"), mỗi nhân viên phải nhận thông tin thiết yếu này không muộn hơn ngày đầu tiên làm việc.

Chữ ký điện tử cho nhân sự ngày nay là một giải pháp hiệu suất cao để hình thành việc tuyển dụng từ xa, tăng tốc độ tích hợp các cộng tác viên mới và bảo tồn bằng chứng được ghi thời gian không thể giả mạo của sự đồng ý lẫn nhau.

Tuyên bố trước khi tuyển dụng và các thủ tục hành chính

DPAE phải được gửi đến URSSAF sớm nhất tám ngày trước khi tuyển dụng và không muộn nhất vào lúc bắt đầu làm việc. Nó tự động kích hoạt đăng ký của người lao động với Bảo hiểm xã hội, mở quyền bảo hiểm thất nghiệp và liên kết với dịch vụ y tế công việc. Sự vắng mặt của DPAE là dấu hiệu của tội danh lao động che giấu (điều L. 8221-5 của Bộ luật Lao động), có thể bị phạt tù ba năm và phạt tiền 45.000 € cho một cá nhân.

Người sử dụng lao động cũng phải ghi danh nhân viên vào sổ đăng ký nhân sự duy nhất khi tuyển dụng, đề cập đến thông tin nhận dạng, ngày vào, tính chất và chứng chỉ của hợp đồng.

Các nghĩa vụ về sức khỏe và an toàn lao động

Đánh giá rủi ro nghề nghiệp

Điều L. 4121-1 của Bộ luật Lao động quy định người sử dụng lao động phải thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo an toàn và bảo vệ sức khỏe thể chất và tinh thần của các công nhân. Nghĩa vụ an toàn chung này, được xác nhận bởi pháp lý nhất quán của Tòa Cassation, được thực hiện đặc biệt thông qua việc duy trì Tài liệu Đánh giá Rủi ro Nghề nghiệp Duy nhất (DUERP). Tài liệu này, bắt buộc cho mọi doanh nghiệp từ nhân viên đầu tiên kể từ sắc lệnh ngày 5 tháng 11 năm 2001, phải được cập nhật tối thiểu một lần mỗi năm và khi có bất kỳ thay đổi lớn nào trong điều kiện làm việc.

Luật ngày 2 tháng 8 năm 2021 nhằm tăng cường phòng ngừa sức khỏe lao động đã tăng cường yêu cầu xung quanh DUERP: bây giờ nó phải được bảo quản trong ít nhất 40 năm và, đối với các doanh nghiệp có 50 nhân viên trở lên, được gửi trên một cổng thông tin kỹ thuật số được quản lý bởi các tổ chức phòng ngừa chi nhánh.

Phòng ngừa rủi ro tâm lý xã hội

Các rủi ro tâm lý xã hội (RPS) — kiệt sức, qu騷rối tâm lý hoặc tình dục, căng thẳng mãn tính — được các tòa án quan tâm ngày càng tăng. Thỏa thuận quốc tế liên ngành ngày 2 tháng 7 năm 2008 về căng thẳng lao động, được mở rộng bằng sắc lệnh bộ, buộc người sử dụng lao động phải thực hiện một quá trình đánh giá và phòng ngừa. Qu騷rối tâm lý được định nghĩa trong điều L. 1152-1 của Bộ luật Lao động: mỗi người sử dụng lao động không tuân thủ nghĩa vụ phòng ngừa của mình có thể bị kết tội thậm chí không có lỗi cá nhân được chứng minh.

Các doanh nghiệp có 250 nhân viên trở lên ngoài ra có nghĩa vụ chỉ định một người tham chiếu quấy rối tình dục, khác với người tham chiếu được chỉ định trong CSE.

Các nghĩa vụ liên quan đến thời gian làm việc và tiền lương

Thời gian pháp luật, giờ làm thêm và nghỉ ngơi

Thời gian pháp luật để làm việc được quy định là 35 giờ hàng tuần (điều L. 3121-27 của Bộ luật Lao động). Ngoài ra, các giờ làm thêm được quyền nhận tiền lương tăng 25% cho tám giờ đầu tiên và 50% sau đó, trừ khi có thỏa thuận chi nhánh hoặc doanh nghiệp có lợi hơn. Thời gian tối đa tuyệt đối là 48 giờ mỗi tuần và 44 giờ trung bình trong 12 tuần liên tiếp.

Mỗi nhân viên được hưởng thời gian nghỉ hàng ngày tối thiểu 11 giờ liên tiếp và thời gian nghỉ hàng tuần tối thiểu 24 giờ liên tiếp, cộng với 11 giờ nghỉ hàng ngày, tổng cộng 35 giờ (điều L. 3131-1 và L. 3132-2).

Thanh toán tiền lương và các nghĩa vụ khai báo

Người sử dụng lao động phải trả tiền lương ít nhất một lần mỗi tháng và gửi một bảng lương tại mỗi lần thanh toán. Kể từ tháng 1 năm 2017, bảng lương đơn giản hóa được phổ biến. Khử giấy tờ của bảng lương được phép tùy thuộc vào sự đồng ý của nhân viên, trừ khi có thỏa thuận doanh nghiệp. Tiền lương không thể thấp hơn SMIC, được quy định là 11,88 € tính theo thô vào ngày 1 tháng 11 năm 2025.

Người sử dụng lao động cũng phải chịu trách nhiệm về các khoản đóng góp xã hội của người sử dụng lao động và nhân viên, mà anh ta thu thập và hoàn lại URSSAF theo tần suất hàng tháng hoặc hàng quý tùy thuộc vào số nhân viên.

Các nghĩa vụ liên quan đến biểu diễn nhân sự

Ủy ban Xã hội và Kinh tế (CSE)

Mỗi doanh nghiệp đạt ngưỡng 11 nhân viên trong 12 tháng liên tiếp có nghĩa vụ thiết lập một Ủy ban Xã hội và Kinh tế (CSE), tuân thủ các sắc lệnh Macron ngày 22 tháng 9 năm 2017. CSE hợp nhất các đại biểu nhân sự cũ, ủy ban doanh nghiệp và CHSCT. Các doanh nghiệp có 50 nhân viên trở lên có các nghĩa vụ mở rộng: quyền hạn kinh tế và xã hội, tư vấn bắt buộc về các định hướng chiến lược, tình hình kinh tế và tài chính, và chính sách xã hội.

Người sử dụng lao động cản trở thành lập hoặc hoạt động của CSE phạm tội cản trở, có thể bị phạt tù một năm và phạt tiền 7.500 € (điều L. 2317-1).

Đàm phán tập thể bắt buộc

Trong các doanh nghiệp có đại biểu công đoàn, người sử dụng lao động có trách vụ tham gia các cuộc đàm phán hàng năm bắt buộc (NAO) liên quan đến tiền lương, thời gian làm việc và chia sẻ giá trị gia tăng, cũng như bình đẳng nghề nghiệp nam-nữ và chất lượng cuộc sống lao động. Việc không tuân thủ nghĩa vụ này có thể lấy đi từ người sử dụng lao động một số lợi thế thuế liên quan đến tiết kiệm nhân viên.

Số hóa các nghĩa vụ nhân sự: những vấn đề pháp lý

Giá trị bằng chứng của các hành động nhân sự khử giấy tờ

Sự chuyển đổi số của các nguồn lực con người tạo ra những câu hỏi pháp lý chính xác. Hợp đồng lao động ký điện tử có cùng giá trị như hợp đồng giấy không? Theo điều 1366 của Bộ luật Dân sự, "bản viết điện tử có cùng giá trị bằng chứng như bản viết trên giấy". Sự tương đương này phụ thuộc vào việc xác định đáng tin cậy của người đó và đảm bảo tính toàn vẹn của hành động. Hướng dẫn hoàn chỉnh về chữ ký điện tử của Certyneo chi tiết các mức chữ ký áp dụng tùy theo độ nhạy cảm của hành động.

Đối với các hợp đồng lao động tiêu chuẩn, chữ ký điện tử nâng cao tuân thủ quy định eIDAS đủ trong phần lớn các trường hợp. Đối với một số hành động nhạy cảm hơn — đình chỉ thỏa thuận, thỏa thuận bảo mật hoặc phiên bản bổ sung với phạm vi di sản — phân tích từng trường hợp một được khuyến cáo. So sánh các giải pháp chữ ký điện tử sẽ giúp bạn chọn mức độ phù hợp.

Lưu trữ bằng chứng của các tài liệu nhân sự

Người sử dụng lao động phải bảo quản các bảng lương ít nhất năm năm, các hợp đồng lao động và các phiên bản bổ sung của chúng trong năm năm sau khi hợp đồng kết thúc, và các tài liệu liên quan đến tai nạn lao động trong mười năm. DUERP, như đã đề cập, phải được bảo quản 40 năm. Thiết lập một hệ thống lưu trữ điện tử có giá trị bằng chứng (SAE), tuân thủ tiêu chuẩn NF Z 42-013, đảm bảo giá trị pháp lý của các kho lưu trữ kỹ thuật số này.

Giải pháp dành riêng cho chữ ký điện tử trong doanh nghiệp tích hợp sơ khai các cơ chế ghi thời gian và lưu trữ tuân thủ các yêu cầu pháp lý Pháp và Châu Âu, giảm đáng kể rủi ro tranh chấp trong trường hợp tranh chấp lao động.

Khung pháp lý áp dụng cho các nghĩa vụ của người sử dụng lao động

Các nghĩa vụ pháp lý của người sử dụng lao động được thể hiện trong một khuôn khổ pháp luật và quy định đa tầng, nối dân pháp quốc gia và pháp luật châu Âu.

Bộ luật Lao động Pháp

Bộ luật Lao động là nguồn chính. Các quy định chính áp dụng là:

• Điều L. 1221-1 đến L. 1221-19: hình thành và thực hiện hợp đồng lao động

• Điều L. 1237-14 đến L. 1237-20: chấm dứt thỏa thuận và được phê chuẩn bởi DREETS

• Điều L. 4121-1 đến L. 4121-5: nghĩa vụ an toàn chung và DUERP

• Điều L. 3121-1 và tiếp theo: thời gian pháp luật để làm việc và nghỉ ngơi

• Điều L. 2311-1 và tiếp theo: thiết lập và hoạt động của CSE

• Điều L. 8221-5: lao động che giấu và hình phạt hình sự

Bộ luật Dân sự và giá trị bằng chứng của kỹ thuật số

Điều 1366 và 1367 của Bộ luật Dân sự quy định nguyên tắc tương đương giữa bản viết điện tử và bản viết giấy, tùy thuộc vào việc xác định đáng tin cậy của tác giả và tính toàn vẹn của tài liệu. Các quy định này bắt nguồn trực tiếp từ việc chuyển tiếp Chỉ thị 1999/93/CE về chữ ký điện tử, hiện được thay thế bằng quy định eIDAS.

Quy định eIDAS n° 910/2014 và eIDAS 2.0

Quy định eIDAS (Định danh điện tử, Xác thực và Dịch vụ Tin tưởng) xác định ba mức chữ ký điện tử: đơn giản, nâng cao và xác định. Đối với phần lớn các hành động nhân sự, chữ ký nâng cao (mức 2) là đủ. Chữ ký xác định (mức 3), do một nhà cung cấp dịch vụ tin tưởng xác định (QTSP) tham chiếu trên danh sách tin tưởng châu Âu (EUTL) phát hành, được yêu cầu cho các hành động yêu cầu tương đương với chữ ký tay theo nghĩa chặt chẽ của pháp luật quốc gia. Quy định eIDAS 2.0, được thông qua năm 2024, tăng cường yêu cầu về ví tiền điện tử nhân dân châu Âu (EUDIW) và khả năng tương thích xuyên biên giới.

RGPD n° 2016/679

Xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên trong bối cảnh các nghĩa vụ nhân sự được tuân thủ RGPD. Người sử dụng lao động hoạt động với tư cách là người chịu trách nhiệm xử lý và phải đảm bảo: căn cứ pháp lý để xử lý (thực hiện hợp đồng, nghĩa vụ pháp lý hoặc lợi ích hợp pháp), thông tin cho nhân viên (điều 13 RGPD), giới hạn bảo quản dữ liệu và các biện pháp an toàn thích hợp. CNIL đã công bố một số khuyến nghị khu vực áp dụng cho bối cảnh việc làm.

Tiêu chuẩn ETSI

Các tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) và ETSI EN 319 142 (PAdES) xác định các định dạng chữ ký điện tử nâng cao và xác định. Tuân thủ chúng đảm bảo khả năp tương thích của các chữ ký và xác thực dài hạn, điều cần thiết cho các tài liệu nhân sự có thời gian bảo quản kéo dài.

Hình phạt trong trường hợp không tuân thủ

Việc không tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý sẽ tiếp xúc người sử dụng lao động với những rủi ro tích lũy: chỉnh sửa URSSAF, kết tội lao động vì sa thải không có lý do thực tế và nghiêm túc (bồi thường có thể đạt đến 20 tháng lương theo thang đo Macron), truy tố hình sự vì lao động che giấu hoặc tội danh cản trở, và gây ra trách nhiệm dân sự của người sử dụng lao động trong trường hợp tai nạn lao động từ việc không tuân thủ phòng ngừa.

Kịch bản sử dụng: Tuân thủ nhân sự và chữ ký điện tử

Kịch bản 1 — Doanh nghiệp vừa và nhỏ phân phối có hoạt động mùa vụ cao

Một doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực phân phối có khoảng 80 cộng tác viên thường xuyên và tuyển dụng lên đến 150 lao động mùa vụ mỗi mùa hè đã phải đối mặt với sự tích tụ các hợp đồng CDD giấy cần ký nhanh chóng trên nhiều trang web khác nhau. Khoảng thời gian giữa xác thực việc tuyển dụng và ký hợp đồng vật lý trung bình là 4 ngày làm việc, tạo ra tình huống làm việc mà không cần hợp đồng chính thức — tình huống rủi ro liên quan đến các nghĩa vụ của chỉ thị Minh bạch và quy định URSSAF.

Bằng cách triển khai giải pháp chữ ký điện tử nâng cao được tích hợp vào SIRH, doanh nghiệp này đã giảm khoảng thời gian này xuống dưới 2 giờ. Tỷ lệ DPAE được thực hiện trong các hạn chế pháp lý là 100%. Lưu trữ được ghi thời gian của các hợp đồng được ký còn đơn giản hóa ba thủ tục lao động bằng cách cung cấp ngay những bằng chứng được ghi thời gian và chứng nhận. Sự giảm chi phí in ấn, gửi và phân loại được ước tính ở khoảng 35% của ngân sách quản trị nhân sự hàng năm, phù hợp với các mức được quan sát trong các báo cáo khu vực của Liên đoàn Nhân sự Pháp.

Kịch bản 2 — Công ty tư vấn quản lý (50 chuyên gia tư vấn)

Một công ty tư vấn có khoảng 50 chuyên gia tư vấn cấp cao, trong đó một phần ba có trạng thái quản lý với lương định mức ngày, phải quản lý hơn 200 phiên bản bổ sung tiền lương hàng năm, thỏa thuận bảo mật với khách hàng và phiên bản bổ sung về làm việc từ xa. Sự vắng mặt của một quy trình chính thức của chữ ký dẫn đến các khoảng thời gian xác thực từ 5 đến 10 ngày và rủi ro mất tài liệu trong các cuộc kiểm toán.

Tích hợp một quy trình chữ ký điện tử đa người ký đã cho phép tự động hóa chuỗi phê duyệt (quản lý — DRH — nhân viên) và tạo ra một sổ đăng ký kiểm tra đầy đủ tự động cho mỗi tài liệu. Công ty đã nhận thấy sự giảm 60% thời gian hành chính dành cho quản lý tài liệu nhân sự, giải phóng nhóm nhân sự cho các nhiệm vụ có giá trị gia tăng cao hơn. Tuân thủ các nghĩa vụ thông tin của chỉ thị Minh bạch hiện có thể kiểm chứng bất kỳ lúc nào thông qua bảng điều khiển của giải pháp.

Kịch bản 3 — Nhóm công nghiệp đa trang web trong giai đoạn tăng trưởng bên ngoài

Một nhóm công nghiệp có khoảng 1.200 nhân viên phân tán trên sáu trang web ở Pháp đã tiến hành ba mua lại trong 18 tháng, tạo ra hàng trăm phiên bản bổ sung chuyển nhượng, các mệnh lệnh di động mới và các thỏa thuận thay thế được gửi đến CSE. Tính đa dạng của các thực thể pháp lý và công ước lao động áp dụng đã khiến việc theo dõi tài liệu trở nên đặc biệt phức tạp.

Thiết lập một nền tảng lưu trữ trung tâm về chữ ký điện tử tuân thủ eIDAS, được kết nối với hệ thống trả lương và công cụ quản lý CSE, đã cho phép xử lý toàn bộ các thủ tục mua lại trong ít hơn 10 ngày làm việc (so với 6 tuần ở chế độ giấy). Các đại biểu công đoàn đã được hưởng quyền truy cập chuyên dụng để ký các biên bản tư vấn CSE ở định dạng khử giấy tờ, tuân thủ các quy định của các sắc lệnh Macron. Nhóm ước tính đã tránh được một số rủi ro tranh chấp tiềm tàng liên quan đến các khiếm khuyết về hình thức trong các thỏa thuận tập thể.

Kết luận

Các nghĩa vụ pháp lý của người sử dụng lao động theo pháp luật lao động tạo thành một tập hợp đầy thách thức và phát triển liên tục, bao gồm hình thành hợp đồng, an toàn nhân viên, quản lý thời gian làm việc, tiền lương và biểu diễn tập thể. Bỏ qua hoặc lơ là một trong những nghĩa vụ này sẽ