Tuân thủ pháp lý các quyền lao động: Nghĩa vụ của người sử dụng lao động

Giới thiệu

Tuân thủ pháp lý các quyền lao động đại diện cho một trong những vấn đề quan trọng nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể quy mô của nó. Ở Pháp, Bộ Luật Lao động áp đặt cho người sử dụng lao động một bộ các nghĩa vụ chính xác: soạn thảo hợp đồng, công bố quy định, lưu giữ sổ đăng ký, tuân thủ thời gian làm việc, quản lý dữ liệu cá nhân của người lao động. Sự không tuân thủ các quy tắc này làm cho doanh nghiệp phải đối mặt với các hình phạt hành chính, hình sự và dân sự có thể nặng. Bài viết này xem xét các nghĩa vụ pháp lý chính, các rủi ro liên quan và các thực tiễn tốt về số - đặc biệt là chữ ký điện tử - để bảo vệ từng giai đoạn của vòng đời người lao động.

---

Các nghĩa vụ hợp đồng cơ bản của người sử dụng lao động

Soạn thảo và giao hợp đồng lao động

Theo luật Pháp, hợp đồng lao động vô thời hạn (CDI) toàn thời gian không phải chịu bất kỳ yêu cầu hình thức nào, trừ khi có thỏa thuận công đoàn khác. Tuy nhiên, chuyển hóa Chỉ thị Châu Âu 2019/1152 ngày 20 tháng 6 năm 2019 - được gọi là "Chỉ thị về điều kiện lao động minh bạch" - bắt buộc người sử dụng lao động phải giao cho mỗi người lao động, muộn nhất vào ngày thứ 7 của lịch sau khi tuyển dụng, một tài liệu hoặc tập hợp các tài liệu chứa các thông tin cốt lõi liên quan đến mối quan hệ lao động (bài viết L. 1221-5-1 của Bộ Luật Lao động, xuất phát từ sắc lệnh n° 2023-1004 ngày 30 tháng 10 năm 2023).

Đối với CDD, hợp đồng lao động tạm thời, hợp đồng học việc và thỏa thuận thực tập, việc soạn thảo bằng văn bản là bắt buộc và phải giao trong những thời hạn rất chặt (thường là 2 ngày làm việc đối với CDD). Sự thiếu sót trong việc giao hợp đồng bằng văn bản trong thời hạn pháp luật có thể dẫn đến việc định giá lại CDD thành CDI bởi Hội đồng Prud'hommes.

Chữ ký điện tử cho các bộ phận nhân sự ngày nay là một giải pháp hiệu quả để đảm bảo truy xuất nguồn gốc và dấu thời gian của các giao hợp đồng này, đồng thời giảm bớt các thủ tục hành chính.

Các điều khoản bắt buộc trong hợp đồng

Hợp đồng lao động phải bao gồm một số điều khoản pháp luật:

• Danh tính của các bên (tên, địa chỉ, số SIRET của người sử dụng lao động)

• Ngày bắt đầu mối quan hệ lao động

• Nơi làm việc và, khi thích hợp, các phương thức làm việc từ xa

• Chức danh công việc, danh mục công việc, hệ số cấp bậc

• Thời gian làm việc và sắp xếp giờ làm việc

• Tiền lương (lương cơ sở, tiền thưởng, lợi ích thực tế)

• Thời gian thử việc và điều kiện gia hạn

• Thỏa thuận công đoàn áp dụng

• Hệ thống bảo vệ xã hội bổ sung

Sự thiếu sót của một số điều khoản này có thể cấu thành một sự vi phạm có thể bị xử phạt, và trong một số trường hợp, cho phép người lao động yêu cầu bồi thường.

---

Công bố bắt buộc và thông tin cho người lao động

Các tài liệu phải công bố trong doanh nghiệp

Bài viết L. 1221-16 của Bộ Luật Lao động và nhiều văn bản cụ thể khác áp đặt cho người sử dụng lao động yêu cầu công bố hoặc đưa đến sự chú ý của người lao động một danh sách đầy đủ các tài liệu. Trong các công bố bắt buộc có:

• Quy chế nội bộ (bắt buộc từ 50 người lao động, bài viết L. 1311-2 của Bộ Luật Lao động)

• Giờ làm việc và ngày nghỉ hàng tuần

• Địa chỉ và tên của thanh tra lao động có thẩm quyền

• Tọa độ của các dịch vụ cấp cứu khẩn cấp

• Tiêu đề của các thỏa thuận và hiệp ước công đoàn áp dụng

• Các văn bản liên quan đến bình đẳng chuyên nghiệp (bài viết L. 1142-6)

• Danh sách các thành viên của phái đoàn nhân viên tại CSE (Ủy ban Xã hội và Kinh tế)

• Số điện thoại quốc gia chống phân biệt đối xử (3928)

• Các quy định của Bộ Luật Hình sự liên quan đến qu騷rối tâm lý và tình dục

Kể từ Luật n° 2021-1018 ngày 2 tháng 8 năm 2021 có tên "Sức khỏe tại nơi làm việc", các nghĩa vụ về phòng chống rủi ro lao động đã được tăng cường, đặc biệt là cập nhật bắt buộc Tài liệu Đánh giá Rủi ro Lao động (DUERP) ít nhất một lần mỗi năm trong các doanh nghiệp có ít nhất 11 người lao động.

Truyền thông số: giữa cơ hội và tuân thủ

Luật ngày 8 tháng 8 năm 2016 (Luật "Lao động" hoặc Luật El Khomri) đã mở đường cho việc loại bỏ một số thông tin bắt buộc, với điều kiện là người lao động có thể truy cập dễ dàng. Do đó, người sử dụng lao động có thể cung cấp những thông tin này thông qua intranet hoặc cổng thông tin nhân sự an toàn. Tuy nhiên, bằng chứng của việc tham khảo vẫn nằm trên vai anh ta, điều này áp đặt các giải pháp có thể theo dõi được. Việc sử dụng các công cụ như trình tạo hợp đồng bằng AI hoặc nền tảng chữ ký số cho phép tự động hóa các bằng chứng truy cập và giao này.

---

Quản lý thời gian làm việc và các sổ đăng ký bắt buộc

Thời gian pháp luật và các ngoại lệ của họ

Bộ Luật Lao động quy định thời gian làm việc pháp luật là 35 giờ mỗi tuần (bài viết L. 3121-27). Có thể thực hiện giờ làm việc thêm trong giới hạn các thời gian tối đa pháp luật:

• 10 giờ mỗi ngày (bài viết L. 3121-18)

• 48 giờ mỗi tuần (bài viết L. 3121-20)

• 44 giờ trung bình trong 12 tuần liên tiếp (bài viết L. 3121-22)

Vượt quá các giới hạn này mà không có thỏa thuận công đoàn hoặc sự phê chuẩn của thanh tra lao động cấu thành một vi phạm có thể bị phạt 1500 € cho mỗi người lao động bị ảnh hưởng (bài viết R. 3124-3).

Các thỏa thuận ngoài công việc trong ngày, dành riêng cho các cán bộ quản lý và một số người lao động tự chủ, phải được quy định rõ ràng bởi một thỏa thuận công đoàn và được nêu trong hợp đồng cá nhân. Sự thiếu vắng của một thỏa thuận công đoàn hợp lệ làm cho thỏa thuận ngoài công việc không thể đưa ra được đối với người lao động, người có thể sau đó yêu cầu thanh toán cho các giờ làm việc thêm.

Các sổ đăng ký bắt buộc

Người sử dụng lao động được yêu cầu duy trì một số sổ đăng ký, trong đó một số phải được lưu trữ trong các khoảng thời gian cụ thể:

• Sổ đăng ký duy nhất của nhân viên: bắt buộc từ người lao động đầu tiên (bài viết L. 1221-13), giữ lại 5 năm sau khi người lao động rời đi

• DUERP: giữ lại ít nhất 40 năm theo luật Sức khỏe tại nơi làm việc năm 2021

• Sổ đăng ký phái đoàn CSE và biên bản họp

• Sổ đăng ký các tai nạn lao động nhẹ (nếu doanh nghiệp có dịch vụ y tế)

• Sổ đăng ký xử lý dữ liệu cá nhân (RGPD, bài viết 30 của quy định 2016/679)

Việc lưu giữ các sổ đăng ký được loại bỏ được phép miễn là đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng tiếp cận của họ đối với các nhân viên kiểm soát. Các giải pháp chữ ký điện tử trong doanh nghiệp cho phép đảm bảo các yêu cầu này về tính toàn vẹn tài liệu.

---

Bảo vệ dữ liệu cá nhân của người lao động (RGPD)

Các nghĩa vụ cụ thể trong bối cảnh nhân sự

Quy định Chung về Bảo vệ Dữ liệu (RGPD, quy định EU 2016/679) áp dụng đầy đủ cho việc xử lý dữ liệu của người lao động. Như một bên chịu trách nhiệm xử lý, người sử dụng lao động phải:

• Thông báo cho người lao động về bản chất dữ liệu được thu thập, mục đích của nó, thời gian lưu giữ và quyền của họ (bài viết 13 và 14 của RGPD)

• Duy trì sổ đăng ký hoạt động xử lý (bài viết 30)

• Chỉ định một Người đại diện Bảo vệ Dữ liệu (DPO) trong một số trường hợp nhất định (bài viết 37), đặc biệt là trong trường hợp xử lý dữ liệu nhạy cảm ở quy mô lớn (hồ sơ y tế, niềm tin nghiệp đoàn)

• Kiểm soát các chuyển giao dữ liệu tới các quốc gia bên ngoài EU

• Thực hiện các biện pháp bảo vệ thích hợp (mã hóa, giả danh, kiểm soát quyền truy cập)

CNIL đã xuất bản một số tài liệu tham khảo lĩnh vực nhân sự, bao gồm tài liệu liên quan đến quản lý hành chính nhân viên (quyết định ngày 22 tháng 11 năm 2012, cập nhật sau RGPD). Các sự vi phạm có thể dẫn đến các hình phạt lên tới 20 triệu euro hoặc 4% doanh thu toàn cầu hàng năm.

Chữ ký điện tử như một công cụ tuân thủ RGPD

Việc sử dụng một nền tảng chữ ký điện tử được chứng thực, như được giải thích trong hướng dẫn toàn diện về chữ ký điện tử, có một lợi ích kép: nó bảo vệ giao hợp đồng trong khi giảm thiểu dữ liệu cá nhân được xử lý (nguyên tắc tối thiểu, bài viết 5.1.c của RGPD). Dữ liệu sinh trắc học chữ ký được thay thế bằng các cơ chế mật mã không liên quan đến thu thập sinh trắc học theo nghĩa nghiêm ngặt.

---

Các nghĩa vụ liên quan đến sức khỏe, security và phòng ngừa

Nghĩa vụ bảo vệ chung của kết quả... trở thành phương tiện được tăng cường

Kể từ quyết định của Tòa án Cassation ngày 25 tháng 11 năm 2015 (n° 14-24.444), pháp lý đã làm rõ nghĩa vụ bảo vệ đối với người sử dụng lao động: nó không còn là một nghĩa vụ kết quả tuyệt đối mà là một nghĩa vụ phương tiện được tăng cường. Người sử dụng lao động chứng minh được rằng anh ta đã thực hiện tất cả các biện pháp cần thiết để bảo vệ sức khỏe thể chất và tinh thần của người lao động có thể miễn trừ trách nhiệm của anh ta.

Sự phát triển pháp lý này không dễ dàng các yêu cầu thực tế:

• Đánh giá rủi ro lao động được chính thức hóa trong DUERP

• Chương trình phòng ngừa hàng năm (PAPRIPACT) cho các doanh nghiệp có 50 người lao động và hơn

• Các buổi đào tạo về an toàn và sơ cứu

• Các cuộc khám sức khỏe (lần thăm khám thông tin và phòng ngừa khi tuyển dụng, theo dõi cá nhân được tăng cường cho các chức danh có rủi ro)

• Điều chỉnh các vị trí làm việc cho người lao động bị tàn tật hoặc mang thai

Trách nhiệm hình sự của người sử dụng lao động

Sự vi phạm các nghĩa vụ bảo vệ có thể gây ra trách nhiệm hình sự của người sử dụng lao động là cá nhân (nhà lãnh đạo, người được ủy quyền) về đưa người khác vào tình trạng nguy hiểm cố ý (bài viết 223-1 của Bộ Luật Hình sự), thương tích không cố ý (bài viết 222-19) thậm chí giết người không cố ý (bài viết 221-6), với các hình phạt có thể lên đến 3 năm tù và 45.000 € phạt trong trường hợp vi phạm rõ ràng cố ý một nghĩa vụ bảo vệ.

Việc thực hiện các quy trình có tài liệu, các sổ đăng ký được dấu thời gian và chữ ký điện tử trên các giao thức bảo vệ cấu thành một bằng chứng quý báu trong trường hợp tranh chấp, như được nhấn mạnh trong so sánh các giải pháp chữ ký điện tử.

Khuôn khổ pháp lý áp dụng cho các nghĩa vụ của người sử dụng lao động trong luật lao động

Các văn bản cơ bản của luật nước trong

Các nghĩa vụ của người sử dụng lao động về tuân thủ pháp lý tìm thấy nguồn của họ trong một khuôn khổ pháp luat và quy định dày đặc:

• Bộ Luật Lao động: bài viết L. 1221-1 và tiếp theo (hình thành hợp đồng), L. 1311-1 và tiếp theo (quy chế nội bộ), L. 3121-1 và tiếp theo (thời gian làm việc), L. 4121-1 và tiếp theo (sức khỏe và an toàn), L. 2311-1 và tiếp theo (đại diện của nhân viên)

• Sắc lệnh n° 2023-1004 ngày 30 tháng 10 năm 2023: chuyển hóa chỉ thị EU 2019/1152 liên quan đến các điều kiện lao động minh bạch và có thể dự đoán được

• Luật n° 2021-1018 ngày 2 tháng 8 năm 2021 tên "Sức khỏe tại nơi làm việc": tăng cường DUERP, tạo hộ chiếu phòng ngừa, nghĩa vụ giữ DUERP trong 40 năm

• Luật n° 2022-1598 ngày 21 tháng 12 năm 2022 liên quan đến các biện pháp khẩn cấp cho thị trường lao động

• Bộ Luật Dân sự, bài viết 1366 và 1367: giá trị pháp lý của chữ ký điện tử - bài viết 1366 quy định rằng "tài liệu điện tử có cùng sức mạnh chứng minh như tài liệu trên giấy" và bài viết 1367 định nghĩa chữ ký điện tử như "sử dụng một quy trình đáng tin cậy của nhận dạng đảm bảo liên kết của nó với hành động mà nó được gắn"

Quy định châu Âu áp dụng

• Quy định eIDAS n° 910/2014 (và phiên bản sửa đổi eIDAS 2.0, quy định EU 2024/1183): xác định ba cấp độ chữ ký điện tử (đơn giản, nâng cao, đủ tiêu chuẩn) và đặt nguyên tắc không phân biệt giữa chữ ký điện tử đủ tiêu chuẩn và chữ ký viết tay. Đối với các hợp đồng lao động, một chữ ký điện tử nâng cao (SEA) hoặc đủ tiêu chuẩn (SEQ) được khuyến khích để tối đa hóa sự bảo vệ pháp lý

• Quy định RGPD n° 2016/679: áp dụng cho việc xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động. Bài viết 88 cho phép các quốc gia thành viên quy định các quy tắc cụ thể cho các xử lý trong bối cảnh của các mối quan hệ lao động, với điều kiện là các biện pháp bảo vệ thích hợp

• Chỉ thị NIS2 (EU 2022/2555): được chuyển hóa ở Pháp bằng luật liên quan đến khả năng phục hồi các hoạt động quan trọng sống còn (LOPMI và sắc lệnh chuyển hóa), áp đặt các biện pháp an toàn mạng cho các nhà khai thác cơ bản và quan trọng, bao gồm các hệ thống nhân sự quan trọng

• Tiêu chuẩn ETSI EN 319 132: tiêu chuẩn kỹ thuật châu Âu định nghĩa các định dạng chữ ký điện tử nâng cao XAdES, áp dụng cho các tài liệu hợp đồng nhân sự

Rủi ro pháp lý trong trường hợp không tuân thủ

| Vi phạm | Hình phạt tiềm tàng | |---|---| | Không có hợp đồng bằng văn bản (CDD) | Định giá lại thành CDI, bồi thường | | Vượt quá thời gian làm việc tối đa | Phạt 1.500 € cho mỗi người lao động (R. 3124-3) | | Không có DUERP | Phạt 1.500 € (R. 4741-1) | | Vi phạm RGPD nghiêm trọng | Lên tới 20 triệu € hoặc 4% doanh thu toàn cầu | | Thiếu sót công bố bắt buộc | Phạt 750 € cho mỗi vi phạm (R. 1227-1) | | Quấy rối không được ngăn chặn | Trách nhiệm dân sự và hình sự của người sử dụng lao động |

Người sử dụng lao động có thể sử dụng chữ ký điện tử một cách hợp lệ cho tất cả các tài liệu nhân sự miễn là cấp độ chữ ký được chọn phù hợp với độ nhạy của tài liệu và sự đồng ý của người lao động là tự do và sáng suốt (xem xét 155 của RGPD).

Tình huống sử dụng: tuân thủ nhân sự được tăng cường bằng chữ ký điện tử

Tình huống 1 - Một doanh nghiệp công nghiệp SME có 120 người lao động đối mặt với việc định giá lại CDD

Một doanh nghiệp chế tạo nhỏ có khoảng 120 người lao động đã sử dụng rộng rãi các hợp đồng có thời hạn để hấp thụ các đỉnh hoạt động theo mùa của nó. Các hợp đồng đã được gửi qua thư bưu chính hoặc giao tay, không có bằng chứng horodatée của giao trong thời hạn pháp luật là 2 ngày làm việc. Trong hai bài tập, ba tranh chấp prud'hommal đã dẫn đến các định giá lại thành CDI, đại diện cho tổng chi phí ước tính 47.000 € (nhắc lại tiền lương, bồi thường và chi phí thủ tục).

Sau khi triển khai một giải pháp chữ ký điện tử nâng cao được tích hợp vào SIRH, doanh nghiệp SME đã giảm thời gian giao hợp đồng xuống 0 (truyền tức thời, horodatage được chứng thực). Tỷ lệ trở lại được ký trong thời hạn pháp luật tăng từ 64% lên 99%, và không có tranh chấp nào liên quan đến giao muộn được ghi nhận trong 18 tháng sau. Lợi nhuận trên đầu tư, được tính toán thông qua một máy tính ROI chuyên dụng, đã tỏ ra tích cực từ tháng thứ 4 của việc sử dụng.

Tình huống 2 - Một nhóm phân phối có 800 điểm bán lẻ và quản lý nhân sự phi tập trung

Một mạng lưới phân phối thực phẩm quản lý nhiều trăm điểm bán lẻ theo nhượng quyền đã phải đối mặt với một sự không đồng nhất tài liệu quan trọng: quy chế nội bộ không được cập nhật, các bổ sung đến hợp đồng không được trả về được ký trong 30% các trường hợp, DUERP không đầy đủ trong một số thực thể. Thanh tra lao động, trong quá trình kiểm tra tại chỗ, đã phát hành một số yêu cầu.

Hướng dẫn nhân sự nhóm đã tiêu chuẩn hóa toàn bộ chu kỳ tài liệu thông qua một nền tảng tập trung của chữ ký điện tử, được bổ sung bằng những lời nhắc nhở tự động và bảng điều khiển tuân thủ theo thực thể. Trong 6 tháng, tỷ lệ tính đầy đủ tài liệu tăng từ 68% lên 97%. Các đội nhân sự đã lấy lại trung bình 2,5 giờ mỗi tuần trên mỗi người quản lý được dành trước