Tuân thủ pháp lý về luật lao động: nghĩa vụ của nhà tuyển dụng

Tuân thủ pháp lý về luật lao động là một trong những thách thức phức tạp nhất mà các nhà tuyển dụng gặp phải ở Pháp và châu Âu. Giữa các yêu cầu của Bộ luật Lao động, các yêu cầu bắt buộc của RGPD, các thỏa thuận tập thể và sự phát triển liên tục của các hoạt động kỹ thuật số, việc duy trì tuân thủ hoàn hảo đòi hỏi một tổ chức chặt chẽ và các công cụ phù hợp. Bài viết này cung cấp một cái nhìn toàn diện về các nghĩa vụ của nhà tuyển dụng, những rủi ro gặp phải trong trường hợp vi phạm, và các giải pháp thực tế — đặc biệt là chữ ký điện tử cho nhân sự — để bảo vệ các quy trình tài liệu của bạn.

Những nguyên tắc cơ bản của tuân thủ pháp luật trong lĩnh vực lao động

Tuân thủ pháp lý về luật lao động dựa trên một nền tảng các quy tắc bắt buộc mà mỗi nhà tuyển dụng phải nắm vững, bất kể quy mô của công ty.

Soạn thảo và bảo quản hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là tài liệu nền tảng của mối quan hệ giữa nhà tuyển dụng và nhân viên. Tại Pháp, điều L. 1242-12 của Bộ luật Lao động áp dặt yêu cầu soạn thảo bằng văn bản cho các CDD, nếu không sẽ có nguy cơ bị xem lại thành CDI. Đối với CDI bán thời gian toàn bộ, yêu cầu soạn thảo bằng văn bản không bắt buộc về mặt pháp lý nhưng lại là một yêu cầu thực tế về chứng cứ và an toàn pháp lý.

Kể từ luật ESSOC năm 2018 và các sắc lệnh Macron năm 2017, việc khử giấy tờ các hợp đồng lao động đã được công nhận đầy đủ. Nhà tuyển dụng hiện có thể sử dụng chữ ký điện tử phù hợp với eIDAS để xác nhận các hợp đồng, sửa đổi bổ sung và tài liệu nhân sự, miễn là mức độ chữ ký phù hợp với rủi ro pháp lý liên quan.

Thời gian bảo quản hợp đồng lao động được quy định là 5 năm sau khi kết thúc hợp đồng theo điều L. 3243-4 của Bộ luật Lao động đối với bảng lương, và 30 năm đối với một số tài liệu liên quan đến hưu trí (báo cáo sự nghiệp, chứng chỉ tiếp xúc nhân tố nghề nghiệp). Các thời hạn này đòi hỏi quản lý tài liệu có cấu trúc và có thể theo dõi được.

Các sổ đăng ký bắt buộc và quản lý các tài liệu xã hội

Nhà tuyển dụng có nghĩa vụ duy trì một số sổ đăng ký và tài liệu bắt buộc:

• Sổ đăng ký nhân sự duy nhất (art. L. 1221-13 của Bộ luật Lao động): mỗi nhân viên phải được đăng ký trong đó từ khi tuyển dụng, theo thứ tự thời gian. Việc duy trì không chính xác sẽ phải chịu phạt 750 € cho mỗi nhân viên không được đăng ký.

• Tài liệu đánh giá nguy hiểm lao động duy nhất (DUERP): được yêu cầu bắt buộc bởi sắc lệnh ngày 5 tháng 11 năm 2001, nó phải được cập nhật ít nhất một lần mỗi năm và bảo quản trong 40 năm kể từ luật ngày 2 tháng 8 năm 2021.

• Quy định nội bộ: bắt buộc đối với các công ty có ít nhất 50 nhân viên (art. L. 1311-2), phải được nộp tại văn phòng công chứng của Hội đồng Hòa giải lao động.

• Các thỏa thuận công ty và biên bản của các cơ quan đại diện nhân viên (CSE): bảo quản chúng là điều cần thiết trong trường hợp tranh chấp.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên: các nghĩa vụ RGPD

Kể từ khi Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung (RGPD) có hiệu lực vào tháng 5 năm 2018, các nhà tuyển dụng phải tuân thủ các nghĩa vụ cụ thể với tư cách là người chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên.

Cơ sở pháp lý của các hoạt động xử lý

Mối quan hệ lao động tạo ra một loạt các hoạt động xử lý dữ liệu: quản lý lương, theo dõi ngày phép, đánh giá chuyên môn, kiểm soát truy cập, theo dõi vị trí các phương tiện phục vụ, giám sát video... Mỗi hoạt động xử lý phải dựa trên cơ sở pháp lý được xác định trong sáu cơ sở được quy định bởi điều 6 của RGPD.

Đối với quản lý nhân sự, các cơ sở pháp lý phổ biến nhất là:

• Thực hiện hợp đồng lao động: quản lý lương, quản lý ngày phép, hoàn lại chi phí.

• Nghĩa vụ pháp lý: khai báo xã hội, y tế lao động.

• Lợi ích hợp pháp của nhà tuyển dụng: kiểm soát việc sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, với điều kiện tôn trọng quyền của nhân viên.

Sự đồng ý của nhân viên hiếm khi là cơ sở pháp lý hợp lệ trong bối cảnh lao động, do sự mất cân bằng vốn có trong mối quan hệ lao động, như CNIL nhắc nhở trong các hướng dẫn của mình.

Sổ đăng ký các hoạt động xử lý và quyền của nhân viên

Mọi nhà tuyển dụng có ít nhất 250 nhân viên (và thường xuyên dưới mức đó, nếu các hoạt động xử lý mang theo rủi ro cao) phải duy trì sổ đăng ký các hoạt động xử lý (art. 30 RGPD). Sổ đăng ký này liệt kê mỗi hoạt động xử lý, mục đích của nó, dữ liệu được thu thập, những người nhận và thời gian bảo quản.

Nhân viên được hưởng toàn bộ quyền RGPD: quyền truy cập, quyền sửa đổi, quyền xóa (trong giới hạn các nghĩa vụ pháp lý về bảo quản), quyền hạn chế xử lý và quyền tính khả chuyển. Nhà tuyển dụng thường có một tháng để trả lời bất kỳ yêu cầu nào về thực hiện quyền.

Trong trường hợp vi phạm dữ liệu (rò rỉ, tấn công mạng, mất dữ liệu không cố ý), nhà tuyển dụng phải thông báo cho CNIL trong vòng 72 giờ và, nếu vi phạm mang theo rủi ro cao đối với quyền và tự do của mọi người, phải thông báo cho nhân viên liên quan.

Khử giấy tờ các tài liệu nhân sự: quy định và thực hành tốt nhất

Sự chuyển đổi kỹ thuật số của nhân sự đã tăng tốc đáng kể. Việc cung cấp không giấy tờ bảng lương, chữ ký điện tử các hợp đồng và sửa đổi bổ sung, hoặc quản lý tài liệu di chuyển kỹ thuật số ngày nay là những thực hành phổ biến. Nhưng chúng phải tuân thủ các quy tắc chính xác.

Cung cấp điện tử bảng lương

Kể từ luật Lao động ngày 8 tháng 8 năm 2016, cung cấp điện tử bảng lương được phép mà không cần sự đồng ý trước của nhân viên, với điều kiện nhà tuyển dụng đảm bảo:

• Tính toàn vẹn của dữ liệu được truyền tải.

• Tính sẵn sàng của bảng lương trong ít nhất 50 năm hoặc cho đến khi nhân viên bước vào tuổi 75.

• Tính bảo mật: chỉ nhân viên được đề cập mới có thể truy cập bảng lương của họ.

Nhân viên có thể bất cứ lúc nào phản đối cung cấp điện tử và yêu cầu một phiên bản trên giấy.

Chữ ký điện tử các hợp đồng lao động và tài liệu nhân sự

Việc sử dụng chữ ký điện tử trong doanh nghiệp đã trở nên phổ biến cho các hợp đồng lao động, sửa đổi bổ sung, thư sứ mệnh và tài liệu di chuyển. Quy định eIDAS phân biệt ba mức độ chữ ký:

• Chữ ký điện tử đơn giản (SES): đủ cho các tài liệu có rủi ro thấp (xác nhận nhận, biểu mẫu nội bộ).

• Chữ ký điện tử nâng cao (SEA): được khuyến khích cho các hợp đồng lao động tiêu chuẩn, CDD, sửa đổi bổ sung.

• Chữ ký điện tử được xác nhận (SEQ): tương đương với chữ ký viết tay, được yêu cầu cho các hành động nhạy cảm nhất.

Đối với các hợp đồng lao động, chữ ký nâng cao hoặc được xác nhận cung cấp an toàn pháp lý tối ưu. Một giải pháp chữ ký điện tử phù hợp không chỉ cho phép tăng tốc độ các quy trình tuyển dụng mà còn đảm bảo tính theo dõi được và tính toàn vẹn của các tài liệu được ký, những yếu tố quyết định trong trường hợp tranh chấp prud'homal.

Quản lý tài liệu điện tử (GED) và lưu trữ có giá trị bằng chứng

Lưu trữ điện tử có giá trị bằng chứng dựa trên một số yêu cầu kỹ thuật: dấu thời gian được xác nhận, niêm phong tài liệu, tính theo dõi được của truy cập và tính toàn vẹn được đảm bảo theo thời gian. Các yêu cầu này được định nghĩa bởi tiêu chuẩn NF Z 42-020 và các khuyến nghị của ANSSI.

Một nhà tuyển dụng không thể sản xuất trước Hội đồng Hòa giải lao động một hợp đồng lao động được ký hoặc một sửa đổi bổ sung theo quy định sẽ thấy các lập luận của họ bị suy yếu. Lưu trữ có giá trị bằng chứng do đó là một khoản đầu tư về an toàn pháp lý, chứ không chỉ là một chi phí kỹ thuật.

Vệ sinh và an toàn, qu騷rào và phân biệt đối xử: những nghĩa vụ chủ động

Tuân thủ pháp lý về luật lao động không chỉ giới hạn ở quản lý tài liệu. Nó bao gồm các nghĩa vụ thực chất về ngăn chặn rủi ro và bảo vệ nhân viên.

Nghĩa vụ bảo vệ an toàn được xem lại

Kể từ các phán quyết Amiante năm 2002, Tòa án Tối cao đã công nhận một nghĩa vụ bảo vệ an toàn về kết quả đối với nhà tuyển dụng. Kể từ năm 2015, thẩm phán học đã phát triển hướng tới một nghĩa vụ bảo vệ an toàn với yêu cầu gia tăng: nhà tuyển dụng có thể chứng minh rằng đã thực hiện tất cả các biện pháp cần thiết quy định bởi các điều L. 4121-1 trở đi của Bộ luật Lao động có thể miễn trừ trách nhiệm của họ.

Về mặt thực tế, điều này bao hàm:

• Đánh giá thường xuyên và tài liệu hóa rủi ro (DUERP).

• Thực hiện các hành động phòng ngừa và đào tạo.

• Tổ chức cứu hộ và chỉ định một nhân viên có năng lực hoặc một dịch vụ phòng ngừa.

Phòng ngừa quấy rối tâm lý và tình dục

Kể từ luật ngày 5 tháng 9 năm 2018, mọi nhà tuyển dụng có ít nhất 250 nhân viên phải chỉ định một người đại diện cho vấn đề quấy rối tình dục trong CSE. Hơn nữa, nhà tuyển dụng có nghĩa vụ thực hiện các biện pháp phòng ngừa (thông tin, đào tạo) và khắc phục (điều tra nội bộ, các biện pháp kỷ luật) ngay khi họ có kiến thức về các sự kiện có khả năng cấu thành quấy rối.

Điều L. 1153-5 của Bộ luật Lao động áp dặt cho nhà tuyển dụng có nghĩa vụ thực hiện tất cả các biện pháp cần thiết để phòng ngừa các hành vi quấy rối tình dục. Sự vắng mặt của thủ tục nội bộ hoặc đào tạo có thể gây ra trách nhiệm dân sự và hình sự của nhà tuyển dụng, bất kể nó có thiện chí hay không.

Không phân biệt đối xử và bình đẳng chuyên môn

Điều L. 1132-1 của Bộ luật Lao động liệt kê 25 tiêu chí phân biệt đối xử bị cấm (nguồn gốc, giới tính, tuổi, tình trạng khuyết tật, định hướng công đoàn, v.v.). Nhà tuyển dụng phải đảm bảo rằng các quy trình tuyển dụng, đánh giá và thăng chức của họ không có bất kỳ thiên vị phân biệt đối xử nào, kể cả trong các thuật toán lựa chọn nếu các công cụ trí tuệ nhân tạo được sử dụng.

Chỉ số bình đẳng chuyên môn giữa nam giới và phụ nữ, được thiết lập bởi luật Tương lai Chuyên môn ngày 5 tháng 9 năm 2018, là bắt buộc đối với các công ty có ít nhất 50 nhân viên kể từ năm 2020. Tính toán, xuất bản và các biện pháp khắc phục có thể có của nó phải được ghi lại và theo dõi được.

Khung pháp lý áp dụng cho tuân thủ pháp lý về luật lao động

Tuân thủ pháp lý của nhà tuyển dụng được thực hiện trong một khối luật pháp dày đặc và được phân cấp, kết hợp luật quốc gia và luật châu Âu.

Bộ luật Lao động Pháp: các điều L. 1221-1 trở đi quy định việc hình thành và thực hiện hợp đồng lao động. Điều L. 1242-12 áp dặt yêu cầu soạn thảo bằng văn bản cho CDD. Các điều L. 4121-1 đến L. 4121-5 định nghĩa nghĩa vụ tổng quát phòng ngừa nguy hiểm lao động. Điều L. 3243-4 quy định thời hạn bảo quản bảng lương.

Bộ Dân pháp: các điều 1366 và 1367 của Bộ Dân pháp, xuất phát từ sắc lệnh ngày 10 tháng 2 năm 2016, công nhận giá trị pháp lý của văn bản điện tử và chữ ký điện tử. Điều 1366 quy định rằng "văn bản điện tử có cùng giá trị pháp lý như văn bản trên giấy, với điều kiện có thể được xác định chính xác người phát hành nó và nó được thiết lập và bảo quản theo những cách nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của nó". Điều 1367 làm rõ rằng "chữ ký cần thiết để hoàn thành một hành động pháp lý xác định người tác giả của nó" và "khi nó là điện tử, nó bao gồm việc sử dụng một quy trình xác định đáng tin cậy đảm bảo mối liên kết của nó với hành động mà nó được gắn kèm".

Quy định eIDAS n° 910/2014/UE: quy định châu Âu này, được áp dụng trực tiếp ở tất cả các quốc gia thành viên kể từ ngày 1 tháng 7 năm 2016, định nghĩa ba mức độ chữ ký điện tử (đơn giản, nâng cao, được xác nhận) và giá trị pháp lý của chúng. Chữ ký được xác nhận được hưởng lợi từ một giả định pháp lý về độ tin cậy tương đương với chữ ký viết tay. Quy định eIDAS 2.0, có hiệu lực vào tháng 5 năm 2024, tăng cường khung này với sự giới thiệu của ví tiền điện tử nhân dân châu Âu (EUDIW).

RGPD n° 2016/679/UE: các điều 5 đến 11 định nghĩa các nguyên tắc về hợp pháp, trung thực, minh bạch và hạn chế mục đích áp dụng cho tất cả các hoạt động xử lý dữ liệu của nhân viên. Điều 83 quy định các khoản phạt có thể đạt tới 20 triệu euro hoặc 4% của doanh thu toàn cầu hàng năm trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng. Ở Pháp, luật Thông tin và Tự do ngày 6 tháng 1 năm 1978, được sửa đổi vào năm 2018, bổ sung khung này.

Tiêu chuẩn ETSI: tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 định nghĩa các định dạng chữ ký điện tử nâng cao XAdES, PAdES và CAdES được sử dụng trong các giải pháp phù hợp với eIDAS. Tiêu chuẩn ETSI EN 319 401 quy định các chính sách chung áp dụng cho các nhà cung cấp dịch vụ tin tưởng.

Luật Lao động ngày 8 tháng 8 năm 2016: nó hợp pháp hóa việc cung cấp điện tử bảng lương và mở đường cho việc khử giấy tờ các tài liệu nhân sự trong một khung an toàn.

Rủi ro pháp lý trong trường hợp không tuân thủ: nhà tuyển dụng phải chịu các hình phạt hình sự (vi phạm trở ngại, vi phạm các quy tắc vệ sinh và an toàn), dân sự (bồi thường thiệt hại cho nhân viên), hành chính (phạt CNIL, điều chỉnh URSSAF) và việc xem lại các hợp đồng không ổn định thành CDI. Trách nhiệm cá nhân của người lãnh đạo có thể bị gây ra trong trường hợp sơ suất không thể nghi ngờ được hoặc vi phạm hình sự được xác định rõ.

Các kịch bản sử dụng cụ thể

Kịch bản 1: một công ty dịch vụ vừa và nhỏ đang phát triển nhanh chóng

Một công ty dịch vụ kỹ thuật số nhỏ và vừa với khoảng 80 nhân viên, đang trong giai đoạn tuyển dụng mạnh mẽ, trước đây ký các hợp đồng lao động và sửa đổi bổ sung theo cách bưu điện. Thời gian bình quân giữa việc gửi hợp đồng và nhận được nó đã được ký vượt quá 12 ngày làm việc, kéo dài đáng kể quy trình di chuyển và tạo ra rủi ro pháp lý (nhân viên bắt đầu làm việc mà không có hợp đồng đã được ký và trả lại).

Bằng cách triển khai giải pháp chữ ký điện tử nâng cao phù hợp với eIDAS cho toàn bộ luồng nhân sự của mình (hợp đồng CDI/CDD, sửa đổi bổ sung, những bản chương trình cấp độ máy tính, tài liệu DUERP), công ty nhỏ và vừa này đã giảm thời hạn này xuống còn dưới 24 giờ trong 90% trường hợp. Tính theo dõi được hoàn toàn của các chữ ký — dấu thời gian, tuyến đường kiểm tra, bảo quản an toàn — đã cho phép tăng cường tư thế pháp lý của nó trong trường hợp tranh chấp prud'homal. Khoảng lợi ích ước tính về thời gian hành chính đại diện cho khoảng 40% giảm thời gian dành cho quản lý tài liệu nhân sự.

Kịch bản 2: một tập đoàn công nghiệp đa địa điểm phải tuân thủ các nghĩa vụ RGPD phức tạp

Một tập đoàn công nghiệp kích thước trung bình (ETI), khai thác một số địa điểm sản xuất với khoảng 600 nhân viên, đối mặt với các nghĩa vụ RGPD phức tạp: xử lý dữ liệu nhạy cảm liên quan đến y tế lao động, theo dõi vị trí các phương tiện phục vụ, giám sát video các truy cập, quản lý các habilitation và các khóa đào tạo bắt buộc.

Sau một cuộc kiểm tra tuân thủ, DPO của tập đoàn đã xác định hơn 35 hoạt động xử lý dữ liệu nhân sự không được ghi lại hoặc ghi lại không đầy đủ trong sổ đăng ký các hoạt động xử lý. Bằng cách cấu trúc các quy trình khử giấy tờ của mình và áp dụng công cụ quản lý tài liệu điện tử có giá trị bằng chứng, tập đoàn đã có thể:

• Ghi lại tất cả các hoạt động xử lý và cơ sở pháp lý của chúng.

• Tự động hóa các quy trình phản ứng đối với quyền truy cập của nhân viên.

• Giảm 60% thời gian xử lý các yêu cầu RGPD nội bộ.

• Bảo vệ lưu trữ các hợp đồng với thời gian bảo quản được đảm bảo theo hợp đồng.

Kịch bản 3: một mạng lưới nhượng quyền trong ngành ăn nhanh

Một mạ