Tuân thủ luật lao động: Nghĩa vụ của người sử dụng lao động

Tuân thủ luật lao động là một vấn đề chiến lược đối với mọi doanh nghiệp Pháp, bất kể quy mô. Năm 2026, các người sử dụng lao động phải đối mặt với một lượng lệnh pháp đặc lập: Bộ luật Lao động, các chỉ thị châu Âu, các quy định RGPD và các nghĩa vụ về lưu giữ tài liệu. Không tuân thủ các nghĩa vụ này sẽ phơi bày doanh nghiệp với các hình phạt của tòa án lao động, sửa chữa URSSAF và suy giảm sâu sắc về khí hậu xã hội. Bài viết này giải mã tất cả các nghĩa vụ pháp lý của người sử dụng lao động, từ soạn thảo hợp đồng lao động cho đến lưu giữ tài liệu NHÂN SỰ, nhấn mạnh cách các công cụ như chữ ký điện tử cho nhân sự biến đổi quản lý tuân thủ xã hội.

Các nghĩa vụ tài liệu cơ bản của người sử dụng lao động

Luật pháp quy định rằng mọi người sử dụng lao động phải chính thức hóa bằng văn bản một tập hợp các tài liệu điều chỉnh mối quan hệ lao động. Những nghĩa vụ tài liệu này không chỉ là những hình thức đơn giản: chúng tạo thành bằng chứng pháp lý về quyền và nhiệm vụ tương ứng của các bên.

Hợp đồng lao động: hình thức và nội dung bắt buộc

Ở Pháp, hợp đồng thời hạn không xác định (CDI) toàn thời gian về nguyên tắc có thể bằng miệng, nhưng thực hành lại yêu cầu luôn luôn có bằng văn bản. Tuy nhiên, một số loại hợp đồng yêu cầu chắc chắn phải có hình thức văn bản dưới hình phạt vô hiệu hoặc đánh giá lại:

• CDD (điều L.1242-12 của Bộ luật Lao động): hợp đồng phải được chuyển đến người lao động trong vòng 2 ngày làm việc sau khi tuyển dụng. Nó phải nêu rõ lý do sử dụng, ngày kết thúc hoặc thời hạn tối thiểu, chức vụ, tiền lương và công ước tập thể áp dụng.

• Hợp đồng lao động tạm thời (điều L.1251-16): yêu cầu hình thức tương tự với sự chuyển giao trong vòng 2 ngày.

• Hợp đồng bán thời gian (điều L.3123-6): phải có bằng văn bản, nó phải chỉ rõ thời gian hàng tuần hoặc hàng tháng, sự sắp xếp lịch trình và các điều kiện thay đổi.

• Hợp đồng học tập và chuyên nghiệp hóa: phải được đăng ký với OPCO có thẩm quyền.

Kể từ sắc lệnh n°2017-1387 ngày 22 tháng 9 năm 2017 và việc chuyển đổi chỉ thị châu Âu 2019/1152 về các điều kiện làm việc minh bạch và có thể dự đoán được, các người sử dụng lao động phải cung cấp cho mọi người lao động mới một tài liệu bằng văn bản liệt kê các yếu tố cơ bản của mối quan hệ lao động trong vòng 7 ngày lịch. Nghĩa vụ "khai báo bằng văn bản" này liên quan đặc biệt đến thời gian thử việc, tiền lương, ngày phép có lương và các điều khoản công ước tập thể có thể có.

Các sổ đăng ký bắt buộc và cách quản lý

Người sử dụng lao động phải lập và lưu giữ một số sổ đăng ký mà sự vắng mặt của nó có thể dẫn đến tiền phạt loại 4 (750 € cho mỗi vi phạm):

• Sổ đăng ký duy nhất nhân viên (điều L.1221-13): phải đề cập đến tất cả những người được tuyên dụng, theo thứ tự thời gian nhập cảnh, với tên, quốc tịch, ngày sinh, giới tính, công việc, trình độ, ngày nhập và rời đi. Nó phải được lưu giữ 5 năm sau ngày người lao động rời đi.

• Tài liệu đánh giá rủi ro đơn nhất (DUERP, điều L.4121-3): bắt buộc từ người lao động đầu tiên, nó phải được cập nhật hàng năm hoặc khi có sự thay đổi nào đó trong điều kiện làm việc. Kể từ luật n°2021-1018 ngày 2 tháng 8 năm 2021, thời gian lưu giữ của nó được mở rộng đến 40 năm và lưu trữ phi vật lý trên cổng thông tin quốc gia giờ đây là bắt buộc đối với các doanh nghiệp có hơn 150 nhân viên.

• Sổ đăng ký các uỷ quyền nhân viên và biên bản các cuộc họp CSE cho các doanh nghiệp có ít nhất 11 nhân viên.

• Sổ đăng ký an toàn cho các địa điểm phải tuân theo các kiểm tra định kỳ.

Công khai bắt buộc trong các địa điểm

Ngoài các tài liệu bằng văn bản, người sử dụng lao động phải dán trong các địa điểm của mình một số thông tin được yêu cầu bởi pháp luật:

• Tiêu đề của các công ước tập thể và hiệp ước áp dụng

• Tọa độ của cơ quan kiểm sát lao động và bác sĩ công nghiệp

• Quy tắc nội bộ (bắt buộc từ 50 nhân viên, điều L.1311-2)

• Các văn bản liên quan đến bình đẳng chuyên môn nam nữ

• Hướng dẫn an toàn và sơ tán

• Giờ làm việc tập thể

Sự vắng mặt của công khai bị phạt bằng một khoản tiền phạt có thể lên tới 750 € cho mỗi vi phạm được xác định.

Các nghĩa vụ liên quan đến tiền lương và thời gian làm việc

Tuân thủ lương là một trong những lĩnh vực kiểm soát ưu tiên của cơ quan kiểm sát lao động. Năm 2025, Tổng cục Lao động tiến hành hơn 200 000 cuộc can thiệp, trong đó một phần đáng kể liên quan đến tuân thủ SMIC và mức tối thiểu công ước.

Tuân thủ SMIC và mức tối thiểu công ước

Kể từ ngày 1 tháng 11 năm 2024, SMIC theo giờ ròng được đặt ở mức 11,88 €, tương đương 1 801,80 € ròng hàng tháng cho 35 giờ mỗi tuần. Người sử dụng lao động phải đảm bảo rằng tiền lương của mọi người lao động là ít nhất bằng số tiền này, dưới hình phạt các hình phạt hình sự (tiền phạt 1 500 € cho mỗi người lao động được đề cập, tăng lên 3 000 € trong trường hợp tái phạm, điều L.3233-1).

Hơn nữa, các công ước tập thể đặt ra các biểu giá lương tối thiểu công ước có thể cao hơn SMIC. Người sử dụng lao động bị ràng buộc phải tuân thủ công ước tập thể áp dụng cho ngành của mình, có thể nhận dạng được thông qua mã IDCC (Mã số Công ước Tập thể) xuất hiện trên bảng lương.

Thời gian làm việc tối đa và thời gian nghỉ bắt buộc

Pháp pháp áp dụng các giới hạn nghiêm ngặt do Bộ luật Lao động điều chỉnh:

• Thời gian hợp pháp: 35 giờ mỗi tuần (điều L.3121-27)

• Thời gian tối đa hàng ngày: 10 giờ (điều L.3121-18), có thể được tăng lên 12 giờ bằng hiệp ước tập thể hoặc ngoại lệ

• Thời gian tối đa hàng tuần tuyệt đối: 48 giờ trong một tuần riêng biệt (điều L.3121-20) và 44 giờ trung bình trong 12 tuần liên tiếp

• Thời gian nghỉ hàng ngày tối thiểu: 11 giờ liên tiếp (điều L.3131-1)

• Thời gian nghỉ hàng tuần: 24 giờ liên tiếp, về nguyên tắc vào Chủ nhật (điều L.3132-2)

Không tuân thủ các quy định này sẽ phơi bày người sử dụng lao động với các hình phạt hình sự loại 4 và gây ra trách nhiệm dân sự của anh ta trong trường hợp tai nạn lao động có thể quy cho quá tải công việc.

Phiếu lương phi vật lý

Kể từ luật El Khomri năm 2016 và các sắc lệnh áp dụng của nó, người sử dụng lao động có thể cấp phiếu lương dưới hình thức điện tử, trừ khi người lao động phản đối. Sự phi vật lý hóa này phải tuân theo các điều kiện an toàn: khả năng tiếp cận trong 50 năm hoặc cho đến 75 tuổi của người lao động, thông qua một kho tiền chứng thực số được chứng thực. Chữ ký điện tử cho các hợp đồng trong doanh nghiệp phù hợp với logic phi vật lý hóa an toàn này, bao gồm cả phiếu lương và các sửa đổi hợp đồng.

Các nghĩa vụ liên quan đến sức khỏe, an toàn và phòng ngừa rủi ro

Nghĩa vụ an toàn kết quả, được xác nhận bởi thẩm phán của Tòa án Tối cao kể từ phán quyết Amiante ngày 28 tháng 2 năm 2002, yêu cầu người sử dụng lao động phải thực hiện mọi biện pháp cần thiết để bảo vệ sức khỏe thể chất và tâm thần của người lao động.

Khám sức khỏe và theo dõi sức khỏe công việc

Kể từ luật n°2021-1018 ngày 2 tháng 8 năm 2021 cải cách sức khỏe công việc, các nghĩa vụ theo dõi y tế đã được tăng cường:

• Khám thông tin và dự phòng (VIP): trong vòng 3 tháng sau khi tuyên dụng cho hầu hết người lao động

• Theo dõi cá nhân tăng cường (SIR): cho các chức vụ tiếp xúc với các rủi ro đặc biệt (amiante, các tác nhân hóa học nguy hiểm, rủi ro siêu khí áp, v.v.), với khám y tế thích ứng trước khi bắt đầu công việc

• Khám giữa sự nghiệp: mới được thành lập xung quanh tuổi 45 của người lao động

• Khám phục hồi: bắt buộc sau bất kỳ vắng mặt nào vượt quá 30 ngày vì bệnh hoặc tai nạn

Sự vắng mặt của theo dõi y tế tạo thành lỗi không thể tha thứ được của người sử dụng lao động trong trường hợp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp, với hậu quả tài chính đáng kể đối với phí AT/MP.

Dự phòng các rủi ro tâm lý xã hội (RPS)

Kể từ các phán quyết cơ bản về qu騷rối đạo đức (Cass. soc., ngày 21 tháng 6 năm 2006), thẩm phán đã dần dần mở rộng nghĩa vụ an toàn cho các rủi ro tâm lý xã hội. Năm 2026, dự phòng kiệt sức, quấy rối đạo đức và tình dục, và rủi ro liên quan đến các công cụ số (quyền ngắt kết nối được thành lập bởi luật Lao động năm 2016, điều L.2242-17) nằm trong số các ưu tiên kiểm soát của cơ quan kiểm sát lao động.

Hiệp định quốc gia liên ngành (ANI) ngày 9 tháng 12 năm 2020 về sức khỏe công việc, được chuyển đổi trong luật năm 2021, tăng cường các nghĩa vụ của người sử dụng lao động về dự phòng sơ cấp: xác định các tình huống rủi ro trong DUERP, đào tạo các nhà quản lý, thiết lập các cơ chế cảnh báo nội bộ.

Đại diện nhân viên, đàm phán tập thể và bình đẳng chuyên môn

Các nghĩa vụ liên quan đến CSE

Ủy ban Xã hội và Kinh tế (CSE), được thành lập bởi các sắc lệnh Macron năm 2017, là bắt buộc trong tất cả các doanh nghiệp có ít nhất 11 nhân viên. Các cuộc bầu cử CSE phải được tổ chức trong vòng 90 ngày sau khi vượt ngưỡng 11 nhân viên trong 12 tháng liên tiếp.

Đối với các doanh nghiệp có ít nhất 50 nhân viên, người sử dụng lao động phải:

• Tổ chức các cuộc họp hàng tháng của CSE

• Cung cấp Cơ sở dữ liệu Kinh tế, Xã hội và Môi trường (BDESE) được cập nhật

• Tham vấn CSE về các định hướng chiến lược, tình hình kinh tế và chính sách xã hội

• Đàm phán hàng năm về lương, thời gian làm việc và bình đẳng chuyên môn

Việc không tuân thủ các nghĩa vụ này sẽ phơi bày người sử dụng lao động với tội danh cản trở (điều L.2317-1), bị phạt một năm tù và 7 500 € tiền phạt.

Chỉ số bình đẳng chuyên môn

Kể từ luật n°2018-771 ngày 5 tháng 9 năm 2018 về tự do chọn tương lai chuyên môn, tất cả các doanh nghiệp có ít nhất 50 nhân viên phải tính toán và công bố hàng năm trước ngày 1 tháng 3 chỉ số bình đẳng nam nữ của họ. Chỉ số này trên 100 điểm đánh giá 5 chỉ báo: chênh lệch tiền lương, chênh lệch trong các khoản tăng và thăng chức, tỷ lệ nhân viên nữ được tăng lương khi quay trở lại phép sinh con, và bình đẳng giới tính trong 10 người nhận lương cao nhất.

Dưới 75 điểm, doanh nghiệp có 3 năm để tuân thủ dưới hình phạt lệnh phạt tài chính có thể lên tới 1% của tổng tiền lương. Quản lý phi vật lý các tài liệu NHÂN SỰ cho phép một tập hợp và xử lý dữ liệu đáng tin cậy hơn cần thiết cho việc tính toán chỉ số này.

Đàm phán bắt buộc và các hiệp ước tập thể

Các doanh nghiệp có đại lý công đoàn phải tuân theo các nghĩa vụ đàm phán định kỳ (điều L.2242-1):

• Hàng năm: tiền lương, thời gian và tổ chức làm việc, bình đẳng chuyên môn

• Ba năm một lần: quản lý việc làm và các con đường chuyên môn (GEPP) cho các doanh nghiệp có ít nhất 300 nhân viên

Việc kết luận các hiệp ước tập thể bằng con đường điện tử giờ đây được điều chỉnh đầy đủ bởi luật. Sắc lệnh n°2023-179 ngày 13 tháng 3 năm 2023 đã làm rõ các điều kiện sử dụng chữ ký điện tử cho các hiệp ước tập thể, yêu cầu tối thiểu một chữ ký điện tử nâng cao theo nghĩa của quy định eIDAS. Để đi sâu hơn về điểm này, hướng dẫn hoàn toàn về chữ ký điện tử chi tiết các mức chữ ký áp dụng tùy thuộc vào các hoạt động NHÂN SỰ.

Các nghĩa vụ về đào tạo, theo dõi và lưu giữ dữ liệu NHÂN SỰ

Tài khoản Hình thành Cá nhân và Nghĩa vụ Thích ứng

Điều L.6315-1 của Bộ luật Lao động áp dụng cho người sử dụng lao động để đảm bảo sự thích ứng của người lao động với chức vụ của họ và để theo dõi khả năng của họ để chiếm dụng một công việc. Nghĩa vụ này được dịch thành:

• Cuộc phỏng vấn chuyên môn cứ hai năm một lần (bắt buộc kể từ luật ngày 5 tháng 3 năm 2014)

• Đánh giá tóm tắt cứ 6 năm một lần, xác minh rằng trong 6 năm người lao động đã hưởng lợi từ ít nhất một đào tạo không bắt buộc, một tiến bộ lương hoặc chuyên môn, và các cuộc phỏng vấn chuyên môn của họ

• Trong trường hợp không tuân thủ đối với các doanh nghiệp có 50 nhân viên trở lên, bổ sung lại CPF của người lao động ở mức 3 000 €

Lưu giữ tài liệu NHÂN SỰ và quy định

Tuân thủ tài liệu áp dụng các thời gian lưu giữ chính xác:

| Tài liệu | Thời gian lưu giữ | |---|---| | Hợp đồng lao động và sửa đổi | 5 năm sau khi kết thúc hợp đồng | | Phiếu lương | 5 năm (50 năm cho người sử dụng lao động) | | Sổ đăng ký duy nhất nhân viên | 5 năm sau khi người lao động cuối cùng được đăng ký rời đi | | DUERP | 40 năm | | Chứng thực đào tạo | 3 năm | | Tài liệu kế toán và xã hội | 10 năm |

Sự phi vật lý hóa an toàn các tài liệu này, kết hợp với các giải pháp chữ ký điện tử có dấu thời gian, cho phép đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng áp dụng của các bằng chứng trên toàn bộ thời gian lưu giữ pháp lý. Bạn có thể ước tính những tiết kiệm được tạo ra bởi quá trình chuyển đổi này với máy tính ROI chữ ký điện tử.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân của người lao động

RGPD áp dụng đầy đủ cho dữ liệu của người lao động. Người sử dụng lao động, với tư cách là người chịu trách nhiệm xử lý, phải:

• Lưu giữ một sổ các hoạt động xử lý (bắt buộc từ 250 nhân viên, được khuyến nghị dưới đó)

• Thông báo cho người lao động về việc thu thập và xử lý dữ liệu của họ (điều 13 RGPD)

• Chỉ định một DPO nếu các hoạt động xử lý yêu cầu

• Kiểm soát các chuyển giao dữ liệu bên ngoài Liên minh Châu Âu

• Thực hiện các biện pháp bảo mật kỹ thuật và tổ chức

Các vi phạm RGPD có thể dẫn đến tiền phạt tới 20 triệu euro hoặc 4% doanh thu toàn cầu hàng năm. CNIL đã phát hành hơn 40 triệu euro tiền phạt vào năm 2024 trong lĩnh vực NHÂN SỰ, đặc biệt là vì các vi phạm liên quan đến lưu giữ dữ liệu ứng viên quá nhiều.

Đối với các SME muốn cập nhật các mô hình tài liệu của họ tuân thủ các yêu cầu này, trình tạo hợp đồng bằng AI của chúng tôi cung cấp các khuôn mẫu được xác thực pháp lý, được cập nhật thường xuyên.

Khung pháp lý áp dụng cho sự tuân thủ NHÂN SỰ của người sử dụng lao động

Tuân thủ luật lao động dựa trên một lớp các nguồn quy chuẩn mà cần phải nắm vững trong sự liên hệ của chúng.

Bộ luật Lao động: các quy định cơ bản

Bộ luật Lao động tạo thành nền tảng cơ bản của các nghĩa vụ của chủ sở hữu. Các điều cơ bản của nó về tuân thủ bao gồm:

• L.1221-1 đến L.1248-11: quy tắc liên quan đến hợp đồng lao động và thực hiện của nó

• L.3121-1 đến L.3163-2: thời gian làm việc, nghỉ ngơi và ngày phép

• L.4121-1 đến L.4741-11: sức khỏe và an toàn công việc, các nghĩa vụ và hình phạt dự phòng

• L.2311-1 đến L.2317-1: đại diện nhân viên và tội danh cản trở

• L.6311-1 đến L.6523-9: đào tạo chuyên môn và CPF

Chuyển đổi của các chỉ thị châu Âu

Một số chỉ thị châu Âu tăng cường nền tảng quốc gia:

• Chỉ thị 2019/1152/UE ngày 20 tháng 6 năm 2019 về các điều kiện làm việc minh bạch và có thể dự đoán được: được chuyển đổi bởi sắc lệnh n°2022-1228 ngày 14 tháng 9 năm 2022, nó áp dụng cung cấp một tài liệu bằng văn bản trong vòng 7 ngày sau khi tuyên dụng

• Chỉ thị 2019/1158/UE về sự cân bằng giữa cuộc sống công việc và cuộc sống tư nhân: được chuyển đổi bởi luật n°2021-1018 ngày 2 tháng 8 năm 2021

• Chỉ thị 2002/14/CE về thông tin và tham vấn người lao động: nền tảng của CSE

Chữ ký điện tử của các hoạt động NHÂN SỰ: nền tảng pháp lý

Hiệu lực pháp lý của chữ ký điện tử của các tài liệu lao động dựa trên:

• Bộ luật Dân sự, điều 1366 và 1367: chữ ký điện tử được công nh