Tuân thủ luật lao động: Các nghĩa vụ của người sử dụng lao động

Tuân thủ luật lao động đại diện cho một trong những thách thức lớn nhất mà bất kỳ người sử dụng lao động nào cũng phải đối mặt từ khi thuê lao động viên đầu tiên. Giữa việc hình thức hóa các hợp đồng, duy trì các sổ đăng ký bắt buộc, các thông báo theo quy định và quản lý thời gian làm việc, phạm vi các nghĩa vụ là rộng lớn, liên tục thay đổi, và bị xử phạt bằng các khoản phạt có thể lên tới hàng nghìn euro mỗi lần vi phạm. Bài viết này đề xuất một cái nhìn có cấu trúc về các nghĩa vụ pháp lý chính, các rủi ro liên quan khi không tuân thủ, và các giải pháp kỹ thuật số — đặc biệt là chữ ký điện tử — cho phép bảo đảm các quy trình này đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động.

Các nghĩa vụ hợp đồng: Hình thức hóa các mối quan hệ lao động

Danh mục đầu tiên các nghĩa vụ liên quan đến việc hình thức hóa các mối quan hệ lao động cá nhân. Luật Lao động áp đặt các quy tắc cụ thể tùy theo bản chất của hợp đồng ký kết.

Hợp đồng lao động: Hình thức và thời hạn

Đối với hợp đồng lao động có thời hạn không xác định (CDI), pháp luật không áp đặt hình thức viết, nhưng người sử dụng lao động phải bắt buộc trao cho người lao động một bản sao của thông báo trước khi thuê (DPAE) hoặc một tài liệu viết nêu rõ các yếu tố cơ bản của mối quan hệ lao động, phù hợp với Chỉ thị châu Âu 2019/1152 được chuyển thành luật pháp Pháp theo sắc lệnh ngày 2 tháng 11 năm 2022. Sự chuyển thể này đã tăng cường các nghĩa vụ thông tin: người sử dụng lao động phải truyền đạt bằng văn bản, trong vòng bảy ngày làm việc sau khi bắt đầu công việc, chín thông tin cơ bản (danh tính các bên, nơi làm việc, chỉ định vị trí, ngày bắt đầu, thời gian nghỉ phép, tiền lương, thời gian làm việc, các thủ tục trường hợp chấm dứt, bảo hiểm xã hội).

Đối với CDD hoặc hợp đồng lao động tạm thời, việc viết là bắt buộc và phải được truyền đạt cho người lao động trong vòng hai ngày làm việc sau khi thuê (art. L. 1242-12 của Luật Lao động). Bất kỳ thiếu sót nào trong việc viết đều dẫn đến việc tòa án prud'homaux tự động phân loại lại hợp đồng thành CDI.

Chữ ký điện tử cho bộ phận Nhân sự hiện nay là một giải pháp đặc biệt phù hợp với các yêu cầu về thời hạn và khả năng truy xuất, đặc biệt là đối với những người sử dụng lao động quản lý nhiều lần thuê hoặc các đội được phân tán về mặt địa lý.

Các điều khoản bắt buộc và các bổ sung

Ngoài hợp đồng ban đầu, bất kỳ sửa đổi đáng kể nào về một yếu tố cơ bản của hợp đồng (tiền lương, nơi làm việc, thời gian làm việc, trình độ) phải là đối tượng của một bổ sung viết, được chấp nhận và ký bởi người lao động. Người sử dụng lao động không thể áp đặt một sửa đổi như vậy một cách đơn phương; sự từ chối của người lao động không tự nó cấu thành một lỗi. Việc không tuân thủ thủ tục này khiến doanh nghiệp phải đối mặt với các hành động chấm dứt tư pháp do lỗi của người sử dụng lao động.

Các nghĩa vụ khai báo và hành chính

Tuân thủ luật lao động cũng bao gồm một loạt các thủ tục khai báo với các cơ quan xã hội và cơ quan kiểm soát.

Thông báo trước khi thuê (DPAE)

Mỗi lần thuê phải được thực hiện trước bằng cách truyền DPAE tới URSSAF sớm nhất là tám ngày trước ngày thuê hiệu lực. Thông báo này kích hoạt đăng ký người lao động, liên kết với các cơ quan bảo vệ xã hội và mở quyền tiếp cận buổi thăm dò và phòng ngừa (VIP) với dịch vụ sức khỏe tại nơi làm việc. Việc không có DPAE cấu thành tội danh lao động ẩn (art. L. 8221-5 của Luật Lao động), phạt tiền có thể lên tới 45.000 € và ba năm tù giam cho các pháp nhân.

Các sổ đăng ký bắt buộc

Người sử dụng lao động phải cập nhật nhiều sổ đăng ký mà việc kiểm soát có thể được thực hiện bất kỳ lúc nào bởi cục kiểm sát lao động:

• Sổ đăng ký nhân sự duy nhất (art. L. 1221-13): phải được duy trì từ lao động viên đầu tiên, chứa các thông tin liên quan đến nhận dạng từng người lao động, bản chất và thời hạn hợp đồng của họ, quốc tịch của họ, v.v. Nó phải được lưu giữ năm năm sau khi người lao động rời đi.

• Tài liệu đánh giá rủi ro nghề nghiệp duy nhất (DUERP): bắt buộc cho bất kỳ doanh nghiệp nào, nó phải được cập nhật ít nhất mỗi năm (cho các doanh nghiệp có hơn 11 nhân viên) và mỗi khi có quyết định điều chỉnh thay đổi điều kiện làm việc. Kể từ luật ngày 2 tháng 8 năm 2021, DUERP phải được lưu giữ trong ít nhất 40 năm và gửi trên cổng thông tin kỹ thuật số được quản lý bởi các nhà khai thác phòng ngừa (triển khai dần từ năm 2023-2025 tùy thuộc vào kích thước doanh nghiệp).

• Các sổ đăng ký về phái đoàn nhân sự và các biên bản họp của các cơ quan đại diện nhân sự (CSE từ 11 nhân viên trở lên).

Việc không dùng giấy tờ cho các tài liệu này, kết hợp với các giải pháp chữ ký điện tử phù hợp với eIDAS, đảm bảo tính toàn vẹn pháp lý của chúng và tạo điều kiện cho việc trình bày khi kiểm soát.

Các nghĩa vụ liên quan đến thời gian làm việc và tiền lương

Luật lao động điều chỉnh chặt chẽ tổ chức thời gian làm việc và điều kiện tiền lương. Hai lĩnh vực này tập trung một phần đáng kể các tranh chấp prud'homaux.

Thời gian làm việc, giờ làm thêm và thời gian nghỉ

Thời gian làm việc hợp pháp hàng tuần được cố định ở 35 giờ (art. L. 3121-27 của Luật Lao động). Vượt quá, các giờ làm thêm phải được thanh toán với mức tăng 25% cho tám giờ đầu tiên, sau đó 50% trở lên, trừ khi có thỏa thuận chi nhánh hoặc doanh nghiệp thuận lợi hơn. Thời gian tối đa tuyệt đối là 10 giờ mỗi ngày, 48 giờ mỗi tuần, và 44 giờ trung bình trên 12 tuần liên tiếp.

Việc không tuân thủ các giới hạn này khiến người sử dụng lao động bị phạt hạng 4 (lên tới 750 € mỗi người lao động bị ảnh hưởng) và các hành động để lại lại tiền lương tăng trước hội đồng prud'hommes, với thời gian hoãn lại là ba năm.

Tiền lương tối thiểu và phiếu lương

Mỗi người sử dụng lao động phải đảm bảo rằng tiền lương được trả là ít nhất bằng SMIC (17,22 € brut mỗi giờ kể từ ngày 1 tháng 11 năm 2024, được revalue tự động theo sự phát triển của chỉ số giá tiêu dùng). Việc trao phiếu lương là bắt buộc mỗi lần trả lương; nó có thể được trao dưới dạng giấy tờ hoặc, với sự đồng ý được coi là của người lao động kể từ năm 2017, dưới dạng điện tử trong các điều kiện được cố định bởi sắc lệnh ngày 16 tháng 12 năm 2016.

Chữ ký điện tử trong doanh nghiệp tạo điều kiện cho việc tuân thủ các quy trình cấp giấy tờ này bằng cách đảm bảo khả năng truy xuất và dấu thời gian được chứng thực.

Các nghĩa vụ liên quan đến sức khỏe, an toàn và phòng ngừa

Nghĩa vụ an toàn của kết quả — được Tòa án Cassation chuyển đổi thành nghĩa vụ thích ứng được tăng cường kể từ năm 2015 — vẫn là một trong những trụ cột của luật lao động Pháp.

Đánh giá và phòng ngừa rủi ro

Phù hợp với các bài 4121-1 đến L. 4121-5 của Luật Lao động, người sử dụng lao động phải thực hiện tất cả các biện pháp cần thiết để đảm bảo an toàn và bảo vệ sức khỏe thể chất và tinh thần của người lao động. Nghĩa vụ này được chia thành chín nguyên tắc phòng ngừa chung (đánh giá rủi ro, lập kế hoạch phòng ngừa, đào tạo, thông tin...). Sự vắng mặt hoặc không đầy đủ của DUERP có thể dẫn đến việc công nhận lỗi không thể chối cãi của người sử dụng lao động trong trường hợp xảy ra tai nạn, với những hậu quả tài chính đáng kể.

Y học lao động và buổi thăm dò và phòng ngừa

Kể từ cải cách năm 2017, buổi thăm dò và phòng ngừa (VIP) thay thế buổi khám y tế trước khi thuê cho hầu hết người lao động. Nó phải được thực hiện trong vòng ba tháng sau khi bắt đầu công việc (article R. 4624-10 của Luật Lao động). Đối với người lao động được giao cho các vị trí có rủi ro, cuộc khám y tế thích ứng trước vẫn bắt buộc. Người sử dụng lao động phải giữ lại các chứng chỉ theo dõi và các biểu mẫu phòng ngừa tiếp xúc.

Đào tạo và các nghĩa vụ liên quan đến CSE

Luật áp đặt cho người sử dụng lao động duy trì khả năng tuyển dụng của người lao động thông qua kế hoạch phát triển kỹ năng. Song song đó, từ 11 nhân viên trở lên, việc thành lập Ủy ban Xã hội và Kinh tế (CSE) là bắt buộc. Tổ chức bầu cử, cung cấp các phương tiện vật chất và tư vấn CSE về các quyết định quan trọng tạo thành các nghĩa vụ chính thức mà việc không tuân thủ có thể dẫn đến tội danh cản trở.

Đối với những người sử dụng lao động muốn số hóa hoàn toàn các quy trình Nhân sự của họ, hướng dẫn đầy đủ về chữ ký điện tử cung cấp một cái nhìn tổng quan về các giải pháp có sẵn và các mức tuân thủ của chúng.

Khung pháp lý áp dụng cho tuân thủ của người sử dụng lao động

Tuân thủ luật lao động dựa trên một loạt các tiêu chuẩn quốc gia và châu Âu mà cần phải nắm vững để bảo đảm các thực hành của mình.

Luật Lao động (các phần lập pháp và quy định): Nó tạo thành cơ sở chính. Các bài 1221-1 và tiếp theo quy định hình thành hợp đồng lao động, L. 3121-1 và tiếp theo thời gian làm việc, L. 4121-1 và tiếp theo phòng ngừa rủi ro. Các hình phạt pháp lý chủ yếu được quy định trong các bài L. 8221-1 (lao động ẩn) và L. 2146-1 (tội danh cản trở).

Chỉ thị châu Âu 2019/1152 về các điều kiện làm việc trong suốt và có thể dự đoán được: Được chuyển thể tại Pháp bằng sắc lệnh số 2022-1385 ngày 2 tháng 11 năm 2022, nó áp đặt việc trao các thông tin cơ bản trong vòng bảy ngày sau khi bắt đầu công việc và tăng cường các quyền về đào tạo và khả năng dự đoán được của lịch trình.

Quy định eIDAS số 910/2014 và eIDAS 2.0: Đối với việc không dùng giấy tờ các hợp đồng lao động và các tài liệu Nhân sự, quy định eIDAS (và sự phát triển của nó thành eIDAS 2.0 đang được triển khai) xác định ba mức chữ ký điện tử: đơn giản, nâng cao và đủ tiêu chuẩn. Tòa án Cassation đã xác nhận giá trị pháp lý của các hợp đồng lao động ký điện tử miễn là các điều kiện nhận dạng người ký và tính toàn vẹn của tài liệu được tuân thủ (Cass. soc., 14 tháng 12 năm 2022).

Bộ luật Dân sự, bài 1366 và 1367: Bài 1366 đặt sự tương đương giữa văn bản điện tử và văn bản giấy tờ dưới các điều kiện nhận dạng tác giả và đảm bảo tính toàn vẹn. Bài 1367 công nhận chữ ký điện tử như tương đương với chữ ký viết tay khi nó sử dụng một quy trình nhận dạng đáng tin cậy.

RGPD số 2016/679: Bất kỳ xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động (phiếu lương, hồ sơ Nhân sự, dữ liệu chấm công) phải tuân thủ các nguyên tắc tối thiểu hóa, mục đích và bảo mật. Người sử dụng lao động chịu trách nhiệm xử lý theo nghĩa của bài 4(7) của RGPD và phải duy trì một sổ đăng ký các hoạt động xử lý (art. 30). CNIL có thể áp đặt các khoản phạt lên tới 20 triệu euro hoặc 4% doanh thu toàn cầu.

Luật ngày 2 tháng 8 năm 2021 để tăng cường phòng ngừa trong sức khỏe tại nơi làm việc: Nó đã mở rộng các nghĩa vụ liên quan đến DUERP, lưu giữ (tối thiểu 40 năm) và gửi kỹ thuật số dần dần trên một nền tảng chuyên dụng. Nó cũng đã tăng cường theo dõi y tế sau nghề nghiệp và các nghĩa vụ liên quan đến phòng ngừa việc mất việc làm.

Rủi ro trong trường hợp không tuân thủ: Các hình phạt phải chịu là nhiều lần — phạt hành chính, kết án hình sự, lại tiền lương, phân loại lại hợp đồng và tổn hại đến danh tiếng người sử dụng lao động (thương hiệu người sử dụng lao động). Cục kiểm sát lao động (DREETS) có quyền truy cập tất cả các tài liệu và nơi làm việc, và có thể lập biên bản được chuyển tiếp tới Viện Kiểm sát.

Các kịch bản sử dụng cụ thể

Để minh họa cụ thể các vấn đề tuân thủ, dưới đây là ba tình huống đại diện của các cấu trúc khác nhau.

Một doanh nghiệp công nghiệp vừa và nhỏ gồm 80 nhân viên quản lý các hợp đồng theo mùa

Một doanh nghiệp vừa và nhỏ của lĩnh vực chế biến thực phẩm tuyển dụng hàng năm từ 60 đến 80 nhân viên theo mùa trong các khoảng thời gian từ 2 đến 6 tháng. Theo lịch sử, các hợp đồng CDD được in, ký viết tay và gửi lại bằng thư bưu điện — một quy trình mất trung bình 4 đến 7 ngày, với rủi ro hệ thống vượt quá thời hạn pháp lý trao (hai ngày làm việc). Bằng cách chuyển đổi sang một giải pháp chữ ký điện tử nâng cao, doanh nghiệp vừa và nhỏ đã giảm thời hạn này xuống dưới 24 giờ với tỷ lệ ký từ xa trên 95%. Chi phí in ấn, gửi và lưu trữ giấy tờ đã giảm đi sáu lần, và doanh nghiệp hiện có khả năng truy xuất hoàn toàn (dấu thời gian, danh tính người ký, tính toàn vẹn của tài liệu) trong trường hợp có tranh chấp prud'homal. Theo các tiêu chuẩn của lĩnh vực, loại chuyển đổi này giảm từ 70 đến 80% thời gian hành chính liên quan đến quản lý hợp đồng tuyển dụng.

Một nhóm phân phối đa địa điểm với 350 nhân viên

Một mạng lưới điểm bán hàng gồm hai mươi cửa hàng được phân tán trên nhiều khu vực phải đối mặt với một vấn đề kép: tập trung việc cập nhật DUERP (tài liệu đánh giá rủi ro nghề nghiệp duy nhất) và đảm bảo rằng mỗi trưởng phòng tại địa điểm đã nắm được các thủ tục an toàn mới và đã chính thức chấp nhận chúng. Sự vắng mặt của bằng chứng thông báo khiến nhóm có thể bị xác định là lỗi không thể chối cãi trong trường hợp xảy ra tai nạn lao động. Bằng cách tích hợp chữ ký điện tử vào dòng công việc cập nhật DUERP và phân phối hướng dẫn an toàn của mình, nhóm đã thành lập một cơ sở tài liệu được chứng thực, có thể tham khảo bất kỳ lúc nào bởi cục kiểm sát lao động. Ban quản lý Nhân sự ước tính đã giảm 60% thời gian dành cho việc thu thập và phân loại các biên nhận.

Một công ty tư vấn gồm 25 cộng tác viên quản lý các bổ sung thường xuyên

Trong các lĩnh vực tư vấn và dịch vụ chuyên môn, những sửa đổi hợp đồng diễn ra thường xuyên: xem xét tiền lương biến đổi, thay đổi nhiệm vụ, điều khoản linh động. Một công ty quản lý khoảng 40 bổ sung mỗi năm phải đối mặt với thời hạn ký từ 10 đến 21 ngày, trì hoãn việc có hiệu lực của các điều kiện mới và tạo ra rủi ro tranh chấp về các khoảng thời gian trung gian. Nhờ một công cụ chữ ký điện tử dành riêng cho các công ty luật pháp lý và tư vấn, thời hạn trung bình ký các bổ sung đã giảm xuống 1,8 ngày, với tiết kiệm ước tính là 35 giờ quản lý hành chính mỗi năm. Khả năng truy xuất của các trao đổi (gửi, mở, ký, lưu trữ) cũng tạo thành bằng chứng vững chắc trong trường hợp bất đồng sau này về ngày có hiệu lực của sửa đổi tiền lương.

Kết luận

Tuân thủ luật lao động là một nghĩa vụ liên tục và đa chiều: nó ảnh hưởng đến hình thức của hợp đồng, thời hạn truyền đạt, sổ đăng ký bắt buộc, phòng ngừa rủi ro và quản lý thời gian làm việc. Mỗi sự thiếu sót khiến người sử dụng lao động phải chịu các hình phạt tài chính, hình sự và các tranh chấp prud'homaux thường tốn kém. Trước độ phức tạp này, việc không dùng giấy tờ các quy trình Nhân sự — và đặc biệt là sự áp dụng chữ ký điện tử phù hợp với eIDAS — tạo thành một đòn bẩy mạnh mẽ để bảo đảm các nghĩa vụ pháp lý đồng thời nâng cao hiệu quả. Nó đảm bảo tính toàn vẹn tài liệu, khả năng truy xuất các chữ ký và tuân thủ các thời hạn pháp lý, những yếu tố quyết định trong trường hợp kiểm soát hoặc tranh chấp.

Certyneo đồng hành cùng bạn trong sự chuyển đổi này với một giải pháp được thiết kế cho các đội Nhân sự và pháp lý. Khám phá bảng giá của chúng tôi và bắt đầu dùng thử miễn phí để bảo đảm các nghĩa vụ người sử dụng lao động của bạn ngay hôm nay.