Tuân thủ Luật Lao động: Các nghĩa vụ của Nhà tuyển dụng

Giới thiệu

Tại Pháp, tuân thủ luật lao động đại diện cho một thách thức lâu dài đối với các nhà tuyển dụng: Bộ Luật Lao động chứa hơn 3 500 điều luật, bổ sung bằng các thỏa thuận tập thể, các thỏa thuận ngành và phán lệ đang phát triển liên tục. Bất kỳ sự vi phạm nào cũng sẽ tiếp xúc công ty với các hình phạt dân sự, hình sự và hành chính có thể đạt tới hàng chục ngàn euro cho mỗi lần vi phạm. Trước môi trường quy định dày đặc này, hiểu các nghĩa vụ của mình, ưu tiên hóa chúng và trang bị cho chúng một cách hiệu quả không còn là tùy chọn mà là yêu cầu chiến lược. Bài viết này xem xét các nghĩa vụ pháp lý chính của nhà tuyển dụng — từ hợp đồng lao động đến các nghĩa vụ công bố, bao gồm cả bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên — và giải thích tại sao chữ ký điện tử trong doanh nghiệp là một đòn bẩy tuân thủ hiệu quả và an toàn.

Những kiến thức cơ bản của hợp đồng lao động: Chính thức hóa và tuân thủ

Hình thức bắt buộc của hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động có thời hạn không xác định (CDI) về mặt pháp lý có thể là bằng miệng đối với các hợp đồng toàn thời gian, nhưng thực tế gần như phổ quát đòi hỏi phải soạn thảo bằng văn bản. Ngược lại, hợp đồng lao động có thời hạn xác định (CDD), hợp đồng lao động bán thời gian, hợp đồng học tập và hợp đồng chuyên nghiệp phải được soạn thảo bằng văn bản dưới hình phạt là được xếp lại thành CDI hoặc vô hiệu (các điều 1242-12, 3123-6 và 6222-4 của Bộ Luật Lao động). Nhà tuyển dụng có hai ngày làm việc để giao CDD đã ký cho nhân viên từ ngày bắt đầu làm việc.

Việc truyền tải quá muộn hoặc không có chữ ký sẽ tiếp xúc nhà tuyển dụng với khoản bồi thường tối thiểu là một tháng lương. Trong bối cảnh này, việc chuyên nghiệp hóa thông qua một nền tảng chữ ký điện tử dành riêng cho HR cho phép tuân thủ chặt chẽ các thời hạn quy định trong khi tạo dấu thời gian và có thể đối chứng.

Các điều khoản bắt buộc của hợp đồng

Hợp đồng lao động phải bao gồm các điều khoản cụ thể: danh tính của các bên, nơi làm việc, tiêu đề công việc, ngày bắt đầu, thời gian thử việc, tiền lương và tần suất thanh toán, thời gian làm việc, thỏa thuận tập thể áp dụng, quỹ hưu trí bổ sung và bảo vệ. Sự thiếu những yếu tố này cấu thành sự bất thường có thể dẫn đến bồi thường thiệt hại.

Điều R1221-1 của Bộ Luật Lao động cũng yêu cầu cung cấp một tài liệu thông tin duy nhất (DUI) nêu rõ những yếu tố thiết yếu của quan hệ lao động, phù hợp với chỉ thị châu Âu 2019/1152 được chuyển đổi thành pháp luật Pháp từ tháng 11 năm 2023.

Thời gian thử việc: Quy tắc và gia hạn

Thời gian thử việc được quy định bởi các điều 1221-19 đến 1221-26 của Bộ Luật Lao động. Thời lượng tối đa theo luật pháp khác nhau tùy theo danh mục chuyên môn: hai tháng đối với công nhân và nhân viên, ba tháng đối với các nhân viên quản lý và công nghệ sư, bốn tháng đối với quản lý. Nó chỉ có thể được gia hạn một lần, nếu thỏa thuận tập thể có quy định rõ ràng và nếu nhân viên đồng ý bằng văn bản. Việc gia hạn không tuân thủ tương đương với sự chấm dứt lạm dụng, gây ra trách nhiệm pháp lý của nhà tuyển dụng.

Nghĩa vụ công bố, sổ đăng ký và khai báo bắt buộc

Công bố bắt buộc tại các cơ sở

Nhà tuyển dụng phải công bố tại các cơ sở của mình một bộ sưu tập các tài liệu quy định, dưới hình phạt là phạt vi phạm. Trong số các công bố không thể thiếu có:

• Quy tắc nội bộ (bắt buộc từ 50 nhân viên trở lên)

• Thời gian làm việc và giờ nghỉ

• Thông tin liên hệ của cơ quan thanh tra lao động, y tế lao động và dịch vụ cứu hộ

• Các văn bản liên quan đến bình đẳng giới tính và không phân biệt đối xử

• Tiêu đề của thỏa thuận tập thể áp dụng

• Thông tin về quấy rối tình dục và đạo đức (điều L1153-5 của Bộ Luật Lao động)

Một Direccte (hiện là DREETS) có thể kiểm tra các công bố này trong quá trình thanh tra và soạn thảo biên bản trong trường hợp vi phạm. Việc chuyên nghiệp hóa một phần được chấp nhận trên intranet, với điều kiện tất cả nhân viên có quyền truy cập thực tế.

Sổ đăng ký nhân sự duy nhất và Tài liệu Đánh giá Rủi ro Duy nhất

Mọi nhà tuyển dụng, từ nhân viên đầu tiên, phải duy trì sổ đăng ký nhân sự duy nhất liệt kê tên, họ, quốc tịch, ngày sinh, công việc, trình độ, ngày vào và ngày rời của mỗi nhân viên (điều L1221-13 của Bộ Luật Lao động). Sổ đăng ký này phải được lưu giữ trong năm năm sau ngày nhân viên rời đi.

Tài liệu Đánh giá Rủi ro Lao động Duy nhất (DUERP), được yêu cầu bằng sắc lệnh n°2001-1016, phải được cập nhật hàng năm và bất cứ khi nào có thay đổi đáng kể trong điều kiện làm việc. Luật của ngày 2 tháng 8 năm 2021 nhằm tăng cường phòng ngừa sức khỏe lao động đã mở rộng nghĩa vụ nộp DUERP được chuyên nghiệp hóa trên một cổng thông tin quốc gia, dần dần áp dụng theo quy mô công ty cho đến năm 2024-2025.

Các khai báo xã hội: DSN và các nghĩa vụ URSSAF

Kể từ năm 2017, Khai báo Xã hội Danh sách (DSN) là bắt buộc đối với tất cả các nhà tuyển dụng. Được truyền tải hàng tháng từ phần mềm bảo hiểm xã hội, nó tập trung tất cả các khai báo xã hội (bệnh, bà bầu, AT/MP, hưu trí, thất nghiệp) cho các tổ chức bảo vệ xã hội. Bất kỳ sự chậm trễ nào của DSN sẽ dẫn đến khoản phạt 7,50 € cho mỗi nhân viên trên mỗi tháng chậm trễ (giới hạn ở 750 € cho mỗi khai báo thiếu).

URSSAF có quyền kiểm soát trong năm năm (ba năm trong thực tế ngoài gian lận). Trong trường hợp lao động giấu diếm, các hình phạt đặc biệt nghiêm khắc: hủy bỏ miễn trừ phí, điều chỉnh tăng 25%, và truy tố hình sự có thể lên tới ba năm tù và 45 000 € tiền phạt đối với cá nhân.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên và tuân thủ RGPD

Xử lý dữ liệu HR: Cơ sở pháp lý và thời gian lưu giữ

Nhà tuyển dụng là người chịu trách nhiệm xử lý theo Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung (RGPD, n°2016/679). Để làm như vậy, họ phải có cơ sở pháp lý hợp lệ cho mỗi xử lý dữ liệu cá nhân liên quan đến nhân viên của mình: thực hiện hợp đồng lao động, yêu cầu pháp lý, lợi ích hợp pháp hoặc, hiếm hơn, sự đồng ý.

Thời gian lưu giữ dữ liệu HR được kiểm soát bởi CNIL và bằng các quy định pháp lý cụ thể: bảng lương phải được lưu giữ dưới định dạng điện tử trong 50 năm (luật El Khomri năm 2016 được mã hóa ở điều L3243-4 của Bộ Luật Lao động), hồ sơ nhân viên trong năm năm sau khi rời đi, dữ liệu giám sát video tại nơi làm việc trong một tháng tối đa.

Sổ đăng ký các hoạt động xử lý và quyền của nhân viên

Nhà tuyển dụng phải duy trì sổ đăng ký các hoạt động xử lý ghi lại mỗi xử lý HR: mục đích, danh mục dữ liệu, người nhận, thời gian lưu giữ và các biện pháp bảo mật. Nhân viên được hưởng quyền truy cập, sửa chữa, xóa (trong các giới hạn pháp lý), tính di động và phản đối lập hồ sơ.

Một cuộc vi phạm dữ liệu cá nhân (xâm nhập, mất tập tin bảo hiểm xã hội, gửi bảng lương không chính xác) phải được thông báo cho CNIL trong 72 giờ và, nếu có rủi ro cao đối với quyền và tự do, cho các nhân viên liên quan. Các hình phạt lên tới 4% doanh thu hàng năm toàn cầu hoặc 20 triệu euro.

Giám sát nhân viên và tôn trọng quyền riêng tư

Nhà tuyển dụng có thể hợp pháp thiết lập các công cụ giám sát (máy chấm công, phần mềm theo dõi hoạt động, định vị địa lý) với điều kiện thông báo trước cho nhân viên và các đại diện nhân sự, tỷ lệ giám sát với mục đích theo đuổi và tiến hành phân tích tác động (AIPD) nếu xử lý có khả năng gây ra rủi ro cao. Tòa Cassation thường xuyên nhắc nhở rằng mọi bằng chứng thu được bằng một thiết bị giám sát không được công bố là không thể chấp nhận được trước tòa án.

Thời gian làm việc, nghỉ phép và bình đẳng chuyên môn

Quy định về thời gian làm việc: Thời gian tối đa và nghỉ ngơi

Thời gian làm việc theo pháp luật được đặt ở mức 35 giờ mỗi tuần đối với nhân viên toàn thời gian (điều L3121-27 của Bộ Luật Lao động). Những ngoại lệ tồn tại thông qua các thỏa thuận tập thể, nhưng những giới hạn tuyệt đối được áp dụng: 10 giờ mỗi ngày, 48 giờ mỗi tuần, 44 giờ trung bình trên 12 tuần liên tiếp. Nhân viên phải được hưởng thời gian nghỉ hàng ngày ít nhất 11 giờ liên tiếp và thời gian nghỉ hàng tuần là 35 giờ liên tiếp.

Không tuân thủ những thời gian tối đa này sẽ tiếp xúc nhà tuyển dụng với hành vi vi phạm loại thứ tư (750 € cho mỗi nhân viên liên quan) và, nếu có rủi ro nghiêm trọng đối với sức khỏe của nhân viên, một hành động khiếu nại về sự vi phạm nghĩa vụ bảo vệ.

Nghỉ phép được trả lương và những ngày vắng mặt theo luật

Mỗi nhân viên tích lũy 2,5 ngày làm việc nghỉ phép trả lương mỗi tháng làm việc thực tế, tức là 30 ngày làm việc (năm tuần) mỗi năm. Kể từ luật DDADUE của ngày 22 tháng 4 năm 2024 (chuyển đổi phán lệ châu Âu), những nhân viên đang nghỉ bệnh tiếp tục tích lũy nghỉ phép trả lương, với thời hạn thông báo của nhà tuyển dụng khi họ quay lại.

Ngoài những ngày nghỉ phép pháp lý này còn có: ngày nghỉ bà bầu (tối thiểu 16 tuần), ngày nghỉ bố (28 ngày kể từ năm 2021), ngày nghỉ để hoàn cảnh buồn bã (12 ngày), và rất nhiều ngày nghỉ ngoài lệ được thỏa thuận. Quản lý các ngày vắng mặt này và ký các bổ sung hoặc các tài liệu quay lại trực tiếp được hưởng lợi từ các khoản đầu tư của chữ ký điện tử tuân thủ eIDAS.

Bình đẳng chuyên môn và chỉ số Pénicaud

Kể từ luật Tương lai Chuyên môn năm 2018, các doanh nghiệp có ít nhất 50 nhân viên phải tính toán và công bố hàng năm chỉ số bình đẳng chuyên môn của họ (chỉ số Pénicaud) trước ngày 1 tháng 3. Chỉ số này, trên 100 điểm, đánh giá năm chỉ báo: chênh lệch tiền lương, chênh lệch tỷ lệ tăng lương, chênh lệch tỷ lệ thăng tiến, tỷ lệ phần trăm nữ nhân viên được tăng lương khi quay lại từ nghỉ bà bầu, và số lượng phụ nữ trong mười nhân viên có mức lương cao nhất. Điểm số dưới 75 buộc công ty phải xác định các biện pháp sửa chữa trong vòng ba năm, dưới hình phạt tài chính có thể đạt tới 1% khối lương.

Đại diện nhân sự và các nghĩa vụ đàm phán tập thể

Thành lập Ủy ban Xã hội Kinh tế (CSE)

Kể từ các sắc lệnh Macron năm 2017, Ủy ban Xã hội Kinh tế (CSE) là cơ quan đại diện duy nhất của nhân sự đối với các doanh nghiệp có ít nhất 11 nhân viên. Các quyền hạn của nó phát triển theo các ngưỡng: tham vấn về các hướng lãnh đạo chiến lược, kinh tế và xã hội từ 50 nhân viên, thành lập một ủy ban sức khỏe an toàn và điều kiện làm việc (CSSCT) từ 300 nhân viên.

Nhà tuyển dụng phải tổ chức các cuộc bầu cử chuyên môn cứ bốn năm một lần (hoặc sớm hơn trong trường hợp bất cập), thông báo và tham vấn CSE về bất kỳ dự án tổ chức lại, sa thải do lý do kinh tế hoặc sửa đổi điều kiện làm việc, và cung cấp cho nó quyền truy cập vào Cơ sở Dữ liệu Kinh tế, Xã hội và Môi trường (BDESE). Việc không tham vấn cấu thành một tội danh cản trở bị phạt 7 500 € và một năm tù giam.

Các nghĩa vụ đàm phán hàng năm bắt buộc (NAO)

Trong các doanh nghiệp có các đại diện công đoàn, nhà tuyển dụng phải tham gia vào mỗi năm các cuộc đàm phán về tiền lương (tiền lương thực tế, tiết kiệm nhân viên, chia sẻ giá trị), thời gian làm việc và chia sẻ giá trị gia tăng. Cứ ba năm một lần, các cuộc đàm phán phải liên quan đến bình đẳng chuyên môn, chất lượng cuộc sống và điều kiện làm việc, cũng như quản lý việc làm và con đường chuyên môn (GEPP) từ 300 nhân viên.

Sự thiếu vắng của các cuộc đàm phán này cũng cấu thành một tội danh cản trở. Việc chuyên nghiệp hóa các thỏa thuận công ty thông qua một giải pháp chữ ký điện tử HR an toàn cho phép tuân thủ các thời hạn nộp cho DREETS và đảm bảo tính toàn vẹn của các tài liệu đã ký, phù hợp với hướng dẫn toàn diện về chữ ký điện tử.

Khung pháp lý áp dụng cho tuân thủ luật lao động

Tuân thủ luật lao động dựa trên một yếu tố của các nguồn chuẩn mực mà nhà tuyển dụng phải nắm vững cùng lúc.

Bộ Luật Lao động: Văn bản tham khảo, nó cấu trúc tất cả các mối quan hệ lao động riêng lẻ và tập thể. Các điều khoản trật tự công cộng tuyệt đối của nó áp dụng cho tất cả mọi người, mà không có ngoại lệ có thể (ví dụ: cấm lao động trẻ em, SMIC, thời gian làm việc tối đa). Các điều khoản chứng thêm có thể được sửa đổi bằng thỏa thuận tập thể, với điều kiện không kém thuận lợi hơn luật.

Hợp đồng và chữ ký điện tử: điều 1366 của Bộ Luật Dân sự công nhận văn bản điện tử tương đương với văn bản giấy với điều kiện người phát hành có thể được xác định một cách thích hợp và nó được thiết lập và bảo tồn trong những điều kiện có tính chất để đảm bảo tính toàn vẹn của nó. Điều 1367 định nghĩa chữ ký điện tử là sử dụng một quy trình xác định đáng tin cậy. Quy định châu Âu eIDAS n°910/2014 (hiện đang được xem xét lại bởi eIDAS 2.0 — quy định UE 2024/1183) thiết lập ba mức chữ ký: đơn giản (SES), nâng cao (AES) và đủ tiêu chuẩn (QES). Đối với các hợp đồng lao động, chữ ký nâng cao hoặc đủ tiêu chuẩn được khuyến nghị để đảm bảo khả năng đối chứng trong trường hợp tranh chấp.

Bảo vệ dữ liệu cá nhân: RGPD (quy định UE n°2016/679) có thể áp dụng trực tiếp. Nó áp dụng các nguyên tắc tối thiểu hóa, giới hạn lưu giữ, bảo mật (điều 32) và trách nhiệm (điều 5 §2). Luật Thông tin và Tự do của ngày 6 tháng 1 năm 1978, sửa đổi bằng sắc lệnh n°2018-1125, bổ sung hành động này tại Pháp.

Sức khỏe và an toàn lao động: sắc lệnh n°2001-1016 áp dụng DUERP; luật n°2021-1018 của ngày 2 tháng 8 năm 2021 đã tăng cường các nghĩa vụ phòng ngừa và tạo ra hộ chiếu phòng ngừa. Chỉ thị khung châu Âu 89/391/CEE là nền tảng cộng đồng của các nghĩa vụ này.

Bình đẳng và không phân biệt đối xử: các điều L1132-1 đến L1132-4 của Bộ Luật Lao động và chỉ thị châu Âu 2000/78/CE thiết lập nguyên tắc chung về không phân biệt đối xử dựa trên 25 tiêu chí. Không tuân thủ tiếp xúc nhà tuyển dụng với sự vô hiệu của các hành động phân biệt đối xử và bồi thường thiệt hại không có giới hạn.

Rủi ro và hình phạt: cơ quan thanh tra lao động (DREETS) có quyền hạn được tăng cường kể từ sắc lệnh của ngày 7 tháng 4 năm 2016: truy cập vào các cơ sở và tài liệu, yêu cầu mở rộng, dừng công việc nguy hiểm, xác minh trực tiếp. Công tố viên có thể được yêu cầu trong trường hợp vi phạm hình sự. Các bản án có thể tích lũy tiền phạt, hoàn trả hỗ trợ công khai và cấm tham gia dự thầu công.

Các tình huống sử dụng: Tuân thủ lao động và chữ ký điện tử

Một doanh nghiệp nhỏ vừa cung cấp dịch vụ 80 nhân viên đối mặt với tính thời vụ của hợp đồng

Một doanh nghiệp nhỏ vừa trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp thường xuyên sử dụng 80 cộng tác viên và tuyển dụng trung bình 40 nhân viên bổ sung mỗi mùa hè theo CDD. Trước đây, quản lý giấy tờ của hợp đồng tạo ra những chậm trễ ký thường xuyên: những ứng viên cư trú tại các tỉnh hay nước ngoài đôi khi trả lại hợp đồng sau thời hạn pháp lý hai ngày làm việc, tiếp xúc công ty với rủi ro xếp lại.

Bằng cách triển khai một giải pháp chữ ký điện tử nâng cao tích hợp vào SIRH của mình, doanh nghiệp nhỏ vừa đã rút ngắn thời gian ký từ trung bình 4,2 ngày xuống dưới 18 giờ. Tỷ lệ tuân thủ tài liệu (hợp đồng được ký trong thời hạn pháp lý) đã tăng từ 63% lên 97%. Tiết kiệm tạo ra trên chi phí in ấn, gửi đi và lưu trữ vật lý đại diện cho khoảng 8 500 € mỗi năm, phù hợp với các khoảng được công bố bởi các báo cáo xương sống sectorially về chuyên nghiệp hóa HR (lợi ích ước tính