Điều khoản xác thực trong hợp đồng mua sắm công cộng về hàng cung cấp

Việc thực hiện hợp đồng mua sắm công cộng về hàng cung cấp không dừng lại ở việc thông báo hợp đồng. Giữa việc giao phát hàng hóa thực tế và thanh toán thực tế của người mua công cộng, có một giai đoạn thường bị đánh giá thấp: xác thực — hoặc kiểm chứng — dịch vụ. Điều khoản này xác định các điều kiện mà người mua công cộng công nhận các hàng cung cấp giao nhận phù hợp với tài liệu kỹ thuật, kích hoạt thời hạn thanh toán ba mươi ngày theo quy định của pháp luật. Nếu không soạn thảo chính xác, các tranh chấp sẽ tăng đột biến, thanh toán sẽ bị chậm trễ và các bên thực hiện hợp đồng sẽ phải đối mặt với các hình phạt không công bằng. Bài viết này chi tiết từng bước cách chèn một điều khoản xác thực vững chắc vào tài liệu hợp đồng của hợp đồng mua sắm công cộng về hàng cung cấp, tuân thủ khung quy phạm pháp lệnh từ Bộ luật Mua sắm công cộng.

Hiểu rõ điều khoản xác thực trong các hợp đồng mua sắm công cộng về hàng cung cấp

Định nghĩa pháp lý và những vấn đề hoạt động

Trong thuật ngữ của các hợp đồng mua sắm công cộng, điều khoản xác thực (đôi khi gọi là điều khoản tiếp nhận hoặc kiểm chứng) là quy định hợp đồng tổ chức quá trình mà người mua công cộng xác nhận rằng các hàng cung cấp giao nhận phù hợp với các yêu cầu kỹ thuật và điều kiện thực hiện hợp đồng. Nó được điều chỉnh bởi các điều L2191-1 và tiếp theo của Bộ luật Mua sắm công cộng, phân biệt giữa "hoạt động kiểm chứng" và "hoạt động chấp nhận".

Thực tế, điều khoản này trả lời ba câu hỏi cơ bản:

1. Ai thực hiện kiểm chứng (đại diện của cơ quan đấu thầu, ủy ban kỹ thuật, chuyên gia bên thứ ba)?
2. Trong bao lâu kiểm chứng phải diễn ra sau khi giao hàng?
3. Hậu quả là gì nếu im lặng hoặc không kiểm chứng trong thời hạn quy định?

Điều R2192-10 của Bộ luật Mua sắm công cộng quy định thời hạn kiểm chứng tối đa là ba mươi ngày kể từ ngày giao hàng, trừ khi có quy định hợp đồng khác — trong giới hạn sáu mươi ngày đối với các hợp đồng phức tạp. Bất kỳ điều khoản nào quy định thời hạn vượt quá sáu mươi ngày đều bị coi là không viết.

Sự khác biệt giữa kiểm chứng, chấp nhận và tiếp nhận

Thuật ngữ trong Bộ luật Mua sắm công cộng có thể gây nhầm lẫn. Cần phân biệt:

• Kiểm chứng: giai đoạn kỹ thuật trong đó người mua đảm bảo rằng các hàng cung cấp tương ứng về chất lượng và số lượng với đơn đặt hàng hoặc tài liệu kỹ thuật.
• Chấp nhận: hành động pháp lý mà người mua chính thức chấp nhận các hàng cung cấp đã kiểm chứng, mở quyền thanh toán. Chấp nhận có thể là tường minh (tài liệu ký) hoặc ngầm (im lặng khi hết thời hạn hợp đồng).
• Tiếp nhận: thuật ngữ thường được sử dụng trong các hợp đồng xây dựng; đối với hàng cung cấp, người ta nói về chấp nhận. Không nên sử dụng thuật ngữ "tiếp nhận" trong một tài liệu kỹ thuật của hợp đồng hàng cung cấp, vì có nguy cơ tạo ra sự mơ hồ về chế độ áp dụng.

Sự khác biệt này không chỉ là học thuật: một điều khoản được soạn thảo kém mà nhầm lẫn kiểm chứng và chấp nhận có thể làm chậm điểm bắt đầu của thời hạn thanh toán và tạo ra lãi suất chậm trễ phải chịu bởi người mua.

Soạn thảo điều khoản xác thực: cấu trúc và nội dung bắt buộc

Những đề cập không thể thiếu

Để có giá trị pháp lý và hoàn chỉnh, điều khoản xác thực được chèn vào Tài liệu Điều khoản Quản trị Cụ thể (CCAP) phải chứa ít nhất các phần tử sau:

1. Mục đích và phạm vi kiểm chứng Rõ ràng nếu kiểm chứng liên quan đến sự tuân thủ kỹ thuật (theo tài liệu kỹ thuật), sự tuân thủ tài liệu (phiếu giao hàng, bảng tính kỹ thuật, chứng chỉ CE), và/hoặc sự tuân thủ số lượng.

2. Thời hạn kiểm chứng Nêu rõ thời hạn, ví dụ: "Cơ quan đấu thầu có thời hạn mười lăm ngày lịch kể từ ngày giao hàng được ghi trên phiếu giao hàng ký để tiến hành các hoạt động kiểm chứng."

3. Thời hạn chấp nhận Phân biệt thời hạn kiểm chứng với thời hạn chấp nhận. Chấp nhận phải diễn ra muộn nhất khi hết thời hạn chung ba mươi ngày. Ví dụ: "Chấp nhận, tường minh hoặc ngầm, diễn ra muộn nhất ba mươi ngày sau khi giao hàng. Sau khi quá thời hạn này, các hàng cung cấp được coi là đã chấp nhận."

4. Phương thức từ chối hoặc hoãn lại Điều khoản phải quy định các trường hợp mà theo đó các hàng cung cấp có thể bị từ chối hoặc chấp nhận của chúng bị hoãn lại, cũng như thời hạn mà bên thực hiện hợp đồng phải tiến hành thay thế hoặc đưa vào sự phù hợp.

5. Tài liệu xác nhận chấp nhận Rõ ràng hình thức của hành động chấp nhận: phiếu chấp nhận ký, biên bản kiểm chứng, thông báo điện tử qua cổng thông tin người mua. Đây là nơi hữu ích để chữ ký điện tử xuất hiện trong bối cảnh các hợp đồng mua sắm công cộng.

Ví dụ về điều khoản mẫu (CCAP)

Dưới đây là một mô hình có thể được soạn thảo trực tiếp trong một CCAP của hợp đồng hàng cung cấp:

``` ĐIỀU X — KIỂM CHỨNG VÀ CHẤP NHẬN CÁC HÀNG CUNG CẤP

X.1 Hoạt động kiểm chứng Ngay khi giao hàng, cơ quan đấu thầu tiến hành kiểm chứng các hàng cung cấp trong thời hạn [mười lăm] ngày lịch. Kiểm chứng này liên quan đến sự tuân thủ số lượng và chất lượng của các hàng cung cấp với các yêu cầu của tài liệu kỹ thuật và các tài liệu hợp đồng.

X.2 Chấp nhận Chấp nhận được quyết định bởi cơ quan đấu thầu bằng thông báo bằng văn bản (bao gồm đường dây điện tử) cho bên thực hiện hợp đồng, muộn nhất [ba mươi] ngày sau khi giao hàng. Nếu không thông báo trong thời hạn này, các hàng cung cấp được coi là đã chấp nhận ngầm.

X.3 Từ chối hoặc hoãn lại Trong trường hợp không tuân thủ được phát hiện, cơ quan đấu thầu thông báo cho bên thực hiện hợp đồng, trong thời hạn kiểm chứng, các lý do của sự từ chối hoặc hoãn lại. Bên thực hiện hợp đồng sau đó có [mười] ngày để tiến hành thay thế hoặc đưa vào sự phù hợp.

X.4 Xác nhận chấp nhận Chấp nhận được chính thức hóa bằng một biên bản được ký bằng chữ ký điện tử bởi đại diện được phép của cơ quan đấu thầu, tuân thủ quy chế eIDAS n°910/2014 và Bộ luật Dân sự, điều 1366-1367. ```

Liên kết với Tài liệu kỹ thuật và các phụ lục

Điều khoản xác thực của CCAP phải bắt buộc tham chiếu đến các tiêu chí tuân thủ được xác định trong Tài liệu Điều khoản Kỹ thuật Cụ thể (CCTP). Một điều khoản xác thực không quy định các tiêu chí kiểm chứng hoặc chỉ nói rằng "các hàng cung cấp sẽ được kiểm chứng sau khi giao hàng" là không đủ và tiếp xúc cơ quan đấu thầu với các khiếu nại. Tài liệu kỹ thuật đóng vai trò là tham chiếu kỹ thuật, trong khi CCAP tổ chức thủ tục quản trị và pháp lý.

Cũng nên tích hợp một phụ lục liệt kê các tài liệu phải cung cấp tại thời điểm giao hàng (phiếu giao hàng, bảng tính an toàn, chứng chỉ xuất xứ, thông báo CE), việc cung cấp những điều này quy định việc kích hoạt thời hạn kiểm chứng. Độ chính xác này làm giảm đáng kể những bất đồng về ngày bắt đầu của thời hạn.

Chèn điều khoản vào tài liệu: các khía cạnh thực tế và số hóa

Vị trí trong các tài liệu hợp đồng

Điều khoản xác thực phải xuất hiện trong CCAP, đó là tài liệu có tính chất quản trị của hợp đồng. Nó cũng có thể được tóm tắt trong Quy định Tư vấn (RC) hoặc trong Hành động Cam kết (AE) nếu người mua muốn làm cho nó thành một điều kiện cơ bản có thể nhìn thấy ngay từ giai đoạn ứng cử. Ngược lại, sự vắng mặt của nó từ CCAP không thể được bù đắp bởi một đề cập đơn giản trong bảng tính giá hoặc trong một đơn đặt hàng sau này: những tài liệu này không sửa đổi các điều kiện thực hiện hợp đồng trừ khi có sửa đổi thông thường.

Trong các hợp đồng có đơn đặt hàng (điều L2125-1 CCP), mỗi đơn đặt hàng tạo thành một lệnh thực hiện một phần. Điều khoản xác thực của CCAP áp dụng cho mỗi giao hàng một phần, trừ khi có quy định cụ thể khác chỉ áp dụng cho đơn đặt hàng — trong trường hợp đó, sửa đổi hoặc đơn đặt hàng phải rõ ràng không tuân thủ điều khoản khung của CCAP.

Sử dụng chữ ký điện tử để chính thức hóa chấp nhận

Kể từ khi bắt buộc phải dùng các chữ ký điện tử cho các hợp đồng mua sắm công cộng vượt quá 40.000 € HT (quyết định ngày 22 tháng 3 năm 2019), các người mua phải sử dụng một cổng thông tin người mua được chứng thực. Chính thức hóa chấp nhận thông qua một biên bản ký bằng chữ ký điện tử dần trở nên chuẩn, đặc biệt để theo dõi cách không thể nghi ngờ được ngày chấp nhận và tự động kích hoạt thời hạn thanh toán.

Một giải pháp chữ ký điện tử tuân thủ quy chế eIDAS cho phép ký biên bản chấp nhận với giá trị bằng chứng được công nhận trước các tòa án quản trị. Chữ ký điện tử nâng cao (SEA) thường đủ đủ để sử dụng loại tài liệu này; chữ ký được xác thực (SEQ) sẽ được yêu cầu cho các hành động có cam kết cao nhất (sửa đổi, chấm dứt).

Đối với những người mua muốn so sánh các tùy chọn có sẵn, so sánh các giải pháp chữ ký điện tử có sẵn trên certyneo.com cung cấp một cái nhìn tổng hợp về các tiêu chí để đánh giá (cấp độ eIDAS, dấu vết kiểm tra, tích hợp API, định giá).

Những sai lầm thường gặp khi chèn điều khoản

Phân tích các tranh chấp trước các tòa án quản trị tiết lộ những sai lầm lặp đi lặp lại trong soạn thảo các điều khoản xác thực:

• Bỏ qua điểm bắt đầu của thời hạn: thời hạn kiểm chứng phải bắt đầu từ một sự kiện có ngày tháng chắc chắn (ký phiếu giao hàng, thông báo điện tử, gửi đến cổng thông tin người mua). Một công thức mơ hồ như "kể từ khi nhận" là nguồn của tranh chấp.
• Nhầm lẫn thời hạn kiểm chứng và thời hạn thanh toán: thời hạn thanh toán ba mươi ngày (quyết định n°2013-269) bắt đầu từ ngày chấp nhận hoặc ngày nhận hóa đơn nếu ngày đó là muộn hơn. Đề cập đến thời hạn thanh toán trong điều khoản xác thực mà không phân biệt tạo ra những mâu thuẫn.
• Quy định một thời hạn kiểm chứng vượt quá sáu mươi ngày: điều khoản này được coi là không viết (điều R2192-10 CCP), điều này tiếp xúc người mua với sự chấp nhận ngầm ngay lập tức.
• Không quy định hậu quả của sự im lặng: người mua không nói lên trong thời hạn hợp đồng chấp nhận các hàng cung cấp một cách ngầm. Nếu điều khoản không đề cập đến điều này, cả hai bên có thể bỏ qua nó, dẫn đến những chặn khi xử lý khoản chi.

Việc sử dụng mô hình hợp đồng phù hợp và sẵn sàng sử dụng có thể giúp các cơ quan mua công cộng và các nhà cung cấp dịch vụ của họ tránh những lỗi soạn thảo này trong khi tiết kiệm thời gian quý giá trong giai đoạn chuẩn bị.

Các trường hợp đặc biệt: hợp đồng phức tạp, chia thành các phần và các thỏa thuận khung

Hợp đồng chia thành các phần và giao hàng một phần

Trong một hợp đồng chia thành các phần, mỗi phần có thể có các điều kiện giao hàng và kiểm chứng riêng. Nên soạn thảo một điều khoản xác thực cho mỗi phần, hoặc một điều khoản chung kèm theo các phụ lục kỹ thuật cho mỗi phần. Độ chi tiết này cho phép tránh rằng một sự không tuân thủ trên một phần sẽ cản trở chấp nhận — và do đó thanh toán — của các phần khác.

Trung tâm trợ giúp Certyneo đề xuất các tài nguyên về quản lý đa tài liệu và đa người ký, đặc biệt hữu ích trong bối cảnh các hợp đồng chia thành các phần, nơi một số dịch vụ của người mua phải xác thực đồng thời các phần khác nhau.

Các thỏa thuận khung có các hợp đồng tiếp theo

Trong khuôn khổ của một thỏa thuận khung, các điều kiện xác thực thường được xác định trong chính hợp đồng khung, và các hợp đồng tiếp theo tham chiếu đến nó. Tuy nhiên, các điều kiện kỹ thuật kiểm chứng cụ thể cho mỗi lô hàng cung cấp được đặt hàng có thể được chỉ định trong các hợp đồng tiếp theo hoặc các đơn đặt hàng. Phải đảm bảo rằng các điều khoản xác thực của các hợp đồng tiếp theo không mâu thuẫn với những điều trong thỏa thuận khung, với nguy cơ bị hủy bỏ một phần.

Các hợp đồng về quốc phòng và bảo mật

Đối với các hợp đồng thuộc phạm vi điều L1113-1 của Bộ luật Mua sắm công cộng (các hợp đồng về quốc phòng và bảo mật), các quy định cụ thể áp dụng liên quan đến tính bảo mật của các tài liệu kiểm chứng. Điều khoản xác thực phải tích hợp các ràng buộc liên quan đến bí mật quốc phòng, đặc biệt là về khả năng theo dõi điện tử và lưu giữ các biên bản chấp nhận.

Khung pháp lý áp dụng cho điều khoản xác thực trong các hợp đồng mua sắm công cộng về hàng cung cấp

Soạn thảo và áp dụng một điều khoản xác thực trong một hợp đồng mua sắm công cộng về hàng cung cấp được ghi trong một tập hợp các văn bản lập pháp và quy phạm mà người ta phải hiểu rõ.

Bộ luật Mua sắm công cộng (CCP) Điều L2191-1 của CCP đặt ra nguyên tắc chung về các kiểm chứng trước khi thanh toán. Các điều R2192-1 đến R2192-15 tổ chức chế độ các hoạt động kiểm chứng và chấp nhận cho các hợp đồng hàng cung cấp và dịch vụ. Điều R2192-10 quy định thời hạn kiểm chứng tối đa là ba mươi ngày (sáu mươi ngày đối với các hợp đồng phức tạp). Điều R2192-12 quy định giảm giá theo tỷ lệ trong trường hợp chấp nhận có điều kiện đối với các hàng cung cấp tuân thủ một phần.

Quyết định n°2013-269 ngày 29 tháng 3 năm 2013 về chống chậm trễ thanh toán Quyết định này, được mã hóa tại các điều R2192-20 đến R2192-36 của CCP, quy định thời hạn thanh toán là ba mươi ngày và làm rõ điểm bắt đầu của thời hạn tùy thuộc vào việc chấp nhận có xảy ra trước hay sau khi nhận hóa đơn. Mọi vượt quá đều tạo ra lãi suất chậm trễ hoàn toàn (tỷ lệ lãi suất ECB + 8 điểm) và một khoản bồi thường cố định là 40 € cho phí thu hồi.

Tài liệu Điều khoản Quản trị Chung (CCAG Hàng cung cấp Thông thường và Dịch vụ) Quyết định ngày 30 tháng 3 năm 2021 liên quan đến CCAG-FCS, áp dụng kể từ ngày 1 tháng 4 năm 2021, dành các điều 27 đến 31 cho kiểm chứng và chấp nhận. Những điều này áp dụng theo mặc định trừ khi có ngoại lệ rõ ràng trong CCAP. Điều 27.3 rõ ràng quy định chấp nhận ngầm nếu không thông báo trong thời hạn quy định.

Quy chế eIDAS n°910/2014 và eIDAS 2.0 (quy chế UE 2024/1183) Khi chính thức hóa biên bản chấp nhận dưới dạng số, quy chế eIDAS áp dụng đầy đủ. Chữ ký điện tử nâng cao (điều 26) được yêu cầu cho các hành động hợp đồng có ý nghĩa; chữ ký được xác thực (điều 27-28) cung cấp sự giả định tương đương với chữ ký viết tay theo điều 1367 của Bộ luật Dân sự Pháp.

Bộ luật Dân sự — Điều 1366 và 1367 Điều 1366 công nhận tính hợp lệ của tài liệu điện tử với điều kiện là xác định được tác giả và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu. Điều 1367 cấp cho chữ ký điện tử được xác thực cùng giá trị bằng chứng như chữ ký viết tay. Những quy định này là cơ bản cho giá trị bằng chứng của biên bản chấp nhận được ký bằng chữ ký điện tử.

RGPD n°2016/679 Việc lưu giữ dữ liệu cá nhân xuất hiện trong các biên bản chấp nhận (tên của các nhân viên xác minh, thông tin về giao hàng) phải tuân thủ các nghĩa vụ của RGPD: cơ sở pháp lý (nghĩa vụ pháp lý, điều 6.1.c), thời hạn lưu giữ tuân thủ các quy tắc lưu trữ các hợp đồng mua sắm công cộng (tối thiểu mười năm), và bảo mật của các xử lý. Người mua công cộng là bên chịu trách nhiệm xử lý theo nghĩa của điều 4 của RGPD.

Chỉ thị NIS2 (2022/2555/UE) Đối với các cơ quan mua công cộng được xác định là các thực thể cần thiết hoặc quan trọng theo NIS2, nền tảng chữ ký điện tử được sử dụng để xác thực các biên bản chấp nhận phải đáp ứng các yêu cầu bảo mật của chỉ thị, đặc biệt là về quản lý rủi ro nhà cung cấp và tính liên tục của dịch vụ.

Tình huống sử dụng: điều khoản xác thực trong thực tế

Tình huống 1 — Một hội đồng địa phương và một hợp đồng hàng cung cấp văn phòng

Một thành phố với khoảng 15.000 cư dân thực hiện một hợp đồng có đơn đặt hàng để cung cấp các vật tư văn phòng tiêu hao, ước tính là 80.000 € HT trong bốn năm. CCAP ban đầu không chứa bất kỳ điều kho