Clause de validation dans un acte d'engagement : le guide

Việc thực hiện một thị trường công dựa trên một tài liệu trung tâm: hành động cam kết (AE), đôi khi được gọi là DC3 hoặc biểu mẫu ATTRI1. Tài liệu này thể hiện đề xuất của ứng cử viên và liên kết các bên về mặt hợp đồng từ khi nó được ký bởi người mua. Tuy nhiên, nhiều nhà kinh tế không bỏ qua một yếu tố tuy nhiên rất quan trọng: mệnh đề xác thực, quy định hiệu lực thực tế của hợp đồng và xác định các phương thức chấp nhận chính thức của đề xuất.

Được chèn một cách chính xác, mệnh đề này bảo vệ quá trình nộp đề xuất, bảo vệ ứng cử viên chống lại các cam kết sớm và đảm bảo tính theo dõi được yêu cầu bởi các văn bản áp dụng cho các thị trường của Nhà nước, các tập thể địa phương và các cơ sở công cộng. Trong bài viết này, chúng tôi chi tiết hóa các nền tảng pháp lý, phương pháp chèn, các công thức được khuyến nghị và các thực hành tốt nhất của chữ ký điện tử cần áp dụng trong khuôn khổ quy định eIDAS và các yêu cầu của những người mua công.

Mệnh đề xác thực trong hành động cam kết là gì?

Định nghĩa và vai trò pháp lý

Mệnh đề xác thực là một quy định hợp đồng rõ ràng xác định khi nào và dưới những điều kiện nào hành động cam kết tạo ra hiệu lực pháp lý của nó. Trong luật thị trường công của Pháp, hành động cam kết có dạng một tài liệu được ký bởi người nộp đề xuất mà trở thành hợp đồng sau khi được thông báo bởi người mua (điều R. 2112-1 của Bộ luật mua công).

Mệnh đề xác thực cụ thể hóa đặc biệt:

• hạn cuối cùng của hiệu lực của đề xuất (thời hạn duy trì đề xuất, nói chung là 90 đến 180 ngày) ;
• các điều kiện tạm dừng có thể xảy ra (lấy được cấp phép, xác minh năng lực kỹ thuật, sự chấp thuận của một cơ quan giám sát) ;
• thủ tục thông báo được chấp nhận (chữ ký điện tử đủ điều kiện, email với xác nhận đã đọc, thư bảo đảm) ;
• các phương thức rút lại trong trường hợp không được cấp vốn trong thời hạn quy định.

Nếu không có mệnh đề xác thực được soạn thảo rõ ràng, người nộp đề xuất có thể bị ràng buộc vượt quá thời hạn hợp lý, hoặc bị tranh cãi vì thiếu hình thức khi thông báo.

Phân biệt với mệnh đề hoàn thiện và điều kiện tạm dừng

Cần không lẫn lộn mệnh đề xác thực với điều kiện tạm dừng theo nghĩa của điều 1304 Bộ luật dân sự, quy định hiệu lực của bản thân nghĩa vụ bị phụ thuộc vào thực hiện của một sự kiện trong tương lai và không chắc chắn. Mệnh đề xác thực, nó cũng liên quan đến các hình thức và thời hạn chấp nhận một đề xuất đã được thành lập. Nó gần hơn với mệnh đề hoàn thiện được sử dụng trong luật chung về hợp đồng để điều chỉnh việc hiệu lực của một thỏa thuận.

Trong thực tế, người mua công có thể chính nó cung cấp các điều kiện xác thực trong Quy tắc Tư vấn (RC) hoặc Sách các Điều Khoản Hành chính Đặc biệt (CCAP). Người nộp đề xuất cũng có thể giới thiệu những làm rõ bổ sung trong hành động cam kết của riêng mình, dưới điều kiện là những bổ sung này không mâu thuẫn với các tài liệu của cuộc tư vấn.

Nơi và cách chèn mệnh đề trong tài liệu?

Vị trí được khuyến nghị trong hành động cam kết

Hành động cam kết tuân theo kế hoạch có cấu trúc, dù nó dựa trên biểu mẫu ATTRI1 của Giám đốc Công việc Pháp lý (DAJ) của Bộ Kinh tế hoặc một tài liệu được soạn thảo tự do bởi người mua. Mệnh đề xác thực phải xuất hiện:

1. Ở cuối tài liệu, trước khối ký, trong một phần được gọi là "Các điều kiện của hiệu lực và phương thức chấp nhận" hoặc "Mệnh đề xác thực của đề xuất".
2. Trong phần mở đầu hoặc các quy định chung, nếu người mua cho phép các phần phụ, bằng cách tham chiếu rõ ràng từ thân của hành động.
3. Trong phần phụ cụ thể, được tham chiếu bởi một điều dành riêng: "Các điều kiện của hiệu lực của đề xuất hiện tại được xác định trong Phần phụ n°X được đính kèm và là một phần không thể tách rời của nó".

Tránh chèn mệnh đề trong phần thân văn bản mà không nhận dạng rõ ràng (tiêu đề phần, đánh số điều khoản), vì điều này làm yếu đi tính chất có thể đối kháng của nó trong trường hợp tranh chấp.

Công thức loại của mệnh đề xác thực

Đây là một mô hình soạn thảo được điều chỉnh với các thị trường công phải chịu sự tuân theo Bộ luật mua công:

> Điều X — Mệnh đề xác thực của đề xuất > > Người nộp đề xuất duy trì đề xuất hiện tại trong thời gian [90 / 120 / 180] ngày kể từ hạn cuối cùng nộp đề xuất được quy định trong Quy tắc Tư vấn. > > Đề xuất hiện tại sẽ chỉ tạo ra hiệu lực hợp đồng kể từ khi người nộp đề xuất nhận được thông báo chính thức về cấp vốn, được thực hiện bởi [chữ ký điện tử đủ điều kiện theo nghĩa của quy định (EU) n° 910/2014 / thư bảo đảm với xác nhận nhận / nền tảng dùng chung hóa các giao dịch mua (hồ sơ người mua)]. > > Nếu không có thông báo trong thời hạn hiệu lực đã đề cập ở trên, người nộp đề xuất sẽ được giải phóng khỏi mọi cam kết mà không cần một từ bỏ rõ ràng.

Điều chỉnh các ngoặc vuông theo tình huống của bạn. Nếu người mua đã áp đặt một thời hạn hoặc chế độ thông báo trong RC của mình, cần phải tái tạo những điều kiện này một cách giống hệt nhau để tránh mọi sự chập chờn.

Kiểm tra trước khi chèn

Trước khi chèn mệnh đề của bạn, hãy kiểm tra một cách hệ thống:

• RC không chứa mệnh đề xác thực mâu thuẫn? Trong trường hợp xung đột giữa các phần của thị trường, phân cấp của các tài liệu hợp đồng áp dụng (hành động cam kết > CCAP > CCTP > RC theo các quy định của thị trường).
• Người mua có chấp nhận những sửa đổi của hành động cam kết không? Một số hồ sơ người mua áp đặt một biểu mẫu cố định, đặc biệt là trên các thị trường của Nhà nước (biểu mẫu ATTRI1). Trong trường hợp này, mệnh đề có thể được giới thiệu thông qua một lá thư đi kèm được nối thêm rõ ràng.
• Quy trình có được dùng chung hóa không? Kể từ ngày 1 tháng 10 năm 2018, các thị trường vượt quá ngưỡng châu Âu (hiện tại là 221 000 € chưa tính thuế cho các hàng cung cấp và dịch vụ của các cơ quan cấp phát không trung tâm, theo Quy định uỷ quyền UE 2023/2495) là bắt buộc phải dùng chung hóa. Nền tảng được sử dụng phải xử lý chữ ký điện tử, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến các phương thức thông báo có thể chấp nhận được trong mệnh đề của bạn.

Chữ ký điện tử của hành động cam kết: yêu cầu và công cụ

Mức độ chữ ký điện tử nào cho một thị trường công?

Thông tư của Thủ tướng liên quan đến việc dùng chung hóa các thị trường công và các khuyến nghị của DAJ làm rõ rằng chữ ký đủ điều kiện (mức cao nhất của phân cấp eIDAS) được khuyến nghị cho các thị trường có vấn đề tài chính lớn, trong khi chữ ký nâng cao vẫn được thừa nhận cho các thị trường dưới ngưỡng châu Âu.

Trong thực tế, phần lớn người mua công chấp nhận chữ ký nâng cao với chứng chỉ đủ điều kiện (mức trung gian) trên hồ sơ người mua phù hợp. Cần thiết phải xác minh các yêu cầu của RC: một số người mua yêu cầu rõ ràng một chữ ký đủ điều kiện được phát hành bởi một Nhà cung cấp Dịch vụ Tin tưởng (PSCo) được tham chiếu trên Danh sách Tin tưởng châu Âu (TSL).

Để đi sâu hơn về sự khác biệt giữa các mức chữ ký, hãy tham khảo hướng dẫn hoàn chỉnh của chữ ký điện tử của chúng tôi chi tiết hóa các trường hợp sử dụng theo mức eIDAS.

Đánh dấu giờ và tuyến kiểm toán: bằng chứng của xác thực

Chèn một mệnh đề xác thực chỉ có ý nghĩa nếu bạn có thể chứng minh khi nào và như thế nào sự chấp nhận diễn ra. Đây là nơi đánh dấu giờ đủ điều kiện đóng một vai trò:

• Một đánh dấu giờ đủ điều kiện (theo nghĩa của điều 42 của quy định eIDAS) liên kết chữ ký với một ngày tháng và giờ chắc chắn, có thể đối kháng với người mua và thẩm phán hành chính.
• Tuyến kiểm toán được tạo bởi giải pháp chữ ký phải ghi lại: danh tính người ký, ngày và giờ ký, tính toàn vẹn của tài liệu (vân tay mật mã SHA-256 hoặc cao hơn), phương tiện xác thực được sử dụng.

Một giải pháp như Certyneo tạo ra tự động một báo cáo chữ ký được chứng thực chứa tất cả các yếu tố này, điều này đơn giản hóa đáng kể quản lý bằng chứng trong trường hợp tranh chấp hoặc kiểm toán các thị trường. Để hiểu cách cấu trúc quản lý tài liệu này, các thực hành tốt nhất của chữ ký điện tử trong doanh nghiệp sẽ mang lại cho bạn một khuôn khổ phương pháp luận hoàn chỉnh.

Tích hợp trong một luồng công việc xác thực nhiều bên

Trong các nhóm tạm thời của các doanh nghiệp (GME), chữ ký của hành động cam kết liên quan đến nhiều người ký: người được ủy quyền và mỗi nhà thầu liên hợp. Mệnh đề xác thực phải sau đó cụ thể hóa thứ tự và thời hạn ký kết nội bộ, cũng như các điều kiện hiệu lực của đề xuất trong trường hợp từ bỏ của một thành viên của nhóm trước khi thông báo.

Một luồng công việc chữ ký điện tử được tham số hóa một cách chính xác cho phép định nghĩa một chuỗi ký kết bắt buộc (chữ ký của người được ủy quyền rồi đến các nhà thầu liên hợp, hoặc song song), với những sự nhắc nhở tự động và một thời hạn hết hạn có thể cấu hình. Điều này dịch ra kỹ thuật các cam kết hợp đồng của mệnh đề xác thực của bạn.

Những lỗi phổ biến và các điểm chú ý

Những cái bẫy soạn thảo cần tránh

Một số lỗi lặp đi lặp lại làm yếu đi các mệnh đề xác thực trong các hành động cam kết:

1. Thời hạn hiệu lực không phù hợp với thời hạn cấp vốn dự kiến Người mua có một thời hạn pháp luật để thông báo, nhưng trong thực tế, các quy trình có thể kéo dài. Nếu mệnh đề của bạn dự kiến 90 ngày và quy trình mất 120 ngày, bạn rủi ro hoặc một cuộc đàm phán lại, hoặc một nghĩa vụ mở rộng chính thức.

2. Mệnh đề rút lại chập chờn Sự vắng mặt của sự cụ thể hóa về các hình thức rút lại (email đơn giản hay thư bảo đảm?) tạo ra một sự không an toàn pháp lý. Ưu tiên một công thức rõ ràng: "sự rút lại phải được thông báo bởi thư bảo đảm với xác nhận nhận hoặc bằng thư điện tử được ký điện tử, không muộn hơn vào ngày hết hạn của thời hạn hiệu lực".

3. Đề cập đến một chữ ký viết tay trên một thị trường dùng chung hóa bắt buộc Trên các thị trường dùng chung hóa (> ngưỡng châu Âu), đề cập đến chữ ký viết tay như một phương thức chấp nhận hợp lệ có thể được coi là một không phù hợp của đề xuất. Hãy chú ý căn chỉnh mệnh đề của bạn với các yêu cầu của hồ sơ người mua.

4. Tham chiếu đến các tài liệu không được tham gia Nếu mệnh đề của bạn tham chiếu đến một phần phụ hoặc đến các điều khoản chung, hãy đảm bảo rằng những tài liệu này thực sự được tham gia vào đề xuất và được tham chiếu trong bảng các phần. Nếu không, mệnh đề có thể được coi là không được viết.

Xác minh sự tuân thủ thông qua các mô hình hợp đồng có sẵn

Để không khởi đầu từ đầu, rất hữu ích khi dựa vào các mô hình được chứng minh, đặc biệt là các biểu mẫu DAJ và các mô hình hành động cam kết theo ngành (công việc, hàng cung cấp, dịch vụ trí tuệ). Bộ tạo hợp đồng bằng AI của Certyneo cũng có thể giúp bạn điều chỉnh soạn thảo của các mệnh đề của bạn theo loại thị trường và mức độ rủi ro.

Lưu trữ và bảo tồn bằng chứng sau ký

Điều R. 2192-35 của Bộ luật mua công áp đặt người mua bảo tồn các phần của thị trường trong ít nhất năm năm sau khi thực hiện của nó. Đối với người nộp đề xuất, việc bảo tồn hành động cam kết đã ký — với mệnh đề xác thực của nó — cũng được khuyến nghị trong toàn bộ thời gian quy định của các hành động về bảo hành hoặc trách nhiệm hợp đồng (tới mười năm cho các thị trường của công việc).

Chọn lưu trữ có giá trị bằng chứng: giải pháp Certyneo tích hợp một kho tiền kỹ thuật số phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn NF Z 42-020, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng đọc được của tài liệu trong thời gian pháp luật của bảo tồn. Bạn có thể sử dụng máy tính ROI của chúng tôi để định lượng những lợi ích của quản lý dùng chung hóa hoàn chỉnh của các thị trường công của bạn.

Khung pháp lý áp dụng cho mệnh đề xác thực của một hành động cam kết

Bộ luật mua công

Hành động cam kết được điều chỉnh chủ yếu bởi các điều R. 2112-1 đến R. 2112-8 của Bộ luật mua công (CCP), xác định nội dung của các phần thành lập thị trường. Điều R. 2112-1 phát biểu rằng hành động cam kết được ký bởi người nộp đề xuất và cấu thành hợp đồng một khi được thông báo. Điều R. 2192-35 áp đặt một thời gian tối thiểu bảo tồn các phần của thị trường năm năm sau khi thực hiện của nó.

Thời hạn hiệu lực của các đề xuất được quy định bởi điều R. 2161-3 CCP (cuộc gọi đặc biệt mở) quy định rằng người mua cố định thời hạn hiệu lực trong quy tắc của cuộc tư vấn, thời hạn mà người nộp đề xuất cam kết tôn trọng trong hành động cam kết của mình.

Quy định eIDAS n° 910/2014 và các tiến hóa của nó

Quy định (EU) n° 910/2014 của ngày 23 tháng 7 năm 2014 (eIDAS) thiết lập khung pháp lý cho các dịch vụ tin tưởng điện tử trong Liên minh châu Âu. Nó phân biệt ba mức chữ ký điện tử:

• Chữ ký điện tử đơn giản (điều 3.10) ;
• Chữ ký điện tử nâng cao (điều 26): liên kết với người ký theo một cách duy nhất, cho phép xác định người ký, được tạo từ dữ liệu dưới kiểm soát độc quyền của nó, liên kết với dữ liệu được ký theo cách để phát hiện bất kỳ sửa đổi nào sau đó ;
• Chữ ký điện tử đủ điều kiện (điều 3.12): chữ ký nâng cao được tạo bởi một thiết bị tạo chữ ký đủ điều kiện và dựa trên một chứng chỉ đủ điều kiện. Nó tạo ra những hiệu lực pháp lý tương tự như một chữ ký viết tay (điều 25.2).

Đối với các thị trường công, khuyến nghị của DAJ (ghi chú ngày 22 tháng 3 năm 2019) tham chiếu đến danh sách tin tưởng châu Âu (TSL) để xác định các PSCo được phép. Quy định eIDAS 2.0 (đề xuất quy định COM/2021/281, trong quá trình chuyển đổi vào năm 2026) tăng cường khả năng tương tác thông qua ví danh tính kỹ thuật số châu Âu (EUDI Wallet).

Bộ luật dân sự: điều 1366 và 1367

Điều 1366 của Bộ luật dân sự quy định rằng "chữ viết điện tử có cùng giá trị bằng chứng như chữ viết trên giấy hỗ trợ, với điều kiện là người từ đó phát sinh có thể được xác định đúng cách và nó được thiết lập và bảo tồn trong các điều kiện có tính chất để đảm bảo tính toàn vẹn của nó". Điều 1367 làm rõ rằng "chữ ký điện tử bao gồm việc sử dụng một quy trình đáng tin cây của nhận dạng đảm bảo mối liên hệ của nó với hành động mà nó được gắn kèm".

Những điều này thành lập giá trị bằng chứng của các mệnh đề xác thực được chèn vào một hành động cam kết được ký điện tử. Trong trường hợp tranh chấp trước thẩm phán hành chính (Tòa Án Hành Chính, Tòa Án Hành Chính Kháng Cáo, Hội Đồng Nhà Nước), bên gọi mệnh đề phải chứng minh tính toàn vẹn của tài liệu và danh tính của người ký.

Tiêu chuẩn kỹ thuật ETSI

Các định dạng chữ ký điện tử được thừa nhận trong khuôn khổ các thị trường công dùng chung hóa được xác định bởi các tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) và ETSI EN 319 162 (PAdES cho các PDF). Hồ sơ PAdES-LTV (Xác thực Giá trị Dài hạn) được khuyến nghị đặc biệt cho các hành động cam kết, vì nó tích hợp thông tin xác thực chứng chỉ (OCSP / CRL) vào tài liệu đã ký, đảm bảo khả năng xác minh lâu dài mà không phụ thuộc bên ngoài.

Rủi ro pháp lý trong trường hợp không tuân thủ

Sự vắng mặt hoặc soạn thảo tồi tệ của một mệnh đề xác thực tiếp xúc người nộp đề xuất với một số rủi ro: cam kết kéo dài vượt quá ý định của nó, những khó khăn để rút lại mà không có hình phạt, hoặc vô hiệu một phần của hành động trong trường hợp mâu thuẫn với các phần của thị trường. Trên mặt pháp lý hành chính, một sự bất thường chính thức của hành động cam kết có thể dẫn đến loại bỏ của đề xuất như không phù hợp (điều L. 2152-2 CCP).

Kịch bản sử dụng: mệnh đề xác thực trong thực tế

Kịch bản 1 — Một nhóm của các SME BTP trả lời một thị trường công việc vượt quá các ngưỡng châu Âu

Một nhóm tạm thời của các doanh nghiệp bao gồm ba SME chuyên về kỹ thuật dân dụng, điện lực và ống nước trả lời một cuộc gọi tư vấn mở của một tập thể địa phương để phục hồi cơ sở hạ tầng công, cho một số tiền ước tính là 4,2 triệu euro chưa tính thuế.

Quy tắc tư vấn áp đặt một chữ ký điện tử nâng cao với chứng chỉ đủ điều kiện cho hành động cam kết. Người được ủy quyền của nhóm chèn một mệnh đề xác thực quy định một thời hạn duy trì 120 ngày và một thông báo bắt buộc được thực hiện thông qua hồ sơ người mua của nền tảng dùng chung hóa. Một luồng công việc ký kết tuần