Thỏa thuận pháp lý trong luật lao động: Nghĩa vụ của người sử dụng lao động

Giới thiệu: tại sao thỏa thuận pháp lý là nét đặc trưng của luật lao động

Tại Pháp, mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và nhân viên của họ dựa trên một bộ thỏa thuận pháp lý xây dựng từng giai đoạn của cuộc sống công việc: hợp đồng lao động, thỏa thuận tập thể, phụ lục, chấm dứt hợp đồng lao động có thỏa thuận, điều khoản cấm cạnh tranh... Mỗi tài liệu này gây ra trách nhiệm pháp lý của công ty. Tuy nhiên, nhiều người sử dụng lao động đánh giá thấp phạm vi nghĩa vụ hình thức của họ, do đó phơi bày mình trước các tranh chấp lao động tốn kém. Hiểu rõ thỏa thuận pháp lý trong luật lao động là gì và những nghĩa vụ mà nó áp đặt cho người sử dụng lao động là cần thiết đối với bất kỳ tổ chức nào, bất kể quy mô. Bài viết này chi tiết hóa các nền tảng, yêu cầu thực tế và các công cụ hiện đại để đáp ứng hiệu quả.

---

Các loại thỏa thuận pháp lý khác nhau trong luật lao động

Hợp đồng lao động: nền tảng của quan hệ làm việc có lương

Hợp đồng lao động là thỏa thuận pháp lý nền tảng giữa người sử dụng lao động và người lao động. Theo Điều L. 1221-1 của Bộ luật Lao động, nó được hình thành khi một người cam kết làm việc với lương, dưới sự quản lý của người khác. Mặc dù pháp luật không nhất thiết yêu cầu hình thức văn bản cho hợp đồng lao động vô thời hạn toàn thời gian, thực tế và thẩm phán pháp luật khiến nó trở thành một yêu cầu gần như bắt buộc.

Đối với hợp đồng lao động có thời hạn, hợp đồng lao động vô thời hạn bán thời gian, hợp đồng lao động tạm thời và hợp đồng học việc, hình thức văn bản là bắt buộc dưới hình phạt bị tái phân loại. Điều L. 1242-12 của Bộ luật Lao động quy định rằng thiếu hình thức văn bản cho hợp đồng lao động có thời hạn dẫn đến tái phân loại tự động thành hợp đồng lao động vô thời hạn.

Người sử dụng lao động phải đặc biệt đề cập đến trong hợp đồng:

• Nhân dân sự của các bên

• Ngày bắt đầu mối quan hệ

• Mô tả công việc và nơi làm việc

• Tiền lương

• Thời gian làm việc

• Thỏa thuận tập thể áp dụng

Thỏa thuận tập thể và đàm phán trong công ty

Kể từ những sắc lệnh Macron năm 2017 (sắc lệnh n° 2017-1385 đến 2017-1389), đàm phán tập thể trong công ty đã được tăng cường đáng kể. Các thỏa thuận công ty hiện có thể ưu tiên hơn các thỏa thuận ngành trong nhiều lĩnh vực: thời gian làm việc, tổ chức, tiền lương, chuyển động nội bộ.

Người sử dụng lao động phải đàm phán hàng năm (NAO) về tiền lương, bình đẳng giới tính và chất lượng cuộc sống làm việc (các Điều L. 2242-1 và tiếp theo của Bộ luật Lao động). Không tuân thủ nghĩa vụ này khiến người sử dụng lao động phải chịu các hình phạt hình sự và mất khả năng tiếp cận một số trợ cấp công cộng.

Một thỏa thuận tập thể phải được ký bởi các công đoàn đại diện ít nhất 50% số phiếu bầu được biểu quyết trong các cuộc bầu cử chuyên nghiệp gần đây nhất (Điều L. 2232-12), ngoại trừ thỏa thuận thiểu số tùy chọn công bố trưng cầu ý dân.

Các phụ lục và sửa đổi hợp đồng

Bất kỳ sửa đổi nào của hợp đồng lao động liên quan đến một yếu tố thiết yếu — tiền lương, thời gian làm việc, trình độ, nơi làm việc — phải được thực hiện thông qua phụ lục bằng văn bản được ký bởi cả hai bên. Tòa án Tối cao liên tục nhắc nhở rằng người sử dụng lao động không thể áp đặt sửa đổi như vậy một cách đơn phương (Cass. soc., 10 tháng 7 năm 1996, n° 93-41.137).

Thủ tục chấp nhận áp đặt một thời gian suy xét hợp lý: thực tế, người lao động được cấp ít nhất một tháng, và nếu từ chối, người sử dụng lao động có thể bắt đầu thủ tục sa thải vì lý do cá nhân hoặc kinh tế, tùy thuộc vào hoàn cảnh.

---

Nghĩa vụ hình thức của người sử dụng lao động khi kết luận một thỏa thuận

Thông báo trước cho người lao động

Người sử dụng lao động có một nghĩa vụ chung về thông báo và thiện chí trong việc kết luận bất kỳ thỏa thuận pháp lý nào trong luật lao động. Điều L. 1222-1 của Bộ luật Lao động quy định rằng hợp đồng lao động được thực hiện bằng thiện chí. Yêu cầu này bắt đầu từ giai đoạn tiền hợp đồng.

Đối với các việc tuyển dụng kể từ ngày 1 tháng 8 năm 2022, chỉ thị Châu Âu 2019/1152 về các điều kiện làm việc minh bạch, được chuyển đổi bởi sắc lệnh n° 2022-1292, tăng cường yêu cầu này. Người sử dụng lao động phải cung cấp cho người lao động, trong bảy ngày đầu tiên, một tài liệu bằng văn bản bao gồm thông tin thiết yếu của mối quan hệ làm việc.

Cung cấp các tài liệu bắt buộc

Thực tế, với mỗi thỏa thuận hoặc sửa đổi, người sử dụng lao động phải cung cấp:

• Một bản sao đã ký của hợp đồng hoặc phụ lục

• Phiếu lương nêu rõ thỏa thuận tập thể

• Nội quy nội bộ cho các công ty có hơn 50 nhân viên (Điều L. 1311-1)

• Các thỏa thuận tập thể áp dụng, có sẵn khi người lao động yêu cầu

Kể từ khi số hóa dần dần được áp đặt bởi luật pháp, ký điện tử cho các đội nhân sự đã trở thành một giải pháp chính để đảm bảo khả năng truy cập và giá trị pháp lý của những việc cung cấp tài liệu này.

Nộp và công khai các thỏa thuận tập thể

Mọi thỏa thuận tập thể phải được nộp trên nền tảng TéléAccords của Bộ Lao động, theo Điều L. 2231-6 của Bộ luật Lao động, trong vòng 15 ngày sau khi ký kết. Việc nộp này điều kiện công khai có hiệu lực và áp dụng cho bên thứ ba. Thiếu nộp có thể tước đi thỏa thuận toàn bộ hiệu lực.

---

Giá trị pháp lý của chữ ký trong các thỏa thuận lao động

Chữ ký tay so với chữ ký điện tử

Theo lịch sử, chữ ký tay là phương thức xác thực duy nhất của thỏa thuận pháp lý trong luật lao động. Tuy nhiên, kể từ khi chuyển đổi quy định eIDAS vào luật pháp Pháp, chữ ký điện tử được hưởng giá trị pháp lý đầy đủ (Điều 1367 của Bộ luật Dân sự). Để tìm hiểu sâu hơn về chủ đề này, hướng dẫn hoàn chỉnh về chữ ký điện tử chi tiết các mức chữ ký khác nhau và khả năng áp dụng của chúng.

Tòa án Tối cao đã xác thực chữ ký điện tử trong nhiều tranh chấp lao động, với điều kiện là nó đảm bảo nhận dạng của người ký và toàn vẹn tài liệu. Chữ ký được xác định (mức cao nhất của quy định eIDAS) tương đương với chữ ký tay.

Mức độ chữ ký nào cho những hành động nhân sự nào?

Lựa chọn mức độ chữ ký phải phù hợp với rủi ro pháp lý của hành động:

• Chữ ký đơn giản: thích hợp cho các tài liệu ít quan trọng (thư mời nội bộ, bản ghi)

• Chữ ký nâng cao: được khuyến nghị cho các hợp đồng lao động chuẩn, phụ lục, thỏa thuận làm việc từ xa

• Chữ ký được xác định: được yêu cầu hoặc được khuyến cáo mạnh mẽ cho các chấm dứt hợp đồng lao động có thỏa thuận, giao dịch, sa thải

Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt kỹ thuật và quy định giữa các mức này, quy định eIDAS 2.0 được giải thích trên Certyneo là một tài liệu tham khảo hữu ích.

Những rủi ro liên quan đến chữ ký không tuân thủ

Một thỏa thuận không được ký hợp lệ có thể được tòa án lao động tuyên bố là vô hiệu hoặc không áp dụng được. Thực tế, điều này có thể dẫn đến:

• Tái phân loại hợp đồng lao động có thời hạn thành hợp đồng lao động vô thời hạn

• Tính vô hiệu của điều khoản cấm cạnh tranh

• Tính không áp dụng được của điều khoản chuyển động

• Đặt lại toàn bộ thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động có phê chuẩn

Những rủi ro về tài chính có thể rất lớn: tiền bồi thường tái phân loại, khoản thâu hồi tiền lương, bồi thường thiệt hại. Các công ty đã áp dụng giải pháp chữ ký điện tử tuân thủ giảm đáng kể rủi ro vận hành này.

---

Số hóa các thỏa thuận lao động: thách thức và thực hành tốt

Khung pháp lý của số hóa nhân sự

Luật n° 2016-1088 ngày 8 tháng 8 năm 2016 (Luật El Khomri) đã mở đường cho việc số hóa phiếu lương, sau đó từng bước số hóa hợp đồng và tài liệu nhân sự. Kể từ năm 2022, gần như toàn bộ tài liệu hợp đồng có thể được số hóa, với điều kiện là tuân thủ các điều kiện đồng ý của người lao động và khả năng truy cập tài liệu.

Nghĩa vụ bảo quản và lưu trữ

Người sử dụng lao động phải bảo quản các hợp đồng lao động trong 5 năm sau khi kết thúc mối quan hệ hợp đồng (thời hạn quy định về dân sự, Điều 2224 của Bộ luật Dân sự) và cho đến 10 năm đối với một số tài liệu xã hội. Lưu trữ điện tử có giá trị bằng chứng (tiêu chuẩn NF Z 42-013) được khuyến nghị để đảm bảo tính toàn vẹn của bằng chứng trong trường hợp có tranh chấp.

Đối với các công ty muốn tối ưu hóa tổ chức tài liệu của họ, máy tính ROI của chữ ký điện tử cho phép đánh giá các lợi ích cụ thể của số hóa hoàn chỉnh các quy trình nhân sự.

Khung pháp lý áp dụng cho các thỏa thuận pháp lý trong luật lao động

Tính hợp lệ và hiệu lực bắt buộc của các thỏa thuận pháp lý trong luật lao động dựa trên một bộ pháp lý dày đặc, kết hợp luật quốc gia và luật Châu Âu.

Bộ luật Lao động: các Điều L. 1221-1 đến L. 1242-17 điều chỉnh sự hình thành và điều kiện hợp lệ của hợp đồng lao động. Các Điều L. 2231-1 đến L. 2232-29 điều chỉnh đàm phán và nộp các thỏa thuận tập thể. Không tuân thủ các quy định này khiến người sử dụng lao động phải chịu các hình phạt hình sự có thể lên tới 3.750 € cho mỗi nhân viên bị ảnh hưởng (Điều R. 1227-1 và tiếp theo).

Bộ luật Dân sự: Điều 1366 công nhận giá trị pháp lý của tài liệu điện tử và Điều 1367 xác nhận chữ ký điện tử là phương thức ký hợp lệ, với điều kiện là nó cho phép xác định người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của hành động.

Quy định eIDAS n° 910/2014: quy định Châu Âu này thiết lập ba mức chữ ký điện tử (đơn giản, nâng cao, được xác định). Chữ ký được xác định, được thực hiện thông qua một nhà cung cấp dịch vụ tin cậy được xác định (QTSP) được đăng ký trên danh sách tin cậy Châu Âu (TSL), tương đương về mặt pháp lý với chữ ký tay ở tất cả các quốc gia thành viên. Sửa đổi eIDAS 2.0 (Quy định n° 2024/1183, có hiệu lực từ năm 2026) tăng cường các yêu cầu này với việc giới thiệu ví tiền điện tử nhận dạng Châu Âu (EUDI Wallet).

GDPR n° 2016/679: thu thập và xử lý dữ liệu cá nhân của người ký (nhận dạng, dấu thời gian, địa chỉ IP) trong bối cảnh chữ ký điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc tối thiểu, mục đích và bảo mật. Người sử dụng lao động, với tư cách là người chịu trách nhiệm xử lý, phải cập nhật sổ đăng ký hoạt động xử lý của mình và, nếu cần, thực hiện phân tích tác động (AIPD).

Tiêu chuẩn ETSI: tiêu chuẩn ETSI EN 319 132 định nghĩa các định dạng chữ ký điện tử nâng cao XAdES (XML), PAdES (PDF) và CAdES (dữ liệu nhị phân). Đối với các thỏa thuận nhân sự ở định dạng PDF, định dạng PAdES là tiêu chuẩn tham chiếu đảm bảo tính hợp lệ dài hạn (LTV).

Chỉ thị 2019/1152 được chuyển đổi bởi sắc lệnh n° 2022-1292: áp đặt cho người sử dụng lao động phải cung cấp cho người lao động, trong vòng bảy ngày đầu tiên làm việc, thông tin thiết yếu liên quan đến mối quan hệ lao động, bao gồm ở dạng điện tử.

Rủi ro pháp lý: trong trường hợp tranh chấp, gánh nặng chứng minh tính hợp lệ hình thức của thỏa thuận nằm trên người sử dụng lao động. Một thỏa thuận được ký qua giải pháp không tuân thủ eIDAS có thể bị tranh chấp trước Hội đồng Lao động, dẫn đến tính vô hiệu của nó và các lệnh có thể đại diện cho hàng chục nghìn euro bồi thường thiệt hại.

Các tình huống sử dụng cụ thể

Tình huống 1: một công ty vừa và nhỏ công nghiệp quản lý hơn 300 hợp đồng và phụ lục mỗi năm

Một công ty vừa và nhỏ công nghiệp khoảng 280 nhân viên, được đặt ở ba địa điểm, phải đối mặt hàng năm với một khối lượng lớn các hành động nhân sự: hợp đồng theo mùa vụ, phụ lục chuyển động nội bộ, thỏa thuận điều chỉnh thời gian làm việc. Trước đây, quy trình này liên quan đến việc in, gửi bằng đường bưu điện và số hóa các tài liệu đã ký, tạo ra thời gian trung bình 12 đến 18 ngày và tỷ lệ lỗi (quên chữ ký, bản sao thiếu) được ước tính là 15%.

Bằng cách triển khai giải pháp chữ ký điện tử nâng cao tuân thủ eIDAS, bộ phận nhân sự đã đưa thời gian ký trung bình xuống dưới 48 giờ. Tỷ lệ lỗi tài liệu đã rơi xuống dưới 2%. Lưu trữ tự động có giá trị bằng chứng cũng đơn giản hóa quản lý các tranh chấp lao động, với bộ phận pháp lý có được bằng chứng được dấu thời gian và giả mạo không thể được cho mỗi hành động. Theo các nghiên cứu ngành (Markess by exægis, 2024), loại triển khai này tạo ra trung bình giảm 60 đến 70% chi phí xử lý hành chính nhân sự.

Tình huống 2: một văn phòng kế toán chuyên môn quản lý nhân sự cho một số khách hàng doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ

Một văn phòng kế toán đi kèm với khoảng 20 doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ trong quản lý xã hội của họ (lương, hợp đồng, khai báo) phải đối mặt với sự gia tăng các hành động hợp đồng để được ký gấp, đặc biệt là đối với hợp đồng lao động có thời hạn thay thế. Thời gian ngắn và sự phân tán địa lý của các giám đốc khiến chữ ký tay trở thành bất khả thi.

Bằng cách tích hợp nền tảng chữ ký điện tử vào quy trình làm việc, văn phòng đã có thể cung cấp cho khách hàng doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ của mình một dịch vụ ký từ xa, hoạt động trong vòng hai giờ cho một hợp đồng lao động có thời hạn. Tính tuân thủ pháp lý của mỗi hành động được đảm bảo bởi mức độ chữ ký nâng cao, với bản ghi kiểm tra đầy đủ. Các khiếu nại liên quan đến tài liệu không được hình thành đúng cách đã giảm 80% trong 18 tháng sau khi triển khai, theo dữ liệu có thể so sánh được công bố bởi CSOEC (Hội đồng Tối cao của Lệnh Các chuyên gia Kế toán).

Tình huống 3: một cửa hàng bán lẻ quản lý các chấm dứt hợp đồng lao động có thỏa thuận được phê chuẩn quy mô lớn

Một cửa hàng bán lẻ có vài trăm điểm bán hàng được yêu cầu thường xuyên kết luận các chấm dứt hợp đồng lao động có thỏa thuận với các nhân viên trên toàn Pháp. Mỗi thủ tục liên quan đến hai cuộc phỏng vấn, một mẫu Cerfa được ký chung và một yêu cầu phê chuẩn với DREETS.

Bằng cách chọn chữ ký điện tử được xác định cho mẫu Cerfa (hành động có rủi ro pháp lý cao), cửa hàng đã bảo mật về mặt pháp lý tất cả các thủ tục của mình đồng thời giảm thời gian hoàn thành 30%. Bộ phận pháp lý có được một tài liệu tham khảo tập trung, tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm toán nội bộ và kiểm tra của thanh tra lao động. Khả năng truy cập cung cấp bởi dấu thời gian được xác định đã cho phép giải quyết nhanh chóng hai tranh chấp lao động liên quan đến ngày ký kết có hiệu lực.

Kết luận

Các thỏa thuận pháp lý trong luật lao động là nền tảng của mọi mối quan hệ lao động được bảo mật. Người sử dụng lao động phải nắm vững không chỉ các yêu cầu về nội dung — nội dung các điều khoản, tuân thủ thời hạn, nghĩa vụ đàm phán — mà còn các yêu cầu về hình thức, đặc biệt là tính hợp lệ của chữ ký ký trên mỗi tài liệu. Ở thời đại số hóa, chữ ký điện tử tuân thủ eIDAS đã trở thành một tiêu chuẩn không thể tránh khỏi để đảm bảo giá trị bằng chứng của các hành động nhân sự, giảm thời gian trễ và ngăn chặn các tranh chấp.

Certyneo đi kèm với các nhà sử dụng lao động trong việc đưa các quy trình tài liệu nhân sự của họ vào tính tuân thủ thông qua nền tảng chữ ký điện tử được chứng thực, đơn giản để triển khai và hoàn toàn được tích hợp với các công cụ kinh doanh hiện có. Khám phá các tính năng của chúng ta dành cho các đội nhân sự và đánh giá lợi nhuận từ đầu tư dự án số hóa của bạn bằng cách tham khảo máy tính ROI hoặc bằng cách liên hệ với đội của chúng tôi.