Controle fiscal: direitos e obrigações da empresa

Uma fiscalização tributária não é uma negociação, mas também não é um procedimento de via única. A administração dispõe de poderes amplos; a empresa dispõe de garantias cujo descumprimento acarreta a nulidade do procedimento. Conhecer essas garantias antes da fiscalização, e não durante, muda o resultado de forma mais segura do que qualquer argumento de mérito.

Três formas de fiscalização, três regimes

A fiscalização documental é realizada a partir dos escritórios da administração, com base nas declarações apresentadas. Ela dá origem a pedidos de informações, esclarecimentos ou justificativas. Esses pedidos não são triviais: alguns abrem um prazo de resposta cujo vencimento autoriza uma tributação de ofício.

A verificação contábil ocorre nas instalações da empresa e abrange toda a contabilidade. É a forma mais pesada, e a que oferece mais garantias ao contribuinte.

O exame contábil é uma forma intermediária, conduzida remotamente a partir do arquivo de lançamentos contábeis que a empresa transmite. Ela evita a presença no local, embora incida sobre os mesmos elementos.

As garantias antes da fiscalização

Uma verificação contábil não pode começar sem o envio prévio de um aviso de verificação. Esse aviso menciona os anos sujeitos à fiscalização, os tributos envolvidos, e informa a empresa sobre a possibilidade de se fazer assistir por um consultor de sua escolha.

Duas consequências práticas:

• A empresa deve dispor de um prazo razoável entre o recebimento do aviso e a primeira intervenção, para organizar essa assistência. Uma intervenção muito próxima constitui uma irregularidade.
• A menção à possibilidade de assistência é essencial. Sua omissão acarreta a nulidade do procedimento.

O aviso é acompanhado da carta de direitos e obrigações do contribuinte fiscalizado, cujas disposições, em parte, são oponíveis à administração.

O desenvolvimento do processo e o debate oral

A verificação no local pressupõe um debate oral e contraditório com o fiscal. Não se trata de uma formalidade de cortesia: sua ausência é causa de nulidade. Concretamente, a empresa deve ter tido a oportunidade de discutir os pontos examinados antes que as conclusões sejam fixadas.

A duração da verificação no local é limitada a três meses para as empresas cujo faturamento não exceda determinados limites. Esse teto protege as pequenas estruturas de uma fiscalização que se prolongaria indefinidamente; ele é afastado em algumas situações, notadamente em caso de graves irregularidades contábeis.

A empresa, por sua vez, deve apresentar os documentos contábeis solicitados e entregar seu arquivo de lançamentos contábeis em formato digital. A falta de apresentação desse arquivo, ou sua não conformidade com o formato exigido, é punida com multa e fragiliza toda a posição — é o ponto em que a qualidade dos processos documentais anteriores se paga ou se rentabiliza, como ilustra a exigência de trilha de auditoria confiável.

A proposta de retificação e os prazos de resposta

Ao final da fiscalização, a administração notifica ou um aviso de ausência de retificação, ou uma proposta de retificação. Esse documento deve ser fundamentado: ele indica os ajustes previstos, seu fundamento legal e seu valor, de forma suficientemente precisa para permitir uma resposta útil. Uma fundamentação insuficiente é contestável por si só.

A empresa dispõe de um prazo de trinta dias para responder, prorrogável por mais trinta dias mediante simples solicitação. Essa prorrogação é um direito: solicitá-la é quase sempre útil, ainda que apenas para construir uma resposta documentada.

O silêncio mantido durante esse prazo equivale a uma aceitação tácita das retificações. Esse é o erro mais custoso e mais frequente, pois é irreversível quanto ao próprio princípio do ajuste.

Os recursos após a resposta

Se o desacordo persistir, vários níveis se abrem sucessivamente, e é possível percorrer todos eles:

• O recurso hierárquico junto ao superior do fiscal.
• O acionamento do interlocutor departamental, instância superior.
• O acionamento da comissão de impostos diretos e de tributos sobre o faturamento, competente para questões de fato — seu parecer não é vinculante, mas tem peso.
• A reclamação contenciosa, seguida do acionamento do tribunal competente.

Esses recursos não são excludentes entre si e não suspendem a cobrança, salvo pedido de suspensão do pagamento, que pode ser condicionado à constituição de garantias.

Sanções: o que distingue o erro do descumprimento

O valor final depende menos do ajuste do que da qualificação atribuída.

Os juros de mora aplicam-se em todos os casos: eles reparam o prejuízo de caixa do Tesouro e não têm caráter de sanção. A isso se somam, conforme a conduta constatada:

• Um acréscimo em caso de descumprimento deliberado, quando a administração comprova a intenção.
• Um acréscimo significativamente maior em caso de manobras fraudulentas ou de abuso de direito.
• Acréscimos específicos em caso de ausência ou atraso na declaração.

A fronteira entre o erro de boa-fé e o descumprimento deliberado se define por elementos concretos: caráter repetitivo, relevância dos valores, existência de advertências anteriores. Uma contabilidade rigorosa, cujas depreciações e as provisões sejam individualmente justificadas, argumenta em favor da boa-fé de forma muito mais eficaz do que uma declaração de intenções.

Cenários de uso

Recebimento de um aviso de verificação. Verificar imediatamente três coisas: os anos abrangidos, o prazo antes da primeira intervenção e a menção à possibilidade de assistência. Avisar o consultor antes do primeiro encontro, não depois.

Proposta de retificação recebida. Solicitar sistematicamente a prorrogação de trinta dias e, então, responder ponto a ponto apresentando os comprovantes. O silêncio equivale à aceitação.

Desacordo persistente. Percorrer os recursos na ordem, sem saltar etapas: cada instância é uma oportunidade de reexame, e a comissão de impostos se manifesta de forma útil sobre as questões de fato.

Perguntas frequentes

A administração pode fiscalizar sem avisar? Uma verificação contábil pressupõe um aviso prévio e um prazo suficiente. Já a fiscalização documental ocorre sem intervenção no local e se manifesta por meio de pedidos escritos.

Sobre quantos anos incide a fiscalização? O prazo geral de revisão abrange os três exercícios anteriores, com prazos ampliados em certas situações, notadamente em caso de atividade oculta.

É possível se fazer assistir? Sim, por um consultor de sua escolha. O aviso de verificação deve mencionar essa possibilidade, e a omissão dessa menção acarreta a nulidade do procedimento.

Qual é o prazo para responder a uma proposta de retificação? Trinta dias, prorrogáveis por mais trinta dias mediante simples solicitação. O silêncio equivale à aceitação das retificações propostas.

O recurso hierárquico suspende o pagamento? Não. Apenas um pedido de suspensão do pagamento suspende a cobrança, e ele pode ser condicionado à constituição de garantias.

Como evitar o acréscimo por descumprimento deliberado? Demonstrando a boa-fé, o que se prepara com antecedência: comprovantes completos, posições documentadas, coerência ao longo do tempo. É um trabalho de organização do processo, não de argumentação.

Para lembrar

Três momentos decidem o resultado de uma fiscalização. O recebimento do aviso, em que se verificam as garantias formais — prazo suficiente, menção à possibilidade de assistência — cuja irregularidade vicia todo o procedimento. O desenvolvimento do processo, que pressupõe um debate oral e contraditório efetivo. E o prazo de trinta dias após a proposta de retificação, prorrogável, cujo vencimento silencioso equivale à aceitação.

Antes desses três momentos, o que protege continua sendo a qualidade dos comprovantes, tema desenvolvido em nosso artigo sobre a tributação empresarial. Uma fiscalização não se ganha por meio de argumentação: ela se ganha com um processo bem organizado antes mesmo de começar.