Certyneo e Make: automatizar a assinatura em engenharia

Por que automatizar a assinatura eletrônica em engenharia com Make?

O setor de engenharia gera um volume considerável de documentos contratuais: contratos de gerenciamento de obra, aditivos, atas de recebimento, contratos de subcontratação, atestados de conformidade e relatórios de estudos. De acordo com um estudo da consultoria McKinsey (2024), as equipes de engenharia dedicam em média 27% do seu tempo de trabalho a tarefas administrativas repetitivas, sendo a coleta e acompanhamento de assinaturas uma das mais demoradas.

Conectar Certyneo a uma plataforma de automação como Make (antigo Integromat) permite transformar esses processos manuais em workflows inteligentes, onde cada assinatura é acionada, acompanhada e arquivada sem intervenção humana. Este guia explica, passo a passo, como implementar essa integração em um contexto de engenharia B2B, respeitando os requisitos regulatórios eIDAS.

Abordaremos sucessivamente a arquitetura da integração, a configuração passo a passo no Make, os acionadores e ações disponíveis, e depois as boas práticas específicas do setor de engenharia.

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Compreender a arquitetura Make + Certyneo para engenharia

Make (Integromat): uma plataforma de orquestração sem código

Make é uma plataforma de integração e automação visual que permite criar cenários conectando centenas de aplicações via módulos drag-and-drop. Ao contrário do Zapier, Make oferece lógica condicional avançada, iteradores, agregadores e roteadores, tornando-o uma ferramenta particularmente adequada para workflows complexos de engenharia (multiparte, multietapas, documentos com vários signatários).

Make se posiciona entre suas ferramentas de negócio (ERP, CRM, ferramentas de gerenciamento de projetos como Autodesk Construction Cloud, Procore ou Microsoft Project) e Certyneo, orquestrando os fluxos de dados e os acionadores de assinatura.

A API Certyneo: o ponto de entrada da integração

Certyneo expõe uma API RESTful completa permitindo realizar todas as operações disponíveis na interface gráfica: criação de demandas de assinatura, adição de signatários, definição de campos de assinatura, envio de notificações, recuperação de status e download de documentos assinados. A API utiliza autenticação OAuth 2.0 e formato JSON, garantindo compatibilidade nativa com Make via módulo HTTP ou, idealmente, via um conector Certyneo dedicado.

A API Certyneo respeita os padrões de interoperabilidade definidos pela norma ETSI EN 319 132 para assinatura XAdES e ETSI EN 319 122 para CAdES, assegurando que cada assinatura produzida é juridicamente oponível em toda a União Europeia.

Topologia típica de um workflow de engenharia

Em um escritório de projetos ou empresa de engenharia, um workflow típico se parece com isto:

1. Acionador: um novo contrato de subcontratação é criado no ERP (ex. SAP, Sage, ou uma ferramenta de gerenciamento de projetos de construção).
2. Extração: Make recupera os metadados do contrato (partes, valor, referências de canteiro).
3. Geração do documento: o gerador de contratos por IA de Certyneo produz o documento PDF estruturado.
4. Criação da demanda de assinatura: Make chama a API Certyneo para criar a demanda e adicionar os signatários na ordem definida.
5. Assinatura sequencial ou paralela: Certyneo envia os links de assinatura às partes envolvidas.
6. Notificação e arquivamento: ao receber cada assinatura, Make aciona uma notificação Slack/Teams e arquiva o documento assinado em sua GED (SharePoint, Google Drive, Egnyte, etc.).

Esta arquitetura elimina as trocas de e-mails manuais e garante rastreabilidade completa, indispensável durante auditorias de projetos de engenharia.

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Configuração passo a passo da integração no Make

Passo 1 — Criar o cenário e configurar a conexão Certyneo

No seu espaço Make, crie um novo cenário. Se o conector nativo Certyneo estiver disponível no marketplace Make, selecione-o diretamente; caso contrário, use o módulo HTTP > Make a request ou HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

Para configurar a conexão:

• URL base: `https://api.certyneo.com/v1`
• Método de autenticação: OAuth 2.0 (Client Credentials) ou Bearer Token de chave API, conforme a configuração de sua conta Certyneo
• Chave API: disponível em seu painel de controle Certyneo, seção Configurações > Integrações > API

Mantenha sua chave API no gerenciador de conexões do Make (e não fixado no cenário) para respeitar as boas práticas de segurança.

Passo 2 — Definir o acionador apropriado para o setor de engenharia

A escolha do acionador é determinante. Em engenharia, os acionadores mais comuns são:

| Acionador | Módulo Make | Caso de uso | |---|---|---| | Novo arquivo em uma pasta SharePoint | SharePoint > Watch Files | Contrato depositado pelo comercial | | Nova linha em uma planilha Google Sheets | Google Sheets > Watch Rows | Acompanhamento de negócios a assinar | | Webhook entrada do ERP | Webhooks > Custom Webhook | Ordem de compra validada em SAP | | Novo ticket Jira/Asana | Jira > Watch Issues | Entrega de fase exigindo validação do cliente |

Para workflows de engenharia complexos (ex. assinatura de um contrato de gerenciamento de obra exigindo co-assinatura de um diretor técnico e um diretor jurídico), o acionador Webhook de entrada do ERP oferece a maior flexibilidade.

Passo 3 — Criar a demanda de assinatura via API Certyneo

Após configurar o acionador, adicione um módulo HTTP apontando para o endpoint de criação de demanda de assinatura Certyneo:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

O corpo da requisição JSON inclui:

```json { "name": "Contrato subcontratação - Projeto {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Note o uso do nível de assinatura `advanced` (assinatura eletrônica avançada, AES), em conformidade com requisitos eIDAS para contratos de engenharia de valor significativo. Para documentos internos de baixo risco, o nível `simple` é suficiente.

Passo 4 — Gerenciar notificações e arquivamento pós-assinatura

Após criar a demanda, adicione um segundo ramo em seu cenário Make, acionado por um Webhook Certyneo sinalizando conclusão da assinatura. Certyneo envia automaticamente um POST para a URL webhook que você terá definido nos parâmetros da demanda.

Ao receber este webhook, seu cenário pode:

• Baixar o PDF assinado e com timestamp via `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Arquivá-lo em sua GED (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Atualizar o status do contrato em seu ERP ou CRM
• Enviar uma notificação automática à equipe do projeto via Slack, Teams ou e-mail
• Acionar a faturação ou abertura de um novo projeto em sua ferramenta de gerenciamento

Esta cadeia de ações garante rastreabilidade ponta a ponta do ciclo de vida do documento, requisito fundamental em projetos sujeitos a auditoria (certificação ISO 9001, contratos públicos, projetos Seveso).

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Boas práticas específicas para o setor de engenharia

Gerenciar assinaturas multiparte e workflows sequenciais

A engenharia frequentemente envolve documentos exigindo vários signatários em ordem precisa: primeiramente o gerente de projeto, depois o diretor técnico, por fim o representante legal da empresa cliente. Certyneo gerencia nativamente assinatura sequencial via parâmetro `order` na lista de signatários.

No Make, você pode construir dinamicamente o array de signatários usando um Array Aggregator que coleta dados de signatários de seu ERP ou tabela de referência, antes de injetá-los na requisição API Certyneo. Esta abordagem permite gerenciar negócios com 5 a 10 signatários sem modificar o cenário.

Associar assinaturas a pastas de canteiro

Em engenharia, cada documento assinado deve ser associado a uma pasta de projeto específica. Use os metadados personalizados de Certyneo para armazenar o número de negócio, fase do projeto e código de contrato. Esses metadados serão retornados no webhook de conclusão e poderão ser usados pelo Make para arquivar o documento na pasta correta de sua GED.

Esta prática está alinhada com requisitos da norma NF EN ISO 19650 (gestão de informação em BIM) e facilita auditorias documentárias ao final do projeto.

Monitorar qualidade e erros de workflow

Make oferece um registro de execução detalhado para cada cenário. Em contexto profissional, configure alertas por e-mail ou Slack em cenários com erro, e use o módulo Error Handler do Make para gerenciar casos de falha da API Certyneo (rate limiting, documento muito grande, signatário não encontrado).

Se desejar comparar as capacidades de Certyneo com outras soluções do mercado antes de se lançar na integração, consulte nosso comparativo de soluções de assinatura eletrônica para identificar a solução mais adequada ao seu contexto de engenharia.

Finalmente, para maximizar o retorno sobre investimento de seu workflow automatizado, nosso calculador de ROI de assinatura eletrônica permite estimar com precisão os ganhos de tempo e economias alcançáveis conforme o volume de documentos processados por seu escritório de projetos.

Marco legal aplicável à assinatura eletrônica em engenharia

Fundamentos jurídicos da assinatura eletrônica

Em direito francês, o valor jurídico da assinatura eletrônica repousa no artigo 1366 do Código Civil, que dispõe que "o escrito sob forma eletrônica é admissível como prova do mesmo modo que o escrito em suporte papel", e no artigo 1367, que especifica que "a assinatura necessária à perfeição de um ato jurídico identifica seu autor e manifesta seu consentimento".

No nível europeu, o Regulamento eIDAS n° 910/2014 (Identificação Eletrônica, Autenticação e Serviços de Confiança), complementado por eIDAS 2.0 (Regulamento UE 2024/1183), define três níveis de assinatura eletrônica:

• SES (Assinatura Eletrônica Simples): apropriada para documentos internos de baixo risco.
• SEA (Assinatura Eletrônica Avançada): recomendada para contratos de engenharia comuns, negócios de subcontratação e ordens de compra. Garante identificação confiável do signatário e integridade do documento.
• SEQ (Assinatura Eletrônica Qualificada): exigida para atos autênticos e certos negócios públicos de grande envergadura.

Obrigações específicas do setor de engenharia

No contexto de negócios públicos, o decreto n° 2016-360 relativo a negócios públicos impõe desmaterialização completa acima de certos limites. Os atos de compromisso e contratos de subcontratação devem ser assinados com SEA ou SEQ em conformidade com eIDAS, produzidos por um prestador de serviços de confiança qualificado (QTSP) listado na Lista Confiável europeia.

A norma ETSI EN 319 132 define os perfis XAdES utilizados para assinatura XML avançada, enquanto ETSI EN 319 122 cobre perfis CAdES para assinatura de documentos binários. Certyneo respeita esses padrões, garantindo interoperabilidade e reconhecimento transfronteiriço das assinaturas.

RGPD e proteção de dados dos signatários

O tratamento de dados pessoais dos signatários (nome, e-mail, dados biométricos de assinatura) está sujeito ao Regulamento RGPD n° 2016/679. Como responsável pelo tratamento, sua empresa de engenharia deve garantir que Certyneo atue como subcontratante sob o artigo 28 RGPD, com DPA (Acordo de Processamento de Dados) devidamente formalizado. Os dados de assinatura devem ser retidos pelo prazo de prescrição aplicável (5 anos para contratos comerciais conforme artigo L. 110-4 do Código de Comércio, 10 anos para contratos de construção devido à garantia decenal).

Diretiva NIS2 e segurança de workflows automatizados

Empresas de engenharia operando em setores críticos (energia, transporte, água) podem estar sujeitas à Diretiva NIS2 (2022/2555/UE), transposta em direito francês pela lei de 14 de abril de 2025. Esta diretiva impõe requisitos de segurança em sistemas de informação, incluindo workflows de automação conectados a prestadores terceirizados como Make e Certyneo. Convém documentar fluxos de dados, criptografar comunicações (TLS 1.3 mínimo) e manter registro de subcontratantes digitais.

Cenários de uso: Make + Certyneo em engenharia

Cenário 1 — Escritório de projetos de geotecnia gerenciando 300 relatórios de missão por ano

Um escritório de projetos especializado em geotecnia, com aproximadamente quinze engenheiros, produz em média 300 relatórios de missão e contratos de prestação anualmente. Antes da integração Make + Certyneo, cada relatório exigia envio manual por e-mail, acompanhamento telefônico após 5 dias sem resposta, e arquivamento manual no servidor de arquivos. O prazo médio de coleta de assinaturas atingia 8 dias úteis.

Após implementação do workflow automatizado — acionado pelo depósito do relatório finalizado em SharePoint — o cenário Make cria automaticamente a demanda de assinatura Certyneo, envia notificação ao cliente, e faz acompanhamento automático em D+3 se assinatura não for recebida. O documento assinado é arquivado instantaneamente na pasta de negócio correspondente.

Resultado: redução do prazo de assinatura de 8 dias para 1,8 dia em média (−78%), economia estimada em 2,5 horas de assistência por semana, aproximadamente 3.500 € ao ano em custos de processamento administrativo. Essas estimativas estão coerentes com benchmarks setoriais publicados por Forrester Research sobre automação documentária (2024).

Cenário 2 — Empresa de engenharia industrial gerenciando negócios de subcontratação multiparte

Uma empresa de engenharia industrial de médio porte (80 a 150 colaboradores) conduz projetos exigindo assinatura de negócios de subcontratação envolvendo 3 a 6 partes: dono da obra, gestor de obra delegado, empresas subcontratadas de primeiro e segundo níveis. Cada negócio requer assinatura sequencial rigorosa por razões contratuais e de seguro.

O workflow Make + Certyneo é acionado pela validação da ordem de compra no ERP. Make constrói dinamicamente a lista ordenada de signatários a partir do banco de dados de fornecedores, cria demanda de assinatura Certyneo com parâmetros sequenciais, e notifica cada parte por sua vez. Ao completar, o negócio assinado é arquivado em Procore e status do contrato é atualizado no ERP.

Resultado: redução de erros de sequenciamento (um subcontratante assinando antes do gestor de obra) de 100% graças ao gerenciamento automático da ordem de assinatura. Prazo médio de finalização de negócios reduzido de 12 dias para 4 dias (−67%), acelerando o início efetivo de canteiros.

Cenário 3 — Consultoria de engenharia gerenciando aditivos de modificação de escopo

Um consultoria de engenharia acompanhando clientes industriais em seus projetos de transformação de produto frequentemente cria aditivos (amendments) em curso de missão, exigindo validação rápida para não impedir o projeto. Esses aditivos eram anteriormente impressos, assinados em reunião ou enviados por correio, gerando prazos incompatíveis com o ritmo de projetos ágeis.

Com Make + Certyneo, a criação de um aditivo na ferramenta de gerenciamento de projetos aciona automaticamente demanda de assinatura. O cliente recebe um link de assinatura mobile-friendly permitindo assinar do smartphone em menos de 2 minutos, mesmo em deslocamento em canteiro. O nível de assinatura avançada (SEA) é aplicado, garantindo valor jurídico do aditivo.

Resultado: prazo de validação de aditivos reduzido de 5 a 7 dias para menos de 24 horas em 85% dos casos. Satisfação de cliente melhorada e redução do risco de expansão não documentada de escopo, fonte frequente de litígios em consultoria de engenharia.

Conclusão

A integração de Certyneo com Make (Integromat) representa um alavanca importante de eficiência para atores do setor de engenharia. Automatizando o ciclo de vida documentário completo — da criação do contrato ao arquivamento do documento assinado — você elimina tarefas manuais repetitivas, reduz prazos de assinatura de 67 a 78% em média, e garante conformidade eIDAS total para cada documento produzido.

A configuração técnica, embora exigindo implementação cuidadosa inicial, é acessível a equipes com perfil sem código ou a um integrador Make. Os benefícios se manifestam nas primeiras semanas de uso, com ROI mensurável em custos de administração e prazos de início de canteiros.

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