Elektronisk signatur på en innkjøpsordre

Bestillingsskjemaet er dokumentet som gjør et forslag til en forpliktelse. Så lenge det ikke er signert, eksisterer det bare som et tilbud; når det er signert, utgjør det avtalen og utløser betalingsfristene. Å få det signert elektronisk endrer ikke dets rettslige verdi — den franske Code civil anerkjenner at et elektronisk dokument har samme bevisverdi som et papirdokument — men det endrer alt når det gjelder tiden det tar å få det signert, som går fra flere dager til noen minutter.

Hva et bestillingsskjema må inneholde

Et signert bestillingsskjema har bare verdi hvis det er fullstendig. Seks elementer er avgjørende:

• Identifisering av partene: firmanavn, selskapsform, adresse, organisasjonsnummer.
• Den nøyaktige beskrivelsen av varene eller tjenestene, med mengde og kvalitet.
• Prisen, eksklusiv og inklusiv avgifter, samt eventuelle vilkår for prisendring.
• Fristene for levering eller utførelse.
• Betalingsvilkårene: forfallsdato, forskudd, betalingsmåte.
• Henvisningen til de generelle salgsvilkårene, med opplysning om at de er godtatt.

Dette siste punktet er det som ofte blir omstridt for retten. Det er ikke nok å fremlegge sine generelle vilkår: man må bevise at kunden har fått kjennskap til dem og har godtatt dem før forpliktelsen ble inngått. Et elektronisk bestillingsskjema løser dette ved å knytte dokumentet, de vedlagte vilkårene og selve signeringen sammen i én datert helhet — en mekanisme som er nærmere beskrevet i vår artikkel om godkjenning av generelle vilkår.

Signaturen utløser betalingsfristene

Dette er den mest konkrete effekten, og den som oftest blir oversett i den kommersielle organiseringen.

Mellom næringsdrivende er den avtalte betalingsfristen lovbestemt maksimert, og forsinkelsesrenter forfaller automatisk, uten påminnelse, fra dagen etter forfallsdato. I tillegg kommer en fast kompensasjon for inndrivingskostnader, som skal betales for hver forsinkede faktura.

Disse beløpene løper fra en forfallsdato som beregnes fra forpliktelsens inngåelse. Hver dag som spares på signeringen, er derfor en dag spart på innbetalingen — og på foreldelsen, hvis startpunkt er behandlet i vår artikkel om foreldelse av kommersielle fordringer.

Hvordan gå frem, i praksis

Forbered dokumentet. Start fra en mal i stedet for et dokument som settes sammen på nytt hver gang: manglende opplysninger er den vanligste årsaken til at et bestillingsskjema blir ubrukelig. Malen for godkjenning av tilbud dekker det vanlige tilfellet, og tilbudsgeneratoren lager et allerede strukturert dokument.

Velg signaturnivå. For en tilbakevendende kommersiell bestilling er en enkel elektronisk signatur tilstrekkelig: den er rettslig gyldig og godtakbar. De høyere nivåene gir ikke mer gyldighet, de gir en mer solid bevisposisjon i tilfelle tvist — en vurdering som bør reserveres for forpliktelser med høy risiko, hvor den kvalifiserte elektroniske signaturen.

Send og følg opp. Dokumentet sendes per e-post, kunden signerer fra sin telefon eller nettleser, uten å måtte opprette en konto. Automatiske påminnelser unngår manuell oppfølging, som er den mest tidkrevende delen av papirprosessen.

Bevar beviset. Det som beskytter er ikke signaturen alene, men hele saksmappen som er bygget rundt den: signatørens identitet, tidsstempling, hendelseslogg, dokumentets påviselige integritet. Trinn-for-trinn-fremgangsmåten finnes på vår side hvordan signere.

Hva du sparer, i tall

Papirprosessen for et bestillingsskjema — utskrift, forsendelse, oppfølging, mottak, arkivering — utgjør i gjennomsnitt førtifem minutter samlet menneskelig tid, fordelt mellom salgsavdelingen og administrasjonen. Med en vanlig belastet kostnad plasserer dette den reelle kostnaden for et papirbasert bestillingsskjema på rundt tjuefem euro, langt over de direkte kostnadene.

Detaljene i denne beregningen, post for post, finnes i vår sammenligning av kostnaden ved elektronisk signatur sammenlignet med papir. For å beregne dette for dine egne volumer, tar kalkulatoren for avkastning på investering inn antall dokumenter og din timekostnad.

Brukstilfeller

Tilbakevendende fjernsalg. En enkelt mal, en enkel signatur, automatiske påminnelser. Dette er tilfellet hvor tidsforskjellen fra papir er størst, og hvor gevinsten måles like mye i konverteringsrate som i kostnad.

Bestilling med forskudd. Få bestillingsskjemaet og betalingsplanen signert i samme forsendelse. Å skille de to dokumentene skaper en periode der forpliktelsen eksisterer uten at betalingen er sikret.

Storkunde. Flere signatører, ofte i forskjellige avdelinger. Signeringsrekkefølgen og påminnelser per signatør sørger for at saken ikke stopper opp på grunn av en fraværende person. Automatisering fra et fagsystem gjøres via API for elektronisk signatur.

Vanlige spørsmål

Har et elektronisk signert bestillingsskjema samme verdi? Ja. Et elektronisk dokument har samme bevisverdi som et papirdokument så lenge signatøren kan identifiseres og dokumentets integritet er sikret.

Er en kvalifisert signatur nødvendig? Nei, ikke for en vanlig kommersiell bestilling. En enkel signatur er gyldig og godtakbar; høyere nivåer er berettiget basert på risiko og sannsynlighet for tvist, ikke som et prinsipp.

Må kunden opprette en konto for å signere? Nei. Kunden mottar en lenke, åpner dokumentet og signerer fra sin nettleser eller telefon.

Hva skjer hvis kunden bestrider sin signatur? Bevismappen som ble opprettet ved signeringstidspunktet — identifisering, tidsstempling, hendelseslogg — er det som gjør det mulig å svare på dette. Hvor solid den er, avhenger av valgt nivå.

Fungerer bestillingsskjemaet som en avtale? Signert av begge parter utgjør det avtalen og fastsetter partenes respektive forpliktelser. Det er også dette dokumentet som gjør de generelle vilkårene bindende, forutsatt at godkjennelsen kan bevises.

Kan man få et bestillingsskjema signert direkte fra sitt forretningssystem? Ja, via en integrasjon eller API, noe som unngår manuell reregistrering og utløser forsendelsen direkte fra verktøyet der bestillingen opprettes.

For å gå videre

Tre måter å begynne på, i stigende grad av forpliktelse:

1. Start med en klar-til-signering-mal og send den som den er, for å teste prosessen på en reell bestilling.
2. Generer et skreddersydd dokument med kontraktsgeneratoren, dersom bestillingsskjemaet ditt inneholder spesifikke klausuler.
3. Automatiser fra ditt forretningssystem via API, når volumet gjør det verdt å eliminere manuell reregistrering.

Prisene er detaljerte etter sendevolum, og de første månedlige sendingene er gratis, noe som gjør det mulig å måle tidsbesparelsen på dine egne bestillinger før du forplikter deg.