Hvordan sende et dokument for å signere

5-trinnsprosedyren

5-trinnsprosedyren

Å sende et dokument som skal signeres elektronisk tar mindre enn 5 minutter. Her er trinn-for-trinn-prosessen.

• 1. Klargjør dokumentet
• Eksporter til PDF (anbefalt)
• Sjekk mobillesbarhet (80 % av underskriverne signerer på mobil)
• Korrekturlesing for å eliminere skrivefeil og feil ⬥⬥ om nødvendig ⬥ legg ved obligatoriske ⬥ 2. Lag en konvolutt

På din signaturplattform:

På din signaturplattform:

• nytt dokument → last opp PDF-en
• navngi konvolutten (dokumentets emne + underskriver)

3. Legg til underskriverne ⬥⬥⬥⬥ For hvert underskrivernavn:

e-post

• telefon (for OTP SMS hvis AES)
• rolle (underskriver, godkjenner, CC)
• rolle (underskriver, godkjenner, CC)
• Definer rekkefølge: parallell (alt samtidig) eller sekvensiell.

4. Plasser feltene

Dra inn i PDF-en:

signaturfelt (obligatorisk)

• valgfrie felter: dato, navn, fritekst, avkrysningsboks, initialer per side
• med den riktige signaturen til hvert felt.

med den riktige signaturen til hvert felt.

5. Konfigurer og send

Alternativer for å konfigurere:

• signaturnivå: SES eller AES
• utløpsdato (vanligvis 15-30 dager)
• automatiske påminnelser, D+7+3 meldinger
• Klikk på "Send". Underskrivere mottar sin e-post umiddelbart.

Klikk på "Send". Underskrivere mottar sin e-post umiddelbart.

Spor dokumentet

Fra dashbordet ditt, følg i sanntid:

• sendt → åpnet → signerte
• varsler (e-post, Slack, Teams)
• manuell omstart mulig ⬥ Beste praksis test alltid mulig ⬥⬥ med kollega før en viktig sending

Gi en kontaktkanal for nybegynnere

• Gi en kontaktkanal for nybegynnere
• Arkiver det signerte dokumentet systematisk
• Unngå å sende fredagskvelder eller helger
• Hyppige feil ⬥⬥⬥⬥ skriv inn hvilken e-postadresse eller gammel e-postadresse Glemte å legge til en underskriver

Ikke plasser et signaturfelt

• Filen er for stor (> 10 MB → treg på mobil)
• Send uten korrekturlesing
• Send uten korrekturlesing
• Konkret sak: selger
• 20 selgere sender tilbud per uke. Rutine:

Generering fra HubSpot (sitat + CGV)

Automatisk sending i SES via integrasjon

1. Påminnelser D+2 og D+5
2. Slakk-varsler i sanntid
3. Slakk-varsler i sanntid
4. Menneskelig oppdatering: signatur: C. 0 minutt per sending.
5. Hvordan Certyneo hjelper deg

Certyneo gjør det raskt og pålitelig å sende et dokument for å signere: intuitivt dra-slipp-grensesnitt, maler for gjentakende dokumenter, CRM-integrasjoner, sanntidsovervåking, automatiske påminnelser. Alt på mindre enn 3 minutter.

Oppdag Certyneos elektroniske signaturløsning

FAQ

Hvor lang tid tar frakt?

Hvor lang tid tar frakt?

2-5 minutter for et enkelt dokument.

Kan vi sende samme dokument til flere underskrivere?

Ja, alt i samme konvolutt, parallell eller sekvensiell rekkefølge.

Bør vi informere underskriveren på forhånd?

Ikke nødvendig, men anbefalt for nybegynnere.

Kan vi kansellere en forsendelse?

Kan vi kansellere en forsendelse?

Ja, før signering. Etterpå, nei.

Kan underskriveren overføre til noen andre?

Avhengig av konfigurasjon. Som standard, nei.

Konklusjon

Å sende et dokument for å signere er en enkel gest som har blitt hverdagslig. Når rutinen er etablert, blir kontraktssyklusene dine forvandlet.

Prøv Certyneo for å sende, signere og spore dokumentene dine online enkelt, raskt og sikkert.