Hvordan sende et dokument for å signere

Fremgangsmåten i 5 trinn

Å sende et dokument til elektronisk signering tar mindre enn 5 minutter. Her er prosessen steg for steg.

1. Forberede dokumentet

• Eksporter til PDF (anbefalt)
• Kontroller lesbarheten på mobil (80% av signatarene signerer på mobil)
• Korrekturles for å eliminere skrivefeil og feil
• Legg ved obligatoriske vedlegg om nødvendig

2. Opprette en konvolutt

På signeringsplattformen din:

• nytt dokument → opplasting av PDF
• gi konvolutten et navn (dokumentets emne + signatar)

3. Legge til signatarer

For hver signatar :

• fullt navn
• e-post
• telefonnummer (for OTP via SMS ved avansert elektronisk signatur)
• rolle (signatar, godkjenner, kopimottaker)

Definer rekkefølgen: parallell (alle samtidig) eller sekvensiell.

4. Plassere feltene

Dra og slipp på PDF-en:

• signaturfelt (obligatorisk)
• valgfrie felt: dato, navn, fritekst, avkrysningsboks, parafering per side

Koble hvert felt til riktig signatar (ulike farger).

5. Konfigurere og sende

Innstillinger som skal konfigureres:

• signaturnivå: enkel elektronisk signatur eller avansert elektronisk signatur
• utløpsdato (typisk 15-30 dager)
• automatiske purringer (dag 3, dag 7)
• personlige meldinger

Klikk på "Send". Signatarene mottar sin e-post umiddelbart.

Følge opp dokumentet

Fra dashbordet ditt kan du følge i sanntid:

• sendt → åpnet → signert
• varsler (e-post, Slack, Teams)
• manuell purring mulig

Beste praksis

• Test alltid med en kollega før en viktig utsendelse
• Sørg for en kontaktkanal for uerfarne signatarer
• Arkiver alltid det signerte dokumentet systematisk
• Unngå utsendelser fredag kveld eller i helgen

Vanlige feil

• Feil e-postadresse (skrivefeil eller gammel adresse)
• Glemme å legge til en signatar
• Ikke plassere et signaturfelt
• For stor fil (> 10 MB → treg på mobil)
• Sende uten korrekturlesing

Konkret eksempel: selger

En selger sender 20 tilbud i uken. Rutinen:

1. Generering fra HubSpot (tilbud + generelle vilkår)
2. Automatisk utsendelse med enkel elektronisk signatur via integrasjon
3. Purringer dag 2 og dag 5
4. Slack-varsler i sanntid
5. CRM oppdateres ved signering

Manuell tidsbruk: 0 minutter per utsendelse.

Hvordan Certyneo hjelper deg

Certyneo gjør det raskt og pålitelig å sende et dokument til signering: intuitivt dra-og-slipp-grensesnitt, maler for tilbakevendende dokumenter, CRM-integrasjoner, sanntidsoppfølging, automatiske purringer. Alt på under 3 minutter.

Oppdag Certyneos løsning for elektronisk signatur

Ofte stilte spørsmål

Hvor lang tid tar det å sende?

2-5 minutter for et enkelt dokument.

Kan man sende samme dokument til flere signatarer?

Ja, alle i samme konvolutt, i parallell eller sekvensiell rekkefølge.

Må signataren informeres på forhånd?

Ikke obligatorisk, men anbefales for uerfarne signatarer.

Kan man avbryte en utsendelse?

Ja, før signering. Etterpå, nei.

Kan signataren videresende til en annen person?

Avhengig av konfigurasjonen. Som standard, nei.

Konklusjon

Å sende et dokument til signering er en enkel handling som har blitt hverdagslig. Når rutinen er innarbeidet, forvandles kontraktssyklusene dine.

Prøv Certyneo for å sende, signere og følge opp dokumentene dine på nett, enkelt, raskt og trygt.