Onderteken online een procès-verbaal van de gewone aandeelhoudersvergadering voor goedkeuring van jaarrekeningen

Juridisch kader

Art. L232-1 Handelsgezetboek

Handtekeningsniveau

AES eIDAS aanbevolen

Wettelijk archivering

10 jaar inbegrepen

Wat is een goedkeuringsbesluit van de jaarrekening?

Het goedkeuringsbesluit van de jaarrekening is de akte waarin de algemene vergadering van vennoten of aandeelhouders de jaarlijkse jaarrekening van de onderneming (balans, resultatenrekening, toelichting) goedkeurt. Artikel L232-1 van het Handelsgezetboek verplicht elke commerciële onderneming (SARL, SAS, SA…) deze AV binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar in te stellen. Het besluit moet worden ondertekend door de aanwezige vennoten, de voorzitter van de zitting en bewaard worden in een register van besluiten dat sinds de wet PACTE (2019) in gedigitaliseerde vorm kan worden aangehouden.

Waarom het boekhoudkundig proces elektronisch ondertekenen?

Jaarrekening goedkeuren in 4 stappen

Van uitnodiging tot archivering van het besluit, in minder dan een week in plaats van een maand.

1. 1. Het besluit voorbereiden

   Upload uw bestaand besluit of begin met een conform sjabloon (verplichte vermeldingen: datum, plaats, identiteit van aanwezige en vertegenwoordigde vennoten, ter stemming voorgelegde resoluties, stemmingsresultaten, goedkeuring van de jaarrekening en bestemming van het resultaat).

2. 2. Alle ondertekenaars toevoegen

   Voorzitter van de zitting + alle aanwezige vennoten (en hun eventuele vertegenwoordigers). Iedereen ontvangt via e-mail een persoonlijke beveiligde link met OTP SMS op zijn eigen nummer.

3. 3. Het eIDAS-niveau kiezen

   Geavanceerde handtekening (AES) sterk aanbevolen voor een AV-besluit: identiteitsverificatie via OTP SMS, uniek certificaat per ondertekenaar, gekwalificeerde tijdstempel. Compatibel met een gedigitaliseerd register.

4. 4. Ondertekenen en in het register archiveren

   Elke vennoot ondertekent vanaf zijn telefoon of computer. Het afgeronde besluit + het bewijsPDF worden automatisch 10 jaar in uw gedigitaliseerde register gearchiveerd.

Veelgestelde vragen

Kan een goedkeuringsbesluit van de jaarrekening elektronisch worden ondertekend?

Ja, zonder beperking. Geen bepaling van het Handelsgezetboek verplicht handgeschreven ondertekening van besluiten. Artikel 1366 van het Burgerlijk Wetboek erkent aan elektronische geschriften dezelfde bewijskracht als schriftelijke stukken, mits de identiteit van de ondertekenaar is geverifieerd en de integriteit van het document is gegarandeerd. De geavanceerde handtekening van Certyneo voldoet aan beide vereisten.

Kan het besluitenregister in elektronische vorm worden aangehouden?

Ja — sinds de wet PACTE van 22 mei 2019 kan het besluitenregister in gedigitaliseerde vorm worden aangehouden met geavanceerde elektronische handtekening. Certyneo archiveert automatisch elk ondertekend besluit in een conforme digitale register, toegankelijk met één klik voor elke belastingcontrole of administratief onderzoek.

Wat is de termijn voor goedkeuring van de jaarrekening?

Artikel L232-1 van het Handelsgezetboek verplicht tot het houden van de AV voor goedkeuring binnen 6 maanden na afloop van het boekjaar. Voor een afsluiting op 31 december moet de AV uiterlijk op 30 juni van het volgende jaar plaatsvinden. Verlenging kan worden aangevraagd bij de voorzitter van de rechtbank van koophandel wegens gegronde reden.

Wat gebeurt er als niet alle vennoten ondertekenen?

Opdat een resolutie geldig wordt aangenomen, moet het quorum en de meerderheid volgens de statuten worden bereikt (meestal eenvoudige meerderheid in gewone AV). Afwezige of tegenstemmende vennoten hoeven het besluit niet te ondertekenen: in principe ondertekenen alleen de voorzitter van de zitting en de secretaris, en aanwezige vennoten kunnen contratekenen om de bewijskracht te versterken.

Moet het besluit ter griffie worden ingediend?

Ja — goedkeuringsbesluiten van jaarrekeningen moeten ter griffie van de rechtbank van koophandel worden ingediend binnen een maand na de AV, samen met de goedgekeurde jaarrekening. De griffie accepteert elektronische indiening via de teleservice infogreffe.fr — het elektronisch ondertekende besluit van Certyneo is compatibel.

Welk handtekeningsniveau kiezen?

Geavanceerde handtekening (AES) aanbevolen voor een AV-besluit: identiteitsverificatie via OTP SMS, uniek certificaat per ondertekenaar, gekwalificeerde tijdstempel. Conform artikel 26 van de eIDAS-verordening en compatibel met een gedigitaliseerd register.

Hoe lang moeten besluiten worden bewaard?

Minimaal 10 jaar (artikel L123-22 Handelsgezetboek) — periode waarin het besluit kan worden gevraagd door een vennoot, overnemer, belastingcontroleur of rechter. Certyneo archiveert automatisch elk besluit met zijn auditspoor gedurende deze periode.

Is het elektronisch ondertekende besluit controlleerbaar in geval van betwisting?

Ja — de Franse rechtspraak erkent unaniem elektronische handtekening conform eIDAS. Het vermoeden van betrouwbaarheid van artikel 1367 van het Burgerlijk Wetboek maakt de geavanceerde handtekening (AES) controlleerbaar zonder verder bewijs, op voorwaarde dat het eIDAS-auditspoor voor de rechter wordt overgelegd (bewijsPDF automatisch geleverd door Certyneo).

Ook interessant

• Elektronische handtekening voor boekhoudkantoren
• Woordenlijst — geavanceerde handtekening (AES)
• Woordenlijst — eIDAS-verordening
• Certyneo-tarieven