Naar hoofdinhoud gaan
Certyneo

Elektronische handtekening HR United Kingdom

Sign employment contracts, statements of particulars and onboarding paperwork electronically.

Certyneo lets UK HR teams sign employment contracts, written statements of particulars and personnel documents electronically. Compliant with UK eIDAS and the Electronic Communications Act 2000, hosted in the EU under the UK adequacy decision, with an evidential audit trail.

Jurisdictie
United Kingdom (GB)
eIDAS-kader
UK eIDAS (retained) + Electronic Communications Act 2000
Hosting
IONOS Duitsland (EU)

Gebruikscenario's HR in United Kingdom

Employment contracts at scale

Employment contracts carry no statutory form requirement and can be concluded entirely online. Send the contract to the employee and, where needed, to the manager for approval; the audit trail records identity and the time of signing.

Written statement of particulars (ERA 1996)

Section 1 of the Employment Rights Act 1996 requires a written statement of particulars on or before day one. Certyneo delivers and records the statement with a timestamp, evidencing the day-one obligation.

Offer letters on interview day

Send the offer letter straight after the interview; the candidate signs on mobile in minutes. In a tight market that speed wins talent, and the audit trail evidences the time and content of the offer.

Documenten in de sector HR online ondertekenen

De documenten die deze sector het vaakst met Certyneo ondertekent:

  • Employment contracts
  • Written statements of particulars
  • Contract variations
  • Settlement agreements
  • Onboarding documents
  • Policies and handbooks

Welk handtekeningniveau heb je nodig?

De eIDAS-verordening kent drie niveaus van elektronische handtekening. Certyneo dekt alle drie en stemt de authenticatie af op het vereiste niveau.

Gewoon (SES)

Voor documenten met een laag risico (offertes, bestellingen). Direct inzetbaar.

Geavanceerd (AES)

Gekoppeld aan de ondertekenaar met OTP per e-mail/sms en audit trail. Aanbevolen standaard voor de meeste contracten.

Aanbevolen niveau voor deze sector

Gekwalificeerd (QES)

Juridisch gelijk aan de handgeschreven handtekening, met gekwalificeerd certificaat. Voor de meest gevoelige documenten.

Employment contracts have no statutory form requirement — the advanced signature (AES) provides identity and time evidence with the right balance of speed and assurance.

Juridisch kader British

Electronic signatures are valid (Law Commission 2019)

An electronic signature is capable in law of executing a document where the signatory intends to authenticate it (Law Commission report, 2019; Electronic Communications Act 2000, s. 7). Employment contracts have no special form requirement, so the advanced signature (AES) of Certyneo is more than sufficient.

UK GDPR and employee data

Employee records are personal data under the UK GDPR and the Data Protection Act 2018. Certyneo hosts in an EU data centre (covered by the UK adequacy decision), encrypts in transit with TLS 1.3 and provides a data processing agreement.

Een document ondertekenen in 4 stappen

  1. 1

    Upload je document

    Upload een PDF of begin met een sjabloon en plaats de velden voor handtekening, paraaf en datum.

  2. 2

    Voeg ondertekenaars toe

    Vul de ontvangers en de ondertekenvolgorde in; iedereen ontvangt een beveiligde link per e-mail.

  3. 3

    Iedereen tekent online

    Ondertekenaars authenticeren zich (OTP per e-mail of sms) en tekenen op computer of mobiel, zonder account.

  4. 4

    Archivering met bewijskracht

    Het ondertekende document en het eIDAS-bewijsrapport worden voorzien van een tijdstempel en gearchiveerd. Elke partij krijgt een kopie.

Officiële juridische bronnen

De toepasselijke wettelijke bronnen, raadpleegbaar op de officiële portalen:

Veelgestelde vragen — HR United Kingdom

Is an electronically signed employment contract valid in the UK?

Yes. Employment contracts carry no statutory form requirement and can be signed electronically; electronic signatures are valid in law (Law Commission 2019; Electronic Communications Act 2000, s. 7). The advanced signature (AES) of Certyneo evidences identity, time and integrity.

Do I still need a written statement of particulars?

Yes. Section 1 of the Employment Rights Act 1996 requires a written statement of particulars on or before the first day of employment. Certyneo lets you deliver and record it electronically, with a timestamp evidencing the day-one obligation.

How does Certyneo integrate with my HR or payroll software?

Certyneo connects via REST API, Zapier or Make (events such as “envelope signed”, “document sent”). Most clients push the signed PDF into the employee file in their HR system via webhooks.

Meer weten

HR in andere landen

Andere sectoren in United Kingdom

Aanbevolen gids

Ressources Humaines

Begin vandaag in United Kingdom

Permanent gratis abonnement (5 enveloppen/maand), zonder creditcard. Conform eIDAS, hosting in de EU, audit trail inbegrepen.