SaaS-overeenkomst B2B – model

Presentatie

De SaaS-overeenkomst B2B regelt de terbeschikkingstelling van software als dienst (Software as a Service) door een leverancier aan een klant-onderneming, tegen betaling van een periodiek abonnementsbedrag. Naar Belgisch recht is een SaaS-overeenkomst een onbenoemde overeenkomst: zij combineert elementen van dienstverlening (hosting, onderhoud, beschikbaarheid) met elementen van een gebruikslicentie op de software, en wordt beheerst door de algemene regels van het verbintenissenrecht in Boek 5 van het nieuw Burgerlijk Wetboek (in werking sinds 1 januari 2023). Het WER Boek VI-regime inzake oneerlijke bedingen tussen ondernemingen: sinds 1 december 2020 is het toepassingsgebied van de bescherming tegen onrechtmatige bedingen, dat voorheen enkel gold voor B2C-relaties, uitgebreid tot overeenkomsten tussen ondernemingen. Boek VI WER onderscheidt een 'zwarte lijst' van bedingen die absoluut verboden zijn (bijvoorbeeld een beding dat de onderneming toelaat om zonder geldige reden, kosten of opzegtermijn eenzijdig de kenmerken van het product of de dienst te wijzigen), en een 'grijze lijst' van bedingen die vermoed worden onrechtmatig te zijn tenzij het tegendeel wordt bewezen (bijvoorbeeld buitensporige exoneratiebedingen, of bedingen die een onredelijk lange of onduidelijke opzegtermijn opleggen) — art. VI.91/3 e.v. WER. Voor SaaS-contracten is dit regime cruciaal: eenzijdige wijzigingsbedingen (bijvoorbeeld het recht om functionaliteiten te schrappen of de prijs te verhogen zonder motivering), en te ruime aansprakelijkheidsuitsluitingen bij dataverlies of onbeschikbaarheid, lopen een reëel risico op nietigheid indien zij niet voldoende evenwichtig en gemotiveerd zijn geformuleerd. Beschikbaarheid, SLA en aansprakelijkheid: de leverancier engageert zich doorgaans tot een bepaald beschikbaarheidsniveau (Service Level Agreement), met compensatiemechanismen bij onderschrijding. Exoneratiebedingen die de aansprakelijkheid van de leverancier beperken zijn in beginsel geldig onder art. 5.88 nieuw BW, maar kunnen nooit opzet of zware fout uitsluiten, en moeten bovendien het evenwichtstoets van Boek VI WER doorstaan wanneer de klant een onderneming is die zich in een zwakkere onderhandelingspositie bevindt. Verwerking van persoonsgegevens: wanneer de leverancier in het kader van de SaaS-dienst persoonsgegevens verwerkt namens de klant (bijvoorbeeld klantgegevens die in de software worden ingevoerd), is een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG/GDPR vereist, met bijzondere aandacht voor eventuele doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) ziet toe op de naleving hiervan. Cyberbeveiliging: voor leveranciers die actief zijn in bepaalde kritieke sectoren kunnen bijkomende verplichtingen gelden onder de NIS2-regelgeving inzake netwerk- en informatiebeveiliging, wat in voorkomend geval in de overeenkomst dient te worden vermeld. Partijen: de leverancier (SaaS-aanbieder) en de klant (onderneming-afnemer). Essentiële bedingen: de beschrijving van de dienst/software, de abonnementsprijs en facturatieperiode, de opzegtermijn, het overeengekomen SLA-niveau, de eventuele gegevensverwerking en het aansprakelijkheidsplafond. Veelgemaakte fouten: het opnemen van eenzijdige wijzigingsbedingen zonder geldige reden (nietig onder de WER Boek VI-zwarte lijst), het ontbreken van een verwerkersovereenkomst wanneer de dienst persoonsgegevens verwerkt, en overdreven exoneratiebedingen die het evenwichtstoets niet doorstaan.

Informatie om aan te passen

• Naam van de leverancier

• Ondernemingsnummer (KBO) van de leverancier

• Naam van de klant (onderneming)

• Beschrijving van de dienst/software

• Abonnementsprijs (excl. btw)

• Facturatieperiode (maandelijks/jaarlijks)

• Opzegtermijn

• Overeengekomen SLA-beschikbaarheidsniveau

• Verwerkt de leverancier persoonsgegevens namens de klant?

• Aansprakelijkheidsplafond

• Startdatum van de overeenkomst

• Datum van ondertekening

Personaliseer uw sjabloon

Veelgestelde vragen

Is een verwerkersovereenkomst verplicht bij een SaaS-overeenkomst?

Ja, wanneer de leverancier in het kader van de SaaS-dienst persoonsgegevens verwerkt namens de klant, is een afzonderlijke verwerkersovereenkomst verplicht op grond van artikel 28 van de AVG/GDPR. Dit staat los van de hoofdovereenkomst en moet de instructies, beveiligingsmaatregelen en eventuele onderaannemers van de leverancier regelen.

Wat zijn verboden bedingen onder Boek VI van het Wetboek van Economisch Recht?

Boek VI WER bevat een zwarte lijst van bedingen die absoluut verboden zijn tussen ondernemingen, zoals eenzijdige wijzigingsbedingen zonder geldige reden, en een grijze lijst van bedingen die vermoed worden onrechtmatig te zijn, zoals buitensporige exoneratiebedingen of onduidelijke opzegtermijnen. Dit regime is van toepassing sinds 1 december 2020 en geldt specifiek voor B2B-relaties in België.

Hoe zit het met de opzegging van een SaaS-abonnement?

De opzegtermijn wordt vrij overeengekomen tussen partijen, maar mag niet zodanig onredelijk of onduidelijk zijn geformuleerd dat zij als een oneerlijk beding zou worden beschouwd onder Boek VI WER. Een duidelijke, symmetrische opzegtermijn voor beide partijen verkleint dit risico aanzienlijk.

Kan de leverancier de prijs of functionaliteiten eenzijdig wijzigen?

Enkel mits een geldige reden en voorafgaande kennisgeving. Een beding dat de leverancier toelaat om zonder motivering, kosten of opzegtermijn de kenmerken van de dienst of de prijs te wijzigen, staat op de zwarte lijst van Boek VI WER en is nietig.

Is een exoneratiebeding geldig in een Belgische B2B SaaS-overeenkomst?

In beginsel wel, op grond van artikel 5.88 van het nieuw Burgerlijk Wetboek, maar het beding mag nooit opzet of zware fout uitsluiten en moet bovendien voldoende evenwichtig zijn geformuleerd om het toetsingskader van Boek VI WER te doorstaan.