Handtekeningsbewijs logboek: wat is het doel ervan?

Wat is een bewijslogboek

Het bewijslogboek (of audit trail) is het getijdstempeld logboek van alle acties die op een elektronisch handtekeningsdocument zijn uitgevoerd: verzending, opening, OTP-invoer, handtekening, afwijzing, vervaldatum.

Het is het equivalent van een digitaal "scheepslogboek", dat het voornaamste bewijs vormt dat ingesteld kan worden in geval van geschil.

Typische inhoud

Elke geregistreerde gebeurtenis bevat:

• precieze datum en tijd (meestal gekwalificeerde tijdstempel)

• actie (verzending, opening, OTP verzonden, OTP ingevoerd, handtekening, afwijzing)

• actor (ondertekenaar, systeem)

• IP-adres van de ondertekenaar

• user-agent (gebruikte browser en besturingssysteem)

• metagegevens (documentgrootte, hash, enz.)

Het bewijslogboek voor de rechter

Franse rechtbanken erkennen het bewijslogboek als bepalend element in geval van geschil, mits:

• geproduceerd door een eIDAS-conforme platform

• compleet en consistent

• getijdstempeld door een vertrouwensderde

• bewaard volgens wettelijke termijnen

De combinatie bewijslogboek + PDF ondertekend met cryptografische hash maakt betwisting te goeder trouw uiterst moeilijk.

Waar het logboek te vinden

Twee typische locaties:

• Geïntegreerd in de PDF: vaak op de laatste pagina, beknopt zichtbaar

• Toegankelijk via het platform: gedetailleerde audit trail exporteerbaar

Sommige platforms bieden een openbare verificatielink waarmee iedereen het logboek kan raadplegen zonder account.

Praktisch gebruik

Bij interne controle

• controleer de conformiteit van handtekeningen

• controleer de consistentie van data

• identificeer afwijkingen (ongewone IP, verdachte uren)

Bij geschillen

• produceer het logboek als bewijs voor de rechtbank

• weerleg een betwisting van handtekening

• stel een precieze chronologie vast

Bij regelgeving

• URSSAF, arbeidsinspectie, CNIL

• export van het logboek voor betrokken contracten

Best practices

• Bewaar het logboek gedurende de volledige wettelijke termijn van het document

• Exporteer regelmatig om afhankelijkheid van het platform te voorkomen

• Wijzig het logboek nooit handmatig (maakt het bewijs ongeldig)

• Train uw juridische teams in het gebruik van het logboek

Veelgemaakte fouten

• Alleen de PDF bewaren, niet het logboek

• Het logboek opslaan in een niet-exporteerbare propriëtaire indeling

• Vergeten de gekwalificeerde tijdstempel op te nemen

• Logboeken niet anonimiseren bij verzending naar derden

Praktijkgeval: betwisting van handtekening

Een ontslagen werknemer betwist dat hij zijn aanvullende niet-concurrentieverklaring heeft ondertekend. De werkgever produceert het bewijslogboek:

• precieze datum: 15 maart 2024, 14u32

• IP: consistent met thuisadres

• OTP SMS ingevoerd op telefoon van werknemer (nummer in dossier)

• hash van PDF ongewijzigd sinds

De raad van arbeid wijst de betwisting af — bewijslogboek doorslaggevend.

Hoe Certyneo u helpt

Certyneo genereert automatisch een compleet bewijslogboek voor elke ondertekende envelop. Exporteerbaar in PDF of JSON, geïntegreerd in de uiteindelijke PDF, 10 jaar bewaard, en beschikbaar via openbare verificatielink voor derden.

Ontdek de elektronische handtekeningsoplossing van Certyneo

Veelgestelde vragen

Is het logboek ontvankelijk in de rechtsgang?

Ja, op voorwaarde dat het door een eIDAS-conforme platform is geproduceerd.

Kan ik het logboek wijzigen?

Nee, elke wijziging maakt het ongeldig.

Hoe lang moet ik het bewaren?

Ten minste zolang het ondertekende document (10 jaar voor handelscontracten).

Bevat het logboek persoonlijke gegevens?

Ja (IP, user-agent, uren). Beveilig de toegang volgens AVG.

Kan ik het met een derde delen?

Ja, via een verificatielink of PDF-export.

Conclusie

Het bewijslogboek is de juridische sleutel van elektronische handtekeningen. Bewaar het zorgvuldig, en u hebt een sterke positie tegen elke betwisting.

Probeer Certyneo om uw documenten online eenvoudig, snel en veilig te verzenden, ondertekenen en volgen.