Certyneo en Make: handtekeningen in engineering automatiseren

Waarom elektronische handtekeningen in engineering automatiseren met Make?

De engineeringsector genereert een aanzienlijk volume contractuele documenten: bouwmasters, aanvullingen, acceptatie-PV's, onderaannemerscontracten, conformiteitscertificaten en studieraporten. Volgens een onderzoek van adviesbureau McKinsey (2024) besteden engineeringsteams gemiddeld 27 % van hun werktijd aan repetitieve administratieve taken, waarvan het verzamelen en volgen van handtekeningen tot de meest tijdrovende behoren.

Certyneo met een automatiseringsplatform zoals Make (voorheen Integromat) verbinden stelt je in staat deze handmatige processen om te zetten in intelligente workflows, waarbij elke handtekening wordt geactiveerd, gevolgd en gearchiveerd zonder menselijke tussenkomst. Deze gids legt je stap voor stap uit hoe je deze integratie in een B2B-engineeringcontext opzet, met inachtneming van de eIDAS-regelgevingsvoorschriften.

We behandelen opeenvolgend de architectuur van de integratie, de stap-voor-stap configuratie in Make, de beschikbare triggers en acties, en vervolgens best practices specifiek voor de engineeringssector.

---

De architectuur van Make + Certyneo voor engineering begrijpen

Make (Integromat): een no-code orchestratieplatform

Make is een integratie- en automatiseringsplatform dat je in staat stelt scénario's te maken die honderden toepassingen verbinden via drag-and-drop-modules. In tegenstelling tot Zapier biedt Make geavanceerde voorwaardelijke logica, iterators, aggregators en routers, wat het een bijzonder geschikt hulpmiddel maakt voor complexe engineeringworkflows (multi-party, multi-stap, documenten met meerdere ondertekenaren).

Make positioneert zich tussen je bedrijfsapplicaties (ERP, CRM, projectmanagementtools zoals Autodesk Construction Cloud, Procore, of Microsoft Project) en Certyneo, door gegevensstromen en handtekeningstriggers in te delen.

De Certyneo-API: het beginpunt van de integratie

Certyneo stelt een volledige RESTful API beschikbaar waarmee je alle vanuit de grafische interface beschikbare bewerkingen kunt uitvoeren: handtekeningverzoeken aanmaken, ondertekenaren toevoegen, handtekeningvelden definiëren, meldingen versturen, status ophalen en ondertekende documenten downloaden. De API gebruikt OAuth 2.0-authenticatie en JSON-indeling, wat native compatibiliteit met Make via de HTTP-module garandeert, of idealiter via een dedicated Certyneo-connector.

De Certyneo-API voldoet aan de interoperabiliteitsnormen gedefinieerd door ETSI EN 319 132 voor XAdES-ondertekening en ETSI EN 319 122 voor CAdES, wat garandeert dat elke handtekening juridisch bindend is in heel de Europese Unie.

Typische topologie van een engineeringworkflow

In een studiebureau of engineeringbedrijf ziet een typische workflow er als volgt uit:

1. Trigger: een nieuw onderaannemerscontract wordt in de ERP aangemaakt (bv. SAP, Sage, of een bouwprojectmanagemettool).
2. Extractie: Make haalt de metagegevens van het contract op (partijen, bedrag, projectreferenties).
3. Documentgeneratie: de AI-gestuurde contractgenerator van Certyneo produceert het gestructureerde PDF-document.
4. Handtekeningverzoek aanmaken: Make roept de Certyneo-API aan om het verzoek aan te maken en ondertekenaren in de gedefinieerde volgorde toe te voegen.
5. Sequentiële of parallelle ondertekening: Certyneo stuurt handtekeningslinks naar de betrokken partijen.
6. Melding en archivering: wanneer elke handtekening wordt ontvangen, activeert Make een melding via Slack/Teams en archiveert het ondertekende document in je DMS (SharePoint, Google Drive, Egnyte, enzovoort).

Deze architectuur elimineert handmatige e-mailuitwisselingen en garandeert volledige traceerbaarheid, essentieel tijdens projectaudits in engineering.

---

Stap-voor-stap configuratie van de integratie in Make

Stap 1 — Het scénario aanmaken en de Certyneo-verbinding configureren

Maak in je Make-ruimte een nieuw scénario aan. Als de native Certyneo-connector beschikbaar is in de Make marketplace, selecteer deze direct; anders, gebruik de HTTP > Make a request-module of HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

Configureer de verbinding als volgt:

• Base URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• Authenticatiemethode: OAuth 2.0 (Client Credentials) of Bearer Token API-sleutel, afhankelijk van je Certyneo-accountconfiguratie
• API-sleutel: beschikbaar in je Certyneo-dashboard, sectie Instellingen > Integraties > API

Bewaar je API-sleutel in de verbindingsbeheerder van Make (en niet hardcoded in het scenario) om best practices voor beveiliging na te leven.

Stap 2 — De juiste trigger voor de engineeringssector definiëren

De keuze van de trigger is bepalend. In engineering zijn de meest voorkomende triggers:

| Trigger | Make-module | Use case | |---|---|---| | Nieuw bestand in SharePoint-map | SharePoint > Watch Files | Contract gedeeld door commercieel team | | Nieuwe rij in Google Sheets | Google Sheets > Watch Rows | Vervolgingslijst van contracten die ondertekend moeten worden | | Inkomende webhook vanuit ERP | Webhooks > Custom Webhook | Inkooporder gevalideerd in SAP | | Nieuw ticket in Jira/Asana | Jira > Watch Issues | Projectleverable vereist klantvalidatie |

Voor complexe engineeringworkflows (bv. ondertekening van een bouwmasterovereenkomst die medeondertekening van een technisch directeur en juridisch directeur vereist), biedt de inkomende Webhook-trigger vanuit de ERP de meeste flexibiliteit.

Stap 3 — Het handtekeningverzoek via de Certyneo-API aanmaken

Nadat je de trigger hebt geconfigureerd, voeg je een HTTP-module toe die naar het Certyneo-eindpunt voor handtekeningverzoeken verwijst:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

De JSON-aanvraagtekst omvat:

```json { "name": "Onderaannemerscontract - Project {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Let op het gebruik van het handtekeningsniveau `advanced` (geavanceerde elektronische handtekening, AEH), in overeenstemming met eIDAS-vereisten voor engineeringcontracten met aanzienlijke waarde. Voor interne documenten met laag risico volstaat het niveau `simple`.

Stap 4 — Meldingen en archivering na ondertekening beheren

Na het aanmaken van het verzoek voeg je een tweede tak aan je Make-scenario toe, geactiveerd door een Certyneo-webhook die aangeeft dat de ondertekening voltooid is. Certyneo stuurt automatisch een POST naar de webhook-URL die je in de verzoekparameters hebt gedefinieerd.

Na ontvangst van deze webhook kan je scenario:

• Het ondertekende en voorzien van een tijdstempel zijnde PDF downloaden via `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Dit archiveren in je DMS (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• De contractstatus in je ERP of CRM bijwerken
• Een automatische melding naar het projectteam sturen via Slack, Teams of e-mail
• Facturering activeren of een nieuw project in je managementtool openen

Deze actiereeks garandeert end-to-end traceerbaarheid van het levenscyclusproces van het document, een essentiële vereiste in projecten onderhevig aan audit (ISO 9001-certificering, openbare aanbestedingen, Seveso-projecten).

---

Best practices specifiek voor de engineeringssector

Handtekeningen van meerdere partijen en sequentiële workflows beheren

Engineering omvat vaak documenten die meerdere ondertekenaren in een precieze volgorde vereisen: eerst de projectmanager, vervolgens de technische directeur, ten slotte de juridische vertegenwoordiger van het klantbedrijf. Certyneo beheerst de sequentiële ondertekening native via de parameter `order` in de ondertekenaarsenlijst.

In Make kun je het ondertekenersarray dynamisch construeren met behulp van een Array Aggregator die ondertekenersgegevens uit je ERP of een referentietabel verzamelt, voordat je deze in het Certyneo-API-verzoek injecteert. Met deze benadering kun je contracten met 5 tot 10 ondertekenaren beheren zonder het scenario aan te passen.

Handtekeningen koppelen aan projectmappen

In engineering moet elk ondertekend document aan een specifieke projectmap worden gekoppeld. Gebruik de aangepaste metagegevens van Certyneo om het dossiernummer, projectfase en marktcode op te slaan. Deze metagegevens worden teruggegeven in de webhook na voltooiing en kunnen door Make worden gebruikt om het document in de juiste DMS-map te archiveren.

Deze praktijk sluit aan op de eisen van de norm NF EN ISO 19650 (informatiebeheer in BIM) en vergemakkelijkt documentaudits aan het einde van het project.

Workflowkwaliteit en fouten controleren

Make biedt een gedetailleerd uitvoeringslogboek voor elk scenario. In een professionele context configureer je e-mail- of Slack-waarschuwingen voor scenario's met fouten, en gebruik je de Error Handler-module van Make om gevallen van Certyneo-API-fouten af te handelen (rate limiting, te groot document, ondertekenaar niet gevonden).

Als je de mogelijkheden van Certyneo met andere marktoplossingen wilt vergelijken voordat je aan de slag gaat met de integratie, raadpleeg dan ons vergelijk van elektronische handtekeningsoplossingen om de oplossing het best geschikt voor je engineeringcontext te bepalen.

Tot slot, om de return on investment van je geautomatiseerde workflow te maximaliseren, stelt onze ROI-calculator voor elektronische handtekeningen je in staat nauwkeurig de tijd- en kostenwinsten te ramen die mogelijk zijn op basis van het documentvolume dat door je studiebureau wordt verwerkt.

Juridisch kader van toepassing op elektronische handtekeningen in engineering

Juridische grondslag van elektronische handtekeningen

In het Franse recht steunt de juridische waarde van de elektronische handtekening op artikel 1366 van het Burgerlijk Wetboek, dat bepaalt dat "een schriftelijk document in elektronische vorm als bewijs geldt op dezelfde manier als een schriftelijk document op papier", en op artikel 1367, dat verduidelijkt dat "de handtekening die nodig is voor de geldigheid van een juridische handeling de maker ervan identificeert en zijn instemming aantoont".

Op Europees niveau definiëren het Verordening eIDAS nr. 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), aangevuld met eIDAS 2.0 (Verordening EU 2024/1183), drie niveaus van elektronische handtekening:

• PEH (Eenvoudige Elektronische Handtekening): geschikt voor interne documenten met laag risico.
• AEH (Geavanceerde Elektronische Handtekening): aanbevolen voor standaard engineeringcontracten, onderaannemersovereenkomsten en inkooporders. Dit garandeert betrouwbare identificatie van de ondertekenaar en documentintegriteit.
• GEH (Geavanceerde Elektronische Handtekening met Gekwalificeerd Certificaat): vereist voor authentieke akten en bepaalde openbare aanbestedingen van groot belang.

Specifieke verplichtingen in de engineeringssector

In het kader van openbare aanbestedingen verplicht decreet nr. 2016-360 inzake openbare aanbestedingen volledige digitalisering boven bepaalde drempels. Inschrijvingsacten en onderaannemerscontracten moeten worden ondertekend met een AEH of GEH conform eIDAS, geproduceerd door een gekwalificeerde vertrouwensdienstaanbieder (QTSP) vermeld op de Europese Vertrouwde Lijst.

De norm ETSI EN 319 132 definieert de XAdES-profielen gebruikt voor geavanceerde XML-ondertekening, terwijl ETSI EN 319 122 de CAdES-profielen voor ondertekening van binaire documenten omvat. Certyneo voldoet aan deze normen en garandeert interoperabiliteit en grensoverschrijdende erkenning van handtekeningen.

GDPR en bescherming van ondertekenaargegevens

De verwerking van persoonsgegevens van ondertekenaren (naam, e-mail, biometrische ondertekengargevens) valt onder Verordening GDPR nr. 2016/679. Als verwerkingsverantwoordelijke moet je bedrijf ervoor zorgen dat Certyneo als gegevensverwerker optreedt in de zin van artikel 28 GDPR, met een correct getekende DPA (Data Processing Agreement). Ondertekenaargegevens moeten voor de geldende verjaaringstermijn worden bewaard (5 jaar voor commerciële contracten volgens artikel L. 110-4 van het Handelsrecht, 10 jaar voor bouwcontracten vanwege de tienjaarsgarantie).

Richtlijn NIS2 en beveiliging van geautomatiseerde workflows

Engineeringbedrijven die in kritieke sectoren werkzaam zijn (energie, vervoer, water) kunnen onder de Richtlijn NIS2 (2022/2555/EU) vallen, omgezet in Frans recht door de wet van 14 april 2025. Deze richtlijn stelt beveiligingseisen voor IT-systemen, inclusief geautomatiseerde workflows gekoppeld aan externe dienstaanbieders zoals Make en Certyneo. Je moet gegevensstromen documenteren, communicatie versleutelen (minimaal TLS 1.3) en een register van digitale subcontractanten bijhouden.

Gebruiksscenario's: Make + Certyneo in engineering

Scenario 1 — Geotech-studiebureau dat 300 missierapporten per jaar beheert

Een gespecialiseerd geotech-studiebureau met ongeveer vijftien ingenieurs produceert gemiddeld 300 missierapporten en dienstverleningscontracten jaarlijks. Voordat Make + Certyneo werd geïntegreerd, vereiste elk rapport handmatig versturen per e-mail, telefonische vervolgingen na 5 dagen zonder respons, en handmatig archiveren op de bestandsserver. De gemiddelde handtekeningsverzamelingstijd bedroeg 8 werkdagen.

Na implementatie van de geautomatiseerde workflow — geactiveerd door het voltooide rapport in SharePoint te plaatsen — maakt het Make-scenario automatisch het Certyneo-handtekeningverzoek aan, verzendt dit de kennisgeving naar de client, en herinnert automatisch op dag 3 als de handtekening niet is ontvangen. Het ondertekende document wordt onmiddellijk in de bijbehorende projectmap gearchiveerd.

Resultaat: handtekeningsvertraging verminderd van 8 dagen naar gemiddeld 1,8 dagen (−78 %), geschatte besparing van 2,5 uur administratief werk per week, ongeveer 3.500 € per jaar in verwerkingskosten. Deze cijfers zijn consistent met sectorstandaarden gepubliceerd door Forrester Research over documentautomatisering (2024).

Scenario 2 — Industrieel engineeringbedrijf met multi-partij onderaannemerscontracten

Een industrieel engineeringbedrijf van middelgrootte (80 tot 150 medewerkers) beheert projecten waarvoor onderaannemerscontracten met 3 tot 6 partijen nodig zijn: opdrachtgever, aangestelde bouwadviseur, rang-1 en rang-2 onderaannemers. Elk contract vereist strikte sequentiële ondertekening om contractuele en verzekeringsdoeleinden.

De Make + Certyneo-workflow wordt geactiveerd wanneer de inkooporder in de ERP wordt goedgekeurd. Make construeert dynamisch de geordende ondertekenaarsenlijst uit de leveranciersdatabase, maakt het Certyneo-handtekeningverzoek met sequentiële parameters aan, en stelt elke partij om beurt in kennis. Na voltooiing wordt het ondertekende contract in Procore gearchiveerd en wordt de contractstatus in de ERP bijgewerkt.

Resultaat: fouten in volgordefout (een onderaannemer ondertekent voor de bouwadviseur) volledig geëlimineerd dankzij geautomatisch ordebeheer. Gemiddelde contractafhandelingtijd verminderd van 12 naar 4 dagen (−67 %), wat daadwerkelijke projectstart versnelt.

Scenario 3 — Engineeringadviesbureau dat scopewijzigingsaanvullingen beheert

Een engineeringconsult-bureau dat industriële clients bij projecttransformatie begeleidt, produceert frequent scopewijzigingsaanvullingen die snelle validatie vereisen om projectvertraging te voorkomen. Deze aanvullingen werden eerder afgedrukt, in vergaderingen ondertekend of per post verzonden, wat vertraging opleverde onverenigbaar met projectrythmes.

Met Make + Certyneo triggert het aanmaken van een aanvulling in het projectmanagementtool automatisch een handtekeningverzoek. De client ontvangt een mobiele handtekeningslink waarmee hij/zij vanaf zijn/haar smartphone in minder dan 2 minuten kan ondertekenen, zelfs bij werkzaamheden ter plaatse. Het geavanceerde handtekeningsniveau (AEH) wordt toegepast, waardoor de juridische waarde van de aanvulling wordt gewaarborgd.

Resultaat: validatietijd van aanvullingen verminderd van 5 tot 7 dagen naar minder dan 24 uur in 85 % van de gevallen. Verbeterde klantentevredenheid en verminderd risico op ongedocumenteerde scopeuitbreiding, een frequent geschilbron in engineeringconsulting.

Conclusie

De integratie van Certyneo met Make (Integromat) vertegenwoordigt een belangrijk efficiëncieverbetering voor actoren in de engineeringssector. Door de volledige levenscyclus van documenten te automatiseren — van contractaanmaak tot archivering van het ondertekende document — verwijder je repetitieve handmatige taken, verminder je de handtekeningsvertraging met gemiddeld 67 tot 78 %, en garandeert je volledige eIDAS-naleving voor elk document.

De technische configuratie vereist hoewel eerste voorbereiding, is toegankelijk voor teams met een no-code-profiel of een Make-integrator. De voordelen manifesteren zich al in de eerste weken van gebruik, met meetbare ROI op beheer- en projectstarttijden.

Klaar om je documentworkflows om te vormen? Maak je gratis Certyneo-account aan en verbind je eerste Make-scenario in minder dan een uur, of neem contact op met ons team voor persoonlijke begeleiding aangepast aan je engineeringcontext.