Entreprise
HR elektroniskais paraksts: rokasgrāmata
Līgumi, grozījumi, darba solījumi, uzņēmumu līgumi: kā HR industrializē elektroniskos parakstus.
7 min
Cilvēkresursi
Elektroniskais paraksts HR un personāla dienestiem
Digitalizējiet darba līgumus, papildinājumus, darba piedāvājumus, savstarpējās izbeigšanas vienošanās un uzņēmuma koplīgumus. Certyneo integrējas ar jūsu HRIS (Lucca, PayFit, Workday) un nodrošina atbilstību Code du travail L1221-1. pantam, eIDAS regulai un VDAR. Iekļauta 10 gadu arhivēšana un automātisks revīzijas pieraksts.
HR lietojuma gadījumi
Visus parakstus darbinieka dzīves cikla laikā — no sākotnējā darba piedāvājuma līdz savstarpējas izbeigšanas vienošanās — var digitalizēt ar Certyneo. Šeit ir septiņi visbiežāk sastopamie gadījumi mūsu HR klientu vidū.
Darba līgums (pastāvīgs, terminēts)
Pastāvīgi līgumi, terminēti līgumi, māceklības vai profesionalizācijas līgumi: nosūtiet darba devēja parakstītu līgumu kandidātam, kurš paraksta 2 minūtēs no sava tālruņa. Atbilst Code du travail L1221-1. pantam.
Līguma papildinājums
Amata maiņa, algas paaugstinājums, pāreja uz nepilnu darba laiku, attālinātais darbs: digitalizējiet visu papildinājumu ciklu ar darbinieka un darba devēja parakstīšanu secīgi.
Darba piedāvājuma vēstule
Juridiski nostipriniet darba piedāvājumu (vienpusēju vai divpusēju) pirms paša līguma parakstīšanas. Paaugstinātais elektroniskais paraksts (AES) formāli identificē kandidātu.
Savstarpējā izbeigšanas vienošanās
Izbeigšanas vienošanās, ko parakstījušas abas puses attālināti, ar ievērotu 15 dienu atteikšanās termiņu un automātisku revīzijas pierakstu iesniegšanai Dreets iestādē.
Koplīgums
Kolektīvās vienošanās, ko parakstījušas pārstāvošās arodbiedrības: nosūtiet, vāciet parakstus paralēli vai secīgi un arhivējiet 10 gadus.
NDA un konfidencialitātes saistības
Neizpaušanas līgumi jaunajiem darbiniekiem, praktikantiem, pakalpojumu sniedzējiem. Bezmaksas veidne pieejama mūsu bibliotēkā.
Prakses vienošanās
Trīspusēja vienošanās (uzņēmums, mācību iestāde, praktikants): konfigurējama parakstīšanas kārtība, automātiski atgādinājumi, DUE reģistrācija cikla beigās.
Kāpēc HR komandas izvēlas Certyneo
Seši konkrēti iemesli, kāpēc HR nodaļas izvēlas Certyneo elektroniskajiem parakstiem.
Onboarding 24 stundu laikā
Starp darba piedāvājumu un līguma parakstīšanu paiet dažas stundas, nevis vairākas dienas pasta apmaiņas. Kandidāts paraksta no sava tālruņa bez printesanas nepieciešamības.
Darba likuma atbilstība
Darba līguma elektroniskais paraksts ir atzīts kopš 2015. gada 7. oktobra Kasācijas tiesas sprieduma. Mūsu paplašinātie paraksti (AES) atbilst eIDAS un Civillikuma 1367. pantam.
Arhīvēšana uz 10 gadiem iekļauta
Visi HR līgumi tiek arhivēti uz 10 gadiem ar laikspiedoļa revīzijas ceļu PDF failā. Ilgums atbilst sociālo dokumentu glabāšanas pienākumiem (DSN, AT/MP).
Vairāku parakstītāju darbplūsmas
Darba devējs, HR, vadītājs, darbinieks: konfigurējiet parakstīšanas secību sērijā vai paralēli. Automātiski atgādinājumi J+1, J+3, J+7 konfigurējami katram sūtījumam.
Atkārtoti lietojami veidnes
Izveidojiet savas līguma veidnes (CDI, CDD, prakses vieta) ar dinamiskiem laukiem (vārds, alga, datums) un ģenerējiet dokumentus lielapjomā no jūsu SIRH eksporta.
Rūpīga kandidāta pieredze
Parakstītāja ceļš latviešu valodā, WCAG AA pieejamība, vienkārši e-pasta paziņojumi bez invazīvas izsekošanas. Darba devēja zīmoļa reputācija ir apsargāta.
HRIS integrācijas
Certyneo savienojas ar jūsu HRIS, izmantojot REST API, webhooks un Zapier/Make savienotājus. Trīs vispieprasītākās HR klientu integrācijas ir norādītas zemāk — citas pieejamas pēc pieprasījuma.
Lucca
Vadošais franču HRIS mazajiem un vidējiem uzņēmumiem: eksportējiet savus līgumus, izmantojot Lucca API, pēc tam aktivizējiet sūtīšanu no Certyneo vai izmantojiet mūsu Zapier savienotāju.
PayFit
Algu aprēķins un darbā iekārtošana: sinhronizācija, izmantojot mūsu REST API, lai tieši ievietotu parakstītos līgumus darbinieka profilā.
Workday
Lielo uzņēmumu HRIS: integrācija, izmantojot Make vai Zapier sarežģītiem darbā iekārtošanas darbplūsmām (vairāki paraksti, hierarhiskas apstiprinājumi).
Vai nepieciešama pielāgota integrācija? Sazinieties ar mūsu komandu — Certyneo API ir publiski dokumentēta vietnē mūsu API dokumentācija.
Atbilstība Code du travail, eIDAS un VDAR
HR dokumentu digitalizāciju regulē vairāki tiesību akti. Certyneo aptver visu juridisko ietvaru — gan franču, gan eiropas.
Code du travail — L1221-1. pants
Darba līgumu slēdz tādā formā, kādu puses nolemj pieņemt. Elektroniskais paraksts ir pilnīgi pieļaujams, ja tas garantē parakstītāja identifikāciju un dokumenta integritāti — ko nodrošina paaugstinātais paraksts (AES).
Code civil — 1367. pants
Vispārīga atzīšana, ka elektroniskais paraksts ir līdzvērtīgs ar roku rakstītam parakstam, ja tas izmanto uzticamu identifikācijas procesu, kas garantē tā saistību ar dokumentu.
eIDAS regula (ES) Nr. 910/2014
Certyneo HR paraksti balstās uz paaugstināto līmeni (AES): unikāla saite ar parakstītāju, identifikācija, izmantojot divkanālu OTP (e-pasts + SMS), un jebkādu turpmāko dokumenta izmaiņu noteikšana.
VDAR un sociālā glabāšana
Glabāšanas termiņi, kas saskaņoti ar sociālajām saistībām: 5 gadi (līgums) vai 10 gadi (DUE, darba nelaimes gadījumu dokumenti, personāla reģistri). Standarta DPA pieejama reģistrēšanās brīdī, aktuāls apstrādes reģistrs.
Bieži uzdotie jautājumi no HR komandām
Vai Francijā ir likumīgi elektroniski parakstīt darba līgumu?
Jā, bez ierobežojumiem. Code du travail L1221-1. pants atstāj pusēm brīvu izvēli attiecībā uz līguma formu. Kasācijas tiesa apstiprināja elektroniskā paraksta spēkā esamību darba līgumiem (Cass. soc., 2015. gada 7. oktobris). Paaugstinātais paraksts (AES) ir ieteicams, lai garantētu darbinieka spēcīgu identifikāciju.
Kādu paraksta līmeni izvēlēties darba līgumam?
Paaugstinātais paraksts (AES) ir ieteicamais standarts. Tas ietver parakstītāja identifikāciju (OTP SMS + e-pasts), unikālu saiti ar parakstīto dokumentu un jebkādu turpmāko izmaiņu noteikšanu. Vienkāršais paraksts pietiek iekšējiem dokumentiem bez līgumiskas nozīmes (iekšējie paziņojumi, saņemšanas apstiprinājumi).
Kā pārvaldīt savstarpējās izbeigšanas vienošanās atteikšanās termiņu?
Certyneo precīzi ieraksta datumu, kad abas puses parakstījušas vienošanos. 15 kalendāro dienu atteikšanās termiņš sākas no šī datuma, un jūs varat eksportēt laikspiedola pierādījumu iesniegšanai Dreets iestādē. Nav nepieciešama nekāda manuāla apstrāde.
Vai var integrēt Certyneo ar mūsu HRIS (Lucca, PayFit, Workday)?
Jā. Certyneo nodrošina pilnīgu REST API, webhook katram notikumam (aploksne parakstīta, noraidīta, beigusies) un Zapier un Make savienotājus, kas aptver vairāk nekā 4000 trešo pušu lietojumprogrammu, tostarp galvenās HRIS platformas. Integrāciju komanda var atbalstīt arī pielāgotu ieviešanu.
Cik ilgi tiek glabāti parakstītie līgumi?
Mūsu plāni ietver 10 gadu arhivēšanu pēc noklusējuma, kas atbilst stingrākajiem sociālajiem glabāšanas termiņiem (personāla reģistri, darba nelaimes gadījumu dokumenti). Līgumi paliek lejupielādējami jebkurā laikā no jūsu paneļa ar revīzijas pierakstu, kas iegults PDF failā.
Vai kandidātiem jāizveido Certyneo konts, lai parakstītu?
Nē. Parakstītājs saņem drošu saiti pa e-pastu un paraksta tieši no pārlūkprogrammas, bez instalācijas un konta izveides. Paaugstinātajiem parakstiem parakstītājs ievada OTP kodu, kas saņemts pa SMS, lai apstiprinātu savu identitāti.
Vai elektroniskais paraksts ir izpildāms darba strīda gadījumā?
Jā. Paaugstinātā paraksta pierādīšanas vērtību atzīst Francijas un Eiropas judikatūra. Strīda gadījumā jūs iesniedzat parakstīto PDF kopā ar revīzijas pierakstu (laikspiedols, IP, aptuvena ģeolokācija, OTP validācija), kas veido spēcīgu pierādījumu kopumu darba strīdu tiesā.
Vai var masveida parakstīt vairākus līgumus no HRIS eksporta?
Jā. Funkcija "veidnes" ļauj izveidot līguma veidni ar dinamiskajiem laukiem (vārds, alga, amats, darba sākšanas datums). Pēc tam no sava HRIS importējiet CSV, un Certyneo ģenerē un izsūta visas aploksnes partijā dažu sekunžu laikā.