Elektronički potpis za HR: vodič

Zašto HR prelazi na elektronički potpis

Zašto HR prelazi na elektronički potpis

Odjeli ljudskih resursa upravljaju desecima ugovornih dokumenata mjesečno: ugovori na neodređeno vrijeme, ugovori na određeno vrijeme, izmjene i dopune, obećanja o zaposlenju, ugovori o radu na daljinu, konvencionalni raskidi. Svaki papirni ciklus traje 3-10 radnih dana. U elektroničkom potpisu isti se ciklus svodi na nekoliko sati.

• Osim uštede vremena, HR će pronaći:
• vrhunsku sljedivost za revizije URSSAF/inspekcije rada
• modernizirano iskustvo kandidata (bez skeniranja/ispisa kod kuće)
• smanjenje pogrešaka (potpisivanje krive verzije)

centralizaciju osobnih datoteka u HRIS-u

• Općenito potpisani HR dokumentiUgovori o radu
• CDI, CDD, radni studijski program
• Obećanja o zapošljavanju
• Izmjene i dopune (plaća, pozicija, radno vrijeme, rad na daljinu)
• Ugovori poduzeća i grana
• Ugovori poduzeća i grana
• Konvencionalni otkazi
• Planovi poticaja, sudjelovanje

Interni propisi (kompendij)

Izvješća o troškovimaPreporučena razina potpisaZa HR dokumente,napredni potpis (AES)je standard. Omogućuje identifikaciju s dva čimbenika (e-pošta + OTP SMS) koja osigurava dokaz u slučaju sudskog spora — pogledajte

pravnu valjanost ⬥⬥⬥.

Jednostavan potpis može biti dovoljan za određene interne dokumente s malim ulozima (potvrde, zbirke).

• Mjerljive koristiSmanjenje vremena ukrcavanja ⬥⬥⬥: kandidat primljen ujutro može potpisati svoj ugovor poslijepodne
• Smanjenje vremena ukrcavanja ⬥⬥⬥: kandidat primljen ujutro može potpisati svoj ugovor poslijepodneSmanjena stopa nepojavljivanja ⬥⬥⬥: nema više ugovora "zaboravljenih" na kuhinjskom stolu
• Administrativni dobitak ⬥⬥⬥: 2 do 3 sata manje po datoteci (podsjetnici, skeniranja, klasifikacija)Sukladnost ⬥⬥⬥: revizijski trag provediv u slučaju spora
• Integracija s vašim HRIS-omModerna platforma sučelja s trenutnim HRIS-om (PayFit, Lucca, Workday, SAP SuccessFactors) putem API-ja ili Zapiera. Izmjene se mogu automatski generirati iz predloška, ​​poslati zaposleniku, a potpisani dokument se automatski pohranjuje u osobni dosje.

Pogreške koje treba izbjegavati

Odabir jednostavnog potpisa za ugovor o radu: slab dokaz

Nevođenje revizijskog traga 5 godina nakon isteka ugovora

• Zaboravljanje spominjanja prava na prethodne informacije (obavezni dokumenti koje treba priložiti)
• Sustavno ispisivanje potpisanog ugovora (gubitak dokazne vrijednosti)
• Konkretan slučaj: ubrzana integracija
• Malo i srednje poduzetništvo od 80 zaposlenika industrijaliziralo je svoju integraciju s elektroničkim potpisom. Nova ruta:

Malo i srednje poduzetništvo od 80 zaposlenika industrijaliziralo je svoju integraciju s elektroničkim potpisom. Nova ruta:

Kandidat prihvaćen e-poštom → automatsko generiranje CDI iz predloška

1. Slanje u AES-u s OTP SMS-om → potpisano u roku od sat vremena
2. Automatsko razvrstavanje u PayFit datoteci
3. Slanje dokumenata dobrodošlice (IT povelja, interni propisi) za skupnu AES kolekciju
4. Rezultat: vrijeme pripreme za ukrcavanje podijeljeno s 4, 0 izgubljenih ugovora, URSSAF datoteke ažurirane.

Kako vam Certyneo pomaže

Certyneo nudi paket ljudskih resursa s unaprijed konfiguriranim predlošcima za trenutne ugovore (CDI, CDD, radno učenje, izmjene), naprednim potpisom prema zadanim postavkama, izvornim integracijama s glavnim HRIS-om i uključenim 10-godišnjim arhiviranjem.

Voditelji ljudskih resursa mogu pratiti status svakog ugovora u stvarnom vremenu s namjenske nadzorne ploče i izvesti revizijski trag za kontrolu.

Otkrijte rješenje za elektronički potpis Certyneo

FAQ

Može li se ugovor o radu potpisati u SES-u?

Tehnički da, ali dokazi su slabi. AES se preporučuje za sve ugovore o radu.

Tehnički da, ali dokazi su slabi. AES se preporučuje za sve ugovore o radu.

Može li se amandman potpisati izvan prostorija?

Da, to je čak jedna od glavnih prednosti.

Trebamo li zadržati papirnatu verziju?

Ne. PADES potpisani PDF ima istu vrijednost. Pazite da zadržite revizijski trag.

Treba li konzultirati IRP-ove?

Ne, elektronički potpis nije kolektivna mjera u smislu Zakona o radu.

Radi međunarodno?

Da u EU (međusobno priznavanje). Izvan EU, provjerite lokalne zakone.

Zaključak

HR koji usvoji elektronički potpis stječe brzinu, usklađenost i iskustvo kandidata. Ovo je jedan od najjasnijih ROI digitalne transformacije u poslovanju.

Isprobajte Certyneo za jednostavno, brzo i sigurno slanje, potpisivanje i praćenje vaših dokumenata na mreži.