Elektronsko potpisivanje ugovora: vrijednost, koraci, zamke

Potpisivanje ugovora elektroničkim putem sada je jednako legalno, priznato i provedivo kao i vlastoručni potpis — pod uvjetom da poštujete nekoliko jednostavnih pravila iz europske uredbe o eIDAS-u i francuskog građanskog zakonika. Bilo da ste startup koji potpisuje svoje prve trajne ugovore na daljinu, konzultantska tvrtka koja upravlja međunarodnim NDA-ima ili trgovac koji šalje ponudu, ovaj vodič konkretno objašnjava kako elektronički potpisati ugovor 2026., koju pravnu vrijednost to proizvodi i koje su klasične zamke koje treba izbjegavati.

Pravni okvir u jednoj minuti

Elektronički potpis ugovora temelji se na tri temeljna teksta. Europska eIDAS regulativa (EU br. 910/2014) definira tri razine: jednostavnu (SES), naprednu (AES) i kvalificiranu (QES). Članak 1367. Francuskog građanskog zakonika priznaje elektronički potpis kao dokazno sredstvo jednako vlastoručnom potpisu, pod uvjetom da identificira potpisnika i jamči cjelovitost dokumenta. Zakon od 13. ožujka 2000. otvorio je put uvođenjem elektroničkih potpisa u francuski zakon.

Mogu li se svi ugovori potpisati elektronski?

Da za veliku većinu: CDI, CDD, NDA, komercijalni ugovori, stambeni i poslovni najmovi, mandati, jednostavne punomoći, ponude, narudžbenice, opći uvjeti. Neke ograničavajuće iznimke: privatne isprave koje se odnose na obiteljsko pravo (bračni ugovor, PACS, darovanja) i određene vjerodostojne isprave (prodaja nekretnine kod javnog bilježnika) koje zahtijevaju ili kvalificirani potpis (QES) ili fizičku prisutnost. Ako ste u nedoumici, pogledajte članak 1175. Građanskog zakonika.

Korak 1: odaberite odgovarajuću razinu potpisa

Izbor ovisi o riziku povezanom s ugovorom. Za ugovor s niskim do srednjim ulozima (ponuda, narudžbenica, standardna NDA, potvrda): dovoljna je SES razina (jednostavan potpis klikom + veza putem e-pošte). Za ugovor s visokim ulozima (trajni ugovor, najam, 5-znamenkasti komercijalni ugovor i više): odaberite AES s OTP SMS-om za robusniju identifikaciju. Za regulirani čin (bilježnik, odvjetnik prema članku 66-3-3, javni ugovor iznad praga): QES obavezan.

Korak 2: pripremite dokument

Provjerite je li ugovor finaliziran (bez klauzula za pregovaranje) i u PDF formatu. Izbjegavajte formate koji se mogu uređivati ​​(Word) poslane na potpisivanje: svaka izmjena nakon potpisivanja poništava dokaz integriteta. Idealno: pretvorite u PDF/A (format ISO 19005, optimiziran za arhiviranje) prije slanja. Certyneo to radi automatski nakon učitavanja.

Korak 3: precizno identificirajte potpisnike

Unesite ime I email svakog potpisnika. Još jednom provjerite ove informacije: pogreška e-pošte može poništiti potpis ako e-pošta pripada nekome tko nije imenovan u ugovoru. Za ugovor s više strana, aktivirajte sekvencijalni način (potpis jedan za drugim, svi vide prethodne potpise) umjesto paralelnog, osim ako su potpisnici potpuno neovisni. Revizijski trag će dokumentirati kronološki redoslijed.

Korak 4: potpis i dokaz

Svaki potpisnik prima e-poruku s osobnom vezom, pregledava dokument na cijelom ekranu, prihvaća uvjete korištenja platforme, zatim potvrđuje (u AES modu, unosi svoj OTP primljen SMS-om). Konačni PDF uključuje digitalni certifikat, SHA-256 otisak prsta, certificiranu vremensku oznaku i revizijski trag koji navodi svaku radnju. Ova 4 elementa čine vaš suprotstavljeni dokaz — čuvajte se najmanje 10 godina za trgovačke radnje (članak L. 123-22 Trgovačkog zakona).

5 zamki koje treba izbjegavati

Zamka 1: koristite skeniranu sliku potpisa (bez vrijednosti). Zamka 2: pošaljite Word umjesto PDF-a (može se naknadno mijenjati). Zamka 3: neprovjeravanje e-pošte potpisnika (rizik primanja od strane treće strane). Zamka 4: odaberite razinu SES-a za komercijalni najam od 200.000 € godišnje (premalo, minimalno AES). Zamka 5: brisanje revizijskog traga nakon potpisa (bez njega je dokaz slabiji). Certyneo automatski čuva sve dokaze 10 godina.

Suprotnost u slučaju spora

Ugovor potpisan elektronički na razini AES ili QES prihvaćaju francuske i europske jurisdikcije. U slučaju spora, strana koja se na njega poziva mora dostaviti: potpisani PDF, revizijski trag (zasebni PDF certifikat), metapodatke (IP, vremenska oznaka, korisnički agent). Sudac ocjenjuje pouzdanost procesa. Za QES, na natjecatelju je da dokaže nevaljanost (pravna pretpostavka pouzdanosti, dekret 2017-1416).

Potpišite svoj prvi ugovor s Certyneom

Kreirajte besplatni račun na certyneo.com/signup, prenesite svoj ugovor, dodajte potpisnike i pošaljite. Za nekoliko minuta dobivate potpisan ugovor koji je usklađen, provediv i arhiviran. Za ugovor o radu pogledajte naš namjenski vodič (/blog/signer-contrat-travail-electronième). Da biste razumjeli pravnu vrijednost u usporedbi elektroničkog potpisa s rukom pisanim, pogledajte naš članak (/blog/electronic-signature-vs-handwritten-legal-value).