Fluxo de traballo de sinatura electrónica: guía completa

Que é un fluxo de traballo de sinatura

Que é un fluxo de traballo de sinaturaUn fluxo de traballo de sinatura⬥⬥⬥ é a secuencia de pasos organizados que conducen á sinatura dun documento: orde dos asinantes, condicións, recordatorios, notificacións. Canto máis se adapte o fluxo de traballo ao proceso, máis rápidas serán as sinaturas.

Os dous tipos principais de pedido

Os dous tipos principais de pedido

Orde paralela

Todos os asinantes reciben o sobre ao mesmo tempo e poden asinar de forma independente.Vantaxes ⬥⬥⬥: velocidade, sen pescozo de botella.Caso de uso ⬥⬥⬥: NDA mutua, contrato bilateral onde a orde non importa.Caso de uso ⬥⬥⬥: NDA mutua, contrato bilateral onde a orde non importa.

Orde secuencial

Cada asinante asina despois do anterior. O sobre avanza de asinante en asinante.

Vantaxes ⬥⬥⬥: respecto ás xerarquías de validación, cada actor ve validacións previas.Casos de uso ⬥⬥⬥: contratos que implican validación do xestor e despois xestión, arrendamentos con depósito.Casos de uso ⬥⬥⬥: contratos que implican validación do xestor e despois xestión, arrendamentos con depósito.Funcións típicas

Asinante ⬥⬥⬥: asina o documento

• Aprobador ⬥⬥⬥: valida sen asinar (cadea de validación)Copiar (CC) o documento final sen asinar:⬥⬥⬥
• Copiar (CC) o documento final sen asinar:⬥⬥⬥Emisor ⬥⬥⬥: o remitente, moitas veces tamén un asinante
• Recordatorios e notificaciónsUnha plataforma moderna permítelle configurar:
• frecuencia e número de recordatorios aos asinantesfrecuencia e número de recordatorios aos asinantes

Equipos)

webhooks para alimentar un CRM/ERP

• recordatorios internos se está bloqueado
• recordatorios internos se está bloqueado
• Caducidade e cancelación
• Establece sempre unha data de caducidade (normalmente 15-30 días). Un sobre caducado arquivase automaticamente como "sen asinar", liberando o panel.

Durante o proceso, o emisor tamén pode cancelar manualmente un sobre (revogación), útil se se descobre un erro.

Integracións

Integracións

Un poderoso fluxo de traballo intégrase coas túas ferramentas:

CRM ⬥⬥⬥: activa o envío cando un acordo está "pechado gañou"

• HRIS ⬥⬥⬥: envía o contrato ao candidato⬥⬥⬥⬥⬥⬥ ERP ⬥⬥⬥: xera o pedido cando se acepte unha cotizaciónWebhooks personalizados ⬥⬥⬥: notifique aos seus sistemas internos
• Webhooks personalizados ⬥⬥⬥: notifique aos seus sistemas internosBoas prácticas de deseño
• Minimizar o número de asinantes (cada persoa adicional prolonga o ciclo) aprobador)Automatizar recordatorios
• Ter un plan B en caso de rexeitamentoTer un plan B en caso de rexeitamento

Probar o fluxo de traballo antes da implantación do volume

• Erros frecuentes
• Orde secuencial por defecto mentres que os paralelos serían máis rápidos⬥ "copia")
• Sen data de caducidade
• Sen data de caducidade
• Falta de integración → reingreso manual

Notificacións insuficientes aos asinantes

• Caso concreto: contrato multiparte
• Un contrato de colaboración entre 3 empresas. Fluxo de traballo optimizado:
• Un contrato de colaboración entre 3 empresas. Fluxo de traballo optimizado:
• Elaboración do PDF por empresa A
• Envío en orde paralela aos 3 asinantes (un por empresa)

Reinicio automático D+3 se non está asinado

Reinicio automático D+3 se non está asinado

• Todos os asinantes notificados en tempo real
• ⬥⬥⬥ Ciclo total: 24-48 horas vs 2-3 semanas en papel.
• Como che axuda Certyneo
• Certyneo permíteche deseñar fluxos de traballo flexibles: paralelos, secuenciais, mixtos, aprobadores, CC, recordatorios personalizables, webhooks personalizados, integracións nativas de CRM/HRIS/ERP. Editor visual para configurar sen código.
• Certyneo permíteche deseñar fluxos de traballo flexibles: paralelos, secuenciais, mixtos, aprobadores, CC, recordatorios personalizables, webhooks personalizados, integracións nativas de CRM/HRIS/ERP. Editor visual para configurar sen código.

Descubre a solución de sinatura electrónica Certyneo

Preguntas frecuentes

Cando usar a orde secuencial?

Cando unha validación debe preceder á seguinte (xerente → director → contrato definitivo).

Cando unha validación debe preceder á seguinte (xerente → director → contrato definitivo).

Cantos asinantes máximo?

Técnicamente ilimitado. Máis aló de 5-6, o ciclo alóngase significativamente.

Podemos mesturar orde paralela e secuencial?

Si con fluxos de traballo "mixtos": grupos paralelos encadeados.

Si con fluxos de traballo "mixtos": grupos paralelos encadeados.

Como tratar cun asinante ausente?

Reasignarlle a outro asinante autorizado ou aprazar o sobre.

Os webhooks son en tempo real?

Si, desencadeado en cada cambio de estado do sobre.

Si, desencadeado en cada cambio de estado do sobre.

Conclusión

Deseñar un bo fluxo de traballo é a diferenza entre unha ferramenta que funciona e unha ferramenta que transforma. Tómate 30 minutos para deseñar o teu fluxo de traballo ideal, aforrarás meses de fricción.

Proba Certyneo para enviar, asinar e rastrexar os teus documentos en liña de forma sinxela, rápida e segura.