Como enviar un documento para asinar

O procedemento de 5 pasos

O procedemento de 5 pasos

O envío dun documento para asinalo electrónicamente leva menos de 5 minutos. Aquí está o proceso paso a paso.

• 1. Prepara o documento
• Exportar a PDF (recomendado)
• Comproba a lexibilidade móbil (o 80 % dos asinantes inicia sesión no móbil)
• Revisa para eliminar erros tipográficos e erros ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ 2. Crea un sobre

Na túa plataforma de sinaturas:

Na túa plataforma de sinaturas:

• novo documento → carga o PDF
• nomea o sobre (asunto do documento + asinante)

3. Engade os asinantes ⬥⬥⬥:⬥⬥⬥⬥

correo electrónico

• teléfono (para SMS OTP se AES)
• rol (asinante, aprobador, CC)
• Definir orde: paralelo (todo ao mesmo tempo) ou secuencial.
• Definir orde: paralelo (todo ao mesmo tempo) ou secuencial.

4. Coloque os campos

Arrastre sobre o PDF:

campo de sinatura (obrigatorio)

• campos opcionais: data, nome, texto libre, caixa de verificación, iniciais por páxina
• Asocie cada campo de sinatura coas diferentes cores correctas.

5. Configurar e enviar

Opcións para configurar:

Opcións para configurar:

• Nivel de sinatura: SES ou AES
• data de caducidade (normalmente 15-30 días)
• recordatorios automáticos (D+3, D+7) mensaxes persoalizadas
• ⬥⬥⬥ Fai clic en "Enviar". Os asinantes reciben o seu correo electrónico inmediatamente.

Rastrexa o documento

Desde o teu panel, segue en tempo real:

enviado → aberto → asinado

• enviado → aberto → asinado
• notificacións (correo electrónico, Slack, Teams)
• posible reinicio manual ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ antes dun envío importante

Proporcione unha canle de contacto para asinantes novatos

• Arquiva sistematicamente o documento asinado
• Evite enviar os venres pola noite ou os fins de semana
• Erros frecuentes
• Engadir un enderezo de correo electrónico erróneo ⬥⬥⬥⬥⬥⬥ un asinante

Engadir un enderezo de correo electrónico erróneo ⬥⬥⬥⬥⬥⬥ un asinante

• Non coloque un campo de sinatura
• Ficheiro demasiado grande (> 10 MB → lento no móbil)
• Enviar sen corrección
• Caso concreto: vendedor
• Un vendedor envía 20 presupostos por semana. Rutina:

Xeración desde HubSpot (cotización + CGV)

Envío automático en SES mediante integración

1. Envío automático en SES mediante integración
2. Recordatorios D+2 e D+5
3. Notificacións de slack en tempo real
4. Tempo de sinatura humana por minuto:⬥⬥⬥ envío.
5. Como che axuda Certyneo

Certyneo fai que o envío dun documento para asinar sexa rápido e fiable: interface intuitiva de arrastrar e soltar, modelos para documentos recorrentes, integracións de CRM, seguimento en tempo real, recordatorios automáticos. Todo en menos de 3 minutos.

Descubre a solución de sinatura electrónica Certyneo

Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

Canto tempo leva o envío?

2-5 minutos para un documento sinxelo.

Podemos enviar o mesmo documento a varios asinantes?

Si, todo no mesmo sobre, en orde paralela ou secuencial.

Debemos informar previamente ao asinante?

Non é necesario, pero recomendado para asinantes novatos.

Podemos cancelar un envío?

Podemos cancelar un envío?

Si, antes de asinar. Despois, non.

O asinante pode transferirse a outra persoa?

Dependendo da configuración. Por defecto, non.

Conclusión

Enviar un documento para asinar é un xesto sinxelo que se converteu en todos os días. Unha vez establecida a rutina, os seus ciclos contractuais transfórmanse.

Proba Certyneo para enviar, asinar e rastrexar os teus documentos en liña de forma sinxela, rápida e segura.