Sinatura electrónica para RRHH: a guía

Por que RRHH está a cambiar á sinatura electrónica

Por que RRHH está a cambiar á sinatura electrónica

Os departamentos de RRHH xestionan decenas de documentos contractuais ao mes: contratos indefinidos, contratos de duración determinada, modificacións, promesas de emprego, acordos de teletraballo, baixas convencionais. Cada ciclo de papel leva entre 3 e 10 días hábiles. En sinatura electrónica, o mesmo ciclo redúcese a unhas horas.

• Ademais de aforrar tempo, RRHH atopará:
• unha trazabilidade superior para as auditorías da URSSAF/inspección de traballo
• experiencia do candidato modernizada (sen dixitalización/impresión na casa)
• experiencia do candidato modernizada (sen dixitalización/impresión na casa)

redución de erros (asinando a versión incorrecta) ⬥ RIS ⬥

• Documentos de RRHH asinados habitualmenteContratos de traballo
• CDI, CDD, programa de estudos e traballos
• Compromisos laborais
• Compromisos laborais
• Modificacións (salario, posto, tempo de traballo, teletraballo e convenios de empresa)⬥⬥
• Rescisións convencionais
• Plans de incentivos, participación
• Normativa interna (compendio)

Informes de gastos

Informes de gastosNivel de sinatura recomendadoPara documentos de RRHH, sinatura anticipada (ESA⬥⬥)é o estándar. Proporciona unha identificación de dobre factor (correo electrónico + SMS OTP) que garante a proba en caso de litixios xudiciais do traballo — consultevalidez legal ⬥⬥⬥.

Unha simple sinatura pode ser suficiente para certos documentos internos de baixo risco (certificados, coleccións).

Unha simple sinatura pode ser suficiente para certos documentos internos de baixo risco (certificados, coleccións).

• Beneficios mediblesRedución do tempo de incorporación ⬥⬥⬥: un candidato aceptado pola mañá pode ter asinado o seu contrato pola tarde
• Tarifa reducida de non-show ⬥⬥⬥: non quedou máis contrato na mesa de cociña ⬥⬥⬥:Ganancia administrativa ⬥⬥⬥: de 2 a 3 horas menos por ficheiro (recordatorios, escaneos, clasificación)
• Conformidade ⬥⬥⬥: pista de auditoría exixible en caso de disputaConformidade ⬥⬥⬥: pista de auditoría exixible en caso de disputa
• Integración co seu HRIS ⬥⬥⬥Plataforma moderna LucFi Workday, SAP SuccessFactors) a través de API o Zapier. As emendas pódense xerar automaticamente a partir dun modelo, enviarse ao empregado e o documento asinado arquivase automaticamente no ficheiro persoal.Erros a evitar

Elixir a sinatura simple para un contrato de traballo: proba débil

Non manter a pista de auditoría 5 anos despois da finalización do contrato

Esquecemento de mencionar o dereito á información previa (documentos obrigatorios a xuntar) (asinar sistematicamente o contrato) o valor probatorio)

• Esquecemento de mencionar o dereito á información previa (documentos obrigatorios a xuntar) (asinar sistematicamente o contrato) o valor probatorio)
• Caso concreto: incorporación acelerada
• Unha peme de 80 empregados industrializou a súa incorporación con sinatura electrónica. Nova ruta:
• Candidato aceptado por correo electrónico → xeración automática do CDI a partir do modelo

Envío en AES con SMS OTP → asinado dentro dunha hora

Clasificación automática no ficheiro PayFit

1. Clasificación automática no ficheiro PayFit
2. Envío de documentos de benvida (carta informática, regulamento interno AES)⥥⬥⬥ Resultado: tempo de preparación da incorporación dividido por 4, 0 contratos perdidos, arquivos da URSSAF actualizados.
3. Como che axuda Certyneo
4. Certyneo ofrece un paquete de recursos humanos con modelos preconfigurados para os contratos actuais (CDI, CDD, estudos de traballo, modificacións), sinatura avanzada por defecto, integracións nativas con HRIS principal e arquivo de 10 anos incluído.

Os xestores de RRHH poden supervisar o estado de cada contrato en tempo real desde un panel de control dedicado e exportar a pista de auditoría para controis.

Descubre a solución de sinatura electrónica Certyneo

Descubre a solución de sinatura electrónica Certyneo

Preguntas frecuentes

Pódese asinar o contrato de traballo en SES?

Tecnicamente si, pero a evidencia é débil. AES recomendado para todos os contratos de traballo.

Pódese asinar unha emenda fóra do local?

Si, incluso é unha das principais vantaxes.

Si, incluso é unha das principais vantaxes.

Deberiamos manter unha versión en papel?

Non. O PDF asinado por PAdES ten o mesmo valor. Teña coidado de manter a pista de auditoría.

Hai que consultar os IRP?

Non, a sinatura electrónica non é unha medida colectiva no sentido do Código do Traballo.

Traballa internacionalmente?

Traballa internacionalmente?

Si na UE (recoñecemento mutuo). Fóra da UE, consulta a lexislación local.

Conclusión

Os recursos humanos que adoptan sinaturas electrónicas gañan velocidade, cumprimento e experiencia de candidato. Este é un dos ROI máis claros da transformación dixital dos negocios.

Proba Certyneo para enviar, asinar e rastrexar os teus documentos en liña de forma sinxela, rápida e segura.