Asinar electrónicamente un contrato: valor, pasos, trampas

Asinar un contrato por vía electrónica agora é tan legal, recoñecido e exixible como unha sinatura manuscrita, sempre que respectes algunhas regras sinxelas do regulamento europeo eIDAS e do Código Civil francés. Tanto se es unha startup que asina os teus primeiros contratos indefinidos a distancia, unha consultora que xestiona NDA internacionais ou un comerciante que envía unha cotización, esta guía explica de forma concreta como asinar un contrato por vía electrónica en 2026, que valor xurídico produce e cales son as trampas clásicas que hai que evitar.

O marco legal nun minuto

A sinatura electrónica dun contrato baséase en tres textos fundamentais. O regulamento europeo eIDAS (UE n°910/2014) define tres niveis: simple (SES), avanzado (AES) e cualificado (QES). O artigo 1367 do Código Civil francés recoñece a sinatura electrónica como medio de proba equivalente á sinatura manuscrita, sempre que identifique ao asinante e garanta a integridade do documento. A lei do 13 de marzo de 2000 abriu o camiño introducindo a sinatura electrónica na lexislación francesa.

Pódense asinar todos os contratos por vía electrónica?

Si para a gran maioría: CDI, CDD, NDA, contratos comerciais, arrendamentos residenciais e comerciais, mandatos, poderes simples, presupostos, ordes de compra, condicións xerais. Algunhas excepcións limitativas: escrituras privadas relativas ao dereito de familia (contrato matrimonial, PACS, doazóns) e determinadas escrituras auténticas (venda de inmobles en notario) que requiren ben unha sinatura cualificada (QES) ou presencia física. En caso de dúbida, consulte o artigo 1175 do Código Civil.

Paso 1: escolla o nivel de sinatura correcto

A elección depende do risco asociado ao contrato. Para un contrato de participación baixa ou media (cotización, orde de compra, NDA estándar, certificado): o nivel SES (sinatura simple con clic + ligazón de correo electrónico) é suficiente. Para un contrato de alta aposta (contrato permanente, arrendamento, contrato comercial de 5 díxitos e moito máis): escolla AES con SMS OTP para unha identificación máis sólida. Para acto regulado (notario, avogado suxeito ao artigo 66-3-3, contrato público por encima do limiar): QES obrigatoria.

Paso 2: prepara o documento

Asegúrate de que o contrato está finalizado (sen cláusulas para negociar) e en formato PDF. Evite os formatos editables (Word) enviados para asinar: calquera modificación posterior á sinatura invalida a proba de integridade. Ideal: converter a PDF/A (formato ISO 19005, optimizado para o arquivo) antes de enviar. Certyneo fai isto automaticamente despois da carga.

Paso 3: identificar con precisión os asinantes

Introduza o nome E correo electrónico de cada asinante. Comprobe esta información: un erro de correo electrónico pode invalidar a sinatura se o correo electrónico pertence a alguén que non sexa o nomeado no contrato. Para un contrato de varias partes, activa o modo secuencial (sinatura unha tras outra, todos ven as sinaturas anteriores) en lugar de paralelo, a non ser que os asinantes sexan completamente independentes. A pista de auditoría documentará a orde cronolóxica.

Paso 4: sinatura e xustificante

Cada asinante recibe un correo electrónico cunha ligazón persoal, consulta o documento a pantalla completa, acepta as condicións de uso da plataforma, despois valida (en modo AES, introduce o seu OTP recibido por SMS). O PDF final inclúe un certificado dixital, unha pegada dixital SHA-256, unha marca de tempo certificada e unha pista de auditoría que enumera cada acción. Estes 4 elementos constitúen a súa proba opoñible, conservada durante un mínimo de 10 anos para actos comerciais (artigo L. 123-22 do Código de Comercio).

As 5 trampas a evitar

Trampa 1: utiliza unha imaxe de sinatura dixitalizada (sen valor). Trampa 2: envía un Word en lugar dun PDF (modificable despois). Trampa 3: non comprobar o correo electrónico do asinante (risco de recepción por parte dun terceiro). Trampa 4: elixe o nivel SES para un arrendamento comercial de 200.000 euros/ano (subdimensionado, mínimo AES). Trampa 5: elimina a pista de auditoría despois da sinatura (sen ela, a proba está debilitada). Certyneo garda automaticamente todas as probas durante 10 anos.

Oposibilidade en caso de disputa

Un contrato asinado electrónicamente a nivel AES ou QES é aceptado polas xurisdicións francesa e europea. En caso de disputa, a parte que a invoca debe presentar: o PDF asinado, a pista de auditoría (certificado PDF separado), os metadatos (IP, marca de tempo, axente de usuario). O xuíz valora a fiabilidade do proceso. Para o QES correspóndelle ao impugnante acreditar a non validez (presunción legal de fiabilidade, decreto 2017-1416).

Asina o teu primeiro contrato con Certyneo

Crea unha conta gratuíta en certyneo.com/signup, carga o teu contrato, engade os asinantes e envía. Obtén en poucos minutos un contrato asinado que é conforme, exixible e arquivado. Para un contrato de traballo, consulta a nosa guía dedicada (/blog/signer-contrat-travail-electronième). Para comprender o valor legal comparado entre a sinatura electrónica e a manuscrita, consulta o noso artigo (/blog/electronic-signature-vs-handwritten-legal-value).