Como arquivar un documento asinado electrónicamente

Por que arquivar correctamente

Por que arquivar correctamente

Un documento asinado electrónicamente só ten valor se a proba segue sendo consultable e verificable durante todo o período legal, ás veces 10, 20, incluso 30 anos. Arquivo descuidado = evidencia debilitada en caso de disputa.

• Duración a respectarDuración a respectar
• Contratos comerciais ⬥⬥⬥: 10 anos (Código de Comercio)Contratos de traballo ⬥⬥⬥: 5 anos despois da finalización ⬥⬥⬥: 10 anos (contando facturas)
• anos (impostos)anos (impostos)
• Arrendamentos ⬥⬥⬥: duración + 5 anosEscrituras notariais ⬥⬥⬥: 30 anos
• Seguros ⬥⬥⬥: 2 a 10 anos en función do tipo⬥⬥Seguros ⬥⬥⬥: 2 a 10 anos en función do tipo⬥⬥
• PDF asinadoe

pista de auditoríapista de auditoríadurante o período aplicable máis longo.Formatos de arquivoPAdES-B-B ⬥⬥⬥: sinatura básica e sinxela

PAdES-B-B ⬥⬥⬥: sinatura básica e sinxela

• PAdES-B-T ⬥⬥⬥: + marca de tempo cualificadaPAdES-B-LT certificado ⬥⬥:⬥
• PAdES-B-LT certificado ⬥⬥:⬥PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + marcas de tempo periódicas (múltiples decadas)
• Para un arquivo longo, favorPAdES-B-LTA
• PAdES-B-LTA.

As 3 opcións de arquivo1. Arquivo subcontratado (plataforma)1. Arquivo subcontratado (plataforma)

A plataforma de sinatura garda os teus documentos durante X anos. Incluído na maioría dos plans.

Vantaxes ⬥⬥⬥: sen esforzo, compatible con eIDAS

Desvantaxes ⬥⬥⬥: dependencia do provedor do servizo, reversibilidade a verificar

Desvantaxes ⬥⬥⬥: dependencia do provedor do servizo, reversibilidade a verificar2. Arquivo internoOs teus documentos gárdanse nos teus servidores ou nun SAE dedicado.Vantaxes ⬥⬥⬥: control total

Vantaxes ⬥⬥⬥: control total

Desvantaxes ⬥⬥⬥: custo, habilidades internas necesarias

3. SAE con valor probatorio3. SAE con valor probatorioSistema de Arquivo Electrónico CertificadoNF Z42-013

. O máis alto nivel de cumprimento.

. O máis alto nivel de cumprimento.Vantaxes ⬥⬥⬥: presunción de fiabilidade legalDesvantaxes ⬥⬥⬥: custo elevado, sobredimensionado para pemes

Mellores prácticasMellores prácticasManterPDF + pista de auditoría ⬥⬥⬥, nunca unha sen outra ⬥⬥⬥⬥⬥⬥ multisitio, soporte múltiple

Verificación periódica ⬥⬥⬥: cada 6-12 meses, confirmar que os documentos son lexibles

• Verificación periódica ⬥⬥⬥: cada 6-12 meses, confirmar que os documentos son lexiblesDocumentación ⬥⬥⬥: procedementos escritosProbas anuais de restauración ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥
• Manteña só o PDF, non a pista de auditoríaManteña só o PDF, non a pista de auditoría
• Almacenar nun único medio (disco duro interno)Usa unha nube sen cláusula de retención
• Esquece as duracións específicas de determinados sectoresEsquece as duracións específicas de determinados sectores
• Non probes a restauración ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ Se cambias de fornecedor de sinaturas:Exporta todos os documentos asinados + pistas de auditoría

Exporta todos os documentos asinados + pistas de auditoría

• Importa ao novo sistema ou a un SAE dedicado
• Comprobe a integridade (pegada dixital SHA-256)
• Mantén o acceso temporal ao sistema antigo ⬥
• Mantén o acceso temporal ao sistema antigo ⬥
• Peme con 50 empregados, 3000 documentos asinados acumulados en 5 anos. Migración:

exportación automatizada mediante API

importación a un novo provedor de servizos + SAE externo como copia de seguridade

1. importación a un novo provedor de servizos + SAE externo como copia de seguridade
2. verificación por mostra (50 documentos comprobados)
3. antigo provedor de servizos rescindido despois de 3 meses
4. Duración total: 4 semanas. Perda cero.

Duración total: 4 semanas. Perda cero.

Como che axuda Certyneo

• Certyneo inclúe
• 10 anos de arquivo
• 10 anos de arquivo
• en todos os plans, con redundancia xeográfica na UE, versións e exportación completa en calquera momento (reversibilidade total). Formato PAdES-B-T por defecto, PAdES-B-LTA opcional para documentos críticos.

Descubre a solución de sinatura electrónica Certyneo

Descubre a solución de sinatura electrónica Certyneo

Preguntas frecuentes¿Debo imprimir os meus documentos asinados?Non, inútil e contraproducente (perda do valor probatorio).

Non, inútil e contraproducente (perda do valor probatorio).

É suficiente unha nube estándar (Google Drive, Dropbox)?

Para o PDF si, pero non para o valor probatorio. Favorecer o arquivo dedicado.

Que debo facer se a miña plataforma de sinaturas pecha?

Que debo facer se a miña plataforma de sinaturas pecha?

Os PDF PAdES seguen sendo verificables sen conexión. Exportar pistas de auditoría regularmente.

Os arquivos deberían ser cifrados?

Recomendado para documentos sensibles. Teña coidado de gardar as chaves durante moito tempo.

Recomendado para documentos sensibles. Teña coidado de gardar as chaves durante moito tempo.

Cando comeza o período de 10 anos?

Para un contrato mercantil: fin de execución. Para un contrato de traballo: fin do contrato.

Conclusión

Conclusión

Un bo arquivo é o seguro de vida das túas sinaturas electrónicas. Escolla a fórmula adaptada aos seus retos (subcontratado para a maioría das pemes, SAE NF Z42-013 para casos críticos), proba regularmente.

Proba Certyneo para enviar, asinar e rastrexar os teus documentos en liña de forma sinxela, rápida e segura.