Berufsausbildung: Verpflichtungen und Finanzierung

Einleitung

Die Berufsausbildung steht seit dem Gesetz vom 5. September 2018 „für die Freiheit, seine berufliche Zukunft zu wählen" im Zentrum der Arbeitgeberverpflichtungen in Frankreich. Jedes Jahr investieren Unternehmen mehrere Milliarden Euro in die Kompetenzentwicklung ihrer Mitarbeiter, unter Androhung von Geldstrafen und sozialen Sanktionen. Doch die Navigation zwischen verschiedenen Mechanismen — CPF, Kompetenzentwicklungsplan, OPCO, Pro-A — gestaltet sich manchmal äußerst schwierig. Dieser Artikel stellt Ihnen umfassend die gesetzlichen Verpflichtungen für Arbeitgeber, verfügbare Finanzierungsmechanismen und die Vereinfachung Ihrer Verwaltungsprozesse durch die Digitalisierung von Dokumenten, insbesondere durch die elektronische Signatur im Unternehmen, dar.

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Die gesetzlichen Verpflichtungen der Arbeitgeber in Bezug auf Ausbildung

Die Verpflichtung zur Anpassung und Erhaltung der Beschäftigungsfähigkeit

Artikel L. 6321-1 des französischen Arbeitsgesetzbuchs verpflichtet jeden Arbeitgeber, auf die Anpassung seiner Arbeitnehmer an ihren Arbeitsplatz hinzuarbeiten und die Erhaltung ihrer Fähigkeit zur Ausübung einer Beschäftigung zu gewährleisten, insbesondere angesichts der Entwicklung von Berufen, Technologien und Organisationen. Diese Verpflichtung ist allgemein und dauerhaft: Sie beschränkt sich nicht nur auf die finanzielle Übernahme von Schulungen, sondern erfordert einen proaktiven Ansatz zur Identifizierung von Bedarfen.

Die Rechtsprechung des Kassationshofs hat diese Verpflichtung schrittweise gestärkt. Das Urteil vom 23. Oktober 2019 (Nr. 18-16.539) erinnert daran, dass ein Arbeitgeber, der über mehrere Jahre hinweg keine Schulungsmaßnahmen nachweist, seine Verantwortung im Falle einer Kündigung wegen beruflicher Unzulänglichkeit tragen kann.

Der finanzielle Beitrag zur Ausbildung

Seit dem 1. Januar 2022 ist die Erhebung von Ausbildungsbeiträgen vereinheitlicht. Die Regeln lauten wie folgt:

• Unternehmen mit weniger als 11 Mitarbeitern: Beitrag von 0,55 % der Bruttolohnsumme.

• Unternehmen mit 11 bis 49 Mitarbeitern: Beitrag von 1 % der Bruttolohnsumme.

• Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern: Beitrag von 1 % der Bruttolohnsumme, mit einem Anteil, der der CPF-Finanzierung für Zeitvertragsmitarbeiter gewidmet ist (1 % der Bruttolohnsumme der Zeitvertragsmitarbeiter).

Diese Beiträge werden über die DSN (Nominale Sozialmeldung) gemeldet und seit dem 1. Januar 2022 von der URSSAF eingezogen, bevor sie an die zuständigen OPCO und France Compétences weitergeleitet werden.

Das Fachgespräch: eine zweijährliche Verpflichtung

Jeder Arbeitnehmer mit mindestens zwei Jahren Betriebszugehörigkeit muss alle zwei Jahre ein Fachgespräch erhalten, das sich von der jährlichen Leistungsbewertung unterscheidet. Dieses Gespräch befasst sich mit den beruflichen Entwicklungsperspektiven des Arbeitnehmers (Qualifikationen, Beschäftigung). Alle sechs Jahre muss eine zusammenfassende Bewertung seines beruflichen Werdegangs im Unternehmen durchgeführt werden.

Wenn der Arbeitgeber diese Verpflichtung über einen Zeitraum von sechs Jahren nicht erfüllt hat und der Arbeitnehmer keine mindestens eine nicht obligatorische Schulung erhalten hat, muss sein CPF-Konto um 3 000 Euro aufgestockt werden (für Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern). Die Digitalisierung dieser Gespräche über digitale HR-Tools in Verbindung mit einer elektronischen Signaturdlösung für HR garantiert vollständige Rückverfolgbarkeit und vermeidet diese Strafen.

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Die Finanzierungsmechanismen der Berufsausbildung

Das Persönliche Schulungskonto (CPF)

Das CPF, das durch das Gesetz vom 5. März 2014 geschaffen und 2018 tiefgreifend reformiert wurde, ist ein universelles Recht, das an die Person gebunden ist, von ihrem Eintritt in den Arbeitsmarkt bis zu ihrem Ruhestand. Seit dem 1. Januar 2019 wird es in Euro und nicht mehr in Stunden aufgeladen:

• 500 Euro pro Jahr für Vollzeitarbeitnehmer, bis zu einem Maximum von 5 000 Euro.

• 800 Euro pro Jahr für gering qualifizierte Arbeitnehmer (ohne Qualifikation auf Niveau V), bis zu einem Maximum von 8 000 Euro.

Seit dem 1. Mai 2024 wird eine Pauschalgebühr von 100 Euro vom Kontoinhaber für jede über das CPF finanzierte Schulung verlangt (mit Ausnahmen: Arbeitssuchende, Fahrkurse, Arbeitgeberabstattungen). Diese Maßnahme zielt darauf ab, die Empfänger verantwortungsbewusster zu machen und Betrügereien zu reduzieren, die nach Berichten des Rechnungshofs auf mehrere hundert Millionen Euro geschätzt werden.

Der Kompetenzentwicklungsplan

Der Kompetenzentwicklungsplan (ehemals „Schulungsplan") ist ein Werkzeug in der Ausschließlichkeit des Arbeitgebers. Er verzeichnet alle Schulungsmaßnahmen, die das Unternehmen für seine Arbeitnehmer durchführen möchte. Er umfasst:

• Obligatorische Schulungen (durch Gesetze oder Tarifverträge vorgeschrieben): Sie stellen tatsächlich geleistete Arbeitszeit dar und werden vollständig vom Arbeitgeber übernommen.

• Nichtobligatorische Schulungen: Sie können unter bestimmten Bedingungen außerhalb der Arbeitszeit durchgeführt werden.

Die OPCO (Kompetenzbetreiber) finanzieren alle oder einen Teil der pädagogischen Kosten der im Plan aufgeführten Schulungen, insbesondere für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern. Jeder Berufszweig ist mit einem bestimmten OPCO verbunden (Constructys, OPCO EP, AFDAS usw.).

Die Pro-A (Umschulung oder Aufstieg durch Wechsel)

Die Pro-A ermöglicht es einem Arbeitnehmer, mit Zustimmung des Arbeitgebers, eine Wechselschule zu absolvieren (Phase im Unternehmen + Phase in einem Schulungszentrum), um den Beruf zu wechseln oder eine höhere Qualifikationsstufe zu erreichen. Sie ist Arbeitnehmern vorbehalten, deren Qualifikationsniveau unter dem Lizenzgrad liegt (Bachelor+3). Die pädagogischen Kosten werden vom OPCO des Berufszweigs übernommen, gemäß den auf Branchenebene definierten Obergrenzen.

FNE-Schulung und andere Ausnahmeregelungen

In Zeiten wirtschaftlicher Schwierigkeiten können Unternehmen den FNE-Formation (Nationaler Beschäftigungsfonds) nutzen, der die Finanzierung von Schulungen für Arbeitnehmer in Teilzeitbeschäftigung oder Langzeit-Teilzeitbeschäftigung (APLD) ermöglicht. Der Staat übernimmt einen erheblichen Teil der pädagogischen Kosten und ermöglicht so die Erhaltung und Entwicklung von Fähigkeiten während konjunktureller Krisen.

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Die Rolle der OPCO bei Finanzierung und Unterstützung

Aufgaben und Umfang der OPCO

Seit der Reform 2018 wurden die 20 früheren OPCA in 11 OPCO zusammengefasst, verteilt nach Berufszweigen. Ihre Hauptaufgaben sind:

• Finanzierung von Wechselausbildung: Übernahme von Lehr- und Berufsausbildungsverträgen nach den Übernahmesätzen (NPEC), die von France Compétences festgelegt werden.

• Unterstützung für Unternehmen: Unterstützung von KMU und Kleinunternehmen bei der Erstellung und Finanzierung ihres Kompetenzentwicklungsplans.

• Verwaltung der Mittel: Umverteilung der von der URSSAF eingezogenen gesetzlichen Beiträge.

Für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern können die OPCO die gesamten pädagogischen Kosten bis zu den verfügbaren Mitteln übernehmen. Es ist daher entscheidend, Finanzierungsanträge vor Beginn der Schulung einzureichen.

Anträge beim OPCO optimieren

Eine gute Verwaltung von Finanzierungsanträgen erfordert strenge Dokumentation: Schulungskonventionen, detaillierte Programme, Anwesenheitslisten, Rechnungen. Die Digitalisierung dieser Dokumente über einen KI-gesteuerten Vertragsgenerator gekoppelt mit elektronischer Signatur reduziert die Bearbeitungszeiten erheblich und minimiert das Risiko von Ablehnungen aufgrund unvollständiger Unterlagen.

Unternehmen, die ihre Finanzierungsanträge in digital signiertem Format einreichen, erfahren Validierungsverzögerungen, die nach Branchenmeldungen der OPCO selbst um 40 bis 60 % reduziert sind.

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Digitalisierung von Schulungsdokumenten: eine Compliance-Frage

Die durch elektronische Signatur betroffenen Dokumente

Die administrative Verwaltung von Schulungen erzeugt zahlreiche Vertragsdokumente und behördliche Unterlagen: Schulungskonventionen (obligatorisch ab bestimmten Beträgen), Lehrverträge, Berufsausbildungsverträge, CPF-Anmeldebescheinigungen, Nachtragverträge zum Arbeitsvertrag im Zusammenhang mit Pro-A. Alle diese Dokumente können gemäß dem eIDAS-Regelwerk und seinen Compliance-Anforderungen elektronisch unterzeichnet werden.

Beweiswert und Signaturstufen

Für Schulungskonventionen ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur (Stufe 2 der eIDAS-Verordnung Nr. 910/2014) im Allgemeinen ausreichend und wird von OPCO und France Compétences als gültig anerkannt. Für Wechselausbildungsverträge mit Minderjährigen oder solche mit Rückzahlungsklauseln kann eine qualifizierte Signatur empfohlen werden, um die Beweisstärke bei Streitigkeiten zu erhöhen.

Certyneo bietet die drei von eIDAS definierten Signaturstufen an. Um die Unterschiede zwischen diesen Stufen zu verstehen und die für Ihre Schulungsdokumente geeignete auszuwählen, konsultieren Sie unseren umfassenden Leitfaden zur elektronischen Signatur.

Archivierung und Verfolgung von Schulungen

Das Gesetz schreibt vor, dass Schulungsnachweise mindestens 3 Jahre (Artikel R. 6323-3 des französischen Arbeitsgesetzbuchs für CPF), oder sogar 5 Jahre im Rahmen von Steuerverpflichtungen aufbewahrt werden müssen. Ein glaubwürdiges elektronisches Archivsystem, das in eine zertifizierte elektronische Signaturdösung integriert ist, garantiert die Dokumentenintegrität und ihre Geltendmachbarkeit bei URSSAF-Kontrollen oder arbeitsgerichtlichen Verfahren.

Anwendbarer Rechtsrahmen für Berufsausbildung und Digitalisierung

Gründungstexte des Berufsausbildungsrechts

Das Recht auf fortlaufende Berufsausbildung ist hauptsächlich in der sechsten Abteilung des französischen Arbeitsgesetzbuchs (Artikel L. 6111-1 ff.) kodifiziert. Das Gesetz Nr. 2018-771 vom 5. September 2018 „für die Freiheit, seine berufliche Zukunft zu wählen" bildet den jüngsten großen Text der systemischen Reform. Es hat insbesondere:

• France Compétences gegründet (öffentliche Einrichtung für Regulierung und Finanzierung des Systems)

• Das CPF in monetäre Rechte reformiert

• Die OPCA in OPCO umstrukturiert

• Die Lehrlingsausbildung und berufliche Zertifizierung reformiert (Qualiopi)

Seit dem 1. Januar 2022 ist Qualiopi (Qualitätszertifizierung von Schulungsanbietern) obligatorisch für alle Anbieter, die Zugang zu öffentlichen oder mutuellen Mitteln wünschen.

Dokumentarische Anforderungen und rechtliche Gültigkeit digitalisierter Dokumente

Berufsschulungskonventionen werden durch Artikel L. 6353-1 des französischen Arbeitsgesetzbuchs geregelt, die schriftliche Formalisierung verlangen. Artikel 1366 des französischen Zivilgesetzbuchs bestimmt, dass „ein elektronisches Dokument denselben Beweiswert wie ein auf Papier geschriebenes Dokument hat, vorbehaltlich der Möglichkeit, die Person, von der es stammt, ordnungsgemäß zu identifizieren, und dass es unter Bedingungen erstellt und aufbewahrt wird, die die Unversehrtheit gewährleisten". Artikel 1367 des französischen Zivilgesetzbuchs definiert die elektronische Signatur als „die Verwendung eines zuverlässigen Identifikationsverfahrens, das die Verbindung mit dem Dokument garantiert, auf das es sich bezieht".

eIDAS-Verordnung und geltende technische Normen

Die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 (eIDAS) legt den europäischen Rechtsrahmen für elektronische Signaturen fest. Sie unterscheidet drei Stufen: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Qualifizierte Vertrauensdienste (QTSP) sind in den Vertrauenslisten (Trusted Lists) eingetragen. In Frankreich veröffentlicht und unterhält die ANSSI diese Liste. Die Normen ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) und ETSI EN 319 142 (PAdES) definieren die technischen Formate fortgeschrittener und qualifizierter Signaturen.

DSGVO und Verarbeitung personenbezogener Daten im Schulungskontext

Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitern im Rahmen der Schulungsverwaltung (CPF-Verfolgung, Bewertungen, Verbindungsdaten zu LMS-Plattformen) unterliegt der Verordnung (EU) Nr. 2016/679 (DSGVO). Der Arbeitgeber als für die Verarbeitung Verantwortlicher muss:

• Eine Rechtmäßigkeitsgrundlage haben (Ausführung des Arbeitsvertrags oder gesetzliche Verpflichtung für obligatorische Schulungen)

• Die Mitarbeiter über die interne Datenschutzrichtlinie informieren

• Die Datensicherheit gemäß Artikel 32 der DSGVO gewährleisten

• Daten nicht länger als notwendig aufbewahren

Die Richtlinie NIS2 (Richtlinie (EU) 2022/2555), durch das Gesetz Nr. 2024-449 vom 21. Mai 2024 in französisches Recht umgesetzt, stellt erhöhte Cybersicherheitsanforderungen an Betreiber digitaler Dienste, einschließlich Online-Schulungsplattformen mit hoher Reichweite.

Anwendungsszenarien: Berufsausbildung und elektronische Signatur

Szenario 1 — Ein Industriemittelstand mit 80 Mitarbeitern rationalisiert die Verwaltung seines Schulungsplans

Ein Industriemittelstand, das etwa 120 Schulungsmaßnahmen pro Jahr verwaltet, stand vor einem wiederkehrenden Problem: Schulungskonventionen wurden verspätet unterzeichnet, papierne Originale gingen verloren und die Dossiers wurden vom OPCO mangels vollständiger Unterlagen abgelehnt. Durch die Einführung einer fortgeschrittenen elektronischen Signaturdösung für alle Schulungsdokumente (Konventionen, Anwesenheitslisten, Berichte) hat die HR-Abteilung die durchschnittliche Zeit für die Unterzeichnung von Konventionen von 14 Tagen auf weniger als 48 Stunden reduziert. Die Quote der OPCO-Dossiersablehnungen ist von 18 % auf weniger als 3 % gesunken, was die Rückgewinnung bisher verlorener Finanzierungen ermöglicht hat, d. h. Einsparungen in Höhe von geschätzten 15 000 bis 25 000 Euro pro Jahr je nach anwendbaren Übernahmeobergrenzen im Berufszweig.

Szenario 2 — Ein mit Qualiopi zertifizierter Schulungsanbieter digitalisiert seine Lernverträge

Ein zertifizierter Schulungsanbieter Qualiopi, der Schulungen im Präsenzformat und online für Arbeitnehmer und Arbeitssuchende anbietet, musste monatlich Hunderte von Schulungskonventionen verwalten. Die handschriftliche Unterzeichnung erforderte Postgebühren, Porto- und Versandkosten sowie voluminöse physische Archivierung. Durch die Integration einer elektronischen Signatur-API in sein Managementsystem (LMS) automatisierte der Anbieter den Versand und die Unterschriftenerfassung für Konventionen und Regelwerke. Ergebnis: eine Reduzierung von 65 % des Zeit- und Verwaltungsaufwands für die Dokumentenverwaltung, verstärkte Qualiopi-Compliance durch zeitgestempelte Dokumentenverfolgung und messbare Verbesserungen der Lernendenerfahrung (Verzögerung beim Zugang zu pädagogischen Ressourcen um mehrere Tage reduziert).

Szenario 3 — Eine Handelsgruppe unterzeichnet ihre Wechselausbildungsverträge remote

Eine Handelsgruppe mit mehreren Dutzend Niederlassungen im ganzen Land stellte jährlich zwischen 150 und 200 Auszubildende ein. Die Unterzeichnung der Lehrverträge erforderte Hin- und Hergespräche zwischen den Ausbildern im Geschäft, den Auszubildenden (oft Minderjährige), ihren gesetzlichen Vertretern, dem CFA und der HR-Zentrale. Durch die Einführung eines Workflows mit qualifizierter elektronischer Signatur für Verträge mit Minderjährigen und fortgeschrittener Signatur für Verträge mit Volljährigen reduzierte die Gruppe die Zeit für die Fertigstellung von Bewerbungsdossiers von 3 Wochen auf durchschnittlich 5 Werktage. Die Zentralisierung unterzeichneter Dossiers in einem sicheren digitalen Verwaltungssystem erleichterte auch die Inspektionen durch die Arbeitsaufsicht und die Übermittlung der Unterlagen an die OPCO.

Fazit

Die Berufsausbildung ist viel mehr als eine gesetzliche Verpflichtung: Sie ist ein strategischer Hebel für Wettbewerbsfähigkeit und Talentbindung. Das Beherrschen der Beitragssätze, der Mechanismen CPF, Pro-A und OPCO sowie der damit verbundenen dokumentarischen Verpflichtungen ist für jeden Geschäftsführer oder HR-Verantwortlichen 2026 unerlässlich. Die Digitalisierung von Schulungsdokumenten — Konventionen, Wechselausbildungsverträge, Berichte — bringt erhebliche operative Gewinne und stärkt die Einhaltung von Vorschriften.

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